Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny do przetargu publicznego? Kiedy i na jakiej podstawie należy go użyć w kontekście spełnienia wymogów w ofercie. Co warto wiedzieć o kwalifikowanym podpisie elektronicznym pod kątem zamówień publicznych i jak go wyrobić? Na te i wiele innych pytań odpowiadamy w tym artykule. Dowiedz się, kto może podpisać ofertę przetargową w imieniu wykonawcy.
Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny do przetargu publicznego?
Kwalifikowany podpis elektroniczny do przetargu publicznego to podpis elektroniczny potwierdzony certyfikatem kwalifikowanym przypisany do konkretnej osoby fizycznej, który służy do potwierdzenia autentyczności i jednoznacznej identyfikacji załączanych dokumentów przez właściciela firmy lub wspólnika w procesie wybierania ofert przetargowych. Posiada on taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny i zgodnie z rozporządzeniem eIDAS jest honorowany w całej Unii Europejskiej oraz w wielu innych krajach. Przeznaczony jest do podpisywania ofert i dokumentów składanych elektronicznie w postępowaniach o zamówienia publiczne.
Podstawą prawną stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego w systemie zamówień publicznych w Polsce jest Ustawa Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 r. Zastąpiła ona wcześniejszą Ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. i weszła w życie z dniem 1 stycznia 2021 roku.
W większości postępowań elektronicznych w ramach przetargów publicznych oferta musi być podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę uprawnioną do reprezentacji wykonawcy. W przeciwnym wypadku oferta zostanie odrzucona z przyczyn formalnych, a rodzaj podpisu obowiązującego przy podpisywaniu zależy od wartości zamówienia publicznego.
Kwalifikowany podpis elektroniczny a Profil Zaufany do przetargu publicznego – który wybrać i kiedy?
Do podpisywania ofert w przetargach publicznych wykorzystuje się kwalifikowany podpis elektroniczny oraz Profil Zaufany, przy czym ten drugi obowiązuje tylko do limitu określonego w przepisach Ustawy.
Jeżeli wartość przetargu przekracza próg unijny w kwocie 170 000 zł netto w 2026 roku to należy użyć kwalifikowany podpis elektroniczny – inne formy podpisu elektronicznego nie są wówczas akceptowane, ponieważ nie spełniają wymogów formalnych.
Jeżeli wartość przetargu nie przekracza progu unijnego 170 000 zł netto w 2026 roku, to można użyć Profilu Zaufanego. Warto zaznaczyć, że niższa kwota przetargu nie wyklucza skorzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Ze względu na najwyższy standard bezpieczeństwa i pełną zgodność z rozporządzeniem eIDAS wybór podpisu kwalifikowanego w perspektywie długoterminowej może ułatwić akceptację ofert.
W przetargach publicznych o wartości do 170 000 zł netto można podpisać ofertę kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub Profilem Zaufanym.
Ten artykuł może Cię zainteresować:
Kto musi podpisać przetarg publiczny przy składaniu oferty?
W przetargu publicznym ofertę musi podpisać osoba uprawniona do reprezentowania wykonawcy zgodnie z wpisem w rejestrze przedsiębiorców (KRS lub CEIDG). W praktyce oznacza to, że kwalifikowany podpis elektroniczny nie musi należeć bezpośrednio do właściciela, członka zarządu przedsiębiorstwa składającego ofertę bądź prokurenta. Jeżeli istnieje pełnomocnictwo udzielone innej osobie, to oferta może być podpisana przez pełnomocnika z wykorzystaniem jego osobistego kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jednocześnie należy dołączyć do oferty prawidłowo udokumentowane pełnomocnictwo. Zabronione jest jednak korzystanie z kwalifikowanego podpisu wystawionego na inną osobę.
Ofertę w przetargu publicznym z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego mogą podpisać osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu, w tym:
- właściciel firmy,
- członek zarządu,
- pełnomocnik.
Jak poprawnie podpisać dokumenty do przetargu publicznego? – praktyczne porady
Oto zestaw praktycznych porad, jak poprawnie podpisać dokumenty do przetargu publicznego, aby oferta nie została odrzucona z przyczyn formalnych.
Nie trzeba podpisywać wszystkich dokumentów
Obowiązkowe jest podpisanie samej oferty oraz załączników wymaganych przez zamawiającego. Jednocześnie nie trzeba podpisywać dokumentów nieobowiązkowych lub informacyjnych do oferty w ramach udziału w przetargu publicznym. Wszelkie wątpliwości warto omówić z przedstawicielem zamawiającego.
Podpisuje się oryginalne pliki elektroniczne a nie skany
Kwalifikowany podpis elektroniczny lub Profil Zaufany w przetargu publicznym przeznaczone są do podpisywania plików elektronicznych (np. XML, PDF), a nie zwykłych skanów papierowych. Standardowo podpisuje się każdy plik osobno, chyba że zamawiający dopuszcza możliwość podpisania całej paczki dokumentów w pliku ZIP. W procesie przetargu pliki nie mogą być skanami, chyba że dopuszczone jest to w drodze wyjątku i wyraźnie wynika z ogłoszenia o przetargu.
Podpis musi złożyć osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu
Podpis na ofercie przetargowej musi złożyć osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu na podstawie wpisów do KRS/CEIDG lub udzielonego pełnomocnictwa. Dokument z podpisem innej osoby zostanie odrzucony.
Warto skorzystać z e-podpisu ze znacznikiem czasu
Dzięki temu przy podpisie widoczna będzie data wraz z godziną podpisania dokumentu, co przydaje się przy ewentualnych sporach dotyczących przekroczenia terminu wskazanego przez zamawiającego. Użycie znacznika czasu sprawia, że moment podpisania uwiarygadniany jest przez trzecią stronę. W przypadku przetargu publicznego użycie znacznika czasu zapewni poprawną weryfikację dokumentu przez urzędnika nawet po wygaśnięciu e-podpisu.
Ten artykuł może Cię zainteresować:
Akceptowane są podpisy wewnętrzne (PAdES) i zewnętrzne (XAdES)
Zamawiający w zamówieniu powinien wskazać, jaki rodzaj podpisu jest akceptowalny w danym przetargu i należy się do tego dostosować. Zazwyczaj są to podpisy wewnętrzne (PAdES, głównie dla PDF) i zewnętrzne (XAdES, głównie dla XML). Przy podpisywaniu ZIP lub innych plików wykorzystuje się format CAdES.
Ten artykuł może Cię zainteresować:
Podpis nie musi być widoczny na dokumencie
Widoczny podpis jest wymagany tylko w przypadku, gdy zamawiający wymaga graficznej reprezentacji podpisu. W innych przypadkach informacja o podpisie może być zaszyta w dokumencie
Warto sprawdzić poprawność kwalifikowanego podpisu elektronicznego
Po podpisaniu dokumentu warto skorzystać z programu do weryfikacji jego poprawności, co potwierdzi ważność certyfikatu oraz brak modyfikacji oferty już po jej podpisaniu. W tym celu możesz skorzystać z takich narzędzi jak m.in. SecureDoc czy Adobe Acrobat Reader?
Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny do przetargu publicznego?
Kwalifikowany podpis elektroniczny do przetargu publicznego musi posiadać ważny certyfikat oraz być wystawiony przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania, np. Eurocert. Musi zawierać takie dane jak: imię i nazwisko osoby podpisującej, nazwa firmy (w przypadku pełnomocnika), dane identyfikacyjne dostawcy certyfikatu, numer seryjny certyfikatu i okres ważności. Poniżej szczegółowa instrukcja, jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny do przetargu publicznego.
- Wybór dostawcy usług zaufania – wybierz dostawcę usług zaufania, który posiada uprawnienia do wydawania kwalifikowanych certyfikatów podpisu elektronicznego. Obecnie jednym z pięciu uprawnionych w Polsce podmiotów jest firma Eurocert.
- Wybór wariantu i zakup podpisu – do wyboru są kwalifikowany podpis elektroniczny na karcie (karta kryptograficzna + czytnik) oraz rozwiązanie chmurowe (dostęp przy użyciu aplikacji i smartfona), do tego określ długość ważności certyfikatu kwalifikowanego i opłać zamówienie zgodnie z instrukcją.
- Weryfikacja tożsamości – przed wygenerowaniem certyfikatu kwalifikowanego należy przejść przez proces weryfikacji tożsamości. W przypadku weryfikacji online cała procedura trwa nawet do kwadransa. Do wyboru są: weryfikacja online, wizyta w autoryzowanym punkcie sprzedaży oraz wizyta mobilnego weryfikatora w biurze Twojej firmy (usługa VIP).
- Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego – po pomyślnej weryfikacji tożsamości dostawca wystawi certyfikat kwalifikowany o ważności od 1 roku do 3 lat, a także prześle oprogramowanie niezbędne do obsługi podpisu lub kartę kryptograficzną z czytnikiem w przypadku wariantu fizycznego.
- Instalacja i aktywacja podpisu – po otrzymaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego należy zainstalować oprogramowanie do jego obsługi zgodnie z załączoną instrukcję, a następnie aktywować podpis. Zaleca się złożenie próbnego podpisu na dokumencie w celu weryfikacji jego poprawnego działania..
WAŻNE: Po podpisaniu sprawdź, czy podpis został poprawnie złożony na dokumencie. W tym celu możesz skorzystać z programu do weryfikacji podpisów, np.: Adobe Acrobat Reader dla PDF, narzędzia do XAdES/CAdES dla plików XML lub ZIP.
Ten artykuł może Cię zainteresować:
Kwalifikowany podpis elektroniczny do przetargów publicznych – najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Poniżej lista najczęściej zadawanych pytań oraz przydatnych odpowiedzi dotyczących kwalifikowanego podpisu elektronicznego do przetargów publicznych
Czy brak podpisu kwalifikowanego powoduje odrzucenie oferty?
Brak kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie powoduje odrzucenia oferty w przetargu publicznym, jeżeli Twoja oferta nie przekracza 169 999 zł netto. W przypadku 170 000 zł i netto wymagane jest użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego i jego brak równoznaczny jest z odrzuceniem oferty.
Czy Profil Zaufany wystarczy do złożenia oferty w przetargu?
Profil Zaufany wystarczy do złożenia oferty w przetargu publicznym poniżej progu unijnego 170 000 zł netto. Jeżeli Twoja oferta wynosi 170 000 zł netto lub więcej, to Profil Zaufany jest niewystarczający i musisz podpisać ofertę kwalifikowanym podpisem elektronicznym, aby nie została odrzucona z przyczyn formalnych.
Dlaczego platforma przetargowa odrzuca podpis kwalifikowany?
Najczęstsze powody odrzucenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego przez platformę przetargową to: nieważny certyfikat, wygasły podpis, zły format dokumentu lub podpis złożony przez osobę nieuprawnioną. W takiej sytuacji należy np. odnowić podpis, zakupić nowy podpis u dostawcy lub podpisać dokument ofertowy ponownie przez uprawnioną osobę.
Czy można podpisać jeden dokument kilkoma podpisami kwalifikowanymi?
Tak, można podpisać dokument kilkoma podpisami kwalifikowanymi, jeżeli wymaga on złożenia podpisów przez więcej niż jedną osobę uprawnioną do reprezentacji wykonawcy i wynika to z zamówienia.
Co jeśli certyfikat podpisu kwalifikowanego wygasł?
Użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego z brakiem ważności certyfikatu skutkuje odrzuceniem oferty z przyczyn formalnych. Aby tego uniknąć, należy odnowić certyfikat u kwalifikowanego dostawcy usług zaufania.
Czy wprowadzenie zmian w dokumencie przetargowym wymaga ponownego złożenia podpisu?
Każda zmiana w ofercie lub innym dokumencie przetargowym wymaga ponownego złożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dotyczy to również poprawek błędów. Brak ponownego podpisu wpływa na brak integralności dokumentów i jest częstym powodem odrzucania ofert w przetargu z przyczyn formalnych.
Jak sprawdzić czy podpis kwalifikowany jest poprawny?
Ważność kwalifikowanego podpisu elektronicznego można sprawdzić w programie do walidacji, np. SecureDoc czy Adobe Acrobat Reader. Upewnij się, że certyfikat jest ważny, dana osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu a integralność dokumentu została zachowana.
Jak podpisać plik PDF podpisem kwalifikowanym do przetargu?
Plik PDF do przetargu można podpisać, używając formatu PAdES w programie obsługującym podpis kwalifikowany. Przy przetargach dodatkowo rekomenduje się dodanie kwalifikowanego znacznika czasu potwierdzającego moment podpisania dokumentów.
Kwalifikowany podpis elektroniczny do przetargów publicznych – podsumowanie
Od 2021 roku kwalifikowany podpis elektroniczny to jedyna akceptowalna formalnie forma podpisu oferty przetargowej w kwocie 170 000 zł i więcej. Z powodzeniem można używać go również przy niższych kwotach, zapewniając najwyższy poziom bezpieczeństwa i integralności dokumentów oraz zachowując moc prawną podpisu własnoręcznego. Kwalifikowany podpis elektroniczny do przetargów publicznych wyrobisz tylko u kwalifikowanych dostawców usług zaufania, w tym EuroCert.
