Zastanawiasz się nad zakupem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej dla firmy? Szukasz informacji jaka jest cena uzyskania e-pieczęci oraz komu może zostać wydana? Z tego artykułu dowiesz się, od czego zależy cena pieczęci kwalifikowanej oraz z jakimi kosztami trzeba liczyć się przy jej zakupie w 2025 roku.
Od czego zależy cena pieczęci kwalifikowanej?
Wpływ na cenę kwalifikowanej pieczęci elektronicznej zależy od wielu czynników. Na rynku dostępne są warianty pieczęci, które różnią się m.in. nośnikiem danych, okresem ważności certyfikatu kwalifikowanego czy też dostępnością znaczników czasu. Certyfikowani dostawcy oferują kilka opcji do wyboru. Przed wyborem tego rodzaju usługi należy pamiętać o tym, że przeznaczona jest ona dla podmiotów posiadających osobowość prawną, w tym m.in.: firm, instytucji i podmiotów publicznych. Na co dzień pieczęć kwalifikowana z powodzeniem może być wykorzystywana przez takie organizacje jak banki, instytucje finansowe, szkoły, jednostki samorządu terytorialnego, instytucje publiczne czy nawet zwykłe firmy np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
Pieczęć kwalifikowana może posłużyć między innymi do takich operacji jak:
- pieczętowanie dokumentów, obsługa transakcji B2B w firmach,
- pieczętowanie potwierdzenia przelewów, wyciągów z banku i innych dokumentów bankowych,
- pieczętowanie dyplomów elektronicznych.
- uwierzytelnianie w KSeF
W odróżnieniu od podpisu kwalifikowanego pieczęć jest rodzajem podpisu, który zawiera NIP podmiotu posiadającego osobowość prawną (zamiast PESELu czy numeru dowodu tożsamości). Pieczęć zawiera dane firmy i stosowana jest tam, gdzie nie ma potrzeby podawania danych osobowych. Certyfikat może zawierać m.in.: nazwę organizacji lub firmy, adres, rodzaj identyfikacji podatkowej, numer NIP, REGON lub KRS. Dodatkowo może posiadać opcjonalne pole podatkowe CN, województwo oraz jednostkę organizacyjną.
Pieczęć kwalifikowana w zależności od wybranego wariantu składa się z takich elementów jak:
- certyfikat kwalifikowany,
- karta kryptograficzna lub karta z czytnikiem (w przypadku wyboru tradycyjnej wersji na karcie),
- oprogramowanie do składania i weryfikacji pieczęci elektronicznej,
- usługa weryfikacji danych podmiotu.
Jej stosowanie jest zgodne z obowiązującymi w Polsce przepisami, w tym zwłaszcza Ustawą o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej z dnia 5 września 2016 roku, oraz rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym z 23 lipca 2014 roku.
Dostępne na rynku opcje różnią się w zakresie cenowym i technologicznym. Wpływ na cenę pieczęci kwalifikowanej ma kilka czynników, w tym m.in.:
- rodzaj nośnika – kwalifikowana pieczęć elektroniczna może być oferowana w formie zapisu na różnych nośnikach, w tym m.in.: karcie kryptograficznej, karcie SIM, w chmurze czy też z czytnikiem USB,
- okres ważności certyfikatu – wpływ na cenę pieczęci kwalifikowanej ma okres ważności wydanego do niej certyfikatu kwalifikowanego,
- dostawca usługi – kwalifikowane pieczęci elektroniczne oferowane są przez tzw. dostawców usług zaufania, którzy mają inne ceny i warianty produktu, co wpływa na jego ostateczną wycenę,
- wielkość zamówienia – wpływ na cenę jednostkową pieczęci kwalifikowanej ma wolumen zamówienia i przyjmuje się, że im więcej pieczęci zamawia firma, tym niższy koszt produktu,
- dodatkowe usługi i technologie – cena pieczęci zależy też od zastosowanych w niej dodatkowych technologii oraz usług oferowanych przez dostawcę, w tym m.in. wsparcia wdrożeniowego,
- dostępność znaczników czasu – zastosowanie ich przy kwalifikowanej pieczęci elektronicznej wpływa na koszt jej zakupu.
Pieczęć kwalifikowana – cena 2025
Cena pieczęci kwalifikowanej w 2025 roku zależy też od tego, jaki rodzaj i okres ważności wybierzesz. Pod uwagę należy wziąć kwestie związane z tym jak dużo dokumentów będzie pieczętowanych w danym przedziale czasowym, jak wygląda obieg dokumentów w przedsiębiorstwie czy też jakie oprogramowanie jest w nim wykorzystywane.
Podstawowe rodzaje pieczęci kwalifikowanej to:
- kwalifikowana pieczęć elektroniczna na karcie kryptograficznej,
- kwalifikowana pieczęć elektroniczna w chmurze,
- kwalifikowana pieczęć elektroniczna HSM,
- kwalifikowana pieczęć elektroniczna PSD2.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna na karcie
To jeden z najbardziej popularnych wariantów. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna dostarczana jest na stykowej karcie kryptograficznej z chipem, która przypomina kartę płatniczą. Do jej użycia niezbędny jest czytnik dla e-pieczęci. Poza wersją standardową dostępna jest również karta SIM, która ma mniejsze rozmiary i jest łatwiejsza w przechowywaniu.
Przy rocznym okresie obowiązywania certyfikatu kwalifikowanego cena zestawu karty z czytnikiem zaczyna się od 1269 zł netto. Przy dwóch latach to 1569 zł netto, a w okresie trzyletnim 2369 zł netto.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna w chmurze
Drugim z wariantów jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna w chmurze ECSigner. To wygodne rozwiązanie, które nie wymaga posiadania czytnika i fizycznej karty. Do obsługi pieczęci wykorzystywane jest specjalne oprogramowanie, a użytkownik zyskuje w pełni zdalny dostęp do usługi z dowolnego miejsca na świecie.
Przy rocznym okresie obowiązywania certyfikatu cena tej pieczątki zaczyna się od 1259 zł netto. Przy dwóch latach to 1529 zł netto, a w okresie trzyletnim to 2319 zł netto.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna HSM (Hardware Security Module)
Tego typu cyfrowy odpowiednik tradycyjnej pieczęci firmowej ma postać fizycznego urządzenia. W nim przechowywane są klucze kryptograficzne, co umożliwia bezpieczne generowanie i przechowywanie e-pieczęci.
Ze względu na zależność wielu czynników technicznych cena tego typu usługi ustalana jest indywidualnie, dlatego w tym celu należy skontaktować się z wybranym dostawcą usług zaufania.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna PSD2
Czwartą z możliwości jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna PSD2. To najtańsza opcja dla podmiotów, które chcą wyrobić sobie e-pieczęć. Należy jednak zwrócić uwagę na to, że tego typu pieczęć nie zawiera w sobie certyfikatu uwierzytelniania witryn internetowych QWAC. Przeznaczona jest dla takich podmiotów jak: banki, instytucje płatnicze, operatorzy bankomatów, dostawcy usług płatniczych oraz dystrybutorzy kart sklepowych i paliwowych.
Przy rocznym okresie obowiązywania certyfikatu cena tej pieczątki zaczyna się od 1200 zł netto. Przy dwóch latach to 1600 zł netto.
Pamiętaj o tym, że kwalifikowana pieczęć elektroniczna to nie to samo, co podpis kwalifikowany. Ten ostatni przypisywany jest do danej osoby i zawiera jej dane osobowe. W przypadku pieczęci zawiera ona tylko dane firmy lub instytucji, która nią operuje. Oznacza to, że pieczęć kwalifikowana nie może zastąpić podpisu kwalifikowanego, którym na co dzień posługują się m.in.: członkowie zarządów, pełnomocnicy firmy, dyrektorzy szkół itd.
Ten artykuł może Cię zainteresować:
- Pieczęć elektroniczna a podpis kwalifikowany – różnice
- Pieczęć elektroniczna – co to, jak działa i jak wygląda?
Ile kosztuje najtańsza pieczęć kwalifikowana w 2025 roku?
Najtańsza i najczęściej wybierana przez firmy pieczęć kwalifikowana to rozwiązanie, w którym certyfikat osadzony jest w chmurze (bez karty i czytnika) i jej koszt roczny to 1259 zł netto, co daje 104,92 zł miesięcznie. Cena pieczęci obejmuje w tym przypadku weryfikację tożsamości przeprowadzoną online za pomocą podpisu kwalifikowanego oraz 1-roczny okres ważności. Przy standardowej karcie lub karcie SIM jej cena za rok ważności zaczyna się od 1269 zł netto.
Roczny koszt obsługi e-pieczęci znacznie maleje, jeżeli zdecydujesz się na dwuletni lub trzyletni okres ważności certyfikatu. To tylko potwierdza, że wybór dłuższych okresów ważności certyfikatu kwalifikowanego jest bardziej opłacalny przy tego typu pieczęciach.
Gdzie kupić najtańszą pieczęć kwalifikowaną?
Cena pieczęci kwalifikowanej zależy od wielu czynników, jednak najtaniej można ją kupić u dostawców usług zaufania, którzy posiadają uprawnienia do wydawania kwalifikowanych certyfikatów. Podmioty te znajdują się na listach Ministerstwa Finansów oraz oficjalnej liście eIDAS.
Zachęcamy do tego, aby przed podjęciem decyzji zakupowej dokładnie zapoznać się z ofertą danego dostawcy pieczęci kwalifikowanej. Sprawdź różne opcje oraz to, jak wypadają one pod względem kosztowych. Jeżeli dana firma oferuje różne formy pieczęci oraz dodatkowe usługi, w tym m.in. integrację kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z oprogramowaniem klienta, to będzie to dobry wybór.
Obecnie pieczęć elektroniczną można kupić zarówno w sklepach internetowych, jak i w stacjonarnych punktach partnerskich dostawców usług zaufania. Przed wyborem partnera zawsze upewnij się, czy spełnia on rygorystyczne kryteria w zakresie bezpieczeństwa danych i znajduje się na liście zweryfikowanych podmiotów wydających kwalifikowane certyfikaty.
Procedura zakupu i wydania kwalifikowanej pieczęci elektronicznej jest relatywnie prosta i składa się z takich etapów jak:
- wybór dostawcy usług zaufania,
- zakup elektronicznej pieczęci kwalifikowanej,
- weryfikacja tożsamości i prawidłowości danych firmy,
- uzyskanie elektronicznej pieczęci kwalifikowanej.
Ile kosztuje kwalifikowana pieczęć elektroniczna w 2025 roku? – podsumowanie
Cena kwalifikowanej pieczęci elektronicznej zależy od wielu czynników, w tym m.in.: rodzaju nośnika, okresu ważności certyfikatu czy też zaawansowania technologicznego produktu. Najtańsze pieczęci w 2025 roku można kupić już poniżej 1000 zł. Zazwyczaj jednak ceny tego typu usługi oscylują w granicach 1200-1500 zł netto przy rozwiązaniach chmurowych oraz z kartą kryptograficzną.
Dostawcy usług zaufania oferują różne warianty e-pieczęci. Koniecznie zapoznaj się z dostępnymi opcjami i wybierz taką, która idealnie wpisze się w Twoje potrzeby oraz oczekiwania. Choć posiadanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej nie jest obowiązkowe w firmach i instytucjach publicznych w Polsce, to jednak coraz więcej podmiotów się na to decyduje. Przydaje się to w wielu codziennych sytuacjach związanych z prowadzeniem biznesu lub obsługą instytucji publicznej
* Uwaga: Artykuł nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego i ma charakter poglądowy. Przedstawione ceny dotyczą oferty EuroCert na dzień 23.07.2025 r. i mogą ulec zmianie. Aby uzyskać najbardziej aktualną cenę, sprawdź ją bezpośrednio w sklepie EuroCert.
