Dlaczego przy obsłudze dokumentacji w eKRS warto skorzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego i jakie ma to znaczenie dla osoby podpisującej oraz integralności dokumentów? Dowiedz się, do czego służy system eKRS, kto z niego korzysta, jakie rodzaje e-podpisów są w nim honorowane oraz co przemawia za wyborem kwalifikowanego podpisu elektronicznego od certyfikowanego dostawcy usług zaufania.
Czym jest i do czego służy eKRS?
System eKRS to narzędzie uruchomione w 2012 roku i preznaczone do prostego zarządzania danymi rejestrowymi oraz innymi dokumentami wspierającymi działalność przedsiębiorców, oraz codzienne życie obywateli. Podstawowe funkcje tego systemu obejmują m.in.:
- rejestracja podmiotów gospodarczych poprzez składanie wniosków online bez konieczności wizyty w urzędzie,
- aktualizacja danych rejestrowych dotyczących podmiotów gospodarczych, w tym m.in.: adresu siedziby, składu członków zarządu czy obszaru działalności,
- dostęp do informacji publicznych, z którego może skorzystać dowolna osoba w Polsce i obejmuje to głównie dane rejestrowe: firm, fundacji, stowarzyszeń i innych podmiotów,
- składanie wniosków i dokumentów, w tym wniosków o wpis do rejestru, zmianę danych, wykreślenie, wydanie odpisów, zaświadczeń itd.,
- monitorowanie stanu obsługiwanych spraw, w tym śledzenie statusu złożonych wniosków.
Jedną z najważniejszych funkcji eKRS jest elektroniczne podpisywanie sprawozdań finansowych, co jest wymagane przez przepisy polskiego prawa. Obowiązek sporządzania takich sprawozdań mają firmy prowadzące księgi rachunkowe oraz te, które dobrowolnie wybrały tę formę księgowości w oparciu o Ustawę o rachunkowości.
Zgodnie z ustawą o Krajowym Rejestrze Sądowym z dnia 15 marca 2018 r., sprawozdania zatwierdzone przez organ nadzorczy spółki, podpisuje osoba reprezentująca dany podmiot, której numer PESEL figuruje w KRS, a także osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy). W przypadku zarządu wieloosobowego wszyscy członkowie lub minimum jeden członek zarządu, gdy pozostali złożą oświadczenia o spełnianiu wymogów sprawozdania zgodnie z ustawą.
Elektroniczny KRS zapewnia przedsiębiorcom i innym obywatelom znaczna oszczędność czasu w procesie składania dokumentów czy analizy danych firm dostępnych publicznie. Jednocześnie zmniejsza biurokrację i przyspiesza wiele procesów związanych z działalnością Krajowego Rejestru Sądowego. Jednocześnie dostawca systemu gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa i ochrony danych, a także integrację eKRS z innymi systemami wykorzystywanymi w administracji publicznej.
Do podstawowych grup korzystających z eKRS należą:
- przedsiębiorcy rejestrujący nowe podmioty, aktualizujący dane czy składający inne wnioski
- prawnicy i notariusze weryfikujący dane rejestrowe i składający dokumenty w imieniu klientów,
- obywatele i instytucje publiczne w ramach poszukiwania informacji z KRS.
Jakie rodzaje podpisów można wykorzystać w eKRS?
Od 1 października 2018 roku sprawozdanie finansowe składa się już tylko w formie elektronicznej w systemie eKRS i przy jego zatwierdzaniu można skorzystać z trzech rodzajów e-podpisu:
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego – zgodnie z przepisami jest on równoważny podpisowi własnoręcznemu i ma taką samą moc prawną, co czyni go najważniejszym podpisem elektronicznym, który honorowany jest w całej Unii Europejskiej.
- Profilu Zaufanego (ePUAP) – podpis wykorzystywany do obsługi spraw w obrębie administracji publicznej, który mogą wyrobić go osoby posiadające numer PESEL, jednak ma on mniejszą sprawczość, niż kwalifikowany podpis elektroniczny.
- podpisu osobistego (e-Dowód) – rodzaj podpisu elektronicznego powiązany bezpośrednio z e-dowodem osobistym, który ma mniejszą moc prawną niż kwalifikowany podpis elektroniczny wydawany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania.
Kwalifikowany podpis elektroniczny do eKRS – najważniejsze informacje
Elektroniczny podpis kwalifikowany eKRS to wygodne narzędzie, które pozwala na szybkie zatwierdzanie sprawozdań finansowych w wersji cyfrowej, a także na obsługę wniosków w eKRS, zachowując przy tym moc prawną podpisu własnoręcznego i formę pisemną dokumentu, dzięki czemu może być stosowany w dokumentacji wymagającej formy pisemnej pod rygorem nieważności. Kwalifikowany podpis elektroniczny zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa i legalności w obrocie dokumentami cyfrowymi, a także pozwala na dokładną identyfikację osoby podpisującej przy jednoczesnej pełnej integralności dokumentu.
W obsłudze wniosków i sprawozdań w eKRS akceptowany jest format podpisu XAdES. Za wydawanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego odpowiadają certyfikowani dostawcy usług zaufania z listy Narodowego Centrum Certyfikacji, np. EuroCert.
W zależności od wybranej metody weryfikacji tożsamości uzyskanie kwalifikowanego podpisu do eKRS jest możliwe naweet tego samego dnia. W ofercie dostawców zazwyczaj dostępne są kwalifikowane podpisy elektroniczne w formie podpisu na karcie kryptograficznej lub podpisu w chmurze. Wpływ na cenę produktu ma również okres ważności obowiązywania certyfikatu od 1 do 3 lat.
Dlaczego warto skorzystać w kwalifikowanego podpisu elektronicznego w eKRS?
Przy podpisywaniu sprawozdań finansowych, wniosków i szeregu innych dokumentów w systemie eKRS warto korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego i przemawiają za tym liczne korzyści. Najważniejsze z nich przedstawia poniższa tabela.
| Korzyść | Dlaczego? |
| Zgodność z prawem |
|
| Bezpieczeństwo |
|
| Integralność dokumentu |
|
| Oszczędność czasu |
|
| Wygoda |
|
Kwalifikowany podpis elektroniczny do eKRS – podsumowanie
Stajesz przed wyzwaniem, jakim jest podpisywanie sprawozdań finansowych oraz innych dokumentów w systemie eKRS? Choć do wyboru są trzy typy podpisów, to jednak najwyższy poziom bezpieczeństwa oraz zgodności prawnej gwarantuje kwalifikowany podpis elektroniczny eKRS wydawany przez dostawcę usług zaufania. Gwarantuje szereg korzyści z powodzeniem można korzystać z niego nie tylko w systemie eKRS, ale także w obsłudze innych dokumentów cyfrowych, w tym spraw prywatnych.
