Kwalifikowany podpis elektroniczny to jeden z e-podpisów wykorzystywanych w obsłudze dokumentów i zgłoszeń na portalu S24 przeznaczonym do rejestracji oraz wprowadzania podstawowych zmian w podmiotach o osobowości prawnej. Dowiedz się, czym jest sam portal S24, jak podpisuje się w nim dokumenty oraz co przemawia za wyborem kwalifikowanego podpisu elektronicznego w całym procesie.
Czym jest i do czego służy portal S24?
Portal S24 to system teleinformatyczny przygotowany przez Ministerstwo Sprawiedliwości, który daje możliwość elektronicznej rejestracji spółek oraz prowadzenia spraw spółek w Krajowym Rejestrze Sądowym bez konieczności osobistego stawiennictwa w sądzie, przy czym składanie i obsługa dokumentów odbywają się w oparciu o gotowe wzory. Został udostępniony użytkownikom 1 stycznia 2012 roku i funkcjonuje na bazie przepisów Kodeksu Spółek Handlowych.
Za pomocą portalu S24 można rejestrować podmioty o osobowości prawnej oraz wprowadzać zmiany w ich wpisach. Portal ten obsługuje jednak tylko gotowe wzory dokumentów, co oznacza, że nie ma możliwości wysyłania indywidualnie przygotowanych pism lub niestandardowych dokumentów, ponieważ portal nie posiada takiej możliwości. Dodatkowo każdy wpis lub modyfikacja muszą zostać poświadczone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, lub Profilem Zaufanym (ePUAP).
Obsługa za pomocą portalu S24 obejmuje takie podmioty jak:
- spółki jawne,
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
- spółki partnerskie,
- spółki komandytowe,
- spółki akcyjne,
- spółki komandytowo-akcyjne,
- przedsiębiorstwa państwowe,
- spółdzielnie,
- jednostki badawczo-rozwojowe.
Wzory wybranych dokumentów udostępnione przez Ministerstwo Sprawiedliwości obejmują m.in.: umowę spółki z o.o., listę wspólników, uchwałę rozwiązania spółki, oświadczenie o wniesieniu kapitału, podział zysku w spółce z.o.o., pokrycie straty w spółce z o.o., pełnomocnictwo do zawarcia umowy spółki, uchwałę o powołaniu pełnomocnika spółki, umowę zbycia udziałów w spółce z o.o. i inne.
Portal S24 a eKRS – różnice
Portal S24 i system eKRS to dwa narzędzia związane ze składaniem dokumentów i wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego w Polsce, jednak różniące się w zakresie możliwości edytowania dokumentów, rodzaju akceptowanych podpisów, opłat i wielu funkcjonalności. Podstawowe różnice pomiędzy nimi zawiera poniższa tabela.
| Cecha | S24 | eKRS |
| Przeznaczenie |
|
|
| Elastyczność |
|
|
| Rodzaj podpisów |
|
|
| Czas obsługi |
|
|
| Opłaty |
|
|
W dużym uproszczeniu platforma S24 to dobry wybór w przypadku chęci szybkiej rejestracji spółki lub dokonywania podstawowych zmian w rejestrze, do których wystarczą gotowe wzory dokumentów. W przypadku bardziej skomplikowanych spraw, w tym niestandardowych dokumentów i wzorów umów czy składania dokumentów od notariusza, niezbędne jest skorzystanie z pełnego systemu eKRS.
Jak podpisać wniosek w portalu S24?
Dokumenty i wnioski w portalu S24 można podpisać, korzystając z;
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego – rodzaj podpisu zakupionego u kwalifikowanego dostawcy usług zaufania z listy Narodowego Centrum Certyfikacji, np. EuroCert, który gwarantuje równoważność z podpisem własnoręcznym np. dla osób nie posiadających numeru PESEL
- Profilu Zaufanego (ePUAP) – rodzaj podpisu dostępnego tylko dla posiadaczy numeru PESEL, który ma mniejszą moc prawną i wykorzystywany jest do obsługi spraw w administracji publicznej.
W przypadku portalu S24 honorowany jest tylko kwalifikowany podpis elektroniczny wewnętrzny, który stosuje się w plikach umożliwiających osadzenie danych tworzących podpis w kontenerze zawierającym dane tworzące dokument (format XML). Zapewnia to integralność dokumentu i chroni go przed nieautoryzowanymi zmianami. W praktyce oznacza to, że po złożeniu podpisu żadna inna osoba nie może ingerować w treść dokumentu, co zapewnia zgodność z prawem.
Kwalifikowany podpis elektroniczny do portalu S24
Kwalifikowany podpis elektroniczny S24 to najbezpieczniejsza forma podpisu elektronicznego, która gwarantuje pełną zgodność prawną, integralność dokumentu oraz moc prawną podpisu własnoręcznego. Dzięki temu może być wykorzystywany do zatwierdzania dokumentów wymagających formy pisemnej pod rygorem nieważności. Choć ten typ podpisu nie jest obowiązkowy w przypadku obsługi systemu S24, to jednak warto się na niego zdecydować. W porównaniu z Profilem Zaufanym gwarantuje on:
- większą moc prawną równą podpisowi własnoręcznemu,
- najwyższy poziom bezpieczeństwa dokumentu,
- pełną integralność dokumentu,
- dokładną identyfikację osoby podpisującej dokumenty,
- ważność w całej Unii Europejskiej na podstawie rozporządzenia eIDAS,
- większą wszechstronność ze względu na możliwość użycia podpisu kwalifikowanego również poza obiegiem spraw związanych z administracją publiczną.
Kwalifikowany podpis elektroniczny do S24 można wyrobić u certyfikowanego dostawcy usług zaufania. Podpis ten działa na podstawie przypisanego do osoby certyfikatu kwalifikowanego, który potwierdza tożsamość. W procesie tym wykorzystywane są zaawansowane technologie kryptograficzne, co zabezpiecza przez nieautoryzowanym dostępem do e-podpisu. Każdy kwalifikowany podpis elektroniczny przypisywany jest do jednej osoby i nie można go współdzielić.
Kwalifikowany podpis elektroniczny do S24 – podsumowanie
Kwalifikowany podpis elektroniczny do S24 to rodzaj podpisu, który gwarantuje najwyższy poziom bezpieczeństwa oraz zgodności prawnej w obiegu dokumentów cyfrowych przy zachowaniu równoważności podpisu własnoręcznego. Choć nie jest to obowiązkowe, to jednak wielu przedsiębiorców wybiera tę formę podpisu przy obsłudze dokumentów na platformie S24 ze względu na wygodę i ochronę danych. Podpis ten z powodzeniem można wykorzystywać przy zatwierdzaniu innych dokumentów cyfrowych, w tym w sprawach prywatnych. Wyrobisz go u dostawcy usług zaufania z listy Narodowego Centrum Certyfikacji.
