Co wrzucić w koszty firmy na koniec 2025 roku?

Końcówka roku kalendarzowego dla wielu przedsiębiorców oznacza też koniec okresu podatkowego, co wiąże się z możliwością dorzucenia ostatnich kosztów firmowych w tym okresie. Właściciele zadają sobie pytanie, co wrzucić w koszty firmy na koniec 2025 roku, aby przygotować przedsiębiorstwo na kolejne miesiące i jednocześnie obniżyć wysokość podatku dochodowego. Sprawdź, co może być kosztem firmowym i poznaj nasze rekomendacje.

Czym jest koszt firmowy i dlaczego warto zaplanować go przed końcem roku?

Koszt firmowy to wydatek poniesiony przez przedsiębiorstwo w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu, który warto zaplanować przed końcem roku, aby uwzględnić go jeszcze w kosztach uzyskania przychodu dla celów podatkowych. W efekcie zmniejsza się obciążenie podatkowe przedsiębiorstwa w danym okresie rozliczeniowym. Koniec roku to także dobry moment na przeprowadzenie analizy finansowej i weryfikację wydatków zaplanowanych a zrealizowanych.

Podstawowe powody, dla których przedsiębiorcy generują koszty pod koniec roku fiskalnego, to:

• obniżenie podatku dochodowego,
• wykorzystanie pozostałego zaplanowanego budżetu,
• możliwość pozostania w pierwszym progu podatkowym,
• przygotowanie przedsiębiorstwa do realizacji zadań w nowym roku poprzez zakup sprzętu, narzędzi itd.

Na przedsiębiorcy ciąży obowiązek wykazania przed Urzędem Skarbowym, że dany wydatek rzeczywiście został poniesiony w celu uzyskania przychodu przez firmę lub w celu zachowania źródła tych przychodów. W związku z tym zwróć szczególną uwagę na to, aby koszt miał bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz swoje realne uzasadnienie biznesowe. Niewskazane jest generowanie sztucznych wydatków, które tylko pozornie przynoszą korzyści finansowe. Choć z jednej strony obniżysz podatek dochodowy, to jednak z drugiej dany wydatek może nie być zasady i sprawi, że w rzeczywistości Twój realny dochód będzie niższy. 

Pamiętaj o tym, że urzędnik może zakwestionować legalność danego kosztu firmowego, dlatego dokładnie zapoznaj się z listą wyłączeń wskazaną w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z dalszej części artykułu dowiesz się, jakie są legalne przykłady kosztów firmowych, które możesz zaplanować „na szybko”, gdy zbliża się koniec roku podatkowego.

Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów firmowych – najważniejsze zasady

Każdy wydatek firmowy musi mieć związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a także być racjonalny i mieć konkretny cel biznesowy. Ponadto obowiązkiem przedsiębiorcy jest posiadanie na niego dokumentu księgowego, którym najczęściej jest faktura zakupu. Nie każdy wydatek prywatny może być kosztem firmowym, dlatego wszelkie wątpliwości w tym zakresie warto zweryfikować w obowiązujących aktach prawnych lub w bezpośrednim kontakcie z renomowanym biurem rachunkowym, lub doradcą podatkowym. W ten sposób zmniejsza się ryzyko zakwestionowania zasadności danego wydatku firmowego oraz zwiększa kontrolę nad finansami przedsiębiorstwa. Aby ułatwić Ci zadanie, w dalszej części artykułu przygotowaliśmy przykłady najczęściej wybieranych kosztów na koniec roku, które są zgodne z obowiązującymi przepisami.

Najpopularniejsze kategorie kosztów firmowych na koniec roku

Wśród popularnych kategorii kosztów firmowych ponoszonych na koniec roku podatkowego przez polskie przedsiębiorstwa znajdują się:

• sprzęt i wyposażenie biura,
• oprogramowanie i licencje,
• usługi zewnętrzne i doradcze,
• marketing i sprzedaż,
• szkolenia i rozwój,
• cyfryzacja i bezpieczeństwo dokumentów np. kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowana pieczęć elektroniczna
• transport, 

Sprawdź ofertę podpisów kwalifikowanych

Sprawdź ofertę pieczęci kwalifikowanych

Co wrzucić w koszty firmy na koniec 2025 roku? – praktyczne przykłady

Pod koniec 2025 roku możliwe do wrzucenia w koszty firmowe są takie wydatki, które można ponieść od ręki i wykazać ich związek z prowadzonym przedsiębiorstwem, dlatego warto posiłkować się praktycznymi przykładami. Tzw. „szybkie koszty” na koniec roku podatkowego powinny uwzględniać wydatki związane z zakupem sprzętu lub rozwiązań cyfrowych, które nie wymagają czasochłonnego wdrożenia, da się je jeszcze ponieść w 2025 roku oraz realnie wpłyną na obniżenie podatku dochodowego przy jednoczesnych rzeczywistych korzyściach dla firmy. 

Uwzględniając przytoczone już kategorie, warto zwrócić uwagę na bezpieczne koszty podatkowe, które przedstawia poniższa tabela.

Wybrane z kosztów mają charakter jednorazowy, jak np. zakup środków trwałych do firmy. Inne można ponosić cyklicznie w zależności od potrzeb przedsiębiorstwa i nawet kilkukrotne księgowanie podobnych wydatków w ciągu roku nie jest podstawą do podania w wątpliwość ich zasadności. Obejmuje to takie regularnie powtarzające się koszty firmowe jak m.in.: odnowienie hostingu i domeny firmowej, wydatki na marketing i reklamę, udział w konferencjach branżowych, odnowienie certyfikatu kwalifikowanego podpisu elektronicznego itd. Wątpliwe może być ich ponoszenie tylko wtedy, gdy występują bardzo często i trudno powiązać je z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Komputer i inne urządzenia elektroniczne

Koniec roku to naturalny moment na weryfikację, czy sprzęt wykorzystywany w firmie pozwala na sprawną i efektywną pracę. Wolno działające komputery, brak odpowiednich monitorów czy przestarzałe urządzenia często obniżają wydajność zespołu i utrudniają bieżącą realizację zadań. Zakup nowego sprzętu na koniec 2025 roku stanowi szybki i bezpieczny koszt podatkowy, a jednocześnie realnie poprawia organizację pracy oraz przygotowuje firmę na dalszy rozwój.

Przykładowe koszty zakupu komputera na firmę i innych urządzeń elektronicznych:

• laptop lub komputer stacjonarny
• dodatkowy monitor / monitor o większej przekątnej
• drukarka, skaner, urządzenie wielofunkcyjne
• telefon służbowy, tablet
• sprzęt sieciowy (router, access point)
• UPS, dysk zewnętrzny, SSD
• klawiatura, mysz, słuchawki, kamera, stacja dokująca

Uzasadnienie kosztu komputera w firmie oraz innych urządzeń elektronicznych:

• niewystarczająca wydajność dotychczasowego sprzętu
• częste awarie lub brak kompatybilności z aktualnym oprogramowaniem
• potrzeba zwiększenia efektywności i komfortu pracy
• przygotowanie stanowisk pracy na planowane zwiększenie zatrudnienia
• zabezpieczenie danych i ciągłości działania firmy
• naturalna wymiana zużytego wyposażenia biurowego

Porady związane z kosztem zakupu komputera na firmę i innych urządzeń elektronicznych na koniec roku:

• sprzęt elektroniczny o wartości powyżej 10 000 zł netto co do zasady podlega amortyzacji
• sprzęt tańszy może zostać ujęty jednorazowo w kosztach
• zakup sprzętu z wyprzedzeniem jest dopuszczalny, jeśli wynika z realnych planów rozwoju
• warto opisać przeznaczenie sprzętu na potrzeby ewentualnej kontroli
• przy użytkowaniu mieszanym należy zachować proporcję rozliczenia

Meble biurowe

Zużyte lub niewygodne meble biurowe są częstym, lecz bagatelizowanym problemem w firmach. Niewłaściwa ergonomia stanowiska pracy wpływa na komfort i wydajność, a brak odpowiedniego wyposażenia utrudnia organizację biura. Zakup podstawowych mebli biurowych na koniec 2025 roku to szybki koszt firmowy, który jednocześnie poprawia warunki pracy i wspiera sprawne funkcjonowanie.

Przykładowe koszty na firmę związane z zakupem mebli biurowych:

• biurka biurowe
• fotele i krzesła ergonomiczne
• szafki, regały, kontenery
• szafy na dokumenty
• stoły robocze lub konferencyjne

Uzasadnienie kosztu w firmie zakupu mebli biurowych:

• zużycie, uszkodzenie lub brak ergonomii dotychczasowych mebli
• konieczność poprawy komfortu i bezpieczeństwa pracy
• organizacja przestrzeni biurowej i dokumentacji
• przygotowanie nowych stanowisk pracy

Porady związane z kosztem mebli biurowych:

• meble o wartości powyżej 10 000 zł netto mogą zostać uznane za środki trwałe i amortyzowane
• wybór podstawowych mebli biurowych ogranicza ryzyko zakwestionowania kosztu
• warto zachować umiar i dopasować zakup do faktycznych potrzeb firmy
• należy jasno wykazać związek zakupu z działalnością gospodarczą
• dopuszczalne jest doposażenie biura z myślą o planowanym rozwoju lub zatrudnieniu

“Zgodnie z przepisami kosztem uzyskania przychodu nie są wydatki ponoszone na reprezentację, przy czym interpretacja urzędników może być różna. Dla bezpieczeństwa warto unikać kupowania bardzo drogich mebli (np. biurka dębowego za kilkanaście tysięcy złotych).”

Akcesoria biurowe

Drobne akcesoria biurowe są niezbędne do codziennego funkcjonowania firmy, jednak często nie są planowane kosztowo. Braki w podstawowym wyposażeniu powodują chaos organizacyjny, spadek efektywności pracy oraz utrudniają obsługę dokumentów i klientów. Zakup akcesoriów biurowych pod koniec 2025 roku to prosty i bezpieczny koszt firmowy, który bezpośrednio wspiera bieżącą działalność operacyjną.

Przykładowe koszty na firmę związane z zakupem akcesoriów biurowych:

• artykuły piśmiennicze (długopisy, markery, ołówki)
• papier do drukarki, notesy, zeszyty
• segregatory, teczki, koszulki na dokumenty
• organizery biurkowe, tacki na dokumenty
• dziurkacze, zszywacze, nożyczki
• kalkulatory biurowe
• tablice korkowe lub suchościeralne
• niszczarki dokumentów (o niskiej wartości jednostkowej)

Uzasadnienie kosztu w firmie zakupu akcesoriów biurowych:

• bieżące zużycie materiałów eksploatacyjnych
• konieczność sprawnej organizacji dokumentów i pracy biurowej
• obsługa klientów, kontrahentów i korespondencji
• zapewnienie ciągłości pracy administracyjnej
• utrzymanie porządku i ergonomii stanowiska pracy

Porady związane z kosztem akcesoriów biurowych:

• akcesoria biurowe o niskiej wartości jednostkowej mogą być jednorazowo zaliczone do kosztów uzyskania przychodu
• warto kupować wyposażenie typowo biurowe, bez cech prywatnego użytkowania
• zakupy powinny być racjonalne i dostosowane do skali działalności
• dopuszczalne jest uzupełnianie zapasów lub przygotowanie biura na zwiększoną liczbę pracy lub zleceń

Środki czystości

Utrzymanie czystości w biurze i pomieszczeniach firmowych ma bezpośredni wpływ na komfort pracy, bezpieczeństwo pracowników oraz wizerunek firmy wobec klientów i kontrahentów. Regularny zakup środków czystości to standardowy i uzasadniony koszt firmowy, który umożliwia bieżące funkcjonowanie działalności. Ujęcie tych wydatków jako kosztów pod koniec 2025 roku jest naturalnym elementem prowadzenia firmy i nie budzi wątpliwości podatkowych.

Przykładowe koszty na firmę związane z zakupem środków czystości:

• płyny do mycia podłóg, biurek i powierzchni roboczych
• środki do dezynfekcji rąk i powierzchni
• płyny do mycia szyb i monitorów
• detergenty do sanitariatów (WC, umywalki)
• ręczniki papierowe, papier toaletowy
• mydła w płynie, żele do rąk
• worki na śmieci
• odświeżacze powietrza
• gąbki, ścierki, mopy

Uzasadnienie kosztu w firmie zakupu środków czystości:

• zapewnienie higienicznych i bezpiecznych warunków pracy
• spełnienie podstawowych wymogów BHP
• utrzymanie estetyki biura i pomieszczeń firmowych
• ochrona zdrowia pracowników i osób trzecich
• pozytywny wizerunek firmy w kontaktach z klientami

Porady związane z kosztem środków czystości:

• środki czystości stanowią koszty bieżące i mogą być jednorazowo zaliczone do kosztów uzyskania przychodu
• warto wybierać produkty przeznaczone do użytku profesjonalnego lub biurowego
• zakupy powinny dotyczyć wyłącznie pomieszczeń wykorzystywanych w działalności gospodarczej
• dopuszczalne jest uzupełnianie zapasów lub zakup większej ilości środków na potrzeby przyszłych okresów

Remont biura

Stan techniczny biura ma bezpośredni wpływ na komfort pracy, bezpieczeństwo pracowników oraz odbiór firmy przez klientów i kontrahentów. Zużyte ściany, podłogi czy instalacje obniżają funkcjonalność przestrzeni i mogą powodować problemy organizacyjne lub BHP. Remont biura przeprowadzony pod koniec 2025 roku może stanowić uzasadniony koszt firmowy, którego celem jest przywrócenie lub poprawa warunków użytkowych lokalu wykorzystywanego w działalności gospodarczej.

Przykładowe koszty na firmę związane z remontem biura:

• malowanie ścian i sufitów
• wymiana lub naprawa podłóg (panele, wykładziny)
• naprawa tynków, gładzie, drobne prace murarskie
• wymiana drzwi wewnętrznych
• modernizacja oświetlenia
• naprawa instalacji elektrycznej lub hydraulicznej
• montaż listew, karniszy, elementów wykończeniowych

Uzasadnienie kosztu w firmie remontu biura:

• zużycie techniczne pomieszczeń wynikające z eksploatacji
• konieczność zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy
• poprawa funkcjonalności i estetyki biura
• dostosowanie przestrzeni do aktualnych potrzeb organizacyjnych
• utrzymanie odpowiedniego standardu miejsca obsługi klientów

Porady związane z kosztem remontu biura:

• remont o charakterze odtworzeniowym może być zaliczony bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu
• prace podnoszące wartość użytkową lokalu mogą zostać uznane za ulepszenie i podlegać amortyzacji
• należy dokładnie opisywać zakres prac na fakturach
• remont powinien dotyczyć wyłącznie części lokalu wykorzystywanej w działalności gospodarczej, co ma szczególne znaczenie w przypadku rejestracji firmy w miejscu zamieszkania
• warto zachować dokumentację zdjęciową i umowy z wykonawcami
• należy jasno wykazać związek remontu z prowadzoną działalnością

Programy księgowe i fakturowe

Sprawne zarządzanie finansami i dokumentacją firmy wymaga odpowiednich narzędzi informatycznych. Programy księgowe i fakturowe umożliwiają prawidłowe prowadzenie ewidencji, wystawianie faktur, kontrolę kosztów oraz generowanie raportów finansowych. Zakup lub subskrypcja takich programów na koniec 2025 roku to koszt firmowy, który wspiera bieżącą działalność, poprawia organizację pracy i minimalizuje ryzyko błędów księgowych.

Przykładowe koszty na firmę związane z zakupem programów księgowych i fakturowych:

• zakup licencji jednorazowej programu księgowego lub fakturowego
• abonament miesięczny lub roczny programów online (SaaS)
• moduły dodatkowe, np. integracja z bankiem, magazynem lub e-sklepem
• wsparcie techniczne i aktualizacje oprogramowania

Uzasadnienie kosztu w firmie zakupu programów księgowych i fakturowych:

• zapewnienie prawidłowej ewidencji księgowej i podatkowej
• usprawnienie wystawiania faktur i dokumentów sprzedaży
• minimalizacja ryzyka błędów finansowych i podatkowych
• wsparcie organizacji pracy biura lub działu księgowego
• zgodność z wymogami prawa oraz automatyzacja procesów finansowych

Porady związane z kosztem programów księgowych i fakturowych:

• zakup licencji lub abonamentu można jednorazowo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jeśli wartość nie jest bardzo wysoka
• programy o wartości powyżej 10 000 zł netto mogą być uznane za środek trwały i amortyzowane
• warto wybierać rozwiązania dostosowane do potrzeb firmy i liczby użytkowników
• dopuszczalne jest wykupienie programów z myślą o planowanym rozwoju firmy lub zwiększeniu zatrudnienia

Systemy ERP

Systemy ERP (ang. Enterprise Resource Planning) umożliwiają kompleksowe zarządzanie wszystkimi procesami w firmie – od księgowości i sprzedaży, przez magazyn i produkcję, po kadry i zarządzanie projektami. Implementacja lub zakup systemu ERP na koniec 2025 roku stanowi istotny koszt firmowy, który wspiera organizację procesów, automatyzację pracy i poprawę efektywności działania przedsiębiorstwa.

Przykładowe koszty na firmę związane z zakupem systemów ERP:

• licencje na oprogramowanie ERP (jednorazowe lub subskrypcyjne)
• wdrożenie i konfiguracja systemu przez firmę zewnętrzną
• moduły dodatkowe, np. CRM, magazyn, produkcja, analityka
• szkolenia pracowników z obsługi systemu
• utrzymanie i aktualizacje oprogramowania

Uzasadnienie kosztu w firmie zakupu systemów ERP:

• usprawnienie zarządzania procesami wewnętrznymi firmy
• automatyzacja czynności administracyjnych i księgowych
• poprawa organizacji pracy i kontroli operacyjnej
• możliwość lepszego planowania zasobów, produkcji i magazynu
• wsparcie rozwoju firmy oraz zwiększenia efektywności zespołów

Porady związane z kosztem systemów ERP:

• systemy ERP o wartości powyżej 10 000 zł netto mogą zostać uznane za środek trwały i amortyzowane
• warto dokumentować związek systemu ERP z działalnością gospodarczą
• wybór modułów powinien odpowiadać faktycznym potrzebom firmy
• należy zachować umowy wdrożeniowe, faktury licencyjne i dokumentację szkoleń
• dopuszczalne jest zakupienie systemu z myślą o rozwoju przedsiębiorstwa lub zwiększeniu zatrudnienia

Systemy operacyjne

Systemy operacyjne, takie jak Windows, stanowią podstawowe oprogramowanie niezbędne do funkcjonowania komputerów w firmie. Zapewniają stabilne środowisko pracy, kompatybilność z innymi programami biurowymi oraz bezpieczeństwo danych. Zakup licencji systemu Windows na koniec 2025 roku jest uzasadnionym kosztem firmowym, który wspiera bieżącą działalność i poprawia efektywność pracy pracowników.

Przykładowe koszty na firmę związane z zakupem systemów operacyjnych:

• licencje jednostkowe na komputery stacjonarne i laptopy
• licencje zbiorcze lub subskrypcje typu Windows 365
• wsparcie techniczne i aktualizacje systemu
• oprogramowanie dodatkowe wymagane do funkcjonowania systemu (np. Windows Server, Remote Desktop)

Uzasadnienie kosztu w firmie zakupu systemów operacyjnych:

• zapewnienie legalnego i stabilnego środowiska pracy komputerów
• kompatybilność z programami księgowymi, biurowymi i ERP
• poprawa bezpieczeństwa danych i minimalizacja ryzyka awarii
• umożliwienie efektywnej pracy zespołu i realizacji zadań operacyjnych
• utrzymanie standardów informatycznych zgodnych z wymaganiami biznesowymi

Porady związane z kosztem systemów operacyjnych:

• licencje o niskiej wartości jednostkowej mogą być jednorazowo zaliczone do kosztów uzyskania przychodu
• systemy o wartości powyżej 10 000 zł netto mogą zostać uznane za środek trwały i amortyzowane
• zakup powinien być dostosowany do faktycznych potrzeb firmy i liczby użytkowników
• dopuszczalne jest wykupienie licencji z myślą o rozwoju firmy lub zwiększeniu liczby stanowisk pracy

Programy antywirusowe

Ochrona komputerów i sieci firmowej przed złośliwym oprogramowaniem, wirusami i atakami hakerskimi jest niezbędna dla bezpieczeństwa danych oraz ciągłości pracy przedsiębiorstwa. Zakup programów antywirusowych na koniec 2025 roku stanowi uzasadniony koszt firmowy, który wspiera ochronę infrastruktury IT, bezpieczeństwo informacji oraz minimalizuje ryzyko przestojów i strat finansowych.

Przykładowe koszty na firmę związane z zakupem programów antywirusowych:

• licencje jednostkowe na komputery stacjonarne i laptopy
• subskrypcje miesięczne lub roczne na programy antywirusowe i pakiety bezpieczeństwa
• oprogramowanie antymalware, firewall, ochronę poczty elektronicznej
• wsparcie techniczne i aktualizacje bezpieczeństwa

Uzasadnienie kosztu w firmie zakupu programów antywirusowych:

• zapewnienie bezpieczeństwa danych firmowych i klientów
• ochrona komputerów przed wirusami, ransomware i innymi zagrożeniami
• minimalizacja ryzyka awarii systemów oraz przestojów w pracy
• zgodność z wymogami RODO i zasadami bezpieczeństwa informacji
• ochrona infrastruktury IT wspierającej codzienną działalność firmy

Porady związane z kosztem programów antywirusowych:

• licencje o niskiej wartości jednostkowej mogą być jednorazowo zaliczone do kosztów uzyskania przychodu
• programy antywirusowe o wyższej wartości mogą być amortyzowane jako środki trwałe
• zakup powinien odpowiadać liczbie stanowisk i rzeczywistym potrzebom firmy
• dopuszczalne jest wykupienie licencji z myślą o rozwoju firmy lub zwiększeniu liczby komputerów w sieci firmowej

Systemy CRM i marketing automation

Systemy CRM (ang. Customer Relationship Management) i narzędzia marketing automation umożliwiają skuteczne zarządzanie relacjami z klientami, automatyzację procesów sprzedażowych i marketingowych oraz analizę danych niezbędnych do podejmowania decyzji biznesowych. Zakup lub subskrypcja takich systemów na koniec 2025 roku stanowi koszt firmowy, który wspiera rozwój sprzedaży, poprawia efektywność działań marketingowych i zwiększa lojalność klientów.

Przykładowe koszty na firmę związane z zakupem systemów CRM i marketing automation:

• licencje na systemy CRM (jednorazowe lub abonamentowe)
• subskrypcje narzędzi do automatyzacji marketingu, np. e-mail marketing, kampanie lead nurturing
• moduły dodatkowe: analityka, integracja z ERP, integracja z e-sklepem
• szkolenia pracowników z obsługi systemów
• wsparcie techniczne i aktualizacje oprogramowania

Uzasadnienie kosztu w firmie zakupu systemów CRM i marketing automation:

• poprawa organizacji i automatyzacja procesów sprzedażowych i marketingowych
• efektywne zarządzanie kontaktami z klientami i historią transakcji
• wsparcie działań marketingowych, analiza skuteczności kampanii
• zwiększenie konkurencyjności i profesjonalizacji firmy
• przygotowanie do rozwoju firmy oraz zwiększenia liczby klientów

Porady związane z kosztem systemów CRM i marketing automation:

• licencje i subskrypcje o niskiej wartości jednostkowej można jednorazowo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu
• systemy o wyższej wartości mogą być traktowane jako środek trwały i amortyzowane
• wybór systemu powinien odpowiadać rzeczywistym potrzebom firmy i liczbie użytkowników
• dopuszczalne jest zakupienie systemów z myślą o planowanym rozwoju firmy i zwiększeniu efektywności działań sprzedażowo-marketingowych

Abonament na telefon

Abonament telefoniczny wykorzystywany w firmie jest niezbędnym elementem codziennej komunikacji z klientami, kontrahentami oraz pracownikami. Regularne opłaty abonamentowe na koniec 2025 roku stanowią uzasadniony koszt firmowy, który wspiera sprawne funkcjonowanie firmy, umożliwia prowadzenie biznesowych rozmów i utrzymanie kontaktu w ramach działalności gospodarczej.

Przykładowe koszty na firmę związane z abonamentem za telefon:

• miesięczne opłaty abonamentowe za telefony służbowe
• opłaty za pakiety danych i połączeń głosowych w abonamencie
• dodatkowe usługi w ramach abonamentu, np. roaming, SMS, MMS
• ewentualne opłaty aktywacyjne lub administracyjne

Uzasadnienie kosztu w firmie abonamentu za telefon:

• zapewnienie stałego kontaktu z klientami i kontrahentami
• obsługa bieżących spraw administracyjnych i operacyjnych
• wsparcie mobilności pracowników i organizacji pracy zdalnej
• umożliwienie szybkiej reakcji na zapytania i zlecenia biznesowe
• utrzymanie sprawnej komunikacji wewnętrznej w firmie

Porady związane z kosztem abonamentu za telefon:

• abonament może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu w pełnej wysokości, jeśli dotyczy wyłącznie działalności firmowej
• w przypadku mieszanej używalności (służbowo-prywatnej) należy wyodrębnić część kosztów przypadającą na firmę
• abonament powinien odpowiadać rzeczywistym potrzebom firmy i liczbie pracowników korzystających z telefonów
• dopuszczalne jest wykupienie abonamentu z myślą o przyszłym rozwoju firmy lub zwiększeniu liczby stanowisk mobilnych

Internet

Dostęp do internetu jest podstawowym narzędziem w codziennej pracy firmy, umożliwiającym komunikację, obsługę klientów, pracę zdalną oraz realizację procesów biznesowych. Opłaty za Internet na koniec 2025 roku stanowią uzasadniony koszt firmowy, który wspiera sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa i zapewnia ciągłość działań operacyjnych.

Przykładowe koszty na firmę związane z internetem:

• miesięczne opłaty za dostęp do internetu w biurze
• abonamenty światłowodowe lub mobilne dla pracowników zdalnych
• dodatkowe usługi, np. większa przepustowość, hosting, VPN
• opłaty instalacyjne i sprzętowe w ramach usługi internetowej

Uzasadnienie kosztu w firmie opłat za internet:

• zapewnienie ciągłości pracy i dostępu do sieci w firmie
• możliwość prowadzenia komunikacji z klientami, kontrahentami i pracownikami
• wsparcie pracy zdalnej i mobilnej pracowników
• realizacja działań marketingowych, sprzedażowych i administracyjnych
• umożliwienie bezpiecznej wymiany danych i korzystania z narzędzi online

Porady związane z kosztem internetu:

• opłaty za Internet można w pełni zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jeśli służą wyłącznie działalności firmowej
• w przypadku mieszanej eksploatacji (prywatno-służbowej) należy wyodrębnić część kosztów przypadającą na firmę
• abonament powinien odpowiadać rzeczywistym potrzebom firmy i liczbie użytkowników
• dopuszczalne jest wykupienie większego pakietu Internetu z myślą o rozwoju firmy lub zwiększeniu liczby pracowników korzystających z sieci

Audyt księgowy

Audyt księgowy pozwala zweryfikować prawidłowość prowadzonej księgowości, rozliczeń podatkowych oraz procedur finansowych w firmie. Przeprowadzenie audytu na koniec 2025 roku stanowi uzasadniony koszt firmowy, który minimalizuje ryzyko błędów księgowych, kar podatkowych oraz wspiera transparentność i wiarygodność finansową przedsiębiorstwa.

Przykładowe koszty na firmę związane z audytem księgowym:

• wynagrodzenie dla biegłego rewidenta lub firmy audytorskiej
• przygotowanie i analiza dokumentacji finansowej
• raporty audytorskie i rekomendacje dotyczące poprawy procedur
• konsultacje związane z wdrażaniem zaleceń audytu

Uzasadnienie kosztu w firmie audytu księgowego:

• weryfikacja poprawności ksiąg i dokumentów finansowych
• minimalizacja ryzyka błędów podatkowych i finansowych
• zapewnienie zgodności z przepisami prawa i zasadami rachunkowości
• wsparcie decyzji zarządu opartych na rzetelnych danych finansowych
• poprawa wiarygodności firmy wobec kontrahentów i instytucji finansowych

Porady związane z kosztem audytu księgowego:

• koszty audytu można w pełni zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jeśli dotyczą działalności firmy
• audyt powinien obejmować faktyczne obszary działalności firmy
• dopuszczalne jest przeprowadzenie audytu z myślą o przygotowaniu firmy do rozwoju lub zwiększeniu przejrzystości finansowej
• należy dokumentować wszelkie działania podjęte w związku z zaleceniami audytu

Doradztwo podatkowe

Korzystanie z usług doradcy podatkowego pozwala firmie prawidłowo interpretować przepisy podatkowe, optymalizować obciążenia podatkowe oraz minimalizować ryzyko błędów i kontroli skarbowych. Wydatki na doradztwo podatkowe na koniec 2025 roku stanowią uzasadniony koszt firmowy, który wspiera zgodność działalności z obowiązującym prawem oraz zapewnia bezpieczeństwo finansowe firmy.

Przykładowe koszty na firmę związane z doradztwem podatkowym:

• wynagrodzenie dla doradcy podatkowego lub kancelarii specjalizującej się w podatkach
• konsultacje dotyczące interpretacji przepisów podatkowych
• przygotowanie opinii prawno-podatkowych i analiz podatkowych
• wsparcie w zakresie optymalizacji podatkowej i sporządzania deklaracji podatkowych

Uzasadnienie kosztu w firmie doradztwa podatkowego:

• zapewnienie prawidłowej interpretacji przepisów podatkowych
• minimalizacja ryzyka błędów w rozliczeniach podatkowych
• wsparcie w podejmowaniu decyzji finansowych i inwestycyjnych
• przygotowanie do kontroli skarbowych i audytów podatkowych
• optymalizacja kosztów podatkowych zgodnie z obowiązującym prawem

Porady związane z kosztem doradztwa podatkowego:

• wydatki można w pełni zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jeśli dotyczą działalności firmy
• konsultacje powinny dotyczyć faktycznych potrzeb firmy w zakresie podatków
• dopuszczalne jest korzystanie z doradztwa z myślą o planowanym rozwoju firmy lub przygotowaniu do większych transakcji
• należy dokumentować wszelkie rekomendacje i działania podjęte w wyniku doradztwa podatkowego

Usługi IT

Usługi informatyczne są niezbędne do prawidłowego funkcjonowania infrastruktury komputerowej i sieci w firmie. Obejmują wsparcie techniczne, administrację systemów, bezpieczeństwo danych oraz rozwój oprogramowania. Wydatki na usługi IT na koniec 2025 roku stanowią uzasadniony koszt firmowy, który wspiera sprawne działanie firmy, zapewnia bezpieczeństwo danych oraz umożliwia realizację procesów biznesowych.

Przykładowe koszty na firmę związane z usługami IT:

• wsparcie techniczne i helpdesk dla pracowników
• administracja i utrzymanie serwerów oraz sieci komputerowej
• wdrożenie i konfiguracja oprogramowania firmowego
• bezpieczeństwo IT, backup danych, monitoring systemów
• rozwój i aktualizacja oprogramowania wykorzystywanego w firmie

Uzasadnienie kosztu w firmie usług IT:

• zapewnienie ciągłości pracy i prawidłowego funkcjonowania systemów komputerowych
• minimalizacja ryzyka awarii, utraty danych i zagrożeń bezpieczeństwa
• wsparcie procesów biznesowych poprzez utrzymanie infrastruktury IT
• umożliwienie sprawnej komunikacji i pracy zdalnej
• przygotowanie firmy do rozwoju technologicznego i zwiększenia efektywności zespołów

Porady związane z kosztem usług IT:

• koszty usług IT można w pełni zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jeśli dotyczą działalności firmy
• usługi powinny odpowiadać rzeczywistym potrzebom firmy i liczbie stanowisk pracy
• dopuszczalne jest wykupienie usług IT z myślą o planowanym rozwoju firmy lub rozbudowie infrastruktury
• należy dokumentować zakres i cel świadczonych usług, aby uzasadnić ich związek z działalnością gospodarczą

Konsultacje prawne

Konsultacje prawne umożliwiają firmie uzyskanie profesjonalnej opinii w zakresie prawa cywilnego, handlowego, pracy czy własności intelektualnej. Korzystanie z usług prawnych na koniec 2025 roku stanowi uzasadniony koszt firmowy, który minimalizuje ryzyko sporów, błędów prawnych oraz wspiera bezpieczne i zgodne z prawem funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Przykładowe koszty na firmę związane z konsultacjami prawnymi:

• wynagrodzenie dla prawnika lub kancelarii prawnej
• opinie i analizy prawne dotyczące umów, regulaminów i kontraktów
• reprezentacja firmy w negocjacjach lub sprawach przed instytucjami
• przygotowanie dokumentacji zgodnej z przepisami prawa

Uzasadnienie kosztu w firmie konsultacji prawnych:

• zapewnienie prawidłowej interpretacji przepisów prawa
• minimalizacja ryzyka sporów sądowych i kar prawnych
• wsparcie w negocjacjach i zawieraniu umów biznesowych
• ochrona interesów firmy oraz bezpieczeństwo transakcji
• przygotowanie firmy do rozwoju i nowych przedsięwzięć zgodnie z prawem

Porady związane z kosztem konsultacji prawnych:

• koszty konsultacji prawnych można w pełni zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jeśli dotyczą działalności firmy
• konsultacje powinny dotyczyć rzeczywistych potrzeb firmy w zakresie prawa
• dopuszczalne jest korzystanie z usług prawnych z myślą o planowanym rozwoju firmy lub nowych inwestycjach
• należy dokumentować wszystkie zalecenia i działania podjęte w wyniku konsultacji prawnych

Współpraca z agencją marketingową

Współpraca z agencją marketingową pozwala firmie skutecznie promować swoje produkty i usługi, zwiększać rozpoznawalność marki oraz realizować kampanie marketingowe zgodnie z założeniami biznesowymi. Koszty związane z taką współpracą na koniec 2025 roku stanowią uzasadniony koszt firmowy, który wspiera rozwój sprzedaży, poprawia wizerunek firmy i zwiększa efektywność działań marketingowych.

Przykładowe koszty na firmę związane ze współpracą z agencją marketingową:

• opracowanie strategii marketingowej i komunikacyjnej
• prowadzenie kampanii reklamowych online i offline
• przygotowanie materiałów graficznych, wideo i treści marketingowych
• zarządzanie social media i kampaniami mailingowymi
• analityka marketingowa i raportowanie wyników

Uzasadnienie kosztu w firmie współpracy z agencją marketingową:

• wsparcie działań promocyjnych i sprzedażowych firmy
• poprawa wizerunku i rozpoznawalności marki na rynku
• profesjonalne przygotowanie kampanii reklamowych
• zwiększenie efektywności działań marketingowych poprzez doradztwo ekspertów
• przygotowanie firmy do rozwoju i pozyskiwania nowych klientów

Porady związane z kosztem współpracy z agencją marketingową:

• koszty współpracy można w pełni zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jeśli dotyczą działalności firmy
• współpraca powinna odpowiadać rzeczywistym potrzebom firmy i celom marketingowym
• dopuszczalne jest planowanie współpracy z myślą o rozwoju firmy lub zwiększeniu sprzedaży
• należy dokumentować zakres działań agencji oraz ich wpływ na realizację strategii marketingowej firmy

Modernizacja strony internetowej

Modernizacja strony internetowej pozwala firmie utrzymać nowoczesny wizerunek w sieci, poprawić funkcjonalność witryny oraz zoptymalizować jej działanie pod kątem użytkowników i wyszukiwarek. Wydatki na modernizację strony na koniec 2025 roku stanowią uzasadniony koszt firmowy, który wspiera marketing, sprzedaż oraz komunikację z klientami.

Przykładowe koszty na firmę związane z modernizacją strony internetowej:

• projektowanie graficzne i UX/UI strony
• programowanie i wdrożenie nowych funkcji
• optymalizacja strony pod kątem SEO i wydajności
• aktualizacja treści, zdjęć i materiałów multimedialnych
• integracja z systemami sprzedaży, CRM lub newsletterami

Uzasadnienie kosztu w firmie modernizacji strony internetowej:

• poprawa wizerunku firmy i atrakcyjności oferty online
• zwiększenie wygody i funkcjonalności strony dla użytkowników
• wsparcie działań marketingowych i sprzedażowych
• utrzymanie strony zgodnej z aktualnymi standardami technologicznymi
• przygotowanie firmy do rozwoju sprzedaży online i pozyskiwania nowych klientów

Porady związane z kosztem modernizacji strony internetowej:

• koszty modernizacji można w pełni zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jeśli dotyczą działalności firmy
• zakres modernizacji powinien odpowiadać faktycznym potrzebom firmy i planom rozwojowym
• dopuszczalne jest przeprowadzenie modernizacji z myślą o zwiększeniu sprzedaży lub poprawie komunikacji z klientami
• należy dokumentować wprowadzone zmiany i ich wpływ na funkcjonowanie strony oraz realizację celów biznesowych firmy

Hosting i domena

Usługi hostingowe i rejestracja domeny są niezbędne do utrzymania strony internetowej firmy w sieci, zapewniając dostępność witryny dla klientów, bezpieczeństwo danych oraz prawidłowe funkcjonowanie usług online. Opłaty za hosting i domenę na koniec 2025 roku stanowią uzasadniony koszt firmowy, który wspiera marketing, sprzedaż oraz komunikację z klientami.

Przykładowe koszty na firmę związane z hostingiem i domeną:

• roczne lub miesięczne opłaty za hosting strony internetowej
• rejestracja i przedłużenie domeny firmowej
• dodatkowe usługi, np. certyfikat SSL, backup danych, większa przepustowość serwera
• wsparcie techniczne w zakresie utrzymania strony

Uzasadnienie kosztu w firmie zakupu hostingu i domeny:

• zapewnienie stałej dostępności strony internetowej dla klientów i kontrahentów
• ochrona danych firmowych oraz poprawne działanie usług online
• wsparcie działań marketingowych i sprzedażowych firmy
• utrzymanie profesjonalnego wizerunku firmy w Internecie
• przygotowanie firmy do rozwoju sprzedaży online i obsługi klientów

Porady związane z kosztem hostingu i domeny:

• opłaty za hosting i domenę można w pełni zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jeśli służą działalności firmy
• wybór usług powinien odpowiadać rzeczywistym potrzebom firmy i liczbie użytkowników strony
• dopuszczalne jest wykupienie usług hostingowych z myślą o rozwoju firmy lub zwiększeniu ruchu na stronie
• należy dokumentować cel i zakres usług, aby wykazać ich związek z działalnością gospodarczą firmy

Marketing i reklama

Działania marketingowe i reklamowe pozwalają firmie promować swoje produkty i usługi, zwiększać rozpoznawalność marki oraz pozyskiwać nowych klientów. Koszty związane z marketingiem i reklamą na koniec 2025 roku stanowią uzasadniony koszt firmowy, który wspiera rozwój sprzedaży, poprawia wizerunek firmy i zwiększa skuteczność działań biznesowych.

Przykładowe koszty na firmę związane z marketingiem i reklamą:

• kampanie reklamowe w mediach tradycyjnych i cyfrowych
• tworzenie materiałów promocyjnych, np. ulotek, plakatów, banerów
• działania w social media i content marketing
• reklama online, w tym Google Ads, Facebook Ads, kampanie mailingowe
• analityka marketingowa i raportowanie skuteczności działań

Uzasadnienie kosztu w firmie marketingu i reklamy:

• wsparcie działań sprzedażowych i promocyjnych firmy
• zwiększenie rozpoznawalności marki i wizerunku firmy
• dotarcie do nowych grup klientów i rozwój rynku
• profesjonalne przygotowanie i realizacja kampanii marketingowych
• przygotowanie firmy do rozwoju oraz zwiększenia konkurencyjności

Porady związane z kosztem marketingu i reklamy:

• koszty marketingu i reklamy można w pełni zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jeśli dotyczą działalności firmy
• działania marketingowe powinny odpowiadać rzeczywistym potrzebom firmy i celom sprzedażowym
• dopuszczalne jest planowanie wydatków marketingowych z myślą o przyszłym rozwoju firmy lub zwiększeniu sprzedaży
• należy dokumentować zakres działań i ich wpływ na realizację celów biznesowych firmy

Szkolenia i kursy

Szkolenia i kursy pozwalają pracownikom rozwijać kompetencje zawodowe, podnosić kwalifikacje oraz zwiększać efektywność pracy. Koszty związane ze szkoleniami i kursami na koniec 2025 roku stanowią uzasadniony koszt firmowy, który wspiera rozwój kadry, poprawia wydajność i przygotowuje firmę do realizacji nowych projektów.

Przykładowe koszty na firmę związane ze szkoleniami i kursami:

• opłaty za udział pracowników w kursach zawodowych i specjalistycznych
• szkolenia online i stacjonarne, w tym webinary i warsztaty
• materiały edukacyjne i podręczniki szkoleniowe
• koszty egzaminów certyfikacyjnych i uzyskania kwalifikacji

Uzasadnienie kosztu w firmie szkoleń i kursów:

• podnoszenie kwalifikacji i kompetencji pracowników
• zwiększenie efektywności i jakości wykonywanej pracy
• przygotowanie zespołu do wdrażania nowych technologii i procedur
• wspieranie rozwoju zawodowego i motywacji pracowników
• przygotowanie firmy do realizacji bardziej złożonych projektów i rozwoju działalności

Porady związane z kosztem szkoleń i kursów:

• koszty szkoleń można w pełni zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jeśli dotyczą działalności firmy
• szkolenia powinny odpowiadać faktycznym potrzebom firmy i planom rozwojowym pracowników
• dopuszczalne jest planowanie szkoleń z myślą o rozwoju kompetencji w kontekście przyszłych projektów i inwestycji
• należy dokumentować cel i zakres szkoleń oraz ich wpływ na realizację celów biznesowych firmy

Webinary i konferencje

Uczestnictwo w webinarach i konferencjach pozwala firmie zdobywać aktualną wiedzę branżową, nawiązywać kontakty biznesowe oraz rozwijać kompetencje pracowników. Koszty związane z udziałem w takich wydarzeniach na koniec 2025 roku stanowią uzasadniony koszt firmowy, który wspiera rozwój firmy, zwiększa konkurencyjność i ułatwia wdrażanie nowych rozwiązań.

Przykładowe koszty na firmę związane z webinarami i konferencjami:

• opłaty rejestracyjne za udział w wydarzeniach online i stacjonarnych
• koszty transportu i noclegu w przypadku konferencji stacjonarnych
• materiały edukacyjne i multimedialne udostępniane podczas wydarzeń
• opłaty za certyfikaty uczestnictwa lub dodatkowe warsztaty

Uzasadnienie kosztu w firmie webinarów i konferencji:

• zdobycie aktualnej wiedzy i trendów branżowych
• rozwój kompetencji pracowników i kadry zarządzającej
• budowanie sieci kontaktów biznesowych i potencjalnych partnerstw
• wsparcie działań rozwojowych i strategicznych firmy
• przygotowanie firmy do wdrażania innowacji i nowych rozwiązań

Porady związane z kosztem webinarów i konferencji:

• koszty uczestnictwa można w pełni zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jeśli dotyczą działalności firmy
• wybór wydarzeń powinien odpowiadać faktycznym potrzebom firmy i pracowników
• dopuszczalne jest uczestnictwo z myślą o przyszłym rozwoju kompetencji zespołu
• należy dokumentować cel uczestnictwa i zakres zdobytej wiedzy w kontekście działalności firmy

Literatura fachowa

Zakup literatury fachowej pozwala firmie i jej pracownikom zdobywać wiedzę branżową, śledzić aktualne przepisy, standardy i najlepsze praktyki w danej dziedzinie. Koszty związane z zakupem książek, czasopism lub publikacji specjalistycznych na koniec 2025 roku stanowią uzasadniony koszt firmowy, który wspiera rozwój kompetencji pracowników oraz jakość prowadzonych działań biznesowych.

Przykładowe koszty na firmę związane z literaturą fachową:

• zakup książek i podręczników specjalistycznych
• prenumeraty branżowych czasopism i magazynów
• e-booki i publikacje cyfrowe związane z działalnością firmy
• materiały szkoleniowe i poradniki eksperckie

Uzasadnienie kosztu w firmie literatury fachowej:

• podnoszenie wiedzy i kompetencji pracowników
• śledzenie aktualnych trendów, standardów i regulacji w branży
• wsparcie decyzji biznesowych i procesów operacyjnych
• przygotowanie kadry do realizacji nowych projektów i wyzwań
• rozwój firmy poprzez zwiększenie jakości działań i usług

Porady związane z kosztem literatury fachowej:

• koszty zakupu literatury fachowej można w pełni zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jeśli służą działalności firmy
• zakup publikacji powinien odpowiadać faktycznym potrzebom firmy i pracowników
• dopuszczalne jest nabywanie literatury z myślą o rozwoju kompetencji zespołu i realizacji przyszłych projektów
• należy dokumentować cel zakupu i jego związek z działalnością firmy

Cyfryzacja i bezpieczeństwo dokumentów

Cyfryzacja dokumentów oraz zapewnienie ich bezpieczeństwa pozwala firmie sprawnie zarządzać danymi, chronić wrażliwe informacje oraz skrócić czas dostępu do potrzebnych materiałów. Koszty związane z cyfryzacją i zabezpieczeniem dokumentów na koniec 2025 roku stanowią uzasadniony koszt firmowy, który wspiera organizację pracy, zgodność z przepisami i efektywność procesów biznesowych.

Przykładowe koszty na firmę związane z cyfryzacją i bezpieczeństwem dokumentów:

• zakup i wdrożenie systemów do digitalizacji dokumentów
• zakup kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej
• oprogramowanie do zarządzania dokumentami (DMS)
• kopie zapasowe i chmura do przechowywania danych
• skanowanie i archiwizacja dokumentów papierowych
• zabezpieczenia systemów i danych, np. szyfrowanie, antywirus, firewall

Uzasadnienie kosztu w firmie cyfryzacji i bezpieczeństwa dokumentów:

• usprawnienie organizacji i wyszukiwania dokumentów
• ochrona danych firmowych i wrażliwych informacji
• zapewnienie zgodności z przepisami dotyczącymi przechowywania dokumentacji
• wsparcie pracy zdalnej i efektywnej komunikacji w firmie
• przygotowanie firmy do rozwoju i automatyzacji procesów biznesowych

Porady związane z kosztem cyfryzacji i bezpieczeństwa dokumentów:

• koszty związane z cyfryzacją i bezpieczeństwem dokumentów można w pełni zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jeśli dotyczą działalności firmy
• wybór rozwiązań cyfryzacyjnych powinien odpowiadać faktycznym potrzebom firmy i stopniowi rozwoju organizacji
• dopuszczalne jest wdrożenie systemów z myślą o przyszłym wzroście firmy i zwiększeniu ilości dokumentów
• należy dokumentować cel i zakres wdrożonych rozwiązań oraz ich wpływ na efektywność procesów firmowych

Samochód firmowy 

Zakup lub leasing samochodu firmowego pozwala przedsiębiorstwu na sprawne realizowanie obowiązków służbowych, transport pracowników, materiałów i towarów oraz wspiera rozwój działalności operacyjnej. Koszty związane z użytkowaniem samochodu firmowego na koniec 2025 roku stanowią uzasadniony koszt firmowy, który ułatwia prowadzenie działalności gospodarczej i podnosi efektywność firmy.

Przykładowe koszty na firmę związane z samochodem firmowym:

• zakup lub leasing pojazdu
• ubezpieczenie OC, AC, NNW i assistance
• paliwo i koszty eksploatacji pojazdu
• serwis i przeglądy techniczne
• opłaty drogowe, parkingowe i inne koszty użytkowania

Uzasadnienie kosztu w firmie samochodu firmowego:

• zapewnienie mobilności pracowników i obsługi klientów
• transport materiałów, towarów lub sprzętu niezbędnego do działalności
• poprawa efektywności pracy poprzez skrócenie czasu dojazdów i transportu
• możliwość realizacji zadań służbowych w różnych lokalizacjach
• wsparcie w rozwoju firmy poprzez usprawnienie logistyki i działań operacyjnych

Porady związane z kosztem samochodu firmowego:

• zakup samochodu o wartości powyżej 10 000 zł netto może zostać uznany za środek trwały i amortyzowany
• należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, aby wykazać związek wydatków z działalnością gospodarczą
• koszty eksploatacji pojazdu można w pełni zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu przy odpowiedniej dokumentacji
• dopuszczalne jest użytkowanie samochodu z myślą o planowanym rozwoju firmy lub zwiększeniu liczby pracowników
• warto dostosować zakup pojazdu do faktycznych potrzeb firmy i charakteru prowadzonej działalności

Podpis kwalifikowany i pieczęć kwalifikowana a koszt firmowy

Podpis kwalifikowany i pieczęć kwalifikowana z powodzeniem mogą stać się bezpiecznym kosztem firmowym pod koniec 2025 roku i wpłynąć na obniżenie obowiązku podatkowego. Jest to związane z tym, że te narzędzia cyfrowe są wykorzystywane w prowadzeniu działalności gospodarczej, dlatego koszty zakupu kwalifikowanego podpisu elektronicznego czy pieczęci kwalifikowanej dla firm mogą być kosztem firmowym przy rozliczaniu się na zasadach ogólnych.

Jednocześnie sam zakup tej formy e-podpisu lub e-pieczęci nie musi wiązać się z koniecznością natychmiastowego uruchomienia narzędzia. W zależności od dostawcy podpis lub pieczęć mogą zostać uruchomione nawet w czasie do 3 miesięcy od momentu ich zakupu.

Jeżeli Twoja firma korzysta już z kwalifikowanego podpisu elektronicznego czy pieczęci kwalifikowanej dla firm, to kosztem pod koniec 2025 roku może być odnowienie ważności certyfikatu nawet w sytuacji, gdy ten upływa dopiero za kilka miesięcy. W ten sposób zapewnisz sobie ciągłość cyfrowego narzędzia oraz szybki i bezpieczny koszt firmowy do końca 2025 roku. 

Argumentem przemawiającym za zakupem pieczęci kwalifikowanej dla firmy są zmiany związane z wprowadzeniem obowiązkowego korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Szczególnie dotyczy to spółek, ponieważ pieczęć może być wykorzystywana w procesie pierwszego uwierzytelniania w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU), co usprawnia procedurą ubiegania się o certyfikat KSeF. Ponadto pieczęć kwalifikowana może być wykorzystywana do zatwierdzania dokumentów firmowych również poza systemem KSeF i zachowuje przy tym moc prawną własnoręcznego podpisu. Zgodnie z unijnym rozporządzeniem eIDAS pieczęć kwalifikowana jest uznawana w całej Unii Europejskiej, a także w wielu innych krajach.

Szukając bezpiecznego kosztu na koniec 2025 roku, który jednocześnie ma uzasadnienie biznesowe i przyda się przedsiębiorstwu w 2026 roku, warto zwrócić uwagę na kwalifikowany podpis elektroniczny lub pieczęć kwalifikowaną. W ostatnich latach te cyfrowe narzędzia stają się już niemal standardem w nowoczesnych firmach. Już teraz wielu zagranicznych kontrahentów wymaga ich posiadanie w kontekście cyfrowego obiegu dokumentów. Warto już teraz rozważyć ich zakup u certyfikowanego dostawcy usług znajdującego się na liście Narodowego Centrum Certyfikacji dostępnej na stronie internetowej NCCert.pl.

Kup podpis kwalifikowany

Co wrzucić w koszty firmy na koniec 2025 roku? – podsumowanie

Wiesz już, co wrzucić w koszty firmowe na koniec 2025 roku. Zwróć uwagę na to, aby dany wydatek był bezpośrednio związany z prowadzonym przedsiębiorstwem i wpływał na jego zdolność do generowania lub zachowania źródła przychodów. To na właścicielu firmy spoczywa obowiązek wykazania powiązania i zasadności biznesowej danego kosztu z działalnością gospodarczą. Warto więc wybierać tylko bezpieczne koszty, a wszelkie wątpliwości zweryfikować w kontakcie z renomowanym biurem rachunkowym lub doradcą podatkowym.