Kwalifikowany podpis elektroniczny wykorzystywany jest już w publicznych placówkach edukacyjnych. W przedszkolach, szkołach podstawowych oraz średnich stosowany jest przez dyrektorów placówek m.in. do archiwizacji dzienników w postaci elektronicznej. Dowiedz się, jak wyglądają przepisy polskiego prawa w tym zakresie i dlaczego podpis kwalifikowany jest niezbędny do wykonywania czynności administracyjnych w szkołach.
Archiwizacja dziennika elektronicznego – prawo
Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z 5 sierpnia 2017 roku, w publicznych placówkach edukacyjnych istnieje obowiązek archiwizacji dzienników elektronicznych (np. dzienników lekcyjnych czy dzienników w świetlicy). Czynność ta musi mieć miejsce w terminie 10 dni od zakończenia roku szkolnego. Wszystkie dane zawarte w dzienniku eksportowane są do formatu XML, podpisywane podpisem elektronicznym, a następnie zapisywane na nośniku danych (np. karcie SD, CD, pamięci pendrive czy zewnętrznym dysku twardym). Jedynym e-podpisem, który umożliwia dopełnienie tego obowiązku prawnego jest kwalifikowany podpis elektroniczny.
Kwalifikowany podpis elektroniczny dla dyrektora szkoły
Osoby, które pełnią funkcję dyrektorów szkół lub innych placówek oświatowych, zobowiązane są do uzyskania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Taki e-podpis służy dyrektorom przede wszystkim do prawidłowego podpisywania dziennika elektronicznego. Ma również zastosowanie przy dopełnianiu wielu czynności administracyjnych, które leżą w zakresie obowiązków dyrektorów placówki.
Kwalifikowany podpis elektroniczny spełnia wszystkie wymogi bezpieczeństwa ujęte w przepisach prawnych, ponieważ wydawany jest przez certyfikowanych dostawców usług kwalifikowanych (np. Centrum Certyfikacji Eurocert). Jest przyporządkowany jedynie do osoby składającej podpis. Złożony podpis jest nierozerwalnie powiązany z konkretnymi danymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.
Dane w kwalifikowanym podpisie elektronicznym dla dyrektora
Elektroniczny podpis kwalifikowany wydawany jest dla osoby fizycznej. Może on zawierać różne dane, w zależności od potrzeb użytkownika. Przyszły właściciel e-podpisu może zdecydować się na:
- kwalifikowany podpis w wersji uniwersalnej, który umożliwia podpisywanie dokumentów i plików związanych z pracą zawodową, a także sprawami prywatnymi,
- kwalifikowany podpis elektroniczny z dodatkowymi danymi, np. danymi placówki oświatowe i nazwą stanowiska, który będzie używany wyłącznie do podpisywania dokumentów związanych z zarządzaną placówką oświatową.
Podpis kwalifikowany a Profil Zaufany
Chociaż na rynku istnieje kilka rodzajów podpisów elektronicznych, jedynie podpis kwalifikowany będzie umożliwiał poprawną archiwizację dzienników elektronicznych. W praktyce oznacza to, że do podpisu dziennika w postaci elektronicznej nie można użyć Profilu Zaufanego oraz podpisu osobistego, który wydawany jest na bazie nowych dowodów osobistych. Wynika to z unijnego rozporządzenia eIDAS, którego treść mówi o tym, że tylko podpis kwalifikowany jest równoznaczny z podpisem własnoręcznym. Zarówno Profil zaufany, jak i podpis osobisty, mają duże ograniczenia w użyciu i służą głównie do załatwiania obywatelskich spraw prywatnych w jednostkach administracji publicznej.
