Jak uzyskać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną i wdrożyć ją w firmie zgodnie z eIDAS? Na co zwrócić uwagę przy wyborze tego narzędzia? Dowiedz się, jak przebiega cała procedura krok po kroku. Sprawdź, czym kierować się przy wyborze dostawcy usług zaufania, jak przejść przez weryfikację tożsamości i zacząć korzystać z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Jak uzyskać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną? – krok po kroku
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to cyfrowe narzędzie będące odpowiednikiem tradycyjnej pieczątki przeznaczone do elektronicznego pieczętowania dokumentów danymi przedsiębiorstwa lub instytucji publicznej. Może zawierać takie dane jak np. nazwa organizacji, kraj rejestracji, NIP lub KRS.
W Polsce za wydawanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z certyfikatem odpowiadają dostawcy usług zaufania akredytowani przez organy krajowe i wpisani na listę Narodowego Centrum Certyfikacji, np. EuroCert. Poniżej prosta instrukcja krok po kroku, jak uzyskać pieczęć kwalifikowaną.
- Wybór dostawcy usług zaufania – wybierz kwalifikowanego dostawcę usług zaufania, który jednocześnie znajduje się na liście Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert.pl) oraz przestrzega wymogów ustawy Ministerstwa Cyfryzacji o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej i unijnego rozporządzenia eIDAS.
- Określić typ nośnika pieczęci kwalifikowanej – zapoznaj się ze specyfiką wybranych rodzajów kwalifikowanej pieczęci elektronicznej i wybierz typ dostosowany do liczby pieczętowanych dokumentów, przebiegu procesów biznesowych w organizacji i rodzaju wykorzystywanego oprogramowania. Do wyboru są kwalifikowane pieczęcie elektroniczne na karcie kryptograficznej, w chmurze oraz HSM. Kolejnym krokiem jest opłacenie zamówienia.
- Weryfikacja tożsamości – ważnym elementem procesu jest weryfikacja tożsamości, która obejmuje sprawdzenie poprawności danych firmowych podanych w formularzu danych reprezentantów lub pełnomocników przedsiębiorstwa. Przy wyborze wideoweryfikacji online trwa to do 15 minut.
- Uzyskanie i instalacja elektronicznej pieczęci kwalifikowanej – po pomyślnej weryfikacji tożsamości dostawca usług zaufania wygeneruje dostęp do e-pieczęci.Należy ją pobrać, zainstalować oraz sprawdzić poprawność jej działania zgodnie z załączoną instrukcją.
Ten artykuł może Cię zainteresować:
Jak uzyskać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną? – wybór dostawcy
Wybór dostawcy to proces weryfikacji czy dana firma posiada uprawnienia do wydawania kwalifikowanych certyfikatów zgodnych z wytycznymi Ministerstwa Finansów. Jeżeli decydujesz się na zakup w punkcie stacjonarnym, to sprawdź, czy znajduje się on na autoryzowanej liście firm na stronie dostawcy. Na tym etapie kieruj się także opiniami dotychczasowych klientów oraz tym, na jakie wsparcie techniczne możesz liczyć. Obejmuje to np. pomoc w instalacji i konfiguracji kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Jak uzyskać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną? – którą pieczęć wybrać?
Wybór rodzaju i typu pieczęci elektronicznej powinien być dostosowany do:
- ilości pieczętowanych dokumentów elektronicznych w krótkiej jednostce czasu,
- sposobu, w jaki prowadzone są procesy biznesowe w firmie,
- rodzaju wykorzystywanego w firmie oprogramowania.
Standardowo certyfikat kwalifikowany może znajdować się na różnych urządzeniach i na tej podstawie wyróżnia się kilka rodzajów e-pieczęci. Poniżej opisano je w kilku słowach.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna na karcie kryptograficznej
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna na karcie kryptograficznej to narzędzie dostępne na fizycznym nośniku przypominającym kartę SIM lub kartę bankomatową. Do obsługi narzędzia niezbędny jest dodatkowy czytnik kart elektronicznych lub kart USB. Pieczętowanie dokumentów firmowych odbywa się za pomocą aplikacji zainstalowanej na komputerze, dzięki czemu narzędzie może być wykorzystywane również w trybie offline. Karta tego typu przeznaczona jest dla jednego użytkownika i sprawdza się w małej lub średniej skali obsługiwanych dokumentów.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna w chmurze (ECSigner)
Rozwiązanie chmurowe, które nie wymaga posiadania czytnika kart kryptograficznych. Zamiast tego użytkownik instaluje aplikację mobilną i to ona wykorzystywana jest do uwierzytelniania w momencie pieczętowania dokumentu elektronicznego. W momencie składania pieczęci w aplikacji desktopowej na komputerze wpisuje się jednorazowy kod uwierzytelniający generowany w czasie rzeczywistym przez aplikację. Przykładem tego narzędzia jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna ECSigner od EuroCert. To wygodne rozwiązanie zwłaszcza w przypadku pracy zdalnej i chęci pieczętowania dokumentów w różnych miejscach, ponieważ nie wymaga posiadania fizycznej karty i czytnika.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna HSM
W przypadku średnich i dużych przedsiębiorstw, gdzie wymagane jest masowe pieczętowanie dokumentów, warto rozważyć zakup kwalifikowanej pieczęci elektronicznej HSM (ang. Hardware Security Module). To cyfrowe narzędzie chmurowe, które hostowane jest na firmowym serwerze lub na urządzeniu HSM. Zapewnia to wysoki poziom bezpieczeństwa i ochrony danych. Po integracji z narzędziami takimi jak CRM, ERP czy EZD ten rodzaj e-pieczęci pozwala na automatyzację i masowe pieczętowanie dokumentów. Jednym z przykładów kwalifikowanej pieczęci HSM jest wspomniana już ECQSS Seal.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna w chmurze QSEAL PSD2
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna w chmurze QSEAL PSD2 to nowoczesne rozwiązanie proponowane przez EuroCert i przeznaczone dla dostawców usług płatniczych (PSP), którzy muszą spełniać wymagania określone w dyrektywie o usługach płatniczych PSD2. Pieczęć nie wymaga posiadania karty kryptograficznej ani czytnika. QSEAL PSD2 ułatwia integrację z systemami wewnętrznymi firmy za pomocą API. Przeznaczona jest do średniej, dużej lub masowej skali obsługi dokumentów i umożliwia posługiwanie się e-pieczęcią przez więcej niż jednego uprawnionego przedstawiciela przedsiębiorstwa lub organizacji.
Ten artykuł może Cię zainteresować:
- Pieczęć elektroniczna – co to jest i jak wygląda?
- Pieczęć elektroniczna a podpis kwalifikowany – różnice
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna a weryfikacja tożsamości i podmiotu
Weryfikacja tożsamości i danych podmiotu to etap wymagany przy wydawaniu certyfikatu kwalifikowanego e-pieczęci narzucony przez przepisy rozporządzenia eIDAS, aby ograniczyć ryzyko oszustw i nadużyć, a także zapewnić posługiwanie się e-pieczęcią tylko przez uprawnione osoby. Warunkują to przepisy rozporządzenia eIDAS. Weryfikacja przeprowadzana jest po to, aby potwierdzić dane firmy wpisane w formularzu zamówienia oraz dane reprezentanta przedsiębiorstwa, np. osoby uprawnionej w KRS/CEIDG lub pełnomocnika.
W zależności od sposobu weryfikacji tożsamości na rynku można spotkać takie metody jak:
- wideoweryfikacja online – proces w stu procentach zdalny, który może trwać do 15 minut i polega na przesłaniu skanów lub zdjęć dokumentów podczas wideoweryfikacji,
- elektroniczne oświadczenie podpisane podpisem kwalifikowanym – prosty proces dostępny w przypadku reprezentantów firmy posiadających kwalifikowany podpis elektroniczny z ważnym certyfikatem,
- wizyta w autoryzowanym punkcie lub siedzibie dostawcy – weryfikacja osobista po odwiedzeniu jednego z punktów stacjonarnych bądź siedziby dostawcy,
- wizyta mobilnego weryfikatora (usługa VIP) – dodatkowo płatna usługa, w ramach której weryfikator przyjeżdża do biura firmy lub w inne wskazane miejsce we wcześniej ustalonym terminie,
- identyfikacja przez bankowość elektroniczną – weryfikacja po zalogowaniu się do banku, np. usługą typu mojeID. Następnie bank potwierdza dane użytkownika,
- potwierdzenie tożsamości u notariusza – weryfikacja osobista przeprowadzana przez notariusza, polegająca na okazaniu dokumentu tożsamości i potwierdzeniu danych w formie aktu notarialnego lub poświadczenia podpisu,
- biometryczna weryfikacja tożsamości – zdalny proces identyfikacji wykorzystujący dane biometryczne (np. wizerunek twarzy), polegający na porównaniu nagrania wideo lub zdjęcia z dokumentem tożsamości oraz analizie cech użytkownika,
Na tym etapie w EuroCert możesz uzyskać pieczęć za pomocą wideoweryfikacji online, elektroniczne oświadczenie podpisane podpisem kwalifikowanym, wizyta w autoryzowanym punkcie lub siedzibie dostawcy lub wizyta mobilnego weryfikatora (usługa VIP).
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna a instalacja i aktywacja
Instalacja i aktywacja pieczęci kwalifikowanej to końcowy etap, który następuje po poprawnym zakupie i weryfikacji tożsamości i podmiotu i jest to proces umożliwiający rozpoczęcie korzystania z e-pieczęci. W praktyce po pozytywnej weryfikacji otrzymujesz od dostawcy dostępy do kwalifikowanej pieczęci elektronicznej wraz ze szczegółową instrukcją dotyczącą instalacji oprogramowania do obsługi narzędzia oraz jego aktywacji.
Aktywacja kwalifikowanej pieczęci elektronicznej polega na uruchomieniu zainstalowanej aplikacji oraz wprowadzeniu kodu aktywacyjnego w celu umożliwienia użycia certyfikatu pieczęci i wykonania pierwszego pieczętowania dokumentu elektronicznego.
Rekomendujemy postępowanie dokładnie z załączoną instrukcją oraz testowe sprawdzenie poprawności kwalifikowanej pieczęci elektronicznej przed rozpoczęciem jej właściwego użytkowania. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości lub trudności należy skontaktować się z zespołem technicznym dostawcy kwalifikowanej usługi zaufania.
Ten artykuł może Cię zainteresować:
Jak uzyskać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną? – podsumowanie
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to zaawansowane narzędzie cyfrowe służące do automatycznego potwierdzania autentyczności dokumentów w imieniu organizacji, które uzyskać można tylko u kwalifikowanego dostawcy usług zaufania. Wybierz odpowiednią firmę i rodzaj e-pieczęci, opłać zamówienie i przejdź przez proces weryfikacji tożsamości. Następnie odbierz pieczęć elektroniczną, zainstaluj oprogramowanie i podpisuj dokumenty elektroniczne łatwo, szybko i z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa oraz zgodności z przepisami.
