Jak wypełnić i wysłać ZAW-FA do KSeF?

Uzyskanie dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur przez osobę fizyczną nie jest skomplikowane. Wystarczy, że zaloguje się ona do KSeF kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub Profilem Zaufanym. W przypadku osób prawnych (np. spółek) proces ten wygląda nieco inaczej i wymaga użycia pieczęci elektronicznej lub złożenia zawiadomienia ZAW-FA. Jak wypełnić taki formularz? Jak wysłać ZAW-FA do urzędu skarbowego? W jakich sytuacjach skałdanie wnioski wniosku nie jest wymagane? Wszystkiego dowiesz się w tym artykule. 

Co to jest formularz ZAW-FA i do czego służy?

ZAW-FA to zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). W większości przypadków formularz składają podatnicy – osoby prawne, w celu wskazania konkretnej osoby, która nabędzie uprawnienia do obsługi KSeF (np. prezes zarządu lub księgowy). Zawiadomienie ZAW-FA służy jednak także zgłoszeniu danych identyfikujących kwalifikowanego podpisu elektronicznego, tzw. odcisk palca, w sytuacji, gdy właściciel e-podpisu nie zawarł w nim numeru PESEL lub NIP. Przykładowo może być to obcokrajowiec. 

Złożenie zawiadomienia ZAW-FA jest niezbędne w przypadku spółek, fundacji czy szkół wyższych, które nie dysponują kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, i tym samym, nie mogą uzyskać uprawnień do KSeF jedynie poprzez elektroniczne uwierzytelnienie. 

ZAW-FA – podstawa prawna 

Zasady składania zawiadomienia ZAW-FA reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego systemu e-Faktur (Dz.U. 2021 poz. 2481). Według paragrafu 4., podatnicy, którzy nie są osobami fizycznymi i posiadają e-pieczęci muszą złożyć ZAW-FA do urzędu skarbowego wyłącznie w postaci papierowej. 

Nowością w kwestii ZAW-FA jest projekt rozporządzenia w sprawie Krajowego Systemu e-Faktur, opublikowany przez Ministerstwo Finansów 27 listopada 2023 r. Akt ten ma zastąpić obowiązujące dotychczas rozporządzenie o tej samej nazwie. Będzie on regulował nowe kwestie, m.in. postępowanie w przypadku awarii KSeF, katalogu podmiotów uprawnionych do dostępu do systemu czy dostęp do faktur ustrukturyzowanych przez podanie kodu QR. 

Ważne! Projekt rozporządzenia w sprawie Krajowego Systemu e-Faktur z 27 listopada 2023 r. przewiduje możliwość złożenia formularza ZAW-FA zarówno w dotychczasowej postaci papierowej, jak i w postaci elektronicznej, a także przez e-Urząd skarbowy. Oznacza to, że w bliskiej przyszłości przestanie obowiązywać wyłącznie pisemna forma ZAW-FA. 

Kto i gdzie składa ZAW-FA? 

Podatnicy, którzy są osobami fizycznymi (np. jednoosobowe działalności gospodarcze), otrzymują pierwotne uprawnienia do korzystania z KSeF automatycznie. Mają one charakter właścicielski. W tym przypadku, istnieje możliwość elektronicznego nadawania uprawnień do wystawiania e-faktur w imieniu właściciela innym osobom i podmiotom. Proces logowania do systemu udzielenia uprawnień może być zrealizowany za pomocą programu komercyjnego lub Aplikacji Podatnika KSeF, po uprzednim uwierzytelnieniu w systemie.

Osoby fizyczna składają zawiadomienie ZAW-FA jedynie wtedy, gdy posiadają kwalifikowany podpis elektroniczny, który nie zawiera numeru PESEL lub NIP. Dzięki ZAW-FA zgłaszają tzw. odcisk palca podpisu, aby e-podpis został przypisany do konkretnego podatnika. 

Podatnicy – osoby prawne, którzy dysponują kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną wydaną na dane podmiotu (np. spółki), także korzystają z KSeF w oparciu o uprawnienia właścicielskie (pierwotne). Oznacza to, że nie muszą składać formula wniosku ZAW-FA i mogą od razu rozpocząć zdalną pracę z systemem. 

Osoby prawne, które nie uzyskały e-pieczęci, zobowiązane są do wypełnienia i dostarczenia ZAW-FA do urzędu. Należą do nich m.in.:  

• spółki (np. spółka akcyjna, spółka z o.o., spółka cywilna),
• fundacje,
• stowarzyszenia rejestrowe,
• szkoły wyższe,
• jednostki samorządu terytorialnego

Wypełniony formularz ZAW-FA, z wskazaniem danych osoby uprawnionej do obsługi KSeF, musi zostać wysłany do naczelnika odpowiedniego urzędu skarbowego. Następnie urząd sprawdza, czy wniosek nie zawiera błędów formalnych, np. jest podpisany przez osoby uprawnione do reprezentacji spółki, i rejestruje go w systemie. Z informacji zawartych na grupach tematycznych wynika, że dostęp do KSeF uzyskuje się najczęściej do maksymalnie 2 dni roboczych od złożenia ZAW-FA. W przypadku dużej ilości wniosków proces ten może się wydłużyć co nie jest komunikowane.

Jak wypełnić ZAF-FA? 

Wypełnione zawiadomienie ZAW-FA umożliwia nadanie lub odebranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Poniżej przedstawiamy instrukcję, z której dowiesz się, jak wypełnić ZAW-FA krok po kroku. 

Dane identyfikacyjne 

W pozycji 1. ZAW-FA należy wpisać NIP podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienia do Krajowego Systemu e-Faktur. Pozycję nr 4 uzupełnia się tylko w sytuacji składania więcej niż jednego formularza ZAW-FA. 

Część A. Miejsce i cel składania

Sekcja A wymaga podania miejsca i celu złożenia formularza ZAW-FA. W poz. 5 trzeba wskazać organ skarbowy, którym składane jest zawiadomienie. W poz. 6 zaznacza się cel złożenia wniosku, gdzie wymagany jest wybór jednej z następujących opcji: 

• poz. 6.1. – nadanie uprawnień, 
• poz 6.2. – odebranie uprawnień, 
• poz 6.3. – zgłoszenie danych unikalnych identyfikujących kwalifikowany podpis elektroniczny podatnika, tzw. odcisku palca (po zaznaczeniu tej opcji, nie wypełnia się części C).  

Część B. Dane podatnika lub podmiotu 

Sekcja B służy wskazaniu danych podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Kolejno należy wypełnić odpowiednie rubryki: 

• część B.1. – dane identyfikacyjne oraz to, czy podmiot jest osobą fizyczną, czy prawną. Organy egzekucyjne zaznaczają pozycje 7.1. oraz. 7.2.,
• część B.2. – dane adresowe podatnika lub podmiotu, który nadaje lub odbiera uprawnienia do korzystania z KSeF,
• część. B.3. – dane kontaktowe podatnika lub podmiotu. Uzupełnienie poz. 19 adresem e-mail jest obowiązkowe, ponieważ to właśnie na ten adres zostanie wysłana informacja o nadaniu lub odebraniu uprawnień KSeF.   

Część C. Dane osoby uprawnionej do korzystania z KSeF

W części C zawiadomienia ZAW-FA powinny znaleźć się dane osoby, która zostanie uprawniona do obsługi KSeF (np. księgowy): 

• część C.1. – dane identyfikacyjne i rodzaj identyfikatora podatkowego, 
• część C.2. – dane o adresie zamieszkania, 
• część C.3. – dane kontaktowe. Uzupełnienie poz. 38 adresem e-mail jest obowiązkowe, ponieważ to właśnie na ten osoby uprawnionej do KSeF zostanie wysłana informacja o nadaniu lub odebraniu uprawnień. 

Część D. Unikalne dane identyfikujące podpis elektroniczny bez NIP i PESEL

Część D wypełnia się tylko w sytuacji, gdy wniosek ZAW-FA dotyczy osoby fizycznej, która posługuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym bez numeru NIP i PESEL. 

Część E. Wymagane podpisy 

W sekcji E konieczne jest złożenie własnoręcznego podpisu przez podatnika, podmiot lub osobę upoważnioną do nadawania lub odbierania uprawnień w KSeF. W sytuacji, gdy spółkę reprezentuje więcej niż 6 osób, konieczne jest wymienienie pozostałych reprezentantów w dodatkowym formularzu ZAW-FA. 

Jak wysłać ZAW-FA? 

Rozporządzenie o sposobie korzystania z KSeF z 2021 r. informuje, że zawiadomienie KSeF może być dostarczone do urzędu skarbowego jedynie w tradycyjnej formie papierowej. Może zostać ono przekazane: 

• osobiście – podczas wizyty w urzędzie skarbowym, 
• listownie – wysyłając na adres właściwego urzędu.

Projektowane rozporządzenie o sposobie korzystania z KSeF z 2023 r., które docelowo zastąpi aktualnie obowiązującą regulację, prawdopodobnie umożliwi wysyłanie ZAW-FA do urzędu w sposób elektroniczny: 

• przez ePUAP (jako załącznik do pisma ogólnego), 
• przez e-Urząd Skarbowy. 

Na szczegółowe instrukcje Ministerstwa Finansów w tym zakresie podatnicy muszą jednak jeszcze poczekać. W celu zagwarantowania poprawnego przyjęcia wniosku niezbędny może się okazać również podpisanie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym w przypadku spółek (który posiada moc prawną podpisu własnoręcznego). 

ZAW-FA a pieczęć elektroniczna KSeF

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna umożliwia spółkom zalogowanie się do Krajowego Systemu e-Faktur i nadawanie uprawnień, bez konieczności wypełniania zawiadomienia ZAF-FA. Podatnik nie musi zatem składać wniosku do odpowiedniego urzędu skarbowego w postacie papierowej. Po zmianach w rozporządzeniu w sprawie korzystania z KSeF, dzięki e-pieczęci prawdopodobnie nie będzie trzeba wykonywać również dodatkowych, czasochłonnych czynności, związanych z przygotowaniem druku ZAW-FA. 

Pieczęć elektroniczna pozwala na zalogowanie do systemu KSeF w taki sam sposób, jak robią to osoby fizyczne dysponujące kwalifikowanym podpisem elektronicznym, czyli bez wizyty w urzędzie. Dodatkowo narzędzie:

• usprawnia zarządzanie uprawnieniami KSeF w czasie rzeczywistym,  
• umożliwia korzystanie z jednego konta administratora w Aplikacji Podatnika, w którym wygodnie ustala się zakres dostępu do platformy poszczególnych użytkowników (np. biur rachunkowych i ich pracowników), 
• umożliwia logowanie to testowego konta KSeF, w celu zintegrowanie go z zewnętrznymi programami finansowo-księgowymi lub też wystawienie testowych faktur ustrukturyzowanych, 
• zapewnia integralność i autentyczność e-faktur ustrukturyzowanych, np. w przypadku awarii systemu KseF. 

Jak wypełnić i wysłać ZAW-FA do KSeF? – podsumowanie

Wypełnienie formularza ZAW-FA i przekazanie go do urzędu skarbowego jest niezbędne, aby spółki, które nie dysponują kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, mogły uzyskać dostęp do KSeF. Złożenie tego dokumentu to jednak kolejna, dodatkowa czynność administracyjna, którą musi spełnić podatnik – osoba prawna, aby rozpocząć wystawianie faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur. 

Dysponowanie kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną powoduje, że spółka może pominąć procedurę nadawania uprawnień do KSeF za pomocą ZAW-FA i logować się do systemu od razu poprzez webową Aplikację Podatnika. W ten sposób e-pieczęć, dostępna u kwalifikowanych dostawców zaufania, np. EuroCert, przyspiesza procesy biznesowe i wspiera digitalizację przedsiębiorstwa.