Cyfryzacja administracji publicznej w Polsce przebiega coraz dynamiczniej. Przedsiębiorcy załatwią coraz więcej spraw urzędowych bez wyczekiwania w długich kolejkach. Niezwykle pomocnymi narzędziami w sprawnym kontaktowaniu się z sektorem publicznym są kwalifikowane usługi zaufania. Prowadzisz firmę? Sprawdź, dlaczego potrzebujesz kwalifikowanego podpisu elektronicznego i pieczęci elektronicznej.
Czym są kwalifikowane usługi zaufania?
Usługi zaufania to usługi elektroniczne, które obejmują m.in. wydawanie kwalifikowanych podpisów elektronicznych, pieczęci elektronicznych, elektronicznych znaczników czasu oraz odpowiednich dla nich certyfikatów. Zastępują one podpisy własnoręczne lub tradycyjne pieczęcie firmowe, dzięki czemu przedsiębiorcy mogą załatwić wiele spraw, bazując wyłącznie na dokumentacji elektronicznej.
Podpis kwalifikowany to najbardziej uniwersalny podpis elektroniczny, wydawany na dane personalne, tj. imię i nazwisko osoby fizycznej. Jego użycie podczas podpisywania e-dokumentów niesie za sobą taki sam skutek prawny, jak w przypadku tradycyjnego podpisu własnoręcznego. W praktyce oznacza to, że dokument elektroniczny podpisany w ten sposób nie wymaga już wersji papierowej. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to z kolei cyfrowe narzędzie, dzięki któremu można podpisywać wiele dokumentów elektronicznych jednocześnie danymi organizacji – spółki lub instytucji publicznej. Zawiera ona dane identyfikacyjne, np. nazwę firmy, numery NIP czy KRS oraz dane adresowe, które są widoczne dla odbiorcy w łatwy sposób. Usługi zaufania ułatwiają szereg działań, z którymi na co dzień ma do czynienia firma. Wspierają procesy biznesowe, ale i umożliwiają sprawny kontakt z organami administracji publicznej nie tylko w Polsce, ale i w całej Unii Europejskiej.
Jak firma może wykorzystać kwalifikowane usługi zaufania w kontaktach z administracją publiczną?
Istnieje wiele zastosowań podpisu elektronicznego i kwalifikowanej e-pieczęci w systemach administracji publicznej, które pozwalają dopełnić szeregu formalności bez konieczności składania wizyty w urzędzie. Poniżej przedstawiamy najważniejsze z nich.
CEIDG
Dzięki Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, przedsiębiorcy mogą sprawnie przeprowadzać szereg działań, tj. założenie działalności gospodarczej, jej zawieszenie, wznowienie, a także zamknięcie. Logowanie z użyciem podpisu kwalifikowanego umożliwia także zmianę danych we wpisie (np. poprzez dodanie numeru PKD) czy wskazanie pełnomocnika, który może prowadzić sprawy przedsiębiorcy. Dzięki narzędziu w łatwy i szybki sposób prześlemy elektroniczne wnioski do CEIDG i znajdziemy informacje o innych przedsiębiorcach.
ZUS
Firmy, które zatrudniają więcej niż pięć osób i rozliczają składki w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, muszą przekazywać do ZUS dokumentację ubezpieczeniową w formie elektronicznej. Kwalifikowany e-podpis znacznie ułatwia pracę biur rachunkowych, pracowników księgowości i HR, którzy zajmują się rozliczaniem wynagrodzeń i kontaktują się z ZUS w codziennej pracy. Narzędzie można łatwo zintegrować z programem Płatnik.
Aplikacja Podatnika w KSeF
Krajowy System e-Faktur jest oprogramowaniem, które służy właścicielom firm do wystawiania, udostępniania, otrzymywania i przeglądania cyfrowych faktur ustrukturyzowanych. W jego ramach działa Aplikacja Podatnika, która wymaga stosowania usług zaufania, jakimi są kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowana pieczęć elektroniczna w momencie uwierzytelniania (identyfikacji) płatnika.
ePUAP
System ePUAP oferuje przede wszystkim możliwość załatwienia wielu spraw obywatelskich bez wychodzenia z domu. Aplikacja to także szereg udogodnień dla przedsiębiorców, którzy mogą w ten sposób załatwić sprawy związane z prowadzeniem firmy, np. otrzymanie zaświadczenia o niezaleganiu z opłacaniem składek do ZUS-u, rozliczenie VAT czy wyznaczenie pełnomocnika (np. księgowego) do podpisywania elektronicznych dokumentów podatkowych.
e-KRS
Obowiązkiem wszystkich spółek handlowych, wpisanych do KRS, jest składanie sprawozdań finansowych w formie elektronicznej. Sprawozdanie takie może być podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Ogromnym ułatwieniem dla właścicieli firm jest możliwość przekazania e-sprawozdania finansowego online, za pomocą specjalnej bezpłatnej aplikacji e-KRS, udostępnionej przez Ministerstwo Sprawiedliwości.
Przetargi i aukcje internetowe
Od 1 stycznia 2021 r., dokumenty przetargowe nie mogą być już składane do organów administracji publicznej w tradycyjnej formie papierowej. Co ważne, cała komunikacja pomiędzy zamawiającym a wykonawcą odbywa się również w formie elektronicznej. Przedsiębiorcy, którzy chcą złożyć ofertę przetargową, mogą podpisywać ją kwalifikowanym podpisem elektronicznym. E-podpis umożliwia przedsiębiorcom rejestrację na platformach zakupowych, a podmiotom zamawiającym – weryfikację przedstawiciela firmy, który wyraża chęć realizacji zamówienia.
Jednolity Europejski Dokument Zamówienia (JEDZ)
Większe przetargi na terenie Unii Europejskiej wymagają od firm złożenia jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ). Wymóg ten dotyczy postępowań przetargowych w wartości równej lub przewyższającej progi unijne. Zgodnie z przepisami, formularz JEDZ musi być podpisywany kwalifikowanym podpisem elektronicznym i przekazywany w formie cyfrowej.
Raportowanie do GIIF
Wiele firm i instytucji, które działają w branży finansowej, prawnej czy w sektorze gier losowych, musi przesyłać comiesięczne raporty do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF). Raporty te dotyczą transakcji powyżej 15 000 euro. Zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi, wszystkie dane elektroniczne przesyłane przez podmioty i instytucje wymagają stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
e-Budownictwo
Przedsiębiorstwa, które prowadzą inwestycje, mogą za pomocą usług zaufania sprawnie obsługiwać portal e-Budownictwo. Aplikacja umożliwia chociażby złożenie elektronicznego wniosku o pozwolenie na budowę oraz szeregu innych wniosków niezbędnych do prowadzenie procesu budowlanego.
UODO
Dzięki kwalifikowanym usługom zaufania, właściciele firm mogą kontaktować się drogą elektroniczną z Urzędem Ochrony Danych Osobowych. W tym zakresie możliwe jest m.in. wyznaczanie i odwoływania inspektora UODO oraz składanie szeregu wniosków, w tym skarg do organu.
Usługi zaufania dla firm od EuroCert
Przedsiębiorcy, którzy chcą digitalizować swój biznes i załatwiać wiele spraw drogą elektroniczną, mogą już teraz zdecydować się na kwalifikowane usługi zaufania od EuroCert. Produkty, na które może zdecydować się właściciel firmy, to przede wszystkim e-podpisy elektroniczne (również dla pracowników), które można zakupić w wersji z czytnikami lub w wygodnej opcji chmurowej. Świetnym uzupełnieniem nowoczesnych narzędzi jest także pieczęć kwalifikowana, służąca do pieczętowania e-dokumentów (np. faktur) w sposób masowy.
Nie stosujesz jeszcze kwalifikowanych usług zaufania w swojej firmie? Skontaktuj się z doradcą EuroCert, który zarekomenduje rozwiązanie optymalne dla Twojego biznesu.
