Nowe technologie pozwalają na unowocześnienie wielu procesów biznesowych. Możliwe jest to m.in. dzięki digitalizacji, czyli zastąpieniu tradycyjnej dokumentacji papierowej plikami cyfrowymi. Aby jednak dokumenty elektroniczne miały moc prawną, niezbędne jest ich podpisywanie lub pieczętowanie z zastosowaniem kwalifikowanych usług zaufania. Sprawdź, dlaczego kwalifikowany e-podpis oraz e-pieczęć w chmurze są wygodnym rozwiązaniem dla firmy.
Dokumenty papierowe podpisywane ręcznie lub pieczętowane tradycyjnymi pieczątkami są powoli wypierane z firm. Powodem takiego stanu rzeczy jest m.in. chęć przyspieszenia procesów biznesowych w firmach. Cyfrowa dokumentacja jest znacznie mniej kosztowna pod kątem archiwizacji oraz wspiera ona pracę osób pracujących zdalnie w zespołach rozproszonych. Do nadania e-dokumentom mocy prawnej służą usługi zaufania w chmurze, które można zakupić u certyfikowanego dostawcy EuroCert.
Kwalifikowane usługi zaufania w wersji chmurowej
Kwalifikowane usługi zaufania, tj. kwalifikowany podpis elektroniczny i kwalifikowana e-pieczęć, z powodzeniem zastępują podpisy własnoręczne oraz tradycyjne pieczęcie firmowe. Z ich pomocą właściciele firmą mogą załatwić szereg formalności, korzystając wyłącznie z dokumentacji elektronicznej. Kupując e-podpis czy pieczęć kwalifikowaną często otrzymujemy ją wraz kartą kryptograficzną i czytnikiem. Chmurowe usługi zaufania, dostarczane przez Centrum Certyfikacji EuroCert, nie wymagają dodatkowych urządzeń. Jakie ich rodzaje są obecnie najpopularniejsze?
Kwalifikowany podpis chmurowy ECSigner
Chmurowy, kwalifikowany podpis elektroniczny ECSigner od EuroCert jest najnowocześniejszą wersją e-podpisu. Wszystko, czego potrzebuje użytkownik do jego obsługi, to komputer z dowolnym oprogramowaniem podpisującym, dostęp do Internetu oraz smartfon z zainstalowaną aplikacją ECSigner. Jeśli wcześniej stosowałeś klasyczny podpis kwalifikowany i chcesz go wymienić, jego nowa wersja chmurowa będzie kompatybilna ze wszystkimi aplikacjami czy portalami rządowymi, z których korzystałeś do tej pory.
Chmurowy podpis ECSigner wspiera użytkowników, którzy nie chcą uzależniać się od dodatkowych urządzeń fizycznych. Do autoryzacji wystarczy mieć pod ręką telefon. W celu uwierzytelnienia się podczas składania podpisu z imieniem i nazwiskiem podajemy jedynie kod weryfikacyjny generowany w aplikacji mobilnej.
Chmurowa e-pieczęć ECQSS
Chmurowa kwalifikowana pieczęć elektroniczna ECQSS to z kolei kompleksowa usługa zaufania, którą wykorzystuje się w automatycznym i masowym pieczętowaniu dokumentów elektronicznych. Składa się ona z e-pieczęci kwalifikowanej przetrzymywanej w chmurze oraz serwerowej aplikacji podpisującej. Za pomocą tego rozwiązania można ekspresowo podpisać e-dokument danymi podmiotu, który posiada osobowość prawną, np. spółki.
Elektroniczna pieczęć chmurowa ECQSS jest zintegrowana z systemami informatycznymi firmy za pomocą API. Natomiast klucz prywatny użytkownika przechowuje kwalifikowany dostawca usług zaufania. W tym celu wykorzystuje się urządzenie HSM o najwyższym standardzie bezpieczeństwa. Kwalifikowana pieczęć chmurowa jest idealnym rozwiązaniem dla firm, które wykorzystują już własne wewnętrzne systemy do zarządzania dokumentacją elektroniczną. Narzędzie sprawdzi się szczególnie w tych przedsiębiorstwach, które pieczętują duże ilości dokumentów elektronicznych jest wysokie.
Kwalifikowane usługi zaufania w chmurze – korzyści dla biznesu
Istnieje szereg korzyści z zastosowania chmurowych usług zaufania. Oto najważniejsze z nich.
Autentyczność i integralność dokumentacji elektronicznej
Korzystanie z chmurowych usług zaufania gwarantuje niezmienność plików od momentu ich podpisania lub opieczętowania. Podpisane dokumenty można zweryfikować pod kątem autentyczności i integralności na terenie całej Unii Europejskiej.
Zgodność z wymogami prawa
Wykorzystując chmurowe kwalifikowane usługi zaufania mamy pewność, że są one zgodne z obowiązującymi wymogami prawa, tj. unijnym rozporządzeniem eIDAS oraz polską Ustawą o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej
Przyspieszenie i automatyzacja procesów biznesowych
Kwalifikowane usługi zaufania w chmurze znacząco przyspieszają procesy skutecznego podpisywania i pieczętowania dokumentów. Dzięki e-podpisowi ECSigner, pliki można podpisywać z dowolnego miejsca na ziemi. Pieczęć chmurowa ECQSS może być z kolei zintegrowana z wewnętrznymi systemami do generowania e-dokumentów w firmie, co automatyzuje całą procedurę. Warto dodać, że oba rozwiązania chmurowe są zawsze dostępne w formie zdalnej w formule 24/7.
Bezpieczeństwo danych
Chmurowy podpis kwalifikowany i kwalifikowana e-pieczęć to usługi, które są dostarczane, zarządzane i utrzymywane przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania. Oznacza to, że Centrum Certyfikacji EuroCert zapewnia bezpieczeństwo każdego podpisanego lub opieczętowanego dokumentu. Popularne programy do obsługi plików elektronicznych np. Adobe Reader automatyczne weryfikuje je jako zaufane i prawidłowe.
Wsparcie w obsłudze kontrahentów i kontaktach z administracją publiczną
Chmurowe kwalifikowane usługi zaufania wspierają szereg działań, które można wykonać bez osobistego kontaktu z kontrahentem. Dodatkowo pozwalają na obsługę aplikacji rządowych, ograniczając potrzeby wizyt w urzędach. Przykładowo, e-podpis kwalifikowany i pieczęć kwalifikowana umożliwiają obsługę Aplikacji Podatnika w Krajowym Systemie e-Faktur, w którym przedsiębiorcy wystawiają faktury ustrukturyzowane.
Wygodna archiwizacja e-dokumentacji
E-pieczęć ECQSS oraz podpis kwalifikowany ECSigner mogą być używane łącznie z kwalifikowanymi znacznikami czasu. Pozwala to na długotrwałą archiwizację dokumentów, w których znajduje się informacja o dokładnej dacie ich utworzenia. Znacznik czasu jest gwarancją, że treść dokumentu nie zmieniła się na przestrzeni czasu, ponieważ każda jego modyfikacja pozostawia trwały ślad.
Ekologiczny wizerunek
Chmurowe usługi zaufania zmniejszają zapotrzebowanie na tradycyjne dokumenty papierowe. Pliki cyfrowe są wygodniejsze w użyciu i mogą być dostępne z dowolnego miejsca, dzięki czemu firmy mogą zmniejszyć ilość papieru w codziennej pracy. Stosując kwalifikowaną pieczęć ECQSS lub e-podpis ECSigner, można zrezygnować także z druku oraz tradycyjnej archiwizacji dokumentów, która wymaga przestrzeni magazynowej. W ten sposób firma może budować ekologiczny, nowoczesny wizerunek.
Nie stosujesz jeszcze chmurowych usług zaufania, a chcesz wygodnie podpisywać lub pieczętować dokumenty bez używania karty kryptograficznej i czytnika? Skontaktuj się z doradcą EuroCert, który zarekomenduje rozwiązanie optymalne dla Twojego biznesu.
