Współczesne przedsiębiorstwa i instytucje coraz częściej korzystają z nowoczesnych procesów biznesowych, w tym obiegu dokumentów drogą elektroniczną. Kluczowym narzędziem w codziennej pracy organizacji staje się podpis kwalifikowany, który ma moc prawną podpisu własnoręcznego. Czym jest taki e-podpis i jakie ma zastosowanie? Jakie są różnice między podpisem kwalifikowanym a niekwalifikowanym? Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania znajdziesz w tym artykule.
Podpis kwalifikowany – co to?
Podpis kwalifikowany (inaczej kwalifikowany podpis elektroniczny) jest cyfrowym narzędziem wydawanym przez certyfikowanych dostawców usług zaufania, które służy do potwierdzania tożsamości w internecie za pomocą danych elektronicznych.. W świetle obowiązujących przepisów, ten e-podpis ma taką samą moc prawną, jak podpis własnoręczny składany w sposób tradycyjny na zwykłym dokumencie. Z pomocą podpisu kwalifikowanego możemy bezpiecznie załatwić wiele formalności, przeprowadzanych drogą elektroniczną. Należą do nich m.in. przeprowadzanie transakcji online, zawieranie umów cywilno-prawnych czy wykonywanie różnorodnych czynności administracyjnych w sieci.
Podpis kwalifikowany wydawany jest dla konkretnej osoby fizycznej. Mechanizm jego działania opiera się na asymetrycznym szyfrowaniu, dzięki któremu właściciel podpisu dysponuje parą kluczy kryptograficznych – publicznym i prywatnym. Klucz publiczny służy do weryfikacji podpisu, natomiast klucz prywatny, znany jedynie użytkownikowi certyfikatu, umożliwia jego generowanie. Dzięki temu podpis elektroniczny jest unikalny i niepodrabialny oraz pozwala na zachowanie integralności i autentyczności dokumentu elektronicznego.
Sprawdź ofertę podpisów kwalifikowanych
Dzięki europejskiemu rozporządzeniu eIDAS, podpis kwalifikowany wydany w jednym państwie członkowskim UE, może zostać uznany w drugim kraju członkowskim. Wdrożenie jednolitych standardów doprowadziło do stworzenia wspólnej europejskiej przestrzeni zaufania, w której podpisy kwalifikowane, niezależnie od miejsca uzyskania, spełniają te same rygorystyczne wymagania. To z kolei stwarza dogodne warunki dla prowadzenia działalności gospodarczej wykraczającej poza granice państw członkowskich, przy jednoczesnym zagwarantowaniu poufności danych.
Poza rozporządzeniem eIDAS, w Polsce stosowanie podpisów kwalifikowanych reguluje ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.
Te artykuły mogą cię zainteresować:
- Podpis kwalifikowany – dlaczego warto z niego korzystać?
- Pieczęć elektroniczna a podpis kwalifikowany – różnice
Podpis kwalifikowany – rodzaje i ceny
Każdy rodzaj podpisu kwalifikowanego wydawany jest dla osoby fizycznej i jest używany w oparciu o unikalny certyfikat kwalifikowany. Certyfikat ten służy do potwierdzania tożsamości w sieci i zawiera informacje o użytkowniku – imię, nazwisko, PESEL lub numer dokumentu tożsamości. Dodatkowo masz możliwość dodania opcjonalnych pól wg uznania np. stanowisko pracy. Podpisy kwalifikowane wydawane są przeważnie na okres 1, 2 lub 3 lat.
Certyfikowani dostawcy usług zaufania mają w swojej ofercie dwa najbardziej popularne rodzaje podpisu kwalifikowanego:
- podpis kwalifikowany na fizycznym nośniku, tj. karta kryptograficzna z czytnikiem lub urządzenie USB,
- podpis kwalifikowany w chmurze.
Podpis kwalifikowany na karcie
Jednym z najpopularniejszych rodzajów podpisu kwalifikowanego jest ten dostarczany na bezpiecznej karcie kryptograficznej (stykowej) z chipem. Karta ta podobna jest do karty płatniczej i wymaga użycia specjalnego czytnika (np. Gemalto IDBridge CT30), który przeznaczony jest do pracy m.in. z aplikacjami dla podpisów elektronicznych. Rozwiązanie to jest wygodne przede wszystkim dla osób pracujących przy komputerach stacjonarnych.
Certyfikat podpisu kwalifikowanego może zostać umieszczony również na wygodnym urządzeniu USB z mniejszą, wbudowaną kartą SIM. Urządzenie to jest poręczne i niezwykle łatwe w użytkowaniu, co sprawia, że może być z powodzeniem wykorzystywane do pracy zarówno z komputerem stacjonarnym, jak i laptopem.
Najtańszy podpis kwalifikowany na karcie wraz z weryfikacją tożsamości, wydawany na 1 roku, kosztuje 239 zł netto. Natomiast cały zestaw z kartą kryptograficzną, czytnikiem i weryfikacją tożsamości kosztuje od 289 zł netto.
Podpis kwalifikowany w chmurze
Wygodnym rodzajem e-podpisu jest w chmurze, który jest najnowocześniejszym rozwiązaniem na rynku. Jego największą zaletą jest możliwość podpisywanie dokumentów elektronicznych bez konieczności stosowania fizycznego czytnika z kartą kryptograficzną. Wystarczy, że właściciel e-podpisu zainstaluje na własnym smartfonie uwierzytelniającą aplikację mobilną. Ten rodzaj narzędzia jest niezwykle przydatny dla osób pracujących zdalnie, mobilnie czy w organizacjach o rozproszonej strukturze.
Koszt podstawowej wersji podpisu kwalifikowanego w chmurze to 299,00 zł netto w subskrypcji rocznej. Chmurowy e-podpis z usługą weryfikacji online, wydany na 1 rok, kosztuje z kolei 599 zł netto.
Podpis kwalifikowany – zastosowanie
Zastosowanie podpisu kwalifikowanego jest bardzo szerokie i ułatwia prowadzenie wielu procesów biznesowych. Dzięki e-podpisowi jego użytkownik może załatwić wiele szereg służbowych i osobistych bez wizyty u kontrahentów czy w urzędzie.
Podpisy kwalifikowane stosowane są w czynnościach, w których wymagany wysoki poziom pewności co do tożsamości osoby podpisującej. Mogą to być przykładowo:
- podpisywanie umów cywilno-prawnych sporządzonych w formie elektronicznej,
- podpisywanie e-dokumentów każdego typu (np. pism sądowych),
- uwierzytelnianie w systemach e-administracji (np. eZUS, e-KRS, ePUAP i innych),
- uczestnictwo w aukcjach i przetargach prowadzonych drogą elektroniczną,
- podpisywanie umów o pracę.
Podpis kwalifikowany a niekwalifikowany
Dostawcy usług zaufania udostępniają różne rodzaje e-podpisów z certyfikatami elektronicznymi. Najprostszym podziałem takich cyfrowych narzędzi jest ten na podpisy kwalifikowane i niekwalifikowane. Oba warianty są nieco odmienne, co sprawia, że inne jest ich zastosowanie.
Jak zostało zaznaczone na początku tego artykułu, podpis kwalifikowany dzięki przepisom eIDAS posiada taką samą moc prawną jak podpis składany własnoręcznie. Sprawia to, że dokumenty elektroniczne podpisane w taki sposób będą wiążące prawnie. Co więcej, każdy podpis kwalifikowany musi zostać wysłany przez certyfikowanego dostawcę usług zaufania na ściśle określonym rodzaju urządzenia lub w wersji chmurowej. Ponadto używanie tego cyfrowego narzędzia sprowadza się w dużej mierze do podpisywania plików elektronicznych o wysokim stopniu sformalizowania. Mowa tu m.in. o różnego rodzaju umowach, fakturach, sprawozdaniach finansowych czy deklaracjach podatkowych.
Podpis niekwalifikowany nie posiada takiej samej mocy prawnej jak tradycyjny podpis własnoręczny. Dostawcy tego typu podpisów nie muszą stosować się do najwyższych wymogów technicznych, które narzucają na nie rozporządzenia i ustawy. Same narzędzia mogą być wykorzystywane w różnych celach, nie tylko do deklaracji tożsamości, ale np. do szyfrowania danych. Certyfikat podpisu niekwalifikowanego może być przechowywany na dowolnych nośnikach, w tym komputerach, i sprawdzać się przy podpisywaniu plików elektronicznych o mniejszym znaczeniu dla organizacji (np. firmowa korespondencja e-mail, zaświadczenia, wewnętrzne regulaminy, itp.).
Ten artykuł może cię zainteresować:
Podpis kwalifikowany – jak uzyskać?
Aby uzyskać podpis kwalifikowany, należy przejść kilka prostych kroków, tj.:
- wybór usługi u konkretnego, certyfikowanego dostawcy,
- wybór rodzaju podpisu kwalifikowanego,
- weryfikacja tożsamości online, w centrali dostawcy lub w punkcie partnerskim,
- aktywacja podpisu kwalifikowanego.
Wybór usługi u certyfikowanego dostawcy
Zanim zdecydujesz się na podpis kwalifikowany w sklepie internetowym konkretnego dostawcy, upewnij się, czy znajduje się on na liście eIDAS oraz ma odpowiednie uprawnienie Ministerstwa Finansów. Zwróć uwagę na to, czy sprzedawca oferuje różne rozwiązania (np. podpis kwalifikowany na karcie lub w chmurze) oraz czy zapewnia odpowiednie wsparcie techniczne.
Wybór rodzaju podpisu kwalifikowanego
Wybierz taki rodzaj podpisu kwalifikowanego, który najlepiej sprawdzi się w twojej codziennej pracy. Pamiętaj, że e-podpis na karcie lub tokenie USB będzie idealny do pracy stacjonarnej, ponieważ wymaga korzystania z zewnętrznych urządzeń. Jeśli pracujesz mobilnie lub zdalnie, zdecyduj się na chmurowy podpis kwalifikowany z łatwą w użyciu aplikacją na smartfona.
Weryfikacja tożsamości
Pamiętaj, że proces wydania podpisu kwalifikowanego wymaga weryfikacji twojej tożsamości w oparciu o dowód osobisty lub paszport. Wybierz najwygodniejszą dla ciebie metodę weryfikacji: online, w punkcie dostawcy usługi, w twojej firmie lub u notariusza.
Aktywacja podpisu kwalifikowanego
Zanim aktywujesz otrzymany zestaw z podpisem kwalifikowanym, zwróć uwagę, czy jest on kompletny. Pobierz aplikację do składania podpis zgodną z systemem operacyjnym na twoim urządzeniu. Zabezpiecz otrzymane od dostawcy klucze aktywacyjne, PIN-y oraz inne niezbędne kody.
Podpis kwalifikowany – podsumowanie
Podpis kwalifikowany jest rodzajem elektronicznego poświadczenia tożsamości. Narzędzie ułatwia składanie e-podpisów, których moc prawna jest taka sama, jak w przypadku podpisów własnoręcznych. Jest ono niezwykle pomocne podczas wielu czynności, które dokonywane są online, np. podpisywania umów i zawierania transakcji na odległość czy korzystania z platform administracji elektronicznej.
Każdy podpis kwalifikowany musi zostać wydany przez zweryfikowanego dostawcę usług zaufania. Dzięki temu narzędzie, wspierane mechanizmami kryptografii asymetrycznej, gwarantuje integralność i autentyczność dokumentów elektronicznych. Za sprawą unijnego rozporządzenia eIDAS, podpisy kwalifikowane są honorowane w całej Europie, co ułatwia prowadzenie biznesu poza granicami kraju.
Podpis kwalifikowany, ważny przez określony czas (zwykle 1-3 lata), może być zapisany na różnych urządzeniach, np. na specjalnej karcie kryptograficznej z czytnikiem, małym czytniku USB lub przechowywany w chmurze.
