Data publikacji: 25/06/24

Podpis elektroniczny i pieczęć kwalifikowana to nowoczesne narzędzia cyfrowe, które przyspieszają procesy biznesowe, a także ułatwiają przedsiębiorcom dopełnienie formalności urzędowych. Podpis elektroniczny powstał z myślą o osobach fizycznych, natomiast pieczęć kwalifikowana wykorzystywana jest przez osoby prawne, np. spółki. Stosowanie obu usług zaufania zostało uregulowane w polskim ustawodawstwie oraz unijnym rozporządzeniu eIDAS. Najważniejsze aspekty prawne poznasz w tym artykule. 

Na skróty:

Podpis elektroniczny i pieczęć kwalifikowana – podstawa prawna

Podpis elektroniczny i pieczęć kwalifikowana są już powszechnie stosowane w środowiskach biznesowych i administracji publicznej. Możliwe jest to dzięki aktom prawnym, do których należą: 

  • rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym;
  • ustawie z dnia 5 września 2016 roku o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U.2021.1797).

Unijne rozporządzenie, nazywanej najczęściej rozporządzeniem eIDAS (ang. electronic Identification, Authentication and trust Services), to regulacja prawna, która została zaimplementowana do wszystkich krajów UE jako pierwsza. Jej celem jest usprawnienie transakcji transgranicznych, które wykorzystują tożsamość cyfrową i cyfrowe uwierzytelnianie, a tym samym – ujednolicenie przepisów na terenie całej Unii Europejskiej. Dzięki temu aktowi prawnemu przedsiębiorcy z Polski mogą m.in. bezpiecznie podpisać dokumenty elektroniczne z kontrahentami z UE i odwrotnie, używając podpisu elektronicznego i pieczęci kwalifikowanej. 

Ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej z 5 września 2016 roku była  pierwszym krokiem w dostosowywaniu polskich realiów prawnych do rozporządzenia eIDAS. Uchyliła ona przede wszystkim ustawę z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. W praktyce, akt prawny z 2016 pozwala m.in. na to, aby certyfikaty podpisów elektronicznych i pieczęci kwalifikowanych, wydanych w innych krajach UE, były akceptowane na gruncie prawa polskiego.   

Powyżej wymienione akty prawne są najistotniejsze w kontekście usług zaufania, jednak nie jedyne. Wykorzystywanie podpisu elektronicznego i pieczęci kwalifikowanej jest regulowane także przez szereg innych aktów wykonawczych o randze unijnej i krajowej. W Polsce stosowne zmiany zostały wprowadzone m.in. w Kodeksie cywilnym oraz Kodeksie postępowania cywilnego.  

Te artykuły mogą cię zainteresować: 

Sprawdź ofertę pieczęci kwalifikowanych

Dlaczego podpisy i pieczęcie składane w sposób elektroniczny są korzystne pod względem prawnym?

Podpis elektroniczny i e-pieczęć traktowane są już jako biznesowy standard i wygoda, co wynika z prawnego kontekstu ich używania. Do najważniejszych zalet stosowanie tych usług należą:

  • łatwa walidacja, 
  • wysoki poziom bezpieczeństwa, 
  • skutki prawne właściwe tradycyjnym formom podpisywania dokumentów, 
  • przyspieszenie procesów biznesowych.

Łatwa walidacja 

Podpis elektroniczny i pieczęć kwalifikowana podlegają procesowi walidacji, co wiąże się z łatwym sprawdzeniem tożsamości podmiotu podpisującego lub pieczętującego dany dokument. Z kolei tradycyjne podpisy odręczne to jedynie warstwa graficzna, której potwierdzenie autentyczności wymaga dokonania porównania charakteru pisma złożonego na dokumencie z pismem odręcznym autora podpisu. Proces ten nie jest łatwy i jest obarczony ryzykiem błędu, a dodatkowo jest kosztowny i długotrwały.

Wysoki poziom bezpieczeństwa

Technologie stosowane przy podpisach elektronicznych i pieczęciach kwalifikowanych sprawiają, iż są one w wyższym stopniu bezpieczne niż podpisy tradycyjne na dokumencie papierowym. Usługi zaufania wykorzystują techniki kryptograficzne, które bazują na standardach infrastruktury klucza publicznego (PKI), a do weryfikacji tożsamości wykorzystują cyfrowy certyfikat. Nowoczesne technologie sprawiają zatem, że jedyne ryzyko, które wynika ze stosowania e-podpisu i e-pieczęci, sprowadza się do nieuprawnionego użycia tych narzędzi przez osoby trzecie, co uznawane jest za przestępstwo.

Skutki prawne właściwe tradycyjnym formom podpisywania dokumentów 

Podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowanym niesie za sobą skutek prawny, ponieważ ustawodawca zrównał ten rodzaj podpisu z podpisem własnoręcznym. Co więcej, skutek ten będzie miał miejsce dla umów, które w świetle przepisów prawa muszą zostać zawarte w formie pisemnej, np. umów o pracę. Dodatkowo podpis ten będzie honorowany w krajach Unii Europejskiej, gdzie obowiązuje rozporządzenie eIDAS. 

Przyspieszenie procesów biznesowych 

Podpis elektroniczny i pieczęć kwalifikowana to usługi zaufanie, które są niezwykle przydatne z biznesowego punktu widzenia. Regulacje na poziomie prawa unijnego i krajowego sprawiają, że ich stosowanie w znacznym stopniu ułatwia dokonywanie czynności prawnych, gospodarczych i administracyjnych. Narzędzia te znacznie przyspieszają obrót gospodarczy i umożliwiają automatyzację procesów w firmach i administracji. Dzięki nim dokumenty elektroniczne podpisuje się szybko i łatwo. Nie ma również problemu z ich bezpieczną archiwizacją i katalogowaniem.

Kto może dostarczyć kwalifikowaną usługę zaufania?

Usługi zaufania, tj. pieczęć kwalifikowana i podpis elektroniczny, mogą być dostarczana przez certyfikowanych dostawców usług zaufania. Dostawcy ci mogą:

  • wydawać certyfikaty kwalifikowane podpisów i pieczęci elektronicznych,
  • świadczyć kwalifikowane usługi walidacji, 
  • tworzyć kwalifikowane elektroniczne znaczniki czasu, usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i usługi uwierzytelniania witryn internetowych. 

Każda firma, która chce działać w tym obszarze, musi uzyskać wpis do rejestru dostawców usług zaufania. Wpis ten poprzedza niezależny audyt zgodności z eIDAS, który jest przeprowadzany w organizacji. Decyzję o rejestracji podmiotu podejmuje minister właściwy ds. cyfryzacji na bazie uprzednio złożonego wniosku i raportu z oceny zgodności. Po otrzymaniu pozytywnej decyzji o wpisie do rejestru kwalifikowanych dostawców usług zaufania, przedsiębiorstwo zgłasza się do Narodowego Centrum Certyfikacji, aby uzyskać certyfikat CA i stosowne wpisy. 

W ten sposób dostawca, staje się tzw. zaufaną stroną trzecią, która spełnia restrykcyjne normy i może oferować usługi umożliwiające bezpieczne zawieranie transakcji elektronicznych. 

Podpis elektroniczny, pieczęć kwalifikowana i aspekty prawne – podsumowanie

Podpis elektroniczny i pieczęć kwalifikowana są nowoczesnymi narzędziami cyfrowymi, które przyspieszają procesy biznesowe i ułatwiają formalności urzędowe. Obie usługi kwalifikowane zostały uregulowane w unijnym rozporządzeniu eIDAS z 2014 roku. Polski system prawny w 2016 roku dostosował się do tych regulacji, akceptując certyfikaty podpisów i pieczęci wydane w innych krajach UE. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą bezpiecznie podpisywać dokumenty elektroniczne z kontrahentami z wszystkich państw członkowskich. 

Elektroniczne podpisy i pieczęcie niosą za sobą wysoki poziom bezpieczeństwa, łatwą walidację i skutki prawne właściwe dokumentem papierowym podpisanym w tradycyjny sposób. Stosowanie tych narzędzi znacząco przyspiesza procesy biznesowe i umożliwia automatyzację czynności w firmach i administracji. Polscy dostawcy usług zaufania muszą uzyskać stosowny wpis do rejestru, poprzedzony audytem zgodności z eIDAS, co zapewnia najwyższy poziom wiarygodności i bezpieczeństwo cyfrowych narzędzi. 

Kup pieczęć kwalifikowaną