Kwalifikowany znacznik czasu to usługa, która pozwala określić dokładną datę powstania dokumentu elektronicznego. Znaczniki stosowane są jednocześnie z podpisem lub pieczęcią elektroniczną, a ich użycie sprawia, że moment podpisania uwiarygadniany jest przez trzecią stronę.
Kwalifikowany znacznik czasu – definicja
Znakowanie czasem możesz wykorzystać wszędzie tam, gdzie potrzebne jest potwierdzenie, że e-dokument istniał w danym momencie. Sprawdź, jak to zrobić!
Według unijnego rozporządzenia eIDAS, które obowiązuje w Polsce, kwalifikowany elektroniczny znacznik czasu jest usługą, dzięki której możliwe jest precyzyjne określenie czasu powstania dokumentu elektronicznego. Znacznik wydawany jest przez certyfikowanych dostawców usług zaufania i zgodnie z przepisami musi:
- wiązać datę i czas z danymi e-dokumentu tak, aby wykluczyć możliwość niewykrywalnej zmiany danych,
- opierać się na precyzyjnym źródle czasu, które jest powiązane z uniwersalnym czasem koordynowanym,
- być podpisany z użyciem zaawansowanego podpisu elektronicznego, opieczętowany kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub potwierdzony w inny równoważny sposób.
Jak to działa w praktyce? Sam proces znakowania czasem nie bazuje na czasie systemowym, który dostępny jest np. na serwerze lub w systemie operacyjnym komputera. Wykorzystywane jest tutaj wiarygodne, niezależne źródło czasu, które określa dostawca usług zaufania (np. Centrum Certyfikacji Eurocert). Dzięki tej metodzie, oznakowany czasem może być każdy podpis czy pieczęć elektroniczna. Wówczas osoba podpisująca lub podmiot pieczętujący dokument uzyskuje potwierdzenie istnienia dokumentu w ściśle określonym czasie.
Kwalifikowane znaczniki czasu najczęściej dostarczane są użytkownikom w specjalnych pakietach – razem z kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub e-pieczęcią. W zależności od oferty ich użycie jest limitowane.
Sprawdź dostępne pakiety znaczników czasu
Co się stanie, jeśli nie użyję znacznika czasu?
Nie ma obowiązku używania znaczników czasu podczas podpisywania lub pieczętowania dokumentów elektronicznych. Jeśli jednak nie skorzystamy z usługi znakowania czasem, data utworzenia e-dokumentu zostanie pobrana z komputera. Taki stan sprawi, że będzie można ją zmienić w dowolnym momencie.
Korzystając ze znacznika czasu możemy zatem zapobiegać manipulacjom po utworzeniu pliku, tj. ich antydatowaniu lub postdatowaniu. Krótko mówiąc, zabezpieczamy datę jego powstania, chroniąc jednocześnie własne interesy w codziennych procesach biznesowych.
Kiedy warto korzystać z datowania dokumentów elektronicznych?
Z perspektywy przedsiębiorcy lub organu administracji publicznej, znakowanie dokumentów czasem będzie niezwykle istotne wszędzie tam, gdzie po prostu liczy się czas ich stworzenia. Taka usługa gwarantuje tzw. datę pewną, która nie może być kwestionowana np. w postępowaniu sądowym. Z elektronicznego datowania warto korzystać w szczególności w następujących obszarach:
Umowy cywilno-prawne
Czas złożenia podpisu elektronicznego ma ogromne znaczenie przy zawieraniu umów cywilno-prawnych. Znaczniki czasu dają pewność utworzenia dokumentu w ściśle określonym czasie. Korzystając z usługi otrzymujemy zatem gwarancję niepodważalności terminu podpisania dokumentu. Jest to istotne przy podpisywaniu umów na odległość z kontrahentami, a także z bankami, które często wymagają użycia znaczników czasu.
Przetargi elektroniczne
Od 1 stycznia 2021 roku wszyscy wykonawcy, którzy chcą brać udział w konkursach lub przetargach publicznych, muszą dysponować własnym e-podpisem, np. kwalifikowanym podpisem elektronicznym (Więcej na ten temat możesz przeczytać w naszym artykule „Podpis elektroniczny i przetargi. Jaki e-podpis wybrać?”). W procesie podpisywania ofert przetargowych, niezwykle ważne jest wykorzystanie znaczników czasu. Dlaczego? Jeśli ważność podpisu elektronicznego wykonawcy dobiegła końca, użycie znacznika i tak zapewni jego poprawną weryfikację przez urzędnika, nawet po wygaśnięciu e-podpisu. Jeśli z kolei znacznika czasu nie użyjemy, a nasz podpis wygasł w trakcie postępowania przetargowego, zostanie on zweryfikowany negatywnie. Należy zadać sobie zatem pytanie, czy warto narażać się na niepotrzebne problemy i stres.
Podsumowanie
Datowanie dokumentów elektronicznych przy użyciu znaczników czasu EuroCert sprawdza się wszędzie tam, gdzie istotna jest data złożenia podpisu elektronicznego. W dobie digitalizacji dokumentacji usługa niezbędna jest praktycznie w każdym przedsiębiorstwie, instytucji czy jednostce administracji publicznej. Znakowanie czasem jest relatywnie tanie, nie generuje nadmiernych kosztów finansowych, za to zapewnia pełne bezpieczeństwo wszelkich dokumentów przygotowywanych w wersji cyfrowej.
