Nowoczesne przedsiębiorstwa coraz częściej wprowadzają politykę Paperless, której głównym celem jest ograniczenie zużycia papieru. Taka strategia biznesowa obejmuje jednak znacznie więcej działań, które wiążą się m.in. z digitalizacją dokumentów firmowych. Dowiedz się, jakie narzędzia usprawniają takie procesy i jakie korzyści niesie za sobą praca w „firmie bez papieru”.
Nadmierne zużycie papieru w polskich firmach
Polska od wielu lat przedstawiana jest jako kraj, w którym konsumpcja papieru w firmach jest szczególnie wysoka. Wśród przyczyn takiego stanu wymienia się m.in. jednostronne drukowanie dokumentów, drukowanie nadmiernej liczby dokumentów roboczych czy małe wykorzystywanie papieru z recyklingu. Bardzo często firmy nie monitorują kosztów przeznaczanych na tego typu zakupy. Ponadto wiele jednostek administracji publicznej nadal preferuje obrót standardową dokumentacją papierową w tradycyjnym wydaniu. Nierzadko utrudnia to współpracę z sektorem prywatnym.
W dobie pandemii, wiele firm przeszło na tryb pracy zdalnej, co przyspieszyło procesy digitalizacji codziennych zadań. W celu ograniczenia liczby wydruków, polskie przedsiębiorstwa skupiły się na elektronicznym obiegu informacji oraz zmianie procedur administracyjno-biurowych. Jednym z działań w tym zakresie może być polityka Paperless.
Czym jest trend paperless?
Paperless jest to podejście proekologiczne, które wiąże się z redukcją papierowej dokumentacji na rzecz cyfryzacji procesów biznesowych. Przykładem takiego ruchu jest np. digitalizacja dokumentów w firmie, przy jednoczesnym eliminowaniu dokumentów papierowych, np. tradycyjnej korespondencji czy faktur. Decydując się na politykę Paperless, przedsiębiorstwo inwestuje często w elektroniczne archiwa dokumentów czy elektroniczne podpisy dokumentów.
Rezygnacja z papieru na rzecz dokumentów cyfrowych pojawia się w momencie, gdy czas dostępu do dokumentacji papierowej w firmie jest za długi, np. w uwagi na jej ilość. Celem digitalizacji może być także chęć szybszej obsługi klientów i kontrahentów. Wdrożenie strategii Paperless będzie zatem pomocne wtedy, gdy procesy biznesowe przebiegają zbyt wolno.
Jak oszczędzać papier w firmie?
Jednym z podstawowych systemów do redukcji papieru w firmie jest elektroniczny obieg dokumentacji. Takie nowoczesne zarządzanie pozwala m.in. uporządkować przepływ dokumentów, umożliwia szybszy obieg pism i łatwy dostęp do nich czy monitoring ich statusu.
1. Kwalifikowany podpis elektroniczny
Ważnym i uniwersalnym narzędziem, które sprawia, że możemy całkowicie zrezygnować z dokumentów papierowych, jest kwalifikowany podpis elektroniczny, który kupuje się u dostawców usług zaufania (np. w Centrum Certyfikacji EuroCert). Ten e-podpis umożliwia prostą identyfikację osoby, która przesłała e-dokument do firmy. Dzięki używaniu takiego rozwiązania, podpis na dokumencie elektronicznym zostaje zrównany z podpisem odręcznym, co uregulowane jest przez przepisy prawa. Nadawca i odbiorca mają zatem pewność, że wszystko co podpiszą w ten sposób pociąga za sobą skutki prawne. Dokumenty generowane są wyłącznie w formie elektroniczne, a zużycie papieru jest równe zeru.
2. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna
Innym narzędziem, które coraz bardziej zyskuje na popularności, jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Pozwala ona na automatyczne podpisywanie dokumentów danymi danego podmiotu, bez używania danych osobowych pracownika. Takie rozwiązanie sprawdza się w szczególności w jednostkach administracji publicznej. E-pieczęcią można opieczętować np. zaświadczenia urzędowe, które generowane są od razu po zleceniu takiej procedury.
Oba rozwiązania, zarówno pieczęć, jak i podpis kwalifikowany, wpisują się w strategie oszczędzania papieru w działalności gospodarczej czy administracyjnej, gwarantując szereg korzyści.
Polityka paperless – korzyści dla biznesu
Wśród zalet wdrażania strategii oszczędzania papieru w firmach czy instytucjach można wymienić następujące kwestie:
- Oszczędność środków finansowych – Podmiot który decyduje się na rozwiązania Paperless redukuje koszty potrzebne na zakup papieru. Wyeliminowane zostają również koszty związane z przesyłkami kurierskimi, ponieważ dokumenty przekazywane są tylko elektronicznie.
- Lepsze zarządzanie obiegiem dokumentów – Elektroniczna archiwizacja dokumentów pozwala zabezpieczyć dane ważne dla firmy. E-dokumentacja jest uporządkowana i szybko dostępna dla pracowników w przedsiębiorstwie.
- Oszczędność czasu – Dokumenty w wersji elektronicznej podpisane podpisem kwalifikowanym czy opieczętowane pieczęcią kwalifikowaną mogą być przygotowane niemal natychmiast i przekazane do odpowiedniego interesariusza.
Paperless w administracji publicznej
Nadmierne wykorzystanie papieru uznawane jest przez wiele środowisk za bolączkę polskiej administracji publicznej. Ocenia się, że to właśnie w tym obszarze digitalizacja procesów przebiega obecnie najwolniej. Brak polityki Paperless w polskich urzędach i innych jednostkach spowodowany jest bardzo często czynnikiem ludzkim. Wynika to także z niewystarczających kompetencji cyfrowych.
Mimo wszystko istnieją już konkretne regulacje prawne, które umożliwiają unikanie nadmiernego zużycia papieru w działaniach jednostek publicznych. Jedną z nich jest Kodeks postępowania administracyjnego, który dopuszcza prowadzenie wielu postępowań administracyjnych w formie elektronicznej. Ustawodawca wprowadza cały czas kolejne akty prawne, które mobilizują urzędy do wprowadzania elektronicznych obiegów dokumentów. Dzięki zwiększaniu wydatków na rozwój infrastruktury IT oraz podnoszenie kompetencji urzędników, można spodziewać się, że polska administracja publiczna zyska w najbliższych latach całkowicie nowe, cyfrowe oblicze.
