2021 rok to nowe regulacje prawne, które znacznie ułatwią pracę ośrodkom dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej oraz geodetom. Nowe przepisy pozwalają przede wszystkim na zautomatyzowanie procesów związanych z udostępnianiem zasobów PZGiK. Możliwe jest to dzięki pieczęci elektronicznej, której definicja pojawiła się w polskim prawie.
Największe wyzwania, przed którymi stoi obecnie administracja publiczna, wiążą się z wdrażaniem technologii usprawniających pracę urzędników i obsługę petentów. Nowe rozwiązania w zakresie cyfryzacji nie tylko zwiększają efektywność pracy urzędniczej, ale pozwalają interesantom na zdalne załatwienie wielu spraw bez wychodzenia z domu. W świetle nowych przepisów, ośrodki dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej mogą znacznie usprawnić procesy przyjmowania oraz udostępniania zasobów geodezyjnych.
KPA 2021 oraz Rozporządzenie w sprawie PZGiK – zmiany
Wśród zmian prawnych, ważnych w 2021 roku, znajduje się nowelizacja Kodeksu Postępowania Administracyjnego oraz Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego. Oba akty prawne regulują pracę jednostek administracyjnych w kontekście postępu technologicznego, a także wspierają informatyzację zasobów. Dokumenty te wprowadzają pojęcie pieczęci kwalifikowanej, która pozwala na uzyskanie map i danych ośrodków dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej w dowolnym czasie i bez wizyty w urzędzie.
Co to oznacza w praktyce? Zasoby w postaci map krajowych oraz ewidencji gruntów i budynków można otrzymać w wersji elektronicznej, o ile ośrodki geodezyjne korzystają z usługi, jaką jest pieczęć kwalifikowana.
Pieczęć kwalifikowana dla geodezji – korzyści
Kwalifikowana pieczęć jest komercyjną usługą zaufania, która wydawana jest dla podmiotów posiadających osobowość prawną, m.in. firm, organizacji, instytucji administracji publicznej, w tym właśnie dla ośrodków dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej. Pieczęć pozwala na opieczętowanie dokumentów i plików z zasobów ośrodków, przy użyciu wyłącznie ich danych. Oznacza to, że zgodnie z nowelizacją KPA oraz nowym rozporządzeniem Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii, pieczęcią kwalifikowaną będą mogły zostać opieczętowane wszystkie dane i materiały z PZGiK, o które ubiegają się geodeci.
Kluczowe korzyści ze stosowania kwalifikowanej pieczęci elektronicznej to:
- Redukcja kosztów przygotowywania dokumentacji geodezyjnej – Pracę urzędnika można zastąpić specjalnie zintegrowanym systemem informatycznym, który sam generuje odpowiednie materiały opieczętowane e-pieczęcią.
- Dostępność usług 24 godziny na dobę, przez 7 dni w tygodniu – Dane i materiały PZGiK otrzymywane są od razu po wykonaniu elektronicznego zlecenia.
- Cyfryzacja dokumentacji – Pieczęć elektroniczna umożliwia całkowitą rezygnację z tradycyjnych, papierowych dokumentów.
Właściwości pieczęci kwalifikowanej
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna identyfikuje dany ośrodek dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej, zapewnia integralność danych, a także ich niepodważalność. Zastosowanie e-pieczęci na materiałach z zasobów PZiGK to informacja dla geodetów, że organ, który nimi dysponuje, został uwierzytelniony, a otrzymane dokumenty pochodzą z właściwego źródła. Usługa tego typu w 100 procentach potwierdza autentyczność dokumentów, co chroni zarówno organ wydający, jak i odbiorcę przed fałszerstwem. Co ważne, pieczęć kwalifikowaną w urzędach można stosować również do wielu innych spraw, np. wydawania zaświadczeń urzędowych, opieczętowania korespondencji elektronicznej, dokumentów prawnych, faktur elektronicznych czy dokumentów dotyczących postępowań przetargowych i zaproszeń do złożenia oferty.
Warto zaznaczyć także, że e-pieczęć wydawana jest wyłącznie przez certyfikowanych dostawców usług zaufania, nad którymi nadzór sprawuje minister właściwy ds. informatyzacji. Do jednych z takich dostawców należy Centrum Certyfikacji Eurocert, w którym można uzyskać pieczęć elektroniczną.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – dlaczego warto?
W dobie pandemii koronawirusa, coraz więcej czynności urzędniczych wykonywanych jest zdalnie. Nowoczesne rozwiązania, które usprawniają procesy wydawania dokumentów czy materiałów petentom, wydają się więc niezbędne. Ma to także miejsce w przypadku ośrodków dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej.
Obecnie w cenie są wszelkie usługi, które umożliwią otrzymanie elektronicznych dokumentacji oraz razu po złożeniu odpowiedniego żądania przez interesanta. Nowe regulacje prawne pozwalają także na większą elastyczność w udostępnianiu dokumentacji elektronicznej. Ośrodki geodezyjne, które dysponują pieczęcią kwalifikowaną, mogą znacznie podnieść efektywność swoich działań. Dodatkowo szybkie dostosowanie się do okresu pandemii zapewnia administracji publicznej nie tylko wygodne dysponowanie dokumentami, ale także stabilną codzienną działalność.
