Proces cyfryzacji obejmuje wiele obszarów naszego codziennego życia. Nie omija również branży edukacyjnej, czego świetnym przykładem są m.in. elektroniczne dzienniki. Zgodnie z obowiązującymi standardami dyrektorowie szkół i innych placówek oświatowych powinni posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny do usprawnienia codziennej pracy. Z tego artykułu dowiesz się, czym on jest, jak go uzyskać i w jakich procedurach jego posiadanie jest niezbędne.
- Czym jest podpis kwalifikowany dla dyrektora szkoły?
- Podpis elektroniczny – czy dyrektor szkoły ma obowiązek jego posiadania?
- Zastosowanie podpisu kwalifikowanego w codziennej pracy dyrektora placówki oświatowej
- Kwalifikowany podpis elektroniczny dla dyrektora szkoły – co się na niego składa?
- Jak uzyskać podpis kwalifikowany dla dyrektora szkoły?
- Kwalifikowany podpis elektroniczny dla dyrektora szkoły – podsumowanie
Czym jest podpis kwalifikowany dla dyrektora szkoły?
W dużym skrócie podpis kwalifikowany dla dyrektora szkoły to podpis elektroniczny, który umożliwia zatwierdzanie oraz podpisywanie różnego rodzaju dokumentów. Zgodnie z przepisami podpis tego typu jest równoważny i ma jednakową moc prawną co własnoręczny podpis ręczny na wydrukowanym dokumencie. Aby tak było, uzyskany podpis musi posiadać certyfikat kwalifikowany. To potwierdzenie tego, że osoba go składająca została dokładnie zweryfikowana.
W kontekście sektora oświaty podpis kwalifikowany dla dyrektora szkoły pozwala na wypełnianie określonych obowiązków służbowych i administracyjnych. Wymagany jest m.in. do podpisywania dziennika elektronicznego. Obowiązek jego prowadzenia i archiwizacji wszedł w życie w 2017 roku na podstawie stosownego rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej.
Sprawdź ofertę podpisów kwalifikowanych
Podpis elektroniczny – czy dyrektor szkoły ma obowiązek jego posiadania?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami osoby pełniące funkcję dyrektora szkoły lub jakiejkolwiek innej placówki oświatowej powinny korzystać z podpisu elektronicznego w swojej codziennej pracy. Ułatwia on spełnienie wymogów administracyjnych narzuconych przez przepisy polskiego prawa oraz prawa międzynarodowego.
Zgodnie z unijnym rozporządzeniem eIDAS podpis kwalifikowany jest jednakowo ważny, jak własnoręczny i dlatego pozwala na właściwe podpisanie i archiwizację e-dziennika. Stanowi dobrą alternatywę dla Profilu Zaufanego, który daje nieco mniejsze możliwości i może nie być autoryzowany przez wybranego dostawcę e-dziennika. Jako dyrektor placówki edukacyjnej musisz mieć tego świadomość i odpowiednio wcześnie zadbać o wyrobienie kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dzięki temu unikniesz ewentualnego stresu w momencie, gdy będzie zbliżał się termin podpisania e-dziennika.
Zastosowanie podpisu kwalifikowanego w codziennej pracy dyrektora placówki oświatowej
Podstawowym zastosowaniem podpisu kwalifikowanego przez dyrektora szkoły jest podpisywanie, a następnie archiwizowanie dziennika elektronicznego. W przypadku szkół podstawowych należy zrobić to w terminie 10 dni od zakończenia roku szkolnego, a w placówkach policealnych ma się na to 10 dni po każdym zakończonym semestrze.
Ten artykuł może Cię zainteresować:
Ponadto dyrektor szkoły może korzystać z podpisu elektronicznego do zatwierdzania różnego rodzaju dokumentów w wersji elektronicznej, które związane są z bieżącym administrowaniem placówką. Dotyczy to m.in. podpisywania różnego rodzaju:
- dokumentów przesyłanych do i odbieranych z Ministerstwa Edukacji Narodowej,
- umów cywilno-prawnych,
- faktur elektronicznych,
- sprawozdań,
- dokumentacji RODO,
- korespondencji urzędowej przez ePUAP,
- zgłoszeń do Systemu Informacji Oświatowej,
- ofert w przetargach.
Kwalifikowany podpis elektroniczny dla dyrektora szkoły – co się na niego składa?
Co do zasady dyrektor placówki edukacyjnej może skorzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego z dwóch wariantach – standardowym lub z dodatkowymi danymi w podpisie. Oba narzędzia działają na tej samej zasadzie i różnią się tylko ilością informacji podczas załączania podpisu do dokumentu. Warto poznać różnice, które między nimi występują, aby wybrać odpowiedni podpis dla dyrektora szkoły.
Standardowy kwalifikowany podpis elektroniczny składa się z takich elementów jak:
- imię i nazwisko,
- identyfikator tożsamości np. numer dowodu osobistego lub PESEL,
- kraj zamieszkania.
Kwalifikowany podpis elektroniczny z dodatkowymi danymi dla dyrektora szkoły zawiera:
- imię i nazwisko,
- identyfikator tożsamości np. numer dowodu osobistego lub PESEL,
- kraj zamieszkania,
- informacje dodatkowe: pełniona funkcja (dyrektor), nazwa placówki oświatowej np. Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4 w Płońsku.
Rozbudowany kwalifikowany podpis elektroniczny może być wykorzystywany przez dyrektora szkoły do podpisywania dokumentów i potwierdzania procedur administracyjnych mających związek z prowadzeniem placówki. Standardowy podpis umożliwia wykorzystywanie go również w celach prywatnych. Co przemawia za podpisem z dodatkowymi danymi? Z pewnością to, że dzięki niemu łatwiej uwzględnić w nim identyfikację nazwy szkoły reprezentowanej przez dyrektora. To jeden z powodów, dla których osoby na tym stanowisku wybierają ten typ podpisu.
Jak uzyskać podpis kwalifikowany dla dyrektora szkoły?
Kwalifikowany podpis elektroniczny musi spełniać rygorystyczne normy w zakresie bezpieczeństwa. Właśnie dlatego należy starannie wybrać jego dostawcę i sprawdzić, czy posiada on specjalną certyfikację Narodowego Centum Certyfikacji (NCCert).
Po wybraniu dostawcy wystarczy kupić podpis kwalifikowany w sklepie internetowym, co skraca całą procedurę i jest niemal bezobsługowe. Podczas składania zamówienia online wybierz okres ważności podpisu oraz ewentualne dodatkowe usługi (np. dodanie znaczników czasu).
Kolejnym krokiem jest weryfikacja tożsamości dyrektora szkoły. Możesz to zrobić w stacjonarnym biurze Eurocert, w punkcie partnerskim lub w trakcie wideoweryfikacji online. Ta ostatnia opcja jest wygodna i szybka. W przypadku podpisu dla dyrektora szkoły wymagane są jeszcze takie dokumenty jak:
- pełnomocnictwo – podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji placówki,
- uchwała bądź inna decyzja o powołaniu danej osoby na stanowisko dyrektora szkoły,
- kopia dokumentu wskazującego na zasady reprezentacji szkoły,
- potwierdzenie nadania numeru NIP szkole,
- zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym REGON szkoły.
Po pozytywnej weryfikacji tożsamości dyrektora szkoły, na jego maila przesyłana jest wiadomość e-mail. W niej znajdziesz szczegółową instrukcję, jak aktywować podpis kwalifikowany oraz zainstalować oprogramowanie podpisujące.
Ten artykuł może Cię zainteresować:
Kwalifikowany podpis elektroniczny dla dyrektora szkoły – podsumowanie
Zgodnie z obowiązującymi przepisami każdy dyrektor szkoły powinien dysponować certyfikowanym podpisem elektronicznym. Bez niego utrudnione może być spełnienie obowiązku podpisania i archiwizacji dziennika elektronicznego. Na co dzień jednak podpis elektroniczny ułatwia również obsługę innej dokumentacji bezpośrednio związanej z prowadzeniem placówki. Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego możliwe jest tylko w podmiotach z certyfikacją Narodowego Centrum Certyfikacji. W tym celu skorzystaj z naszych usług i zapewnij sobie bezpieczny i zgodny z prawem podpis dla dyrektora szkoły.
