Data publikacji: 12/12/24

Kwalifikowany podpis elektroniczny dla firmy jest narzędziem, które usprawnia wiele procesów biznesowych zachodzących w przedsiębiorstwach. Przyspiesza podpisywanie dokumentów firmowych na odległość i kontakt z organami administracji publicznej, a także zawieranie umów transgranicznych. Do czego można wykorzystać e-podpis dla firm? Jak go uzyskać? Odpowiedź na najczęściej zadawane pytania znajdziesz w tym artykule.

Na skróty:

Elektroniczny podpis dla firmy – kto może z niego korzystać?

Kwalifikowany podpis elektroniczny dla firmy to usługa zaufania, która pozwala pracownikom organizacji na podpisywanie wiążących prawnie dokumentów cyfrowych. Dzięki unijnemu rozporządzeniu eIDAS, ten e-podpis jest równoważny pod względem przepisów prawa z podpisem własnoręcznym. Narzędzie precyzyjnie określa tożsamość osoby składającej podpis na dokumencie elektronicznym, co sprawia, że plik jest chroniony przed fałszerstwem i manipulacjami.

Z elektronicznego podpisu dla firm mogą korzystać praktycznie wszystkie osoby zatrudnione w danym przedsiębiorstwie, niezależnie od tego, czy jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, czy spółka. Najczęściej są to jednak:

  • właściciele firm i wspólnicy spółek,
  • członkowie zarządów i rad nadzorczych,
  • pracownicy księgowości,
  • pracownicy kadr,
  • osoby zajmujące się zawieraniem umów różnego typu.

Kwalifikowane podpisy elektroniczne w firmach uzyskują konkretne osoby fizyczne, po przejściu procesu weryfikacji tożsamości (np. na podstawie dowodu osobistego lub paszportu). Jeden certyfikat kwalifikowany przyporządkowany jest wyłącznie jednej osobie i zawiera jej imię, nazwisko, numer PESEL lub NIP oraz opcjonalnie – nazwę stanowiska pracy.

Ten artykuł może cię zainteresować:

Sprawdź ofertę podpisów kwalifikowanych

Kwalifikowany podpis elektroniczny dla firm – zastosowanie

E-podpis dla firmy jest wszechstronną usługą zaufania i może być wykorzystywany na terenie całej Unii Europejskiej, zarówno w transakcjach zawieranych między podmiotami prywatnymi, jak i w kontaktach z administracją publiczną.

Podpis z certyfikatem kwalifikowanym służy przede wszystkim do podpisywania standardowej dokumentacji elektronicznej w organizacji, tj.:

  • umowy cywilnoprawne,
  • umowy leasingu,
  • umowy ubezpieczenia,
  • faktury,
  • oferty handlowe,
  • dokumenty prawne różnego typu (np. pisma procesowe),
  • wnioski,
  • zaświadczenia,
  • umowy o pracę,
  • akta pracownicze,
  • polityki firmowe,
  • procedury,
  • regulaminy.

Kwalifikowany podpis dla firmy wykorzystywany jest także w kontaktach z administracją publiczną drogą online, między innymi do następujących czynności: 

  • logowanie do polskich systemów e-administracji,
  • składanie deklaracji podatkowych,
  • podpisywanie sprawozdań finansowych (portal S24, e-KRS),
  • udział w aukcjach i przetargach (polskich i europejskich),
  • składanie wniosków o dotacje z Unii Europejskiej,
  • kontakt z organami administracji publicznej działających w krajach Unii Europejskiej.

Podpis kwalifikowany jest najbardziej wszechstronnym rodzajem podpisu elektronicznego. Jego uniwersalność wynika z mocy prawnej równej podpisowi własnoręcznemu,  bezpieczeństwa stosowanych rozwiązań technologicznych i łatwości weryfikacji.

Kwalifikowany e-podpis dla firmy – rodzaje

Pracownicy zatrudnieni w firmach mogą korzystać z różnych rodzajów podpisu kwalifikowanego. Należą do nich:

  • e-podpis na stykowej karcie kryptograficznej z czytnikiem
  • e-podpis na karcie SIM z urządzeniem USB
  • chmurowy podpis elektroniczny

E-podpis dla firmy na karcie

Najczęściej spotykanym typem nośnika dla podpisu kwalifikowanego jest bezpieczna karta kryptograficzna z chipem, zbliżona wyglądem do karty płatniczej. Do jej obsługi niezbędny jest specjalistyczny czytnik, który umożliwia złożenie e-podpisu z wykorzystaniem specjalnego oprogramowania desktopowego. Rozwiązanie to jest zazwyczaj stosowane przez pracowników firm korzystających z komputerów stacjonarnych.

Alternatywą dla dużej kart stykowej jest poręczne urządzenie USB wyposażone w niewielką kartę SIM, na której znajduje się certyfikat kwalifikowany. Jego kompaktowe rozmiary i łatwość obsługi sprawiają, że urządzenie sprawdza się zarówno do pracy przy komputerze stacjonarnym, jak i laptopie.

Chmurowy e-podpis dla firmy

Niezwykle wygodnym i najbardziej zaawansowanym technologicznie rozwiązaniem wśród podpisów elektronicznych jest e-podpis w chmurze. Eliminuje on konieczność korzystania z fizycznych nośników, takich jak czytniki i urządzenia USB. Aby złożyć podpis, wystarczy zainstalować uwierzytelniającą aplikację mobilną na smartfonie. To rozwiązanie jest szczególnie przydatne dla osób pracujących zdalnie lub w organizacjach o rozproszonej strukturze.

Ten artykuł może cię zainteresować:

Jak uzyskać podpis elektroniczny dla firmy?

Proces uzyskania elektronicznego podpisu dla firmy i jej pracowników nie jest skomplikowany i obejmuje kilka etapów:

  • Zakup e-podpisu – Podpis kwalifikowany można kupić w certyfikowanych dostawców usług zaufania poprzez ich sklepy internetowe. Podczas składania zamówienia należy wybrać okres ważności podpisu oraz dodatkowe usługi (np. znaczniki czasu).
  • Weryfikacja tożsamości – Uzyskanie podpisu kwalifikowanego przez pracownika firmy wymaga potwierdzenia tożsamości osoby, na którą jest wydawany. Proces ten można przeprowadzić w oparciu o stacjonarną wizytę w centrali dostawcy, w punkcie partnerskim lub poprzez wideoweryfikację drogą online.
  • Aktywacja e-podpisu – Po pozytywnej weryfikacji tożsamości, użytkownik otrzymuje wiadomość e-mail z instrukcją dotyczącą aktywowania podpisu kwalifikowanego oraz instalacji niezbędnego oprogramowania podpisującego. Aktywacja zajmuje około 15 minut.

Ten artykuł może cię zainteresować:

Kwalifikowany podpis elektroniczny dla firmy – podsumowanie

Kwalifikowany podpis elektroniczny dla firm to nowoczesne narzędzie, które rewolucjonizuje sposób prowadzenia biznesu. Pozwala ono na bezpieczne i prawnie wiążące podpisywanie dokumentów elektronicznych w kontaktach z kontrahentami oraz administracją publiczną. Dzięki temu podpisowi przedsiębiorstwa mogą przyspieszyć swoje procesy, ograniczyć koszty związane z papierową dokumentacją oraz zwiększyć bezpieczeństwo cyfrowych transakcji.

Kwalifikowany podpis dla firmy może być wykorzystany do podpisywania różnego rodzaju dokumentów, tj. umowy, faktury, deklaracje podatkowe czy wnioski o dofinansowanie. Jest dostępny w kilku wariantach, m.in. na karcie kryptograficznej, urządzeniu USB lub w chmurze, co pozwala wybrać rozwiązanie najlepiej dopasowane do indywidualnych potrzeb użytkowników.

Kup podpis kwalifikowany