Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur wiąże się z koniecznością wykonania określonych kroków przez przedsiębiorców, w tym przeprowadzenia pierwszego uwierzytelnienia. Jedną z dopuszczalnych metod uwierzytelnienia dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna, w jakich sytuacjach może być wykorzystana w KSeF oraz jakie pełni funkcje w procesie obsługi systemu.
Czym jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna do KSeF?
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna do KSeF to kwalifikowany certyfikat elektroniczny wydawany dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi (np. spółek, fundacji, stowarzyszeń), który potwierdza tożsamość organizacji i zawiera dane w postaci elektronicznej identyfikujące podmiot, takie jak jego nazwa oraz identyfikator podatkowy (np. NIP).
W praktycznym zastosowaniu KSeF służy przede wszystkim do pierwszego uwierzytelnienia podmiotu w systemie, co umożliwia dalsze nadawanie uprawnień i korzystanie z funkcjonalności KSeF zgodnie z przyznanym zakresem uprawnień w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU).
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna stanowi samodzielny i niezależny sposób uwierzytelnienia podmiotu w KSeF, gdyż umożliwia identyfikację firmy lub organizacji bez konieczności składania zawiadomienia ZAW-FA.
Jeżeli kwalifikowana pieczęć elektroniczna ma być wykorzystywana do uwierzytelnienia podmiotu w KSeF, musi zawierać identyfikator NIP na etapie jej wydawania.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna oraz kwalifikowany podpis elektroniczny to dwa podobne do siebie narzędzia kryptograficzne wykorzystywane do potwierdzania autentyczności dokumentów elektronicznych, które różnią się elektronicznymi danymi w certyfikacie. Zasadniczą różnicą pomiędzy tymi narzędziami jest to, że kwalifikowana pieczęć elektroniczna zawiera dane firmowe, takie jak nazwa i NIP identyfikujące podmiot, natomiast kwalifikowany podpis elektroniczny jest przypisany do konkretnej osoby fizycznej i zawiera jej dane (np. PESEL).
Kwalifikowany podpis elektroniczny działa jak podpis osoby fizycznej i wywołuje skutki prawne równoważne podpisowi własnoręcznemu.
Rodzaje kwalifikowanej pieczęci elektronicznej do KSeF
Pieczęć do KSeF wydawana jest przez kwalifikowanych dostawców usług zaufania i w praktyce rozróżnia się dwa warianty pieczęci umożliwiające uwierzytelnienie w KSeF tj. kwalifikowaną pieczęć elektroniczną w chmurze oraz kwalifikowaną pieczęć elektroniczną na karcie.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna w chmurze to rozwiązanie najczęściej wybierane ze względu na wygodę, gdyż nie wymaga posiadania fizycznego nośnika w postaci karty i czytnika. Certyfikat przechowywany jest w bezpiecznej infrastrukturze dostawcy. Aby z niej skorzystać wystarczy uruchomić aplikację na telefonie oraz włączyć oprogramowanie ECSigner na komputerze, która emuluje pieczęć w chmurze. Autoryzacja dostępu do pieczęci odbywa się za pomocą kodów OTP generowanych w aplikacji mobilnej co 30 sekund, a dostęp do pieczęci może mieć więcej niż jedna osoba w tym samym czasie.
Najważniejsze cechy kwalifikowanej pieczęci elektronicznej w chmurze:
- brak karty i czytnika,
- wymagany dostęp do internetu
- możliwość pracy z różnych komputerów i lokalizacji przez wielu użytkowników
- jeden główny administrator w portalu EuroCert mogący nadawać dostępy użytkownikom,
- wygodna praca zespołowa i dobra skalowalność procesu.
Drugim wariantem jest pieczęć na fizycznym nośniku. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna na karcie to rozwiązanie, które wgrywane jest na nośnik i wymaga każdorazowego dostępu do karty kryptograficznej z czytnikiem podłączonym do komputera. Dostarczane jest najczęściej w formie karty bankomatowej i czytnika USB lub w formie pendrive USB. Aby podpisać dokument lub uwierzytelnić się w KSeF karta musi być włożona do czytnika i podłączona do komputera. Dostęp do certyfikatu kwalifikowanego przypisanego do pieczęci KSeF odbywa się za pomocą kodu PIN dostarczanego wraz z kartą na etapie wydania pieczęci. W odróżnieniu od wariantu chmurowego dostęp do kwalifikowanej pieczęci elektronicznej na karcie ma tylko osoba, która fizycznie ją posiada.
Najważniejsze cechy kwalifikowanej pieczęci elektronicznej na karcie:
- wymaga karty i czytnika
- ograniczona do użycia przez jedną osobę w danym momencie
- wysoki poziom kontroli fizycznej,
- ograniczony dostęp tylko z miejsca, w którym znajdują się karta i czytnik,
- dobry wybór dla jednej osoby lub na jedno stanowisko pracy,
- możliwość korzystania z pieczęci bez dostępu do internetu na etapie składania podpisu, przy zachowaniu wymogu połączenia z KSeF w celu przesłania dokumentów.
W kontekście wyboru, jeżeli pieczęć ma być używana wyłącznie przez jedną osobę, wystarczającym rozwiązaniem może być wariant z fizycznym nośnikiem. W przypadku wykorzystywania kwalifikowanej pieczęci elektronicznej do KSeF przez kilka osób z różnych lokalizacji lub w różnych systemach lepszym wyborem jest zakup wariantu w chmurze, ponieważ jest elastyczny i ułatwia zarządzanie dostępami w czasie rzeczywistym.
Ten artykuł może Cię zainteresować:
Chcesz uzyskać więcej informacji o kwalifikowanej pieczęci elektronicznej w KSeF?
Zostaw dane kontaktowe i porozmawiaj z nami o Krajowym Rejestrze e-Faktur.
Zastosowanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej do KSeF
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna do KSeF to dobrowolne narzędzie do uwierzytelnienia podmiotu z NIP w Krajowym Systemie e-Faktur. Użycie pieczęci do pierwszego uwierzytelniania w KSeF sprawia, że identyfikacja następuje w imieniu podmiotu, co umożliwia korzystanie z modelu uprawnień właściwego dla podmiotów uwierzytelnionych po numerze NIP. W kontekście Krajowego Systemu e-Faktur kwalifikowana pieczęć elektroniczna:
- eliminuje konieczność składania formularza ZAW-FA do Urzędu Skarbowego,
- umożliwia pierwsze uwierzytelnienie w KSeF na dane firmy identyfikowanej numerem NIP, a nie na dane osoby fizycznej,
- pozwala generować certyfikaty KSeF bez przypisywania ich do konkretnych osób fizycznych,
- umożliwia wygenerowanie do 100 aktywnych certyfikatów KSeF (dla podmiotów uwierzytelnionych po NIP) zamiast tylko 2-ch w przypadku osoby fizycznej,
- upraszcza nadawanie i odbieranie uprawnień w ramach Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU),
- zapewnia ciągłość dostępu niezależnie od zmian organizacyjnych, rotacji zatrudnienia, zwolnień chorobowych i sytuacji losowych.
W praktyce skorzystanie z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej w KSeF oznacza, że wszystkie czynności w systemie zostaną przypisyne bezpośrednio do firmy, a nie do osoby fizycznej. Dzięki czemu dostęp do KSeF nie będzie uzależniony od dostępności jednej osoby w pracy. Takie rozwiązanie dobrze sprawdzi się w biurach rachunkowych obsługujących wielu klientów, ponieważ zapewni również stabilność pracy i ciągłość dostępu do systemu, niezależnie od rotacji osób czy obsługiwanych podmiotów.
Poza zastosowaniem w KSeF kwalifikowana pieczęć elektroniczna znajduje praktyczne zastosowanie także w codziennej pracy z dokumentami elektronicznymi. Umożliwia potwierdzenie, że dany dokument rzeczywiście pochodzi od konkretnej firmy oraz że jego treść nie została zmieniona po wystawieniu. Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest uznawana na terenie całej Unii Europejskiej, co oznacza, że może być wykorzystywana do potwierdzania autentyczności i integralności dokumentów również w obrocie transgranicznym. W praktyce oznacza to, że pieczęć może być wykorzystywana m.in. do:
- pieczętowania firmowej korespondencji wysyłanej do klientów i partnerów biznesowych,
- pieczętowania dokumentacji wewnętrznej oraz pracowniczej,
- pieczętowania decyzji, zaświadczeń i pism,
- pieczętowania raportów finansowych przygotowywanych przez firmę,
- pieczętowania dokumentów przetargowych,
- pieczętowania wydawanych zaświadczeń, zawiadomień i pism urzędowych,
- zabezpieczania elektronicznych faktur przed nieautoryzowaną zmianą treści.
Dzięki temu kwalifikowana pieczęć elektroniczna pełni rolę uniwersalnego narzędzia potwierdzającego autentyczność i integralność dokumentów firmowych, niezależnie od tego, kto w danym momencie działa w imieniu organizacji.
W przypadku większych organizacji oraz jednostek samorządu terytorialnego (JST) posiadanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej jest rozwiązaniem organizacyjnie uzasadnionym ze względu na możliwość wygenerowania większej liczby certyfikatów KSeF bez powiązania ich z kontekstem danych konkretnej osoby z PESEL.
Ten artykuły mogą Cię zainteresować:
Kto może uzyskać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną do KSeF?
Kwalifikowaną pieczęć elektroniczną do KSeF może uzyskać każdy podmiot, który posiada identyfikator podatkowy NIP. Obejmuje to zarówno przedsiębiorstwa o różnej osobowości prawnej i formie prowadzonej działalności, jak i stowarzyszenia, fundacje i jednostki samorządu terytorialnego. Jednocześnie osoba składająca zamówienie u certyfikowanego dostawcy musi posiadać odpowiednie umocowanie wynikające z dokumentów rejestrowych podmiotu. Z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej do KSeF mogą korzystać m.in.:
- spółki (np. spółka akcyjna, spółka z o.o.),
- fundacje,
- stowarzyszenia rejestrowe,
- szkoły wyższe,
- jednostki samorządu terytorialnego.
Cyfrowe narzędzie może być wykorzystywane przez pracowników, którym nadano odpowiednie uprawnienia lub dostęp do pieczęci, ponieważ kwalifikowana pieczęć elektroniczna zawiera dane firmy z numerem NIP, a nie dane osobowe.
Wydanie pieczęci wymaga jednorazowej weryfikacji osoby uprawnionej do reprezentacji podmiotu. Procedurę uzyskania pieczęci przechodzi osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu, tj. członek zarządu, prokurent, inny pełnomocnik posiadający odpowiednie umocowanie.
Wybrana osoba musi pomyślnie przejść proces weryfikacji tożsamości, który składa się z potwierdzenia swojej tożsamości za pomocą ważnego dokumentu, a także potwierdzenia umocowania do reprezentowania firmy w oparciu o aktualny odpis z KRS czy pełnomocnictwo.
Jeżeli z KRS wynika, że prokura nie obejmuje samodzielnej reprezentacji, wówczas konieczne jest albo przedstawienie pełnomocnictwa udzielonego przez osoby uprawnione do reprezentacji spółki, albo przeprowadzenie procedury wydania pieczęci z udziałem osoby posiadającej prawo do reprezentacji (np. członka zarządu).
W każdym przypadku wymagane będzie przedstawienie dokumentu potwierdzającego umocowanie (np. aktualny odpis z KRS lub pełnomocnictwo).
Weryfikacja w procesie wydania pieczęci w EuroCert może zostać przeprowadzona wyłącznie przy użyciu jednej z poniższych metod:
- Zdalnie przy użyciu podpisu kwalifikowanego – cała procedura weryfikacji realizowana jest online. Po opłaceniu zamówienia przesyłany jest formularz elektroniczny na podstawie którego generowane jest oświadczenie, które należy podpisać ważnym podpisem kwalifikowanym (od dowolnego dostawcy) i odesłać drogą elektroniczną. Czas uzyskania pieczęci jest różny i wynosi średnio 24-72h.
- Zdalnie za pomocą wideorozmowy z konsultantem – W tej ścieżce potwierdzenie tożsamości odbywa się podczas wideorozmowy z konsultantem. Oświadczenie podpisywane jest elektronicznie na platformie i automatycznie przekazywane do EuroCert.
- Stacjonarnie w siedzibie EuroCert – Weryfikacja odbywa się osobiście w siedzibie EuroCert pod adresem ul. Puławska 474, 02-884 Warszawa. Pełnomocnik okazuje dokument tożsamości oraz dokumenty potwierdzające umocowanie, a oświadczenie podpisywane jest na miejscu. Pieczęć wydawana jest na miejscu od ręki.
- Stacjonarnie w Punkcie Partnerskim – Weryfikacja odbywa się osobiście w Autoryzowanym Punkcie EuroCert. Pełnomocnik okazuje dokument tożsamości oraz dokumenty potwierdzające umocowanie, a oświadczenie podpisywane jest na miejscu. Lista oraz mapa punktów dostępna jest pod adresem: https://sklep.eurocert.pl/pl/i/Punkty-Sprzedazy/14
- Mobilnie z dojazdem do klienta na terenie Polski – Jest to wariant stacjonarny realizowany w siedzibie klienta. Przedstawiciel EuroCert dojeżdża na wskazany adres i przeprowadza całą procedurę wydania pieczęci na miejscu. Po opłaceniu zamówienia EuroCert kontaktuję się w celu ustalenia dogodnego terminu spotkania.
Niezależnie od wybranego sposobu weryfikacji wydana pieczęć kwalifikowana jest w pełni równoważna i może być wykorzystywana do integracji oraz pracy z KSeF.
Jak uzyskać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną do KSeF?
Zgodnie z przepisami kwalifikowaną pieczęć elektroniczną do KSeF można uzyskać u u kwalifikowanych dostawców usług zaufania wpisanych do unijnego wykazu zaufanych dostawców (EU Trusted List) spełniających wymagania rozporządzenia eIDAS, np. EuroCert.
Poniżej w kilku krokach przedstawiamy proces uzyskania kwalifikowanej pieczęci elektronicznej do KSeF krok po kroku:
- Zamów produkt przez nasz sklep – wybierz okres ważności i najwygodniejszy sposób weryfikacji tożsamości pełnomocnika podmiotu, dodaj produkt do koszyka i dokonaj zakupu u wybranego dostawcy usług zaufania.
- Opłać zamówienie – wybierz jedną z dostępnych form płatności i postępuj zgodnie z instrukcją w koszyku, aby opłacić zamówienie (w przypadku chęci zakupu produktu z odroczonym terminem płatności skontaktuj się z Biurem Obsługi Klienta).
- Zweryfikuj tożsamość i podpisz oświadczenie – przeprowadź jednorazowo procedurę weryfikacji tożsamości pełnomocnika podmiotu oraz danych organizacji.
- Dostawa i aktywacja – w zależności od wariantu na chmurze lub karcie, po pozytywnej weryfikacji podpisanego oświadczenia EuroCert wygeneruje dostęp do pieczęci wysyłając komunikat na wskazany w oświadczeniu adres e-mail lub wyśle fizyczną pieczęć na wskazany wcześniej adres. Po dostarczeniu pieczęć będzie gotowa do użytku od razu po otrzymaniu wiadomości.
Ile kosztuje kwalifikowana pieczęć elektroniczna do KSeF?
Koszt wydania kwalifikowanej pieczęci elektronicznej do KSeF zależy od wybranego wariantu (chmura lub karta), okresu ważności certyfikatu kwalifikowanego oraz wybranej metody weryfikacji tożsamości. Wpływ na końcową cenę mają również usługi dodatkowe jak opcjonalna instalacja oprogramowania i przeszkolenie klienta czy też zakup czytnika kart kryptograficznych USB.
Przykładowo cena kwalifikowanej pieczęci elektronicznej w chmurze ECSigner rozpoczyna się już od 1239 zł netto przy rocznym okresie ważności certyfikatu i dochodzi do około 2319 zł netto przy trzyletnim okresie ważności. Z podobnym wydatkiem trzeba liczyć się w przypadku kwalifikowanej pieczęci elektronicznej na karcie, przy czym dodatkowym kosztem na poziomie kilkudziesięciu złotych netto jest zakup czytnika kart. W zależności od wybranej opcji weryfikacji koszt tej usługi wynosi od 20 zł netto do 200 zł netto.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna do KSeF – podsumowanie
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to praktyczne i bezpieczne rozwiązanie dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi, które przygotowują się do pracy w Krajowy System e-Faktur. Umożliwia pierwsze uwierzytelnienie w KSeF bezpośrednio na dane firmy (NIP), bez konieczności składania formularza ZAW-FA i bez powiązania dostępu z konkretną osobą fizyczną. Zastosowanie pieczęci upraszcza zarządzanie certyfikatami i uprawnieniami w KSeF, zapewnia ciągłość dostępu mimo zmian kadrowych oraz pozwala elastycznie dopasować sposób pracy do potrzeb organizacji – zarówno przy jednym stanowisku, jak i przy pracy wielu użytkowników. Dodatkowo, jako narzędzie zgodne z eIDAS, kwalifikowana pieczęć elektroniczna znajduje zastosowanie także poza KSeF, wspierając bezpieczny obieg dokumentów firmowych.
