Data publikacji: 29/07/24

Podpis kwalifikowany to cyfrowe narzędzie, które wykorzystywane jest już praktycznie w każdej branży. Pozwala on na szybsze procesowanie umów, sprawny, elektroniczny obieg dokumentów czy załatwienie wielu spraw urzędowych bez wychodzenia z domu. Nic dziwnego, że rozwiązanie to znalazło zastosowanie w zarządzaniu kwestiami pracowniczymi, czyli obszarze Human Resources. Jak można wykorzystać kwalifikowany podpis elektroniczny w kadrach i HR? Jakie rodzaje e-dokumentów można nim podpisywać? Odpowiedź na te pytania znajdziesz w tym artykule. 

Na skróty:

Jak działa kwalifikowany podpis elektroniczny?

Kwalifikowany podpis elektroniczny pozwala na podpisywanie dokumentów elektronicznych, które mogą z powodzeniem zastąpić tradycyjne dokumenty papierowe. Jego działanie opiera się na zastosowaniu certyfikatu kwalifikowanego, zawierającego elektroniczne dane właściciela podpisu, których nie można zmodyfikować lub zmienić. Dzięki temu podpis kwalifikowany jest narzędziem, które jednoznacznie weryfikuje tożsamość osoby podpisującej. W świetle aktualnych przepisów prawa jest on traktowany jako równoważny podpisowi własnoręcznemu. 

Stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego regulują następujące akty prawne: 

  • rozporządzenie eIDAS, czyli rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym;
  • ustawie z dnia 5 września 2016 roku o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U.2021.1797).

Jeśli przepisy prawa wymagają dokonania danej czynności (np. podpisania umowy) „na piśmie” czy też „w formie pisemnej” pod rygorem nieważności, czynność ta może zostać dopełniona na dokumencie elektronicznym z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. 

Te artykuły mogą cię zainteresować: 

Sprawdź ofertę podpisów kwalifikowanych

Zastosowanie podpisu elektronicznego w kadrach

Dział kadr jest niezwykle ważną jednostką w każdej firmie czy instytucji. Do jego zadań należy koordynowanie spraw formalno-prawnych, które wiążą się z zatrudnieniem pracowników, prowadzenie dokumentacji osób zatrudnionych (akt osobowych), a także przestrzeganie przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. 

Od 2019 roku polskie firmy mają możliwość prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Oznacza to, że pracodawca może całkowicie lub częściowo zrezygnować z tradycyjnej dokumentacji papierowej. Cyfryzacja niektórych dokumentów pracowniczych, w tym tych zaliczanych do akt osobowych, wymaga jednak zachowania ich integralności i podpisania kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub opatrzenia pieczęcią elektroniczną. 

Te artykuły mogą cię zainteresować: 

Kwalifikowany podpis elektronicznych w kadrach może być stosowany w różnych rodzajach dokumentów, przygotowanych w formie cyfrowej, które wymagają formy pisemnej. Należą do nich, m.in.: 

  • umowa o pracę, 
  • umowa zlecenie i umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich, 
  • umowa o zakazie konkurencji, 
  • umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych,
  • pełnomocnictwo dla pracownika, 
  • rozliczenia PIT, 
  • skierowanie na badania lekarskie (wstępne, okresowe, kontrolne),
  • orzeczenie lekarskie, 
  • zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP,
  • rozwiązanie umowy o pracę,
  • świadectwo pracy. 

Istnieje także szereg dokumentów kadrowych, które prawnie nie wymagają podpisu kwalifikowanego równoważnego z własnoręcznym, jednak mogą być podpisywane tym narzędziem. Przykładowo, są to kontrakty menedżerskie, regulaminy pracy, zakresy obowiązków, wnioski urlopowe, ewidencje czasu pracy, listy płac i wiele innych. 

Zastosowanie podpisu elektronicznego w HR

Działy Human Resources organizacjach zwykle odpowiedzialne są za realizację zadań z zakresu rekrutacji oraz szkoleń. Poza nadzorem standardowymi działaniami kadrowymi, zajmują się szeroko pojętym rozwojem pracowników. 

Na etapie rekrutacji, kwalifikowany podpisu elektronicznego może znaleźć zastosowanie w przygotowaniu listów intencyjnych i umów przedwstępnych o pracę ze szczegółowymi porozumieniami przed kontraktowymi, które w niektórych przypadkach mogą być wiążące prawnie. Podpis kwalifikowany w HR może służyć również do podpisania właściwej umowy o pracę, która prawnie wymaga formy pisemnej, a także umów B2B popularnych w branży nowych technologii. Rozwiązanie to jest szczególnie wygodne w zdalnych procesach rekrutacji, kiedy centralę firmy dzieli od przyszłych pracowników wiele kilometrów. 

Dzięki rozporządzeniu eIDAS, kwalifikowany podpis elektroniczny wydany w Polsce uznawany jest we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej. Z jego pomocą specjaliści HR mogą zawrzeć umowę z pracownikiem z innego kraju szybko i sprawnie. 

Podpis kwalifikowany czy platforma obiegu obiegu dokumentów?

W Polsce wiele firm korzysta już z podpisu kwalifikowanego w codziennych czynnościach biznesowych. Niektóre firmy procesują dokumenty elektroniczne zapisując je na dysku i przesyłając do współpracowników czy kontrahentów za pomocą poczty elektronicznej. O ile w małej firmie takie rozwiązanie może być w zupełności wystarczające, o tyle większe przedsiębiorstwa mogą napotkać problemy, które wiążą się m.in. z segregacją i archiwizacją dokumentów elektronicznych czy śledzeniem i scalaniem zmian w plikach. 

Z uwagi na dużą ilość cyfrowej dokumentacji, duże organizacje bardzo często decydują się na wdrożenie systemów EOD, czyli elektronicznego obiegu dokumentów. Specjalne oprogramowanie pozwala na uproszczenie i skrócenie wielu procesów, które do tej pory musiały być wykonywane przez pracowników manualnie. 

Do najważniejszych korzyści płynących z wykorzystania elektronicznego obiegu dokumentów należą m.in.: 

  • Logiczne repozytorium dokumentów dostępne dla pracowników – Stosując system EOD organizacja może archiwizować wszystkie dokumenty w jednym miejscu. Pracownicy nie muszą gromadzić ich w segregatorach, a odszukanie konkretnego pliku staje się znacznie łatwiejsze.

  • Automatyzacja procesów – Elektroniczny obieg dokumentów przyspiesza wiele procesów biznesowych, skracając czas potrzebny na przetwarzanie i zatwierdzanie cyfrowych plików. System ułatwia automatyzację codziennych czynności, np. obieg faktur, zaświadczeń czy wniosków urlopowych. Dzięki temu zmniejsza się ryzyko popełniania błędów przez ludzi, a poziom efektywności pracy w przedsiębiorstwie znacząco wzrasta.
  • Możliwość podpisywania plików podpisem elektronicznym – Kwalifikowany podpis elektroniczny może zostać zintegrowany z platformą EOD za pomocą API. Dzięki temu osoba podpisująca dokumenty dokonuje wszytskich czynności w jednym miejscu, co porządkuje wewnętrzne procesy w organizacji. 

Kwalifikowany podpis elektroniczny dla kadr i działów HR – podsumowanie 

Kwalifikowany podpis elektroniczny to narzędzie, które znacząco usprawnia procesy w działach kadr i HR. Pozwala na szybkie i bezpieczne podpisywanie umów, dokumentów pracowniczych oraz dokonywania innych formalności, które wymagają formy pisemnej. W świetle przepisów prawa, od 2019 roku polskie firmy mogą prowadzić całą dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, co dodatkowo przekłada się na efektywność pracy przedsiębiorstwa. 

W działach HR podpis kwalifikowany przydaje się w rekrutacji, przygotowywaniu umów o pracę, umów B2B, a także wielu innych dokumentów niezbędnych w zatrudnianiu pracowników, które tworzą e-akta osobowe. Narzędzie może zostać zintegrowane z systemami elektronicznego obiegu dokumentów (EOD), które wspierają automatyzację procesów wewnętrznych i minimalizują ryzyko popełnianych błędów.