Podpisy elektroniczne stają się coraz popularniejsze. Dzięki nim można szybko i sprawnie załatwić różne formalności i sprawy urzędowe bez wychodzenia z domu. Użytkownik e-podpisu może jednak posługiwać się jednym z dwóch typów podpisów. Sprawdź, czym różni się podpis kwalifikowany od niekwalifikowanego i poznaj najważniejsze zastosowania podpisów elektronicznych.
Podpis kwalifikowany a podpis elektroniczny
Rozwój technologii sprawia, że coraz więcej spraw załatwiamy przez Internet. Z pomocą przychodzą nam podpisy elektroniczne, wśród których można wyróżnić zwykłe e-podpisy (np. profil zaufany) oraz kwalifikowane podpisy elektroniczne. Zasadnicza różnica pomiędzy tymi dwoma typami jest taka, że e-podpis z certyfikatem kwalifikowanym pociąga za sobą skutki prawne (równoważne podpisowi własnoręcznemu) i posiada znacznie szersze zastosowanie w stosunku do podpisu niekwalifikowanego. Załatwiając codzienne sprawy biznesowe i urzędowe, może się więc okazać, że zwykły podpis nie będzie wystarczający.
Co daje podpis elektroniczny?
Wszystkie podpisy elektroniczne, niezależnie od tego, czy są kwalifikowane czy nie, mogą być używane w codziennej pracy oraz w kontaktach z urzędami i innymi jednostkami administracji publicznej. Każdy e-podpis da ci zatem kilka podstawowych, uniwersalnych korzyści, które usprawnią wykonywanie codziennych obowiązków.
Oto najważniejsze zalety podpisów elektronicznych, niezależnie od rodzaju:
Podpis elektroniczny oszczędza czas i pieniądze.
Jest to najważniejsza korzyść z dysponowania e-podpisem. Z pomocą podpisu elektronicznego można zrezygnować z dostarczania dokumentów pocztą lub kurierem, co już samo w sobie generuje dodatkowe koszty. Podpisy elektroniczne umożliwiają skuteczniejsze zarządzanie czasem w przypadku kontaktów urzędowych. Używając ich nie ma potrzeby stania w kolejkach, bo formalności załatwiamy w prosty sposób droga elektroniczną.
Podpis elektroniczny umożliwia zawieranie umów.
Dzięki niekwalifikowanym podpisom elektronicznym, nazywanym również podpisami komercyjnymi, można podpisać np. umowę o dzieło lub umowę handlową. Może to nastąpić wówczas, gdy strony dokumentu zawrą między sobą odpowiednią umowę, w której uznają wzajemnie, że taki podpis będzie wystarczający. Elektroniczny podpis niekwalifikowany będzie służył podpisywaniu umów niższego rzędu dla tzw. formy dokumentowej, np. dokumentów w obiegu wewnętrznym firmy. Dokumenty wyższej rangi, wymagające tzw. formy pisemnej, będą mogły być podpisywane jedynie podpisem elektronicznym z certyfikatem kwalifikowanym.
Podpis elektroniczny to mniej dokumentów w wersji papierowej.
Załatwiając formalności z zastosowaniem podpisu elektronicznego, ograniczamy liczbę dokumentów papierowych, które musimy archiwizować w domu lub w biurze. Wiąże się to z możliwością prowadzenia archiwum tylko w wersji cyfrowej.
Podpis elektroniczny jest w pełni uznawany przez prawo.
Obowiązujące prawo w pełni określa możliwości i zakres stosowania podpisów elektronicznych. Oznacza to, że nie możemy kwestionować skutków prawnych tylko dlatego, że dany dokument ma postać elektroniczną. Dokument podpisany elektronicznie nie będzie mógł również zostać odrzucony jako dowód w postępowaniu sądowym tylko dlatego, że nie ma tradycyjnej postaci papierowej. Należy jednak pamiętać, że każdy dokument musi być podpisany podpisem elektronicznym odpowiednim dla jego formy.
Podpis elektroniczny to rozwiązanie proekologiczne.
Wiele przedsiębiorstw w Polsce nie monitoruje kluczowych kosztów związanych z zakupem, przetwarzaniem, transportem i archiwizacją dokumentów w tradycyjnej formie papierowej. Nie jest także powszechne stosowanie papieru ekologicznego z recyklingu, np. do sporządzania dokumentów roboczych. Wykorzystując podpis elektroniczny w firmie, przedsiębiorcy mogą skutecznie zmniejszyć środki, przeznaczane do tej pory na obsługę papierowej dokumentacji biurowej, ponieważ dokumentacja może być z powodzeniem przechowywana w formie cyfrowej. Podpisy elektroniczne w firmie to zatem wygoda, oszczędność i budowa ekologicznego charakteru przedsiębiorstwa.
Podpis kwalifikowany – korzyści dla użytkownika
Podpis kwalifikowany jest specjalnym rodzajem podpisu, który jednoznacznie potwierdza tożsamość jego użytkownika. Używanie podpisu kwalifikowanego bez wychodzenia z domu generuje wszystkie korzyści właściwe wszystkim rodzajom podpisów elektronicznych. Dodatkowe zalety, które płyną z uzyskania certyfikatu dla podpisu elektronicznego, przedstawiają się następująco:
Podpis kwalifikowany umożliwia podpisanie niemal każdej umowy cywilno-prawnej.
Podpis taki jest równoważny podpisowi odręcznemu. Dzięki niemu możliwe jest zawieranie umowy cywilno-prawnej w formie elektronicznej. E-podpis kwalifikowany jest przydatny chociażby przy podpisywaniu umów o pracę, pełnomocnictw czy faktur, a także załatwianiu sprawy wyższej rangi, gdzie wymagana jest forma pisemna. Służy m.in. do stawania w przetargach krajowych i międzynarodowych lub aukcjach internetowych oraz dopełniania formalności w sprawach, w których nie mają zastosowania niekwalifikowane podpisy elektroniczne.
Podpis kwalifikowany jest najbezpieczniejszy ze wszystkich rodzajów podpisów elektronicznych.
Tego typu podpis jest wydawany wyłącznie przez zweryfikowaną jednostkę certyfikującą, jaką jest np. Centrum Certyfikacji EUROCERT. Uzyskanie podpisu wymaga przejścia szczegółowej weryfikacji tożsamości, która jest przeprowadzana przez wyszkolone i uprawnione osoby. Dzięki temu można jednoznacznie określić kto podpisał dany dokument, a czego nie gwarantują inne podpis elektroniczne.
Dzięki stosowaniu podpisu kwalifikowanego mamy pewność, że tożsamość naszego kontrahenta, który też dysponuje swoim certyfikatem, została skrupulatnie sprawdzona. Tylko właściciel podpisu jest zdolny do jego składania, przez co wiemy, że transakcje zawierane na odległość w relacjach B2B są maksymalnie weryfikowane. Mówiąc krótko, podpis taki oferuje najwyższy stopień poświadczenia danych osobowych oraz bezpieczeństwo ze względu na stosowaną technologię.
E-podpis z certyfikatem kwalifikowanym jest akceptowany na terenie całej Unii Europejskiej.
Zaleta ta jest szczególnie istotna dla przedsiębiorców, którzy prowadzą biznes na terenie UE. Podpis jest honorowany we wszystkich krajach członkowskich dzięki specjalnym regulacjom eIDAS (Electronic Identification and Trust Services Regulation). Prawo to gwarantuje wspólną politykę krajów w zakresie weryfikacji tożsamości osób, które używają podpisów kwalifikowanych oraz weryfikacji uwierzytelniania podpisywanych dokumentów. Oznacza to, że tylko taki e-podpis transgraniczny i może być swobodnie używany poza granicami Polski.
Podpis kwalifikowany można wykorzystywać do spraw urzędowych
Elektroniczny podpis kwalifikowany wykorzystuje się do oficjalnej komunikacji z administracją publiczną i w stosunku do innych e-podpisów, można go użyć do załatwienia większości spraw. Dzięki temu unikamy niepotrzebnych wizyt w urzędach, a także oczekiwania w kolejkach. Ważną informacją jest m.in. to, że podpisu kwalifikowanego można użyć także do założenia i potwierdzenia Profilu Zaufanego. W tym przypadku nie będzie wymagana osobista wizyta w urzędzie w celu potwierdzenia tożsamości.
Kwalifikowany podpis elektroniczny można uzyskać już w 20 minut.
Kwalifikowane e-podpisy wydają wyłącznie kwalifikowane centra certyfikujące, które mają wpis na zaufaną listę dostawców Narodowego Centrum Certyfikacji prowadzoną przez NBP. W celu uzyskania podpisu należy podpisać umowę z dostawcą usług zaufanych, np. EUROCERT oraz (w większości przypadków) umówić się na spotkanie z osobą weryfikującą tożsamość. Spotkanie takie można się odbyć w siedzibie własnego przedsiębiorstwa lub w stacjonarnym punkcie. Niezbędny będzie tu dokument tożsamości. Po dokonaniu czynności, które zajmą ok. 20 min, można od razu używać podpisu bez ograniczeń.
Ile kosztuje podpis kwalifikowany?
Koszty wdrożenia podpisu z certyfikatem kwalifikowanym są relatywnie niskie. Jest to jednorazowa płatność na poziomie około 299 złotych za nowy podpis na 2 lata, a odnowienie na kolejny dwuletni okres to koszt 159 złotych. Jeśli podzielimy tą kwotę przez 24 miesiące, otrzymamy równowartość jednej przesyłki kurierskiej miesięcznie, a w kolejnym okresie koszt będzie niemal dwukrotnie niższy. Podejmując decyzję o zakupie takiego podpisu warto więc oszacować oszczędności, jaki pozwoli nam on uzyskać w stosunku do tradycyjnego, papierowego obiegu dokumentów. Warto jednak pamiętać, że rozwój technologii do składania podpisu drogą internetową następuje bardzo szybko.
