Podpis elektroniczny i pieczęć kwalifikowana – aspekty prawne

Podpis elektroniczny i pieczęć kwalifikowana to bardzo przydatne usługi zaufania, które mogą zdecydowanie ułatwić i przyspieszyć załatwianie codziennych spraw prawnych, administracyjnych i biznesowych. Podpis elektroniczny dedykowany jest dla osób fizycznych. Pieczęć kwalifikowana została natomiast stworzona z myślą o osobach prawnych. Podpis elektroniczny i pieczęć kwalifikowana mają za zadanie uprościć i przyspieszyć procesy dopełniania formalności urzędowych, osobistych i gospodarczych. Dla zachowania bezpieczeństwa danych i ujednolicenia standardów opisywane rozwiązania zostały dokładnie uregulowane w ustawodawstwie krajowym oraz dyrektywie unijnej.

Podpis elektroniczny i pieczęć kwalifikowana – podstawa prawna

Kwestie związane z rozwiązaniami, jakimi są podpis elektroniczny i pieczęć kwalifikowana, zostały dokładnie uregulowane przez ustawodawcę w:

• rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym;
• ustawie z dnia 5 września 2016 roku o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U.2021.1797).

Unijne rozporządzenie nazywane jest również „rozporządzeniem eIDAS” i jest aktem pierwszorzędnym, ponieważ zostało ono zaimplementowane do wszystkich państw członkowskich Unii Europejskiej. Zadaniem prawa polskiego jest uzupełnienie regulacji unijnych.

Ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej z 2016 roku zastąpiła ustawę z dnia 18 września 2001 roku o podpisie elektronicznym. Drugi akt prawny został całkowicie uchylony. Skutkiem tej zmiany jest brak utrzymania w mocy pojęcia „bezpiecznego podpisu elektronicznego”. Zostało ono zastąpione instytucją „kwalifikowanego podpisu elektronicznego”.

Powyżej podane akty są najistotniejszymi, ale nie jedynymi. Kwalifikowany podpis elektroniczny i kwalifikowana pieczęć elektroniczna są regulowane także przez szereg innych aktów wykonawczych o randze unijnej i krajowej.

Kup podpis kwalifikowany

Czym jest podpis elektroniczny?

Zgodnie z zapisami Rozporządzenia eIDAS, podpisem elektronicznym nazywa się dane w postaci elektronicznej dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej i używane przez osobę podpisującą, jako podpis.

Podpis elektroniczny wiąże się z obiektywną możliwością bezbłędnego ustalenia tożsamości osoby fizycznej składającej ten podpis. Dzieje się tak za sprawą danych elektronicznych logicznie powiązanych lub dołączonych do podpisywanej treści.

Rodzaje podpisów elektronicznych

Zgodnie z obowiązującym prawem, wyróżnić można:

• podpis elektroniczny „zwykły”;
• podpis elektroniczny kwalifikowany;
• podpis elektroniczny zaawansowany.

„Zwykły” podpis elektroniczny jest formą najpowszechniejszą. Są to dane, którym przypisuje się cechy podpisu elektronicznego. Jeśli dane te dołączy się lub logicznie przypisze do innych danych, które również będą zapisane w postaci elektronicznej, to możliwe stanie się użycie ich, jako swojego podpisu.

„Zwykły” podpis elektroniczny to pojęcie bardzo szerokie. Obejmuje ono wszystkie dane zapisane w postaci elektronicznej, które pozwalają na ustalenie tożsamości osoby wykorzystującej je w celu złożenia podpisu elektronicznego.

Kwestie związane z podpisem zaawansowanym zostały uregulowane przez artykuł 26, Rozporządzenia eIDAS. Podpis zaawansowany powinien być unikalnie przyporządkowanym podpisującemu. Musi umożliwić dokonanie bezbłędnego ustalenia tożsamości osoby podpisującej. Dodatkowo podpis taki jest powiązany z danymi podpisywanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych będzie rozpoznawalną.

Podpis zaawansowany składa się przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może z dużą dozą pewności użyć pod swoją wyłączną kontrolą. Podpis zaawansowany wiąże się z zapewnieniem wyższego poziomu bezpieczeństwa, niż ma to miejsce w przypadku podpisu „zwykłego”.

Najbardziej rozwiniętą formą podpisu elektronicznego jest podpis kwalifikowany. Jego złożenie wymaga posiadania kwalifikowanego urządzenia do składania podpisów elektronicznych. Działanie takiego urządzenia musi opierać się o kwalifikowany certyfikat.

Zarówno instytucja kwalifikowanego urządzenia, jak również kwalifikowanego certyfikatu są dokładnie uregulowane przez rozporządzenie unijne.

Mianem urządzenia kwalifikowanego określa się specjalistyczny sprzęt lub oprogramowanie, które zapewnia poufność danych, ochronę podpisu przed jego sfałszowaniem oraz ochronę danych przed ich wykorzystaniem przez niepowołane osoby.

Certyfikat kwalifikowany to elektroniczne poświadczenie przyporządkowujące dane uwierzytelniające podpis do danej osoby. Wydawany jest on przez kwalifikowanego dostawcę usług.

Czym jest pieczęć kwalifikowana?

Elektroniczna pieczęć kwalifikowana to usługa zaufania wydawana wyłącznie dla podmiotów posiadających osobowość prawną, a więc: firm, instytucji i podmiotów publicznych. Pozwala ona na pieczętowanie dowolnych dokumentów lub plików przy wykorzystaniu wyłącznie danych firmowych. Składając pieczęć elektroniczną, nie ma konieczności podawania danych osobowych, co jest niezbędne przy podpisywaniu dokumentów podpisem elektronicznym.

Zgodnie z artykułem 3. Rozporządzenia eIDAS, pieczęć elektroniczna to dane w postaci elektronicznej, które zostały dodane lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej w celu zapewnienia autentyczności ich pochodzenia oraz integralnego ich powiązania.

Ustawodawca wyszczególnił szereg elementów składowych, z jakich powinna składać się pieczęć elektroniczna:

• certyfikat kwalifikowany;
• karta kryptograficzna lub karta z czytnikiem;
• oprogramowanie do składania i weryfikacji pieczęci elektronicznej;
• usługa weryfikacji danych podmiotu.

Rodzaje pieczęci elektronicznej

Warto wiedzieć, że na rynku występują dwa rodzaje pieczęci elektronicznej: kwalifikowana oraz zaawansowana.

Pieczęć elektroniczna zaawansowana jest unikalna, dzięki czemu możliwe jest bezbłędne rozpoznanie podmiotu ją składającego. Osoba składająca pieczęć elektroniczną ma pełną kontrolę nad danymi, które służą do złożenia pieczęci, a dane te pozwalają na rozpoznanie wszelkich zmian w podbitym elektronicznie dokumencie, które zostały dokonane po jego opieczętowaniu.

Pieczęć kwalifikowana spełnia wszystkie warunki pieczęci zaawansowanej, a dodatkowo jest składana za pomocą kwalifikowanego urządzenia i opiera się kwalifikowanym certyfikacie.

Gdzie znajdują zastosowanie pieczęć kwalifikowana i podpis elektroniczny?

Podpis elektroniczny i pieczęć kwalifikowana mają wiele zastosowań. Za pomocą podpisu elektronicznego można podpisać większość umów i dokumentów administracyjnych oraz funkcjonujących w obrocie gospodarczym. Przy jego użyciu najczęściej załatwia się sprawy urzędowe, bankowe, cywilne, w tym zarówno osobiste, jak i służbowe

Elektroniczną pieczęć kwalifikowaną składa się najczęściej na różnego rodzaju zaświadczeniach urzędowych i korespondencji firmowej. Praktyka pokazuje, że forma ta jest szczególnie użyteczna podczas zabezpieczania dokumentów prawnych, zaproszeń do złożenia oferty oraz postępowań przetargowych. Pieczęcią można potwierdzać transakcje zawierane online oraz podbijać faktury elektroniczne.

Różnice i podobieństwa pomiędzy podpisem elektronicznym a pieczęcią kwalifikowaną

Podpis elektroniczny i pieczęć kwalifikowana różnią się głównie tym, że z pieczęci korzystać mogą wyłącznie osoby prawne, czyli: przedsiębiorstwa, organizacje oraz instytucje. Podpis elektroniczny został natomiast stworzony z myślą o osobach fizycznych. Co ważne, pieczęć elektroniczna nie jest podpisem elektronicznym osoby prawnej. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby przedsiębiorstwo dysponowało pieczęcią elektroniczną, a osoby decyzyjne podpisywały się przy niej własnymi podpisami elektronicznymi.

Podpis elektroniczny i pieczęć kwalifikowanay to elementy służące szybszej i wygodniejszej komunikacji w biznesie oraz administracji publicznej. Zapewniają autentyczność i integralność, dzięki czemu możliwy staje się bezpieczny obieg dokumentów elektronicznych.

Dlaczego podpisy i pieczęcie składane w sposób elektroniczny są korzystne pod względem prawnym?

Podpisy elektroniczne i pieczęcie elektroniczne znacznie przyspieszają obrót gospodarczy. W łatwy sposób można je walidować, a więc sprawdzać tożsamości podmiotu podpisującego lub pieczętującego dany dokument. Podpisy odręczne to warstwa graficzna, której potwierdzenie autentyczności wymaga dokonania porównania charakteru pisma złożonego na dokumencie z pismem odręcznym autora podpisu. Proces ten nie jest łatwy i jest obarczony ryzykiem błędu, a dodatkowo jest kosztowny i długotrwały.

Uznaje się, że technologia stosowana przy podpisach elektronicznych sprawia, iż są one w wyższym stopniu bezpieczne niż podpisy tradycyjne. Dodatkowo podpis elektroniczny i pieczęć kwalifikowana funkcjonują w środowisku elektronicznym, a więc proces ich składania jest zautomatyzowany. Dokumenty takie nie tylko szybko i łatwo się podpisuje, ale również nie ma problemu z ich bezpieczną archiwizacją i katalogowaniem.

Podsumowując, podpis elektroniczny i pieczęć kwalifikowana to przydatne i bezpieczne usługi zaufania publicznego, które zostały uregulowane na poziomie prawa unijnego oraz krajowego. Ich stosowanie w znacznym stopniu ułatwia dokonywanie czynności prawnych, gospodarczych i administracyjnych.