Sorry, this entry is only available in Polish. For the sake of viewer convenience, the content is shown below in the alternative language. You may click the link to switch the active language.

Pandemia uświadomiła organizacjom konieczność wdrożenia cyfrowych procesów i narzędzi, jak np. kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Gdy praca hybrydowa staje się normą, cyfrowa transformacja jest biznesową koniecznością.

Co piąty zatrudniony Polak, czyli trzy miliony pracowników wykonywało pracę zdalną w szczytowym momencie pandemii. W branży IT pracowało tak nawet 80 proc. osób, w usługach finansowych ponad 60 proc., wynika z danych Konfederacji Lewiatan z września 2021 roku.

Pandemia zmusiła firmy do odnalezienia się w nowej rzeczywistości, przyspieszając lub wymuszając cyfrową transformację i wdrożenie procesów pozostających dotąd często w sferze planów. Skokowo wzrósł popyt na usługi chmurowe, rozwiązania VPN, szybkie przelewy czy płatności kartą.

Fizyczne i długotrwałe ograniczenia w kontaktach między pracownikami wpłynęły bezpośrednio zarówno na obieg dokumentów w organizacji, jak też między firmami. W efekcie znacznie wzrosło zainteresowanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W sytuacji, gdy pracownicy lub managerowie nie mogli osobiście podpisać faktur, umów czy wniosków urlopowych, wdrożenie podpisu elektronicznego było jedynym sposobem skutecznego rozwiązania problemu. W tym wypadku stawką nie było jednak doraźne rozwiązanie problemu, ale podejście systemowe i perspektywiczne. Dlaczego?

Praca hybrydowa jako nowa normalność

Po ponad roku izolacji zdecydowana większość, bo 61 proc. badanych, chciałaby w przyszłości pracować hybrydowo, łącząc pracę zdalną z obecnością w biurze – wynika z raportu Rynek pracy po roku pandemii – w poszukiwaniu równowagi, opracowanego przez firmę Devire.

Co to oznacza dla dotychczasowego modelu pracy z biura? Dla organizacji przejście w tryb pracy hybrydowej to konieczność przyjęcia zwinnych metodyk, efektywnej komunikacji zespołów, a także redefinicji kultury organizacyjnej, której celem jest podejmowanie szybkich decyzji. Oznacza to konieczność korzystania z cyfrowych narzędzi do współpracy i zaakceptowania bardziej zdecentralizowanego podejścia. To także konieczność wyposażenia pracowników w narzędzia, które dają pełną swobodę pracy spoza biura.

Podpis kwalifikowany jest rozwiązaniem odpowiadającym wymaganiom dzisiejszej pracy zdalnej. Dopiero posiadając własny podpis kwalifikowany, pracownik bez przeszkód wykona swoje obowiązki z dowolnego miejsca:

-Zgodnie z unijnym rozporządzeniem eIDAS, kwalifikowany e-podpis ma identyczną moc prawną, co podpis własnoręczny w obrocie elektronicznym dokumentów na terenie całej Unii Europejskiej.
-Kwalifikowany e-podpis umożliwia jednoznaczną identyfikację osoby fizycznej.
-Nadawca i odbiorca mają pewność, że podpisane dokumenty pociągają za sobą skutki prawne.
-Podpis jest wydawany dla osoby fizycznej na bezpiecznym urządzeniu, składającym się z czytnika i karty.
-Powyższe rozwiązanie daje użytkownikowi pełen komfort pracy i niezależność od biura. Podpis może złożyć z każdego miejsca na świecie.

Korzyści z wdrożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego

-przyspiesza obieg dokumentów w firmie
-redukuje zużycie papieru
-oszczędza czas dzięki hurtowemu podpisywaniu dokumentów
-przyczynia się do stworzenia cyfrowego ekosystemu obiegu dokumentów
-ułatwia archiwizację i łatwy dostęp do dokumentów
-umożliwia pracownikom korzystanie z mobilności i pracy zdalnej
-jest jednym z procesów udanej transformacji cyfrowej
-jest wyrazem troski o środowisko

Kwalifikowany podpis elektroniczny w transformacji cyfrowej

Tak jak konferencje wideo stały się częścią nowej hybrydowej rzeczywistości, tak samo korzystanie z kwalifikowanego podpisu staje się jednym z procesów, bez których praca w rozproszonych zespołach jest dziś praktycznie niemożliwa. Cyfrowe archiwum dokumentów i wdrożenie elektronicznych podpisów usprawniają między innymi:
-Wyszukiwanie danych
-Monitoring statusu dokumentów
-Obsługę klientów.

Ważne: Oprócz użycia podpisu elektronicznego w kontaktach z urzędami, podpis kwalifikowany może być wykorzystany do celów komercyjnych, ponieważ skraca czas zawierania umów cywilno-prawnych do kilku minut.

Transformacja cyfrowa jest zmianą sposobu działania organizacji poprzez wykorzystanie technologii cyfrowych oraz danych, a także zmianą mentalności ludzi. Wymaga wprowadzenia zmian w kulturze biznesowej, modelu operacyjnym i oferowanych klientom produktach. Mimo że to ciągły proces, to na każdym jego etapie firmy, które go realizują są lepiej przygotowane do wykorzystania nowych technologii do budowania wartości dla klientów, a w konsekwencji wzrostu przychodów – czytamy w opracowaniu 13 faktów o transformacji cyfrowej opublikowanym przez fundację Digital Poland.

Opisywany proces przyspieszył w czasie pandemii w ponad połowie firm. Nowe okoliczności zmotywowały do działania w tym obszarze 27 proc. przedsiębiorstw. Najbardziej dynamiczną przemianę przechodzą działy księgowości, sprzedaży i obsługi klienta. To obszary charakteryzujące się najniższym poziomem automatyzacji, z drugiej, generującej rozwój biznesu – czytamy w badaniu Transformacja cyfrowa firm 2020 przeprowadzonym przez EY Polska. Wynika z niej, że dla transformacja cyfrowa jest dla biznesu:
– sposobem zwiększenia efektywności (77 proc.),
– pomaga odpowiadać na potrzeby klientów (61 proc.),
– redukuje koszty (60 proc.),
– dla 53 proc. firm oznacza nowe możliwości rozwoju.

Bezpieczeństwo ponad wszystko

W przypadku pracy zdalnej, zwłaszcza wykonywanej z domu, wyzwaniem jest bezpieczne i szyfrowane komunikacja internetowa. W przypadku kwalifikowanego podpisu elektronicznego priorytetem jest również bezpieczeństwo, dlatego podpis wydawany jest na bezpiecznym urządzeniu kryptograficznym, składającym się z czytnika i karty. Usługa zgodna jest z wymogami europejskiego rozporządzenia eIDAS i polskiej Ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest jednym z narzędzi, które mają do wyboru użytkownicy indywidualni, klienci z sektora MŚP czy dużego biznesu, chcący w pełni korzystać z cyfrowego obiegu dokumentów. Dzięki EuroCert można skorzystać również z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej czy znaczników czasu. Każde z rozwiązań jest zgodne z unijnym rozporządzeniem eIDAS. Na przykład, usługa pieczęci elektronicznej gwarantuje bezpieczeństwo, autentyczność i integralność dokumentów cyfrowych w relacjach B2C, B2B i B2G.