Data publikacji: 13/12/22

Nowa rzeczywistość postpandemiczna sprawia, że wiele procesów biznesowych podlega cyfryzacji. W cenie są przede wszystkim narzędzia do codziennej pracy, w tym kwalifikowany podpis elektroniczny, stosowany przez ponad połowę polskich korporacji prawniczych i prawników in-house. Prowadzisz małą lub średnią kancelarię? Sprawdź, jakich rozwiązań z zakresu legal tech potrzebujesz na start. 

Na skróty:

Pojęcie Legal Tech, inaczej Legal Technology, określa branżę innowacji i technologii, których zadaniem jest wsparcie pracy kancelarii prawnych czy działów prawnych w przedsiębiorstwach. Legal Tech to nic innego jak ogół narzędzi, których celem jest digitalizacja i zautomatyzowanie procesów biznesowych w zakresie świadczenia usług prawniczych.

Rozwiązania z zakresu Legal Technology obejmują specjalistyczne produkty, np. oprogramowania do zarządzania kancelariami prawnymi, systemy informacji prawnej i gospodarczej czy aplikacje do wyszukiwania właściwości miejscowej sądów i instytucji. Obszar ten to także wszystkie narzędzia wykorzystywane w codziennej praktyce prawniczej. Tutaj należy wymienić chociażby powszechnie stosowaną pocztę elektroniczną, edytory automatyzujące tworzenie pism i pozwów, a przede wszystkim kwalifikowany podpis elektroniczny.

Czym jest digitalizacja kancelarii prawnej?

W dobie technologii i zmieniającej się rzeczywistości, wielu prawników stoi przed wyzwaniem zmiany treści dokumentów papierowych na dokumenty w formie elektronicznej. Proces ten nazywamy digitalizacją lub ucyfrowieniem zasobów. Jego celem jest przede wszystkim sprawne przeglądanie i katalogowanie e-dokumentacji oraz jej wygodne udostępnianie bez ryzyka zniszczenia, co umożliwia szereg rozwiązań z zakresu legal tech.

Chociaż procesy związane z cyfryzacją branży prawniczej w Polsce postępują dość wolno w małych i średnich kancelariach, trudno wyobrazić sobie całkowitą rezygnację z takiego działania. Prognozuje się, że w bliskiej przyszłości zaawansowane przepisy prawa wymuszą na prawnikach korzystanie z nowych technologii. Warto zatem już teraz wiedzieć, jak usprawnić pracę kancelarii prawnej w oparciu o zaawansowane rozwiązania cyfrowe.

Od czego rozpocząć digitalizację kancelarii prawnej?

Małe i średnie kancelarie prawnicze, które nadal bazują na dokumentacji tradycyjnej, rozpoczynają digitalizację od gruntownej analizy procesów wewnętrznych. W ten sposób możliwe jest określenie rzeczywistego zapotrzebowania na rozwiązania legal tech. Następnie należy przejść kilka etapów, aby móc jak najefektywniej korzystać z nowoczesnych technologii cyfrowych. Oto najważniejsze z nich:

  1. Digitalizacja dokumentów (wsteczna i pierwotna)

Ucyfrowienie kancelarii rozpoczyna się od zeskanowania całej dotychczasowej dokumentacji, która do tej pory przechowywana była w tradycyjnych teczkach. Cyfryzacja polega tu nie tylko na zapisaniu plików cyfrowych w formie obrazu, ale poddaniu ich przetworzeniu na postać tekstową. Tutaj z pomocą przychodzi technologia OCR, która ułatwia odczytywanie tekstu ze skanów. Dzięki niej gotowe pliki można łatwo przeglądać, wyszukując potrzebne fragmenty akt, np. po słowach kluczowych.

  1. Technologie chmurowe do przechowywania dokumentów 

Wdrożenie rozwiązań chmurowych w kancelarii prawnej zapewnia większe bezpieczeństwo danych niż lokalne infrastruktury IT, np. dyski komputerowe. Wybierając dostawcę takiej usługi, warto zwrócić uwagę na to, czy jest ona zgodna z RODO i czy gwarantuje możliwość zachowania tajemnicy zawodowej. W chmurze kancelaria może przechowywać wszystkie zdigitalizowane dokumenty, rezygnując całkowicie z tradycyjnego archiwum.

  1. System do zarządzania kancelarią 

Aby przyspieszyć i zautomatyzować swoją pracę, prawnicy mogą zdecydować się na system do obsługi kancelarii prawnej, czyli rozwiązanie legal tech, które kondensuje wiele rozwiązań w jednym miejscu. Funkcjonalności można tutaj dobrać do własnych potrzeb. Prawnicy mogą liczyć m.in. na szybki dostęp do e-archiwum z aktami, edytora pism i dokumentów, systemami informacji prawnej czy standardowego CRM-a z możliwością wystawiania faktur.

  1. Kwalifikowany podpis elektroniczny 

Uniwersalnym narzędziem, niezbędnym w codziennej pracy prawnika, jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, nadaje on moc prawnę e-dokumentom, sprawiając, że są one traktowane tak samo, jak dokumenty podpisane podpisem własnoręcznym. E-podpis kwalifikowany skutecznie zastępuje Pprofil Zzaufany w komunikacji z sądami i instytucjami rządowymi. Może być wykorzystywany do komunikacji z rządowymi systemami teleinformatycznymi, tj. e-KRS, portalem S24 służącym do zakładania spółek, Krajowym Rejestrem Zadłużonych, itp. Narzędzie wspiera także elektroniczny obieg dokumentów i ich archiwizację.

Korzyści z digitalizacji kancelarii prawnej

Cyfryzacja procesów prawnych wiąże się z szeregiem korzyści dla kancelarii. Najważniejsze z nich to:

  • Natychmiastowy dostęp do zawartości akt i pism – Kancelarią można zarządzać z dowolnego miejsca, bez konieczności odwiedzania siedziby. Prawnik nie musi również korzystać z tradycyjnego archiwum. Wszystkie dokumenty dla klienta są zawsze pod ręką.
  • Zorganizowany obieg dokumentów – Digitalizacja usprawnia pracę pomiędzy działami prawnymi. Pracownicy kancelarii mogą łatwo udostępniać dane w przestrzeni chmurowej lub sieci prywatnej.
  • Większe bezpieczeństwo – Cyfrowe formaty akt czy pism prawniczych pozwalają dobrze zabezpieczyć się przed utratą danych. Dokumenty papierowe narażone są na zalanie, spalenie, żółknięcie czy najzwyklejsze niszczenie pod wpływem czasu. W przypadku plików nie ma takiego ryzyka. Dodatkowo elektroniczna dokumentacja w kancelarii świetnie wpisuje się w ideę #paperless.
  • Szybsza komunikacja na linii klient-kancelaria-administracja – Dzięki zastosowaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego od dostawcy usług zaufania EuroCert, wysyłka dokumentów do sądów czy innych urzędów jest znacznie szybsza. Pliki z pismami mogą być przekazywane drogą elektroniczną, a e-podpis z certyfikatem kwalifikowanym gwarantuje ich moc prawną i jest równoznaczny z podpisem własnoręcznym.

Jak wynika z raportu LegalTech 2022, najważniejszym rozwiązaniem z perspektywy rozwoju branży prawniczej w Polsce jest podpis elektroniczny. Jego wykorzystywanie uznawane jest obecnie za priorytetowe, biorąc pod uwagę digitalizację sektora prawnego. Z e-podpisu z certyfikatem kwalifikowanym lub profilu zaufanego, korzysta już 90% prawników in-house oraz osób pracujących w kancelariach prawnych. Co więcej, 52% ogółu badanych prawników deklaruje posiadanie właśnie podpisu kwalifikowanego. Jak wskazują analitycy, odsetek ten w 2022 roku jest znacznie większy w kancelariach zatrudniających powyżej 4 osób i wynosi on 74%.

Dane z raportów Wydawnictwa C.H. Beck z lat 2021-2022 pokazują jasno, że popularność podpisu elektronicznego jako narzędzia legal tech dynamicznie rośnie. Samo korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz Pprofilu Zzaufanego na platformie ePUAP wzrosło wśród prawników o 9% w stosunku do roku 2021. Przyczyny takiego stanu można dopatrywać się m.in. w postępującej digitalizacji administracji i wymiaru sprawiedliwości, która powoli wymusza także cyfryzację procesów w działalności kancelarii prawnych. Drugą istotną przyczyną jest otwarcie radców prawnych i adwokatów na proces elektronicznego zawierania umów, co z kolei zwiększa zainteresowanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, niezwykle pomocnym w pracy zdalnej.

Chcesz rozpocząć digitalizację kancelarii prawnej? Zacznij od podpisu elektronicznego i zarządzaj sprawami kontrahentów z dowolnego miejsca. Polecamy także artykuł „Kwalifikowany podpis elektroniczny w branży prawnej”.