Tłumacz przysięgły może podpisywać dokumenty z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. To znaczne ułatwienie w codziennej pracy. Jednocześnie tego typu podpis jest równoważny prawnie własnoręcznemu. Co warto wiedzieć o kwalifikowanym podpisie elektronicznym dla tłumacza przysięgłego i gdzie go wyrobić?
- Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny dla tłumacza?
- Do czego tłumacz może używać podpisu elektronicznego?
- Korzyści z posiadania podpisu kwalifikowanego
- Jakie dane musi zawierać certyfikat podpisu kwalifikowanego dla tłumacza przysięgłego?
- Jak podpisać tłumaczenie elektronicznie i na co zwrócić uwagę?
- Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny?
- Najczęstsze pytania tłumaczy przysięgłych – FAQ
- Kwalifikowany podpis elektroniczny dla tłumacza przysięgłego – podsumowanie
Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny dla tłumacza?
Kwalifikowany podpis elektroniczny dla tłumacza przysięgłego to forma podpisu elektronicznego, który posiada certyfikat kwalifikowany i ma moc prawną podpisu własnoręcznego, który w codziennej pracy tłumacza może być wykorzystywany do potwierdzania elektronicznie autentyczności tłumaczeń przysięgłych oraz odpisów pism. Zgodnie z art. 18 ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego (Dz.U. 2019 poz. 1326 z późn. zm.), tłumacz może sporządzać tłumaczenia poświadczone w postaci papierowej albo w postaci elektronicznej.
Jeśli tłumaczenie sporządzone jest w postaci elektronicznej, musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym tłumacza przysięgłego. Taka forma ma pełną moc prawną i jest równoważna z wersją papierową.
Art. 18 § 1a Tłumacz przysięgły może, za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, poświadczyć tłumaczenie lub odpis pisma w postaci elektronicznej. Poświadczenie odpisu pisma w postaci elektronicznej może być dokonane tylko na podstawie oryginału, tłumaczenia lub odpisu dokumentu w formie pisemnej.
Podpis kwalifikowany ma taką samą moc prawną co podpis własnoręczny i pieczęć tłumacza przysięgłego. Kwalifikowany podpis elektroniczny to jedyny rodzaj podpisu elektronicznego, który zachowuje swoją moc prawną w przypadku tłumaczeń przysięgłych.
Sprawdź ofertę podpisów kwalifikowanych
Do czego tłumacz może używać podpisu elektronicznego?
Zgodnie z Ustawą z 2004 roku tłumacz przysięgły za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego może poświadczać tłumaczenia i odpisy pism w formie elektronicznej. Ponadto kwalifikowany podpis elektroniczny może być przez niego wykorzystywany do podpisywania umów cywilnoprawnych, e-faktur i udziału w przetargach oraz potwierdzania tożsamości online w obiegu prawnym i biznesowym.
Przykładowe dokumenty, które można podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym z zachowaniem ich mocy prawnej i formy pisemnej to:
- akty notarialne,
- akty stanu cywilnego,
- dyplomy,
- dokumentacja medyczna,
- kontrakty,
- pełnomocnictwa,
- umowy sprzedaży,
- umowy inwestycyjne,
- i inne.
Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS kwalifikowany podpis elektroniczny jest honorowany we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Do tego w ostatnich latach obserwuje się wzrost jego akceptacji w krajach niebędących członkami europejskiej wspólnoty. Obecnie kwalifikowany e-podpis z certyfikatem z powodzeniem wykorzystywany jest też do załatwiania szeregu prywatnych spraw online, w tym uzyskania zaświadczenia o niekaralności czy pozwolenia budowlanego. Z punktu widzenia tłumacza przysięgłego potencjał wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest szeroki.
Korzyści z posiadania podpisu kwalifikowanego
Podstawowe korzyści z posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego przez tłumacza przysięgłego to oszczędność czasu, wygoda i zachowanie mocy prawnej dokumentów podpisywanych w formie elektronicznej. Ponadto tłumacze posiadający tę formę e-podpisu potwierdzają, że inwestują w swój rozwój i są w stanie świadczyć usługi jeszcze lepiej dopasowane do wymagań rynku, co wpływa na ich popularność wśród klientów. Poniższa tabela przedstawia przykładowe korzyści.
| Korzyść | Dlaczego? |
| Oszczędność czasu i kosztów |
|
| Bezpieczeństwo i integralność |
|
| Mobilność i wygoda pracy |
|
| Ekologia i nowoczesny wizerunek |
|
| Wiarygodność zawodowa |
|
| Większa atrakcyjność dla klientów |
|
| Atut w pracy z obcokrajowcami |
|
| Przewaga konkurencyjna |
|
Jakie dane musi zawierać certyfikat podpisu kwalifikowanego dla tłumacza przysięgłego?
Certyfikat kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydawany dla tłumacza domyślnie zawiera takie dane jak:
- imię i nazwisko tłumacza,
- informację o okresie ważności certyfikatu kwalifikowanego np. ważny do 27/09/2026,
- nazwę kwalifikowanego dostawcy usługi zaufania ,
- unikatowy numer seryjny certyfikatu,
- kod kraju wydania certyfikatu np. PL,
- klucz kryptograficzny przypisany do tłumacza.
Opcjonalnie:
- numer zawodowy tłumacza nadany przez Ministerstwo Sprawiedliwości wpisany jako pole dodatkowe CN np. TP/XX/RR.
Numer zawodowy tłumacza przysięgłego (np. TP/32/25) standardowo nie jest ujmowany w certyfikacie kwalifikowanego podpisu. Aby numer zawodowy tłumacza przysięgłego znalazł się w certyfikacie kwalifikowanego podpisu, należy na etapie składania wniosku o jego wydanie poprosić dostawcę usług zaufania o umieszczenie tej informacji w polu CN (Common Name). Pole CN stanowi dodatkową przestrzeń w certyfikacie, w której można wpisać numer zawodowy tłumacza, co sprawia, że kwalifikowany podpis elektroniczny staje się jednoznacznie powiązany nie tylko z osobą, ale również z jej statusem tłumacza przysięgłego. Takie rozwiązanie zwiększa wiarygodność, buduje zaufanie klientów i ułatwia identyfikację tłumacza bez konieczności odwoływania się do dodatkowych dokumentów.
Chociaż nie istnieje przepis, który wprost nakazywałby umieszczanie numeru wpisu tłumacza w podpisie kwalifikowanym, to jego stosowanie w formule poświadczającej, choć dobrowolne, jest w praktyce standardem i jest zalecane przez środowiska tłumaczy.
Jeżeli Twój podpis nie zawiera numeru TP, możesz zawsze umieścić tę informację bezpośrednio w treści tłumaczenia poświadczonego lub w pieczęci tłumacza na dokumencie.
W codziennej pracy większość dokumentów tłumacza jest podpisywana w formacie PDF (PAdES), a sam certyfikat kwalifikowany umieszczany jest w treści dokumentu jako podpis wewnętrzny, co ułatwia weryfikację jego autentyczności i poprawności np. w programie Adobe Reader, który umożliwia weryfikację podpisów elektronicznych.
Jak podpisać tłumaczenie elektronicznie i na co zwrócić uwagę?
Podczas podpisywania tłumaczenia elektronicznie z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego należy umieścić w dokumencie formułę poświadczającą. Podaje się w niej język tłumaczenia oraz wskazuje formę dokumentu źródłowego, datę sporządzenia tłumaczenia oraz numer zawodowy tłumacza. Dokument do podpisu kwalifikowanym podpisem elektronicznym zaleca się przygotować w formacie PDF/A, który rekomendowany jest do archiwizacji. Ułatwia to proces długotrwałego przechowywania oraz weryfikacji treści tłumaczenia.
Następnym krokiem jest złożenie podpisu kwalifikowanego z wykorzystaniem programu do podpisywania. Po złożeniu cyfrowego podpisu należy zapisać i zabezpieczyć plik PDF.
Warto pamiętać o tym, że tłumaczenie podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym traci swoją ważność po wydruku. Oznacza to, że moc prawną zachowuje tylko jego wersja elektroniczna.
Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny?
Kwalifikowany podpis elektroniczny wydawany jest przez certyfikowanych dostawców usług zaufania, w tym EuroCert. Cała procedura wydania podpisu trwa mniej więcej 15 minut. Aby uzyskać podpis należy zweryfikować swoją dokument tożsamości, czyli dowód osobisty lub paszport. Następnie należy postępować zgodnie z poniższymi wskazówkami.
- Wybór wariantu podpisu i zakup – pierwszym krokiem jest wybór kwalifikowanego dostawcy usług zaufania uprawnionego do wydawania certyfikatów podpisu elektronicznego. Następnie należy zdecydować o wariancie podpisu tj. wybrać podpis na karcie kryptograficznej (wymaga użycia karty i czytnika podłączanego do komputera) lub podpis w chmurze (obsługiwany za pomocą aplikacji mobilnej i jednorazowych kodów autoryzacyjnych OTP).Dostępne pakiety różnią się okresem ważności certyfikatu (1, 2 lub 3 lata) oraz sposobem technicznego korzystania z podpisu. Po dokonaniu wyboru należy opłacić wybrany pakiet, aby przejść do kolejnych etapów procedury.
- Weryfikacja tożsamości oraz poświadczeń tłumacza przysięgłego – po zakupie podpisu u każdego z dostawcy wymagana jest weryfikacja tożsamości osoby ubiegającej się o podpis kwalifikowany tj. przeprowadzenie weryfikacji podanych danych z dowodu osobistego lub paszportu. Proces może odbyć się w pełni online (np. poprzez wideoweryfikację) albo stacjonarnie – w Punkcie Partnerskim wybranego dostawcy np. EuroCert.W przypadku tłumaczy przysięgłych, oprócz dokumentu tożsamości, wymagane jest także urzędowe poświadczenie numeru TP. Dokument ten należy przedstawić w trakcie procedury weryfikacyjnej, aby potwierdzić posiadane uprawnienia zawodowe.
- Instalacja i aktywacja – po pozytywnej weryfikacji tożsamości i poświadczeń tłumacza przysięgłego dostawca wydaje kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego oraz przekazuje niezbędne narzędzia: oprogramowanie i instrukcję instalacji, a w przypadku wariantu sprzętowego – także kartę kryptograficzną z czytnikiem. Kolejnym krokiem jest zainstalowanie oprogramowania zgodnie z wytycznymi dostawcy oraz aktywacja podpisu na wybranym nośniku lub w chmurze. Od tego momentu tłumacz przysięgły może w pełni korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, w szczególności przy poświadczaniu tłumaczeń oraz sporządzaniu odpisów dokumentów w formie elektronicznej.
Szczegółowy wykaz certyfikowanych dostawców usług zaufania znajduje się na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert.pl). Współcześnie kwalifikowane podpisy elektroniczne dostępne są w postaci kart i czytników oraz w chmurze. Rodzaj e-podpisu oraz długość obowiązywania certyfikatu wpływają na końcową cenę.
Po wyrobieniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego warto testowo podpisać minimum jeden dokument. Dzięki temu upewnisz się, że wszystko działa należycie i nauczysz się poświadczania dokumentów w ten sposób. W efekcie nic Cię nie zaskoczy w momencie, gdy trzeba będzie podpisać elektronicznie ważny dokument z zachowaniem jego formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Najczęstsze pytania tłumaczy przysięgłych – FAQ
Czy każde tłumaczenie mogę wydać tylko w formie elektronicznej?
Tak. Tłumacz przysięgły może wydać każde tłumaczenie tylko w postaci elektronicznej, jednak warto przygotować również wersję papierową.
Czy wszystkie urzędy przyjmują e-tłumaczenia?
Zgodnie z prawem wszystkie urzędy powinny akceptować tłumaczenia w wersji elektronicznej, jednak zawsze warto się upewnić w bezpośrednim kontakcie z daną instytucją.
Czy ktoś inny może używać mojego podpisu?
Nie. Kwalifikowany podpis elektroniczny może być wykorzystywany przez osobę, której dane zawiera. Udostępnianie go osobom trzecim czy też posługiwanie się podpisem innej osoby jest zabronione i grozi odpowiedzialnością karną.
Czy podpis działa za granicą?
Tak. Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS kwalifikowany podpis elektroniczny honorowany jest w całej Unii Europejskiej. Do tego na jego akceptację decyduje się wiele innych państw.
Czy mogę zastąpić QES Profilem Zaufanym?
Nie. Nie ma możliwości zamiany QES Profilem Zaufanym. Profil Zaufany przeznaczony jest tylko do obsługi wniosków w administracji publicznej i nie ma mocy prawnej w przypadku tłumaczeń przysięgłych.
Jak długo ważny jest certyfikat?
Certyfikat kwalifikowany wydawany jest zazwyczaj na rok lub dwa lata i po tym okresie należy go odnowić.
Co jeśli urząd odrzuci tłumaczenie elektroniczne?
W takiej sytuacji warto dostarczyć do urzędu wersję papierową tłumaczenia przysięgłego. Aby uniknąć komplikacji, warto wcześniej upewnić się, czy dana instytucja akceptuje e-tłumaczenia.
Kwalifikowany podpis elektroniczny dla tłumacza przysięgłego – podsumowanie
Kwalifikowany podpis elektroniczny dla tłumacza przysięgłego znacznie ułatwia codzienną pracę oraz pozwala na podpisywanie tłumaczeń i odpisów dokumentów w wersji elektronicznej. Przekłada się to na realną oszczędność czasu i pieniędzy. Obecnie kwalifikowany podpis elektroniczny akceptowany jest w całej Unii Europejskiej. Choć jego posiadanie nie jest obowiązkowe, to jednak wielu tłumaczy się na to decyduje. W ten sposób unowocześniają swoje usługi i są w stanie odpowiadać na potrzeby większego grona klientów. Kwalifikowany podpis elektroniczny dla tłumacza przysięgłego można wyrobić tylko u certyfikowanego dostawcy usług zaufania.
