Standardowo do założenia spółki w Polsce wymagany jest nr PESEL, jednak czy można przejść przez ten proces bez niego, np. będąc obcokrajowcem? Sprawdź, czy istnieją alternatywne sposoby otwarcia spółki w naszym kraju i jeżeli tak, to jakie sposoby się wyróżnia? Kto najczęściej rejestruje spółkę bez numeru PESEL i czy potrzebny jest kwalifikowany podpis elektroniczny?
Na czym polega rejestracja spółki w Polsce?
Rejestracja spółki w Polsce to proces składający się z kilku kroków, który różni się znacznie od zakładania zwykłej działalności gospodarczej (np. JDG). Całą procedurę można przejść w systemie teleinformatycznym S24 lub za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych z umową w formie aktu notarialnego. Poniżej podstawowe kroki do przejścia:
- Przygotowanie danych rejestrowych spółki – obejmują formę prawną przedsiębiorstwa, nazwę firmy, czas trwania spółki, dane adresowe spółki i wspólników, listę wspólników, przedmiot działalności, kapitał zakładowy, wysokość wkładów wspólników, zasady podziału zysków i strat itd.
- Podpisanie umowy spółki u notariusza lub w rejestracja systemie S24 – w przypadku systemu teleinformatycznego dokumenty rejestrowe należy podpisać za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub Profilu Zaufanego, przy czym każdy ze wspólników musi to zrobić.
- Wypełnienie wniosku o rejestrację oraz dodanie załączników – wypełnij wniosek o rejestrację spółki do KRS wraz z niezbędną dokumentacją, w tym umową spółki, oświadczenie członków zarządu o wniesieniu wkładów, dowodem ustanowienia członków zarządu oraz podpisaną listą wspólników z liczbą i wartością nominalną udziałów każdego z nich.
- Wniesienie opłaty urzędowej – należy wnieść opłaty za rejestrację spółki, w tym: opłatę za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, podatek PCC, opłatę za sporządzenie aktu notarialnego, opłaty za pełnomocnictwa czy opłatę sądową za wpis.
Dla porównania założenie jednoosobowej działalności w Polsce jest bezpłatne i można to zrobić online w ciągu kilku chwil. To znacznie uproszczony proces. Spółki jednak rządzą się swoimi prawami, dlatego procedura ich rejestracji jest bardziej rozbudowana i złożona. Koniecznie zapoznaj się z nią, zanim przystąpisz do zakładania spółki bez numeru PESEL.
Czy można założyć spółkę bez numeru PESEL?
W Polsce można założyć spółkę bez numeru PESEL i z tej możliwości najczęściej korzystają obcokrajowcy (cudzoziemcy), którzy nie chcą przystępować do procedury nadania takiego numeru i preferują założenie spółki z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Na ten moment wyróżnia się trzy podstawowe ścieżki, które umożliwiają przejście przez proces otwarcia spółki w Polsce bez numeru PESEL i każda z nich została szczegółowo opisana w dalszej części artykułu.
Sposoby założenia spółki bez numeru PESEL
Do wyboru są trzy podstawowe sposoby na założenie spółki bez numeru PESEL i to z nich najczęściej korzystają obcokrajowcy. Są to:
- Rejestracja spółki bez PESEL na portalu S24 z podpisem kwalifikowanym
- Rejestracja spółki u notariusza bez numeru PESEL,
- Rejestracja spółki przy udziale pełnomocnika.
Rejestracja spółki bez PESEL na portalu S24 z podpisem kwalifikowanym
Przedsiębiorca chcący założyć spółkę bez numeru PESEL może założyć konto na portalu S24 (https://ekrs.ms.gov.pl/s24/) i następnie skorzystać z automatycznej procedury rejestracji bez udziału osób trzecich. Procedura ta umożliwia to szybką rejestrację spółki przy użyciu tymczasowego identyfikatora składającego się z daty urodzenia i numeru paszportu, w której podpisuje dokumenty kwalifikowanym podpisem elektronicznym zgodnym z eIDAS. Profil Zaufany (ePUAP) nie jest podpisem kwalifikowanym w związku z tym nie umożliwia podpisanie niezbędnych dokumentów w procesie rejestracji.
Rejestracja spółki u notariusza bez numeru PESEL
Rejestracja spółki u notariusza bez numeru PESEL to spotkanie, na którym notariusz na podstawie danych z paszportu obcokrajowca przygotowuje umowę spółki. Po podpisaniu umowy notariusz składa do KRS wniosek o rejestrację spółki. Dane z paszportu są w zupełności wystarczające do tego, aby pomyślnie przejść całą procedurę. Paszport w chwili podpisania musi być jednak ważny i nie pozostawiać żadnych wątpliwości co do identyfikacji tożsamości danej osoby. Przejście tej procedur wiąże się jednak z dodatkowymi kosztami notarialnymi, które ponosi osoba zakładająca spółkę, a sama rejestracja wydłuża się nawet do kilkunastu dni.
Rejestracja spółki przy udziale pełnomocnika
Trzecim z wariantów jest otwarcie spółki bez numeru PESEL przy udziale pełnomocnika posiadającego numer PESEL. Po podpisaniu pełnomocnictwa osoba reprezentująca założyciela spółki może podpisać dokumenty niezbędne do jej otwarcia, a także wybrane wnioski techniczne w Portalu Rejestrów Sądowych. To ścieżka dla osób, które nie posiadają numeru PESEL, nie chcą korzystać z usług notariusza czy też uzyskać kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Pełnomocnik nie jest wymagany w sytuacji, gdy dana osoba posiada podpis kwalifikowany lub decyduje się na rejestrację spółki w sposób tradycyjny u notariusza.
Cudzoziemiec może uzyskać numer PESEL na wniosek, a następnie przejść przez klasyczną procedurę rejestracji spółki w Polsce. Posiadanie formalnego numeru PESEL ułatwia wiele czynności prawnych w Polsce, a także umożliwia uzyskanie Profilu Zaufanego (ePUAP) i posługiwanie się nim na portalu S24 oraz w wymianie korespondencji w obrębie administracji publicznej.
Jak zarejestrować spółkę bez PESEL z podpisem kwalifikowanym?
Najprostsza droga do rejestracji spółki bez numeru PESEL w Polsce to skorzystanie z portalu S24 oraz kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Nie wymaga bowiem dodatkowych czynności, w tym umawiania wizyty u notariusza, co znacznie przyspiesza całą procedurę rejestracji. W zależności od metody weryfikacji tożsamości uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego możliwe jest nawet w 15 minut.
Procedura otwarcia spółki w S24 bez numeru PESEL składa się z poniższych kroków:
- Utwórz konto w systemie S24 – podaj swoje dane, adres e-mail i hasło, a następnie aktywuj konto oraz autoryzuj je za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
- Przygotuj dane niezbędne do zarejestrowania spółki – w opcji „Dodaj przedsiębiorstwo” wybierz formę prawną przedsiębiorstwa, nadaj mu nazwę oraz określ jej siedzibę.
- Wypełnij internetowy formularz – wypełnij wzorzec umowy wybranej spółki, zawierając takie informacje jak m.in.: przedmiot działalności, wspólnicy i ich rola, wysokość wkładów, czas trwania spółki, podział zysków i strat, reprezentacja itd.
- Sporządź załączniki – podczas rejestracji spółki należy dodać załączniki w postaci różnego rodzaju oświadczeń i list.
- Sprawdź dokumenty i wniosek – zweryfikuj poprawność danych znajdujących się na dokumentach i wniosku, a także prawidłowe wypełnienie samego wniosku.
- Podpisz dokumenty podpisem kwalifikowanym – rejestracja spółki bez numeru PESEL wymaga podpisania dokumentów za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
- Opłać wniosek – po poprawnym podpisaniu dokumentów system S24 przekieruje się do systemu płatności elektronicznych, gdzie trzeba wnieść opłatę 100 zł za wpis + koszty operatora płatności.
- Zarejestruj spółkę w KRS przez S24 – złóż wniosek o rejestrację spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym S24 wraz z wcześniej podpisaną umową spółki i załącznikami.
Brak numeru PESEL nie jest przeszkodą w otwarciu spółki w Polsce, ponieważ kwalifikowany podpis elektroniczny znacznie ułatwia to obcokrajowcom, którzy nie posiadają PESEL. Kwalifikowany podpis elektroniczny uzyskasz u dostawców usług zaufania znajdujących się na liście Narodowego Centrum Certyfikacji, np. EuroCert.
Jak założyć spółkę bez PESEL? – podsumowanie
Brak numeru PESEL nie jest przeszkodą do założenia spółki w Polsce, co jest doskonałą wiadomością dla wielu obcokrajowców. Alternatywami są bowiem skorzystanie z: platformy S24 i kwalifikowanego podpisu elektronicznego, tradycyjnej ścieżki z wizytą u notariusza lub usług pełnomocnika posiadającego numer PESEL. Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego znacznie skraca procedurę oraz zapewnia Ci pełną zgodność prawną, a sam podpis z powodzeniem może być wykorzystywany również przy innych dokumentach cyfrowych wymagających formy pisemnej, ponieważ ma moc prawną podpisu własnoręcznego. Warto poznać ofertę wybranych dostawców tej usługi.
