Od 31 lipca 2021 roku wyrysy i wypisy z zasobów ośrodków geodezyjnych mogą być wydawane w formie dokumentów elektronicznych. Jest to efekt nowego rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w spawie ewidencji gruntów i budynków. Dzięki niemu interesanci będą mogli w bliskiej przyszłości uzyskać niezbędne dokumenty szybciej, bez potrzeby wizyty w urzędzie. W świetle przepisów prawa proces ten może wspierać powszechne stosowanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, która automatyzuje proces wydawania dokumentacji geodezyjnej.
Wypisy i wyrysy z rejestru gruntów w formie elektronicznej
Dzięki nowemu rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w spawie ewidencji gruntów i budynków cały sektor geodezyjny czekają gigantyczne zmiany. Po nowelizacji Kodeksu Postępowania Administracyjnego w 2021 roku, która wprowadziła do przepisów pojęcie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, nowe rozporządzenie to kolejny krok do cyfryzacji procesów biznesowych w polskiej administracji publicznej.
Obecnie wypisy z rejestru gruntów i wyrysy z mapy ewidencyjnej wydawane są przez ośrodki geodezyjne głównie w formie papierowej na wniosek osób zainteresowanych. Wiąże się to z wizytami w urzędach, kosztami zakupu papieru oraz oczekiwaniem na dokumenty. Według nowych przepisów, urzędy będą miały czas na digitalizację procesu wydawania wypisów i wyrysów do końca 2023 roku. Od 31 lipca 2021 trwa zatem okres przejściowy.
W jaki sposob można podpisać elektroniczne wypisy i wyrysy z rejestru gruntów?
Elektroniczne wypisy i wyrysy z ewidencji gruntów można podpisać używając następujących narzędzi:
- kwalifikowany podpis elektroniczny osoby reprezentującej ośrodek geodezyjny
- kwalifikowany podpis elektroniczny osoby upoważnionej przez ośrodek geodezyjny do sporządzania takiej dokumentacji
- kwalifikowana pieczęć elektroniczna przyporządkowana do danego ośrodka geodezyjnego
Jedyną z opcji, dzięki której można zautomatyzować proces wydawania wypisów i wyrysów z ewidencji gruntów, jest kwalifikowana e-pieczęć.
Czym jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna?
Pieczęć kwalifikowana jest usługą zaufania, którą można uzyskać dla podmiotu posiadającego osobowość prawną, czyli m.in. dla ośrodka geodezyjnego lub starostwa powiatowego. Narzędzie pozwala opieczętować dowolne dokumenty elektroniczne za pomocą danych urzędu. W praktyce wygląda to tak, że to urząd jako organ administracyjny dysponuje kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, a nie konkretny urzędnik.
E-pieczęć będzie zatem najlepszym wyborem w przypadku elektronicznych wypisów i wyrysów z ewidencji gruntów. W tym przypadku dokumenty można opieczętować automatycznie, bez konieczności podawania pinu, jak to mam miejsce przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Pieczęć elektroniczna a zasoby PZGiK
W 2021 roku pojęcie pieczęci elektronicznej zostało wprowadzone do polskich przepisów dzięki nowelizacji Kodeksu Postępowania Administracyjnego. Definicja e-pieczęci pojawiła się także w Rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie organizacji i trybu prowadzenia państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.
Dzięki temu, narzędzie ułatwia pracę geodetom. Jeśli ośrodek geodezyjny dysponuje e-pieczęcią mapy krajowe i ewidencje gruntów PZGiK można otrzymać w wersji elektronicznej. Dokumenty te uzyskuje się w dowolnym czasie i bez wizyty w urzędzie, ponieważ cały proces jest zautomatyzowany.
Omawiając udogodnienia dla geodezji, warto przypomnieć, że każdy geodeta może od 18 sierpnia 2020 roku sporządzać operaty geodezyjne w formie elektronicznej. Dokumenty te należy podpisywać kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w naszym artykule „Geodezyjny operat elektroniczny. Jak go podpisać?”.
Pieczęć elektroniczna w ośrodkach geodezyjnych – korzyści
Najważniejsze korzyści ze stosowania pieczęci kwalifikowanej przez ośrodki geodezyjne to:
- Redukcja kosztów przygotowywania wypisów i wyrysów z ewidencji gruntów – Dzięki e-pieczęci praca urzędnika może zostać zastąpiona specjalnym systemem informatycznym, który automatycznie generuje wypisy i wyrysy opieczętowane pieczęcią kwalifikowaną.
- Dostępność usług 24 godziny na dobę, przez 7 dni w tygodniu – Wypisy i wyrysy z rejestru gruntów można uzyskać natychmiast po wykonaniu elektronicznego zlecenia.
- Informatyzacja procesów – Dzięki zastosowaniu pieczęci elektronicznej, ośrodki geodezyjne mogą znacznie zredukować ilość dokumentacji wytwarzanej w formie papierowej.
E-pieczęć dla geodezji – dlaczego warto z niej korzystać?
W dobie postępującej cyfryzacji procesów biznesowych, coraz więcej czynności wykonywanych jest zdalnie. Dotyczy to również administracji publicznej, w tym ośrodków dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej. Dzięki nowoczesnym technologiom wiele z procesów można zautomatyzować, co nie tylko odciąża pracowników, ale pozwala powierzyć im całkiem nowe zadania.
Pieczęć kwalifikowana umożliwia dostarczanie potrzebnych dokumentów geodezyjnych bez konieczności wizyty w urzędzie. Jest to wartościowe narzędzie, które nie tylko redukuje koszty związane z przetwarzaniem dokumentów, ale pozwala jednostkom administracyjnym dostosować tryb pracy do wymogów współczesności.
