Osoba fizyczna może zdecydować się na wyrobienie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który ma moc prawną własnoręcznego podpisu i ułatwia zdalne podpisywanie dokumentów. Czym dokładnie jest ten rodzaj podpisu elektronicznego, jak go wyrobić i jakie ma zastosowanie w praktyce w kontekście osób fizycznych? Poznaj najważniejsze informacje na ten temat.
Kwalifikowany podpis elektroniczny dla osoby fizycznej – czym jest i kto może z niego korzystać?
Kwalifikowany podpis elektroniczny dla osoby fizycznej to najwyższa forma podpisu elektronicznego, która jest równoważna podpisowi własnoręcznemu i można stosować ją przy dokumentach wymagających formy pisemnej pod rygorem nieważności i z tego podpisu mogą korzystać zarówno osoby fizyczne, jak i przedsiębiorcy i osoby piastujące funkcje publiczne. Podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem przypisywany jest do danej osoby fizycznej i może być wykorzystywany tylko przez nią, co gwarantuje jego autentyczność oraz najwyższą integralność dokumentu.
Korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego warunkowane jest rozporządzeniem eIDAS, na podstawie którego jest to podpis honorowany w całej Unii Europejskiej. Ułatwia to podpisywanie dokumentów o zasięgu krajowym oraz międzynarodowym. Przydaje się m.in. podczas podpisywania umowy o pracę, umowy najmu lub zakupu mieszkania, deklaracji podatkowej czy też dokumentów wyjaśniających w Urzędzie Skarbowym i Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Obecnie kwalifikowany podpis elektroniczny może wyrobić każda pełnoletnia osoba, która posiada pełną zdolność do czynności prawnej, w tym nie tylko przedsiębiorca, ale także freelancer, pracownik, student podpisujący umowy cywilnoprawne i każdy inny obywatel.
Kwalifikowany podpis elektroniczny dla osoby fizycznej – zastosowanie
Osoba fizyczna może wykorzystywać kwalifikowany podpis elektroniczny w kontakcie z urzędami, a także w relacjach zawodowych i prywatnych. Przydaje się wtedy, gdy można podpisać dokument elektronicznie, jednak wymaga to najwyższego standardu zabezpieczeń i zachowania formy pisemnej. Jak już wspomniano, kwalifikowany podpis elektroniczny ma moc prawną własnoręcznego podpisu i honorowany jest w całej Unii Europejskiej, a także w wielu innych krajach
Na co dzień osoba fizyczna może poświadczać kwalifikowanym podpisem elektronicznym takie dokumenty jak m.in.:
- umowy cywilnoprawne,
- umowy ubezpieczenia,
- umowy najmu,
- wnioski o świadczenia,
- dokumenty bankowe,
- dokumenty przetargowe,
- logowanie do e-administracji,
- pisma procesowe i odwołania,
- wnioski o wpis do rejestrów publicznych,
- składanie oświadczeń woli.
To najczęstsze przykłady zastosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego w praktyce. Dużym atutem tego podpisu elektronicznego jest to, że można posługiwać się nim z dowolnego miejsca na świecie. Wystarczy dostęp do sieci i posiadanie aktywnego podpisu, co przydaje się w trakcie podróży służbowych i wakacyjnych.
Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny dla osoby fizycznej?
Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego możliwe jest tylko u kwalifikowanego dostawcy usług zaufania np. EuroCert. Wykaz tych firm znajduje się na liście Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert).
Podstawy podział obejmuje:
- kwalifikowany podpis elektroniczny na karcie kryptograficznej,
- kwalifikowany podpis elektroniczny w chmurze.
Kwalifikowany podpis elektroniczny na karcie
Kwalifikowany podpis elektroniczny na karcie kryptograficznej wydawany jest na zewnętrznym urządzeniu. Do jego złożenia niezbędne jest użycie czytnika kart, którego zadaniem jest odczytanie danych z karty. Takie rozwiązanie zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa oraz trwałość rozwiązania, oraz odporność na ewentualne ataki sieciowej. Wśród wad wymienia się: konieczność posiadania czytnika kart, ryzyko uszkodzenia lub zgubienia karty czy też mniejszą mobilność. Do tego koszt wyrobienia tego typu podpisu jest wyższy niż w przypadku wariantu w chmurze.
Kwalifikowany podpis elektroniczny w chmurze
Kwalifikowany podpis elektroniczny w chmurze obsługiwany jest przez specjalne oprogramowanie, przy czym dane zapisane są w chmurze, a następnie szyfrowane. W ten sposób zabezpiecza się je przed dostępem niepożądanych osób. Ceniony jest za wygodę, ponieważ można korzystać z niego na komputerze, tablecie lub smartfonie bez konieczności posiadania karty i zewnętrznego czytnika. Rozwiązanie chmurowe jest prostsze we wdrożeniu, jednak korzystanie z niego wymaga dostępu do internetu. W przypadku problemów z łączem może dojść do trudności z podpisaniem dokumentu oraz czasowej niedostępności podpisu. Co do zasady zakup kwalifikowanego podpisu elektronicznego wiąże się z mniejszym wydatkiem, co może mieć decydujące znaczenie dla osoby fizycznej.
Wyrobienie podpisu kwalifikowanego jest relatywnie proste i składa się z kilku podstawowych etapów. Po pozytywnej weryfikacji proces wygenerowania szyfrowanego klucza trwa do kwadransa. Poniżej kroki niezbędne do wyrobienia i aktywacji tego rodzaju e-podpisu dla osoby fizycznej.
- Wybór dostawcy usług zaufania – wybierz dostawcę usług zaufania z listy udostępnionej przez NCCert. Wśród tych dostawców znajduje się np. EuroCert.
- Dobór rodzaju i zakup podpisu – wybierz rodzaj kwalifikowanego podpisu elektronicznego (wariant chmurowy lub z kartą kryptograficzną) oraz okres obowiązywania certyfikatu, a następnie dokonaj płatności.
- Weryfikacja tożsamości – proces weryfikacji tożsamości polega na sprawdzeniu danych na podstawie dokumentu tożsamości np. dowodu osobistego lub paszportu. Weryfikacja odbywa się online lub w jednym z autoryzowanych Punktów Partnerskich dostawcy.
- Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego – po weryfikacji dostawca wygeneruje certyfikat kwalifikowany podpisu elektronicznego oraz udostępni Ci niezbędne oprogramowanie do jego obsługi czy też kartę kryptograficzną z czytnikiem. Trwa to do 15 minut.
- Instalacja i aktywacja – po otrzymaniu certyfikatu wystarczy zainstalować oprogramowanie oraz aktywować podpis elektroniczny zgodnie z instrukcją dostawcy. Rekomendujemy testowe podpisanie dokumentu, aby sprawdzić, czy wszystko działa należycie.
Kwalifikowany podpis elektroniczny dla osoby fizycznej – korzyści
Korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego dla osoby fizycznej jest wygodne, bezpieczne i praktyczne. Dzięki temu zaoszczędzisz cenny czas oraz zapewnisz sobie wysoką integralność dokumentu, oraz moc prawną podpisu własnoręcznego. To kolejny krok w kierunku cyfryzacji codziennego życia.
Największe korzyści posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego przez osobę fizyczną to:
- moc prawna podpisu własnoręcznego,
- zachowanie formy pisemnej podpisywanych dokumentów,
- wysoki standard bezpieczeństwa i ochrony przed fałszerstwami,
- oszczędność czasu i pieniędzy w trakcie podpisywania dokumentów,
- wysoka mobilność w przypadku podpisu w chmurze,
- ułatwiony kontakt z administracją publiczną,
- ważność na terenie Polski i całej Unii Europejskiej.
Kwalifikowany podpis elektroniczny dla osoby fizycznej – podsumowanie
Coraz więcej osób fizycznych decyduje się na wyrobienie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Ułatwia to codzienne funkcjonowanie i skraca proces zdalnego podpisywania dokumentów z zachowaniem formy pisemnej i najwyższej mocy prawnej. Ten rodzaj podpisu elektronicznego może być wykorzystywany do poświadczania różnego rodzaju umów cywilnoprawnych, dokumentów księgowych czy wniosków do administracji publicznej. Wyrobienie kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest bardzo proste. Sprawdź oferty certyfikowanych dostawców i wybierz podpis, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.
