Data publikacji: 01/07/24

Dzięki rozwojowi nowych technologii, podpisywanie dokumentów elektronicznie pozwala przedsiębiorstwom i instytucjom przyspieszyć procesy biznesowe i generować szereg oszczędności. Jedną z metod podpisywania cyfrowych plików jest wykorzystanie podpisu kwalifikowanego, który ułatwia obrót e-dokumentów biznesowych, urzędowych czy kadrowych. Dlaczego warto podpisywać dokumenty w sposób elektroniczny? Jakie korzyści płyną ze stosowania podpisu elektronicznego w małej lub dużej firmie czy instytucji publicznej? Odpowiedź znajdziesz w tym artykule. 

Na skróty:

Podpisywanie dokumentów elektronicznie – aktualny status

Elektroniczne podpisywanie dokumentów to szybki i łatwy proces, dzięki któremu utworzone i podpisane pliki cyfrowe traktowane są na równi z ich odpowiednikami w postaci dokumentów papierowych. Proces ten polega na użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który ma taką samą moc prawną, jak podpis własnoręczny. W efekcie takiego działania otrzymujemy e-dokument, który można od razu przekazać drogą elektroniczną do wybranego adresata, bez konieczności drukowania i wysyłania pocztą czy kurierem. 

W procesie podpisywania e-dokumentów, kwalifikowany podpis elektroniczny służy do składania oświadczenia woli przez osobę fizyczną.  

Chociaż komercyjny podpis kwalifikowany nie jest jedyną metodą podpisywania dokumentów elektronicznie, z pewnością jest najbardziej uniwersalną z nich. Narzędzie może być wykorzystywane w większości procesów biznesowych (np. do podpisywania umów) oraz do kontaktów z urzędami na terenie wszystkich państwa członkowskich Unii Europejskiej. 

W Polsce popularnym rozwiązaniem jest również bezpłatny Profil Zaufany. W porównaniu do komercyjnego podpisu kwalifikowanego ma on jednak wiele ograniczeń, ponieważ z jego pomocą można podpisywać e-dokumenty kierowane jedynie do administracji publicznej. Z kolei podpisem kwalifikowanym podpiszemy praktycznie każdy dokument, który wysyłany jest drogą elektroniczną.

Te artykuły mogą Cię zainteresować: 

Warto pamiętać, że pod hasłem “elektroniczne podpisywanie dokumentów” nie kryje się wyłącznie proces opatrzenia pliku danymi osoby fizycznej. Podpisy elektroniczne to także narzędzia, które służą do potwierdzenia tożsamości użytkownika korzystającego z elektronicznych systemów administracji publicznej. 

Podpis kwalifikowany może być z powodzeniem stosowany do uwierzytelniania w serwisach publicznych, m.in. takich jak: 

  • Biznes.gov.pl,
  • Platforma Usług Elektronicznych (PUE) Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, 
  • e-KRS,
  • ePUAP, 
  • mObywate, 
  • Praca.gov.pl, 
  • Internetowe Konto Pacjenta (IKP), 

Elektroniczny podpis z certyfikatem kwalifikowanym służy także do potwierdzenia tożsamości w firmowych systemach ERP, które wspierają automatyzację procesów związanych m.in. z finansami, zasobami ludzkimi, łańcuchem dostaw czy produkcją. 

Sprawdź ofertę podpisów kwalifikowanych

Podpisywanie dokumentów elektronicznie – statystyki

Elektroniczne podpisywanie dokumentów stało się ważnym elementem w transformacji cyfrowej, która ma aktualnie miejsce w większości firm i jednostek administracji publicznej. Transformacja ta jest wynikiem rozwoju nowych technologii, które napędzają biznes i sprawiają, że wiele procesów przebiega szybciej i sprawniej. Poniżej prezentujemy najciekawsze statystyki i fakty, które dotyczą wdrażania nowych technologii w polskich firmach, w tym wykorzystywania podpisu elektronicznego.  

  • Według danych EY z 2024 roku, 84% polski przedsiębiorców deklaruje, że w ich firmach cyfryzacja ma wysoki lub bardzo wysoki priorytet. W powszechnej opinii transformacja cyfrowa nie jest już postrzegana jako koszt, a jako poszukiwanie nowych możliwości rozwoju. 
  • Ministerstwo Cyfryzacji planuje, aby do 1 stycznia 2028 roku wszystkie urzędy w Polsce dysponowały systemem elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD). Celem jest ułatwienie przekazywania dokumentów elektronicznych do poszczególnych jednostek i przyspieszenie obiegu dokumentów w sektorze publicznym. Potwierdzeniem tych planów jest m.in. prężne rozwijanie usług, tj. system e-Doręczenia i aplikacja mObywatel, przez które można załatwić coraz więcej spraw bez wychodzenia z domu. 
  • Ministerstwo Finansów podaje, że coraz więcej firm podpisuje i przesyła deklaracje podatkowe elektronicznie. W 2015 roku było to ponad 44 mln deklaracji, a w 2023 roku już ponad 105 mln. Jednocześnie drastycznie spadła popularność deklaracji papierowych – z ponad 23 mln dokumentów w 2025 na ponad 4,7 mln. Oznacza to, że idea paperless przestała być teorią, a stała się praktyką. 
  • Ministerstwo Finansów, zdecydowało, że Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy dla polskich przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 roku. Uwierzytelnianie w systemie będzie wymagało użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej e-pieczęci lub Profilu Zaufanego.

Podpisywanie dokumentów elektronicznie – prawo

Elektroniczne podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym stało się legalne dzięki aktom prawnym, do których należą: 

  • eIDAS, czyli rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym;
  • ustawie z dnia 5 września 2016 roku o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U.2021.1797).

Unijne rozporządzenie eIDAS pozwala na to, aby podpisywanie dokumentów elektronicznie podpisem kwalifikowanym było uznawane na terenie całej Unii Europejskiej. Celem tej regulacji jest spopularyzowanie transakcji transgranicznych, które można zawierać na odległość poprzez potwierdzenie tożsamości certyfikatem kwalifikowanym. W praktyce oznacza to m.in. możliwość zawierania umów elektronicznych z partnerami biznesowymi spoza Polski czy też sprawne kontakty online z jednostkami administracji publicznej na terenie całej Unii Europejskiej. Z kolei ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej pozwala na akceptowanie w Polsce kwalifikowanych podpisów i pieczęci wydanych w innych państwach UE.  

Podpisanie dokumentu elektronicznego podpisem kwalifikowanym wywołuje taki sam skutek prawny, jak w przypadku podpisania tradycyjnego dokumentu papierowego podpisem własnoręcznym.

Ten artykuł może Cię zainteresować: 

Podpisywanie dokumentów elektronicznie – w małej firmie

Elektroniczne podpisywanie dokumentów w z wykorzystaniem uniwersalnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego można z powodzeniem wdrożyć w każdej małej firmie. Najczęściej wybieranym rozwiązaniem jest klasyczny e-podpis umieszczony na niewielkiej karcie SIM wraz z certyfikatem kwalifikowanym lub karcie wielkości bankomatowej. Do jego obsługi użytkownik (osoba fizyczna) potrzebuje jedynie czytnika kart oraz oprogramowania podpisującego, które można pobrać na stronie dostawcy usług zaufania. 

Do najpopularniejszych dokumentów, które podpisywane są elektronicznie w małej firmie należą m.in.: 

  • umowy cywilnoprawne, które wymagają formy pisemnej, 
  • umowy o pracę,
  • e-deklaracje podatkowe, kierowane do urzędów skarbowych, 
  • sprawozdania finansowe do eKRS, 
  • dokumenty składane w ramach aukcji i przetargów elektronicznych, 
  • dokumentów przekazywanych do ZUS w ramach aplikacji Płatnik, 
  • dokumenty przekazywane w ramach platformy ePUAP, 
  • jednolite pliki kontrolne.  

Wiele małych firm w Polsce, ze względu na oszczędności, decyduje się na korzystanie jedynie z bezpłatnego Profilu Zaufanego. Podpis tego typu ogranicza się jednak tylko do potwierdzenia tożsamości użytkownika w systemach elektronicznych administracji publicznej. Jest zatem pomocny jedynie w zakresie spraw urzędowych i w komunikacji z instytucjami administracji publicznej. Oznacza, że nie można go wykorzystywać w procesie elektronicznego podpisywanie dokumentów biznesowych, które wymagają mocy prawnej.    

Podpisywanie dokumentów elektronicznie – w dużej firmie

Duże firmy podchodzą do tematu podpisywania dokumentów formie elektronicznej inaczej niż małe organizacje. Tu bardzo często liczy się szybkość obiegu dokumentów i procesowania spraw w dynamicznie zmieniającym się środowisku pracy. Co więcej, wiele procesów biznesowych podlega automatyzacji, co wiąże się ze stosowaniem innowacyjnych, zaawansowanych rozwiązań cyfrowych. 

Podpisywanie dokumentów elektronicznie w dużych firmach można uprościć poprzez zastosowanie chmurowego podpisu kwalifikowanego, który nie wymaga użycia fizycznych narzędzi w postaci karty kryptograficznej i czytnika. Do obsługi podpisu w tym przypadku wystarczy smartfon z aplikacją mobilną, która pozwala na jednorazowe uwierzytelnienie podpisu oraz desktopowa aplikacja podpisująca. Co więcej, chmurowy podpis kwalifikowany może zostać zintegrowany z wewnętrznym systemem w firmie za pomocą API, co sprzyja automatyzacji procesów. Przykładem takiej usługi cyfrowej jest e-podpis ECSigner od EuroCert.  

Chmurowym podpisem kwalifikowanym można podpisać wszystkie dokumenty urzędowe oraz biznesowe, bez potrzeby korzystania z dodatkowych urządzeń.  

Podpisywanie dokumentów elektronicznie – w instytucji publicznej

Elektroniczne podpisywanie dokumentów staje się coraz bardziej powszechne w sektorze publicznym. Obecnie e-podpis pełni już istotną rolę w nowoczesnej administracji, pozwalając na bezpieczne i efektywne zarządzanie zarządzanie dokumentacją elektroniczną. Dla urzędników opanowanie zasad działania i używanie podpisu elektronicznego jest kluczowe dla efektywnego wykonywania zadań służbowych w dzisiejszym, cyfrowym świecie.

Podpisywanie dokumentów elektronicznie w instytucjach publicznych wykorzystywane jest m.in. w poniższych obszarach: 

  • podpisywanie wszelkich dokumentów urzędowych, tj. pisma, decyzja administracyjne, zaświadczenia, umowy, 
  • kierowanie elektronicznych pism procesowych do sądów poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą, 
  • wysyłanie i odbieranie dokumentów w ramach systemu e-doręczenia, który zastępuje tradycyjne wysyłanie listów poleconych za potwierdzeniem odbioru, 
  • procesowanie spraw w ramach usług publicznych przez internet, np. ePUAP, PUE ZUS. 

Kwalifikowany podpis elektroniczny może być wykorzystywany do kontaktów z organami administracji publicznej na szczeblu rządowym, samorządowym i państwowym. 

Podpisywanie dokumentów elektronicznie – czy warto?

Elektroniczne podpisywanie dokumentów w firmach czy administracji publicznej z wykorzystaniem podpisu kwalifikowanego niesie za sobą szereg korzyści. Należą do nich przede wszystkim: 

  • oszczędność czasu, 
  • wygoda zastosowania,  
  • bezpieczeństwo, 
  • moc prawna. 

Oszczędność czasu 

Podpisywanie dokumentów elektronicznie oszczędza czas, pozwalając firmom i urzędom na natychmiastowe przesyłanie plików. Ważne pisma mogą zostać opatrzone podpisem w kilka minut i wysłane pocztą elektroniczną, co eliminuje potrzebę korzystania z usług pocztowych i kurierskich czy planowania wizyt w urzędach. 

Wygoda zastosowania 

Wykorzystywanie podpisów elektronicznych w codziennej pracy jest niezwykle łatwe, a przede wszystkim wygodne. E-podpis usprawnia transakcje biznesowe, sprawiając, że wszelkie umowy z kontrahentami mogą być zawierane na odległość. W przypadku kwalifikowanego podpisu chmurowego nie potrzebujesz żadnych dodatkowych urządzeń. Do podpisania dokumentu elektronicznie wystarczy ci aplikacja mobilna na smartfonie, komputer i desktopowa aplikacja podpisująca. 

Bezpieczeństwo 

Proces elektronicznego podpisywania dokumentów został uregulowany prawnie. Stosowane regulacje zostały zawarte w unijnym rozporządzeniu eIDAS, które określa m.in. wymogi techniczne dla kwalifikowanych podpisów elektronicznych. Dzięki wykorzystaniu technologii opartych na kryptografii, e-podpisy cechują się wysokim poziomem bezpieczeństwa i gwarantują autentyczność danych w nich zawartych. 

Ten artykuł może Cię zainteresować: 

Moc prawna

Podpisywanie dokumentów elektronicznym podpisem kwalifikowanym to rozwiązanie uniwersalne o bardzo szerokim katalogu zastosowań. Dokumenty podpisane w ten sposób zyskują moc prawną i niosą za sobą skutki równoważne z podpisem własnoręcznym. E-podpis kwalifikowany może być zatem wykorzystywany w relacjach biznesowych o charakterze prywatnym, jak i w kontaktach z sektorem publicznym.  

Kup podpis kwalifikowany

Podpisywanie dokumentów elektronicznie – podsumowanie 

Dynamiczny rozwój technologii umożliwia szybkie i bezpieczne podpisywanie dokumentów elektronicznie, co znacznie przyspiesza procesy biznesowe i administracyjne. Uniwersalnym rozwiązaniem, które sprzyja sprawnemu obiegowi e-dokumentacji, jest kwalifikowany podpis elektroniczny, uznawany w świetle prawa za równoważny z podpisem własnoręcznym. Dzięki niemu, firmy i instytucje mogą efektywnie zarządzać cyfrowymi dokumentami, eliminując potrzebę ich drukowania i fizycznego przesyłania do danego adresata. 

Unijna regulacja prawna, taka jak rozporządzenie eIDAS, wspiera legalność i szerokie zastosowanie podpisu kwalifikowanego na terenie całej Unii Europejskiej. Narzędzie to, wraz z jego zaawansowanymi zabezpieczeniami kryptograficznymi, gwarantuje integralność, autentyczność i bezpieczeństwo dokumentów, co zwiększa zaufanie do transakcji elektronicznych.