Notariusz w codziennej pracy przy poświadczaniu dokumentów może skorzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Usprawnia to codzienną pracę, a sam podpis jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. Co warto o nim wiedzieć? Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny dla notariusza, gdzie go wyrobić i w jakich sytuacjach można z niego skorzystać?
Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny dla notariusza?
Kwalifikowany podpis elektroniczny dla notariusza to forma podpisu elektronicznego, który zgodnie z przepisami eIDAS i ustawą o podpisie elektronicznym ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny czy pieczęć notariusza i uznawany jest w całej Unii Europejskiej przy podpisywaniu dokumentów wymagających formy pisemnej pod rygorem nieważności. Od zwykłego podpisu elektronicznego różni się nie tylko mocą, ale też certyfikatem wydawanym przez dostawcę usług zaufania z listy udostępnionej przez Narodowe Centrum Certyfikacji na stronie NCCert.pl.
Kwalifikowany podpis elektroniczny dla notariusza musi być zgodny z wymogami Centralnego Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych oraz Krajowej Rady Notarialnej.
W przypadku czynności notarialnych posługiwanie się podpisem elektronicznym zwykłym lub zaawansowanym jest nieakceptowane. Nie spełniają one wymagań przepisowych, co może skutkować nieważnością czynności notarialnej lub dokumentu. Do czynności notarialnych należy stosować kwalifikowany podpis elektroniczny z certyfikatem.
Zwykły e-podpis = brak mocy prawnej
Kwalifikowany e-podpis = pełna moc prawna, uznawany w całej UE
Podstawy prawne określające moc prawną kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz potencjał jego zastosowania to przede wszystkim Ustawa o podpisie elektronicznym z dnia 18 września 2001 roku oraz Rozporządzenie eIDAS. W tej grupie profesjonalistów zastosowanie ma też Prawo o notariacie z 14 lutego 1991 roku wraz z późniejszymi zmianami, w tym zwłaszcza art. 92, 95 i 97.
Do czego notariusz może używać podpisu elektronicznego?
Notariusz może używać kwalifikowanego podpisu elektronicznego do poświadczania szeregu dokumentów i czynności notarialnych, w tym m.in.:
- podpisywania aktów notarialnych i wypisów elektronicznych,
- wysyłania pism do sądów, urzędów, ZUS, KRS czy jednostek samorządu terytorialnego,
- wprowadzania wpisów dotyczących aktu poświadczenia dziedziczenia do Rejestru Spadkowego,
- poświadczania dokumentów urzędowych w formie cyfrowej,
- poświadczania zgodności odpisu, wyciągu lub kopii z dokumentem okazanym w formie papierowej,
- podpisywania umów cywilnoprawnych, pełnomocnictw, e-faktur, testamentów, umowy sprzedaży itd.,
- potwierdzania swojej tożsamości w różnych sytuacjach biznesowych i zawodowych,
- składanie wniosków urzędowych i obsługa prywatnych spraw online (np. wniosek o pozwolenie na budowę, obsługa ePUAP).
Zgodnie z przepisami Rozporządzenia eIDAS kwalifikowany podpis elektroniczny dla notariusza honorowany jest w całej Unii Europejskiej, gdzie zachowuje moc prawną podpisu własnoręcznego, a także coraz częściej w krajach spoza UE. Kwalifikowany podpis elektroniczny dla notariusza nie może być wykorzystywany w sprawach związanych z przeniesieniem praw majątkowych. Wówczas wymagany jest podpis własnoręczny.
Korzyści z posiadania podpisu kwalifikowanego
Podstawowe korzyści z posiadania podpisu kwalifikowanego przez notariusza to oszczędność czasu, komfort i wygoda pracy, a także zachowanie mocy prawnej dokumentów na terenie całej Unii Europejskiej przy jednoczesnym wzroście ich bezpieczeństwa i integralności. To jednak nie wszystko. Poniższa tabela przedstawia najważniejsze korzyści.
| Korzyść | Dlaczego? |
| Oszczędność czasu i kosztów |
|
| Bezpieczeństwo i integralność |
|
| Wiarygodność zawodowa |
|
| Mobilność i wygoda pracy |
|
| Atut w pracy z obcokrajowcami |
|
| Większa atrakcyjność dla klientów |
|
Jakie dane musi zawierać certyfikat podpisu kwalifikowanego dla notariusza?
Certyfikat kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydawany dla notariusza domyślnie zawiera takie dane jak:
- imię i nazwisko notariusza,
- informację o okresie ważności certyfikatu kwalifikowanego np. ważny do 19/11/2026
- unikatowy numer seryjny certyfikatu,
- kod kraju wydania certyfikatu np. PL,
- nazwę kwalifikowanego dostawcy usługi zaufania (np. EuroCert),
- klucz kryptograficzny,
Opcjonalnie:
- tytuł zawodowy Notariusz (wpisywany po okazaniu poświadczenia nadania tytułu notariusza).
- numer wpisu na listę notariuszy nadany przez Ministerstwo Sprawiedliwości wpisany jako pole dodatkowe CN, np.: TP/XX/RR.
Dokumenty podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez notariusza muszą być zapisane w formacie PDF, dzięki czemu podpisane dokumenty są identyfikowane nie tylko w Polsce, ale też w innych krajach Unii Europejskiej korzystających z podpisów kwalifikowanych.
Podpis kwalifikowany dla notariusza jest przypisywany do konkretnej osoby i ma charakter indywidualny oraz pod żadnym pozorem nie może być współdzielony. Dzięki temu zapewnia jednoznaczną identyfikację notariusza w obiegu krajowym i międzynarodowym.
Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny dla notariusza?
Kwalifikowany podpis elektroniczny dla notariusza wydawany jest przez kwalifikowanych dostawców usług zaufania z listy Narodowego Centrum Certyfikacji, np. EuroCert. W zależności od sposobu weryfikacji tożsamości, podpis kwalifikowany dla notariusza może zostać wydany nawet tego samego dnia. Weryfikacja tożsamości podpisu wraz z danymi do świadczenia usług notarialnych to nic innego jak potwierdzenie danych z dokumentem tożsamości oraz poświadczenie nadania tytułu notariusza. Poniżej przedstawiamy procedurę wydania podpisu kwalifikowanego dla notariusza krok po kroku:
- Wybierz wariant podpisu oraz opłać zamówienie – z oferty dostawcy usług zaufania wybierz interesujący Cię wariant podpisu: podpis na karcie kryptograficznej lub podpis w chmurze, a także okres ważności obowiązywania certyfikatu od 1 do 3 lat, a następnie opłać zakup pakietu zgodnie z instrukcją.
- Zweryfikuj tożsamość oraz poświadczenia notariusza – na tym etapie weryfikowana jest tożsamość osoby kupującej kwalifikowany podpis elektroniczny dla notariusza. Weryfikacja może odbyć się w stu procentach online w ramach wideoweryfikacji lub osobiście w Punkcie Partnerskim dostawcy usług zaufania. Notariusz dodatkowo w trakcie weryfikacji musi przedstawić poświadczenie nadania tytułu notariusza oraz ważny i czytelny dokument tożsamości.
- Zainstaluj i aktywuj podpis – po przejściu przez procedurę weryfikacji tożsamości kupujący otrzymuje kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego dla notariusza oraz niezbędne narzędzia, w tym: software i instrukcję instalacji oprogramowania czy też kartę kryptograficzną z czytnikiem i zależy to od wybranego wariantu podpisu. Po instalacji oprogramowania należy aktywować podpis zgodnie z instrukcją i sprawdzić poprawność jego działania. Od tego momentu można poświadczać dokumenty notarialne w formie cyfrowej z zachowaniem ich mocy prawnej.
Wpływ na końcową cenę kwalifikowanego podpisu elektronicznego ma oferta danego dostawcy usług zaufania, długość obowiązywania certyfikatu oraz wariant podpisu (karta i czytnik lub chmura).
Najczęstsze pytania notariuszy
Czy każdy akt notarialny mogę wydać tylko w formie elektronicznej?
Nie. Ze względu na swoją specyfikę akty notarialne wymagają osobistego stawiennictwa stron i notariusza, a także podpisu własnoręcznego i formy papierowej, jednak wypisy aktów notarialnych można wydawać w formie cyfrowej.
Czy inny notariusz może używać mojego podpisu?
Kwalifikowany podpis elektroniczny z certyfikatem przypisany jest do konkretnego notariusza i nie wolno go współdzielić. Udostępnianie go innym osobom lub posługiwanie się e-podpisem innej osoby jest prawnie zabronione.
Czy kwalifikowany podpis elektroniczny można używać w innych krajach?
Notariusz może korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego w całej Unii Europejskiej, gdzie zachowuje on swoją moc prawną równą podpisowi własnoręcznemu. Na jego honorowanie decyduje się też coraz więcej państw spoza UE.
Jak długo ważny jest certyfikat e-podpisu dla notariusza?
Kwalifikowany podpis elektroniczny dla notariusza może mieć certyfikat ważny przez: 1, 2 lub 3 lata i wpływa to na jego końcową cenę.
Czy wszystkie urzędy akceptują e-dokumenty notarialne?
Zgodnie z prawem wszystkie urzędy w Unii Europejskiej powinny akceptować e-dokumenty notarialne, jednak warto się wcześniej upewnić. Jeżeli wersja cyfrowa zostanie odrzucona, to należy dostarczyć dokument w wersji papierowej.
Gdzie uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny dla notariusza?
Kwalifikowany podpis elektroniczny dla notariusza można wyrobić tylko u dostawcy usług zaufania znajdującego się w rejestrze Narodowego Centrum Certyfikacji.
Czy Profil Zaufany może zastąpić kwalifikowany podpis elektroniczny?
Nie. Profil Zaufany nie jest zamiennikiem kwalifikowanego podpisu elektronicznego notariusza i nie może być stosowany przy poświadczaniu czynności notarialnych. Przeznaczony jest tylko do obsługi wniosków w administracji publicznej i nie ma takiej mocy.
Kwalifikowany podpis elektroniczny dla notariusza – podsumowanie
Kwalifikowany podpis elektroniczny dla notariusza wpływa korzystnie na komfort codziennej pracy oraz pozwala na podpisywanie szeregu dokumentów służbowych i prywatnych w wersji cyfrowej. To nie tylko realna oszczędność czasu i pieniędzy, ale także budowanie wizerunku świadomego i nowoczesnego notariusza. Do tego kwalifikowany podpis elektroniczny ma moc prawną podpisu własnoręcznego i honorowany jest w całej Unii Europejskiej. Można wyrobić go tylko u kwalifikowanego dostawcy usług zaufania.
