Podpis kwalifikowany – dlaczego warto z niego korzystać?

Podpis kwalifikowany umożliwia elektroniczny obrót dokumentami urzędowymi, kadrowymi i biznesowymi. Jego wykorzystywanie jest bezpieczne i znacznie ułatwia codzienne funkcjonowanie. Z tego względu warto jak najczęściej z niego korzystać.

Ludzie często zapominają o możliwości podpisywania rozmaitych dokumentów elektronicznie. Tymczasem na gruncie polskiego prawa podpis kwalifikowany jest równoważny z podpisem składanym odręcznie i akceptowany przy załatwianiu większości spraw administracyjnych, prawnych i biznesowych. To szybkie, łatwe i bezpieczne rozwiązanie, które znacznie ułatwia codzienne funkcjonowanie oraz jest przyjazne dla środowiska naturalnego.

Czym jest elektroniczny podpis kwalifikowany?

Kwestie dotyczące elektronicznego podpisu kwalifikowanego zostały uregulowane w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym, a następnie zaimplementowane do polskiego ustawodawstwa w postaci ustawy z dnia 5 września 2016 roku o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U.2021.1797).

Podpis kwalifikowany jest najsilniej zaawansowanym technologicznie rodzajem podpisu elektronicznego. Ten z kolei jest danymi zapisanymi w postaci elektronicznej dołączonych lub logicznie powiązanych z innymi danymi występującymi również w postaci elektronicznej. Łączne wykorzystanie obydwu typu danych stosowane jest przez osobę podpisującą jako podpis. Obok podpisu kwalifikowanego występują jeszcze: podpis zaawansowany oraz zwykły elektroniczny podpis.

Aby złożyć elektroniczny podpis kwalifikowany, konieczne jest posiadanie urządzenia kwalifikowanego działającego na podstawie certyfikatu kwalifikowanego, bądź oprogramowania – np. rozwiązania chmurowego. Zadaniem urządzenia jest zapewnienie poufności i ochrony danych przed sfałszowaniem. Rolą certyfikatu jest poświadczanie danych elektronicznych stanowiących uwierzytelnienie dla podpisu kwalifikowanego. Certyfikat dostępny jest u kwalifikowanych dostawców usług zaufanych.

Dlaczego warto posiadać elektroniczny podpis kwalifikowany?

Elektroniczny podpis kwalifikowany posiada wiele zalet. Jego posiadanie docenią nie tylko przedsiębiorcy oraz urzędnicy, ale również osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Jakie cechy elektronicznego podpisu kwalifikowanego sprawiają, że warto go posiadać?

Podpis kwalifikowany jest równoważny tradycyjnemu

Spośród wszystkich rodzajów podpisów elektronicznych jedynie podpis kwalifikowany jest równoważny tradycyjnemu. Oznacza to, że złożenie na dokumencie elektronicznego podpisu kwalifikowanego wywoła identyczne skutki prawne, jakie miałyby miejsce w przypadku podpisania dokumentu podpisem odręcznym.

Zasada ta została uregulowana w artykule 25 rozporządzenia unijnego eIDAS. O równoważności podpisu kwalifikowanego oraz tradycyjnego mówi również artykuł 78 (1) kodeksu cywilnego.

Podpis kwalifikowany to uniwersalne narzędzie

Podpis kwalifikowany został uregulowany w rozporządzeniu unijnym. Oznacza to, że jest on akceptowany we wszystkich krajach członkowskich Unii Europejskiej. Takim podpisem z powodzeniem można opatrzyć większość dokumentów biznesowych, administracyjnych i prawniczych.

Elektroniczny podpis kwalifikowany powszechnie wykorzystywany jest w sektorach, takich jak: medycyna, finanse, nieruchomości i administracja. Podpis umożliwia w pełni zdalny obrót dokumentami, najczęściej: umowami handlowymi, umowami cywilno-prawnymi, umowami o pracę, licencjami, kontraktami, umowami najmu, pełnomocnictwami, dokumentami składanymi do Urzędu Skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Funkcjonalność

Dokumenty podpisywane elektronicznym podpisem kwalifikowanym cechują się: integralnością, dostępnością, poufnością, autentycznością, rozliczalnością, niezaprzeczalnością oraz niezawodnością. Oznacza to, że one w pełni bezpieczne, powszechnie dostępne i akceptowalne.

Dlaczego warto pytać, czy do podpisania dokumentu można użyć podpis kwalifikowany?

Elektroniczny podpis kwalifikowany posiada wiele cech, które sprawiają, że jego wykorzystywanie jest korzystniejsze niż składanie podpisów odręcznych. Co sprawia, że podpis kwalifikowany uznawany jest za narzędzie korzystniejsze od podpisu tradycyjnego? Dlaczego zawsze warto pytać o możliwość jego zastosowania?

Bezpieczeństwo

Elektroniczny podpis kwalifikowany to najbardziej zaawansowany, a co za tym idzie – najbardziej bezpieczny z funkcjonujących na rynku podpisów elektronicznych. Uznaje się, że forma ta jest bezpieczniejsza od podpisu własnoręcznego, który stosunkowo łatwo jest skopiować i wykorzystać na niekorzyść prawowitego właściciela.

Bezpieczeństwo podpisu kwalifikowanego wynika z zastosowanej technologii. Podpis swoje funkcjonowanie opiera o połączenie funkcji skrótu i algorytmu kryptograficznego. Takie zestawienie stanowi gwarancję weryfikacji integralności i znakowania każdej zmiany w dokumencie, która zaszła po jego podpisaniu.

Łatwość walidacji

Elektroniczny podpis kwalifikowany umożliwia natychmiastowe, obiektywne, bezsporne i jednoznaczne zidentyfikowanie osoby, która opatrzyła dokument własnym podpisem. Jeśli w przypadku podpisu odręcznego pojawią się wątpliwości co do jego autentyczności, to konieczne będzie przeprowadzenie czaso- i pracochłonnych prac grafologicznych. Te nie zawsze są skuteczne i wiążą się ze sporymi kosztami.

Sprzyjanie ochronie środowiska

W związku z faktem, że podpis kwalifikowany na gruncie prawa jest równoważnym z podpisem tradycyjnym, umożliwia on w pełni elektroniczny obieg dokumentów, co daje możliwość całkowitej rezygnacji z dokumentacji papierowej.

Dzięki temu ogranicza się wycinkę drzew potrzebnych do wyprodukowania papieru. Zredukowaniu ulega również ilość produkowanych śmieci (makulatura i puste pojemniki po tuszach do drukarek) i elektrośmieci. Zmniejszenie produkcji papieru i ilości przesyłek pocztowych oraz kurierskich to z kolei ograniczenie śladu węglowego.

Ekonomiczność

Rezygnacja z dokumentów papierowych na rzecz dokumentów elektronicznych to oszczędności na: materiałach i częściach eksploatacyjnych do drukarek i skanerów, materiałach piśmienniczych, kosztach wysyłek kurierskich i pocztowych, utylizacji plastiku oraz makulatury i elektrośmieci.

Wprowadzenie w przedsiębiorstwie elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia dodatkowo przejście na hybrydowy lub zdalny system pracy, co zmniejsza koszty stałe utrzymania powierzchni biurowej oraz archiwów.

Komfort (oszczędność czasu, dowolna pora i miejsce)

Ostatnią, ale niezwykle istotną kwestią, dla której warto pytać, czy jest możliwość podpisania dokumentu elektronicznym podpisem kwalifikowanym, jest komfortowość takiego rozwiązania. Podpis elektroniczny można złożyć o dowolnej porze i z dowolnego miejsca. Nie ma konieczności dojazdu do urzędu, biura, czy innego miejsca, w którym znajduje się oryginalny dokument oczekujący na złożenie odręcznego podpisu. Nie trzeba również oczekiwać na kuriera, który ma przywieźć dokument konieczny do podpisania. Takie rozwiązanie to spora oszczędność czasu – podpis elektroniczny można złożyć natychmiast po wygenerowaniu dokumentu. To znacznie przyspiesza proces obiegu dokumentacji i sprzyja rozwojowi organizacji oraz szybkiego załatwianiu spraw urzędowych.

Podsumowując, spodziewając się otrzymania dokumentu wymagającego podpisu lub chcąc taki dokument wystawić, zawsze warto zapytać, czy strona, która ma złożyć podpis, może dokonać tego za pośrednictwem elektronicznego podpisu kwalifikowanego. To rozwiązanie jest w pełni zgodne z prawem i znacznie przyspieszy obieg dokumentów, a dodatkowo jest ekonomiczne, efektywne i ekologiczne.