Wystawianie tradycyjnych faktur papierowych to czynność, która zajmuje w firmach sporo czasu. Właśnie dlatego przedsiębiorcy coraz częściej skłaniają się do korzystania z faktur elektronicznych. Dzięki odpowiednim przepisom prawa, wystawianie e-faktur może przebiegać sprawnie i całkowicie bezpiecznie. W poniższym artykule wyjaśniamy, co powinna zawierać faktura w formie elektronicznej i jakie korzyści daje korzystanie z kwalifikowanych pieczęci elektronicznych.
Czym jest e-faktura?
Faktura elektroniczna, inaczej e-faktura, jest dokumentem elektronicznym, który posiada wszystkie cechy tradycyjnej faktury w wersji papierowej. Jest ona jednak wystawiana w formie cyfrowej i przekazywana w dowolnym formacie elektronicznym.
Wedle obowiązujących regulacji prawnych, nie będą fakturami elektronicznymi dokumenty, które:
- zostały wystawione w formie elektronicznej, a następnie wydrukowane i przekazane kontrahentowi w papierowej formie,
- zostały wystawione w tradycyjnej formie papierowej, a później zeskanowane i przekazane kontrahentowi w formie elektronicznej.
Najkorzystniejszym formatem dla faktur elektronicznych jest format XML, przechowujący dane, które ułatwiają ich zautomatyzowane przetwarzanie przez systemy informatyczne w firmach, w tym włączanie do programów księgowych. Często spotykanym formatem e-faktur jest również format PDF, który umożliwia ich sprawne przesyłanie i drukowanie.
Oto, jakie dokumenty można przesyłać w formie elektronicznej:
- faktury VAT
- faktury korygujące
- noty korygujące
- duplikaty faktur
Podstawa prawna stosowania faktury elektronicznej
W świetle obowiązujących przepisów, faktura elektroniczna ma dokładnie tę sama moc prawną, co faktura wystawiona w tradycyjnej formie. Jest ona podstawowym dokumentem księgowym, który potwierdza daną transakcję, określając zarówno podmiot wystawiający fakturę, jak i odbiorcę faktury. Pojęcie e-faktury zostało zdefiniowane w Ustawie o VAT, w art. 2 pkt 31 i 32. Zgodnie z tą regulacją, fakturą może być każdy dokument, który zawiera konkretne, wymagane przez ustawę dane. Niezależnie od tego, czy został sporządzony w formie tradycyjnej, czy elektronicznej.
Oto co powinna zawierać e-faktura według Ustawy o VAT:
- data wystawienia faktury
- kolejny numer faktury, nadany w ramach serii, który pozwala na identyfikację faktury
- imię i nazwisko lub nazwę oraz adres podatnika
- imię i nazwisko lub nazwę nabywcy towarów lub usług
- numer identyfikacji podatkowej podatnika
- numer, który identyfikuje nabywcę towarów lub usług dla podatku lub podatku od wartości dodanej
- data dostawy towarów lub wykonania usługi, lub datę otrzymania zapłaty, jeśli została ona określona i różni się od daty wystawienia faktury
- nazwa towaru lub usługi
- miara i liczba (ilość) dostarczonych towarów lub konkretny zakres wykonywanych usług
- cena jednostkowa towaru lub usługi netto (czyli cena bez kwoty podatku)
- kwoty rabatów
- wartość sprzedaży netto, czyli wartość dostarczonych towarów lub usług bez kwoty podatku, które były przedmiotem transakcji
- stawka podatku
- suma całej wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż dla każdej stawki podatku oraz sprzedaż, która jest zwolniona z podatku
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto z kwotami, które dotyczą poszczególnych stawek podatkowych
- kwota należności ogółem
Przechowywanie faktur elektronicznych
Odpowiedzi na pytanie, jak przechowywać faktury elektroniczne, niestety nie odnajdziemy w Ustawie o VAT. W praktyce ustawodawca decyzję w zakresie sposobu archiwizacji e-faktur pozostawia przedsiębiorcom. Oznacza to, że właściciel firmy może je wydrukować lub zarchiwizować wiadomości e-mail z ich wersjami elektronicznymi. Podatnik nie ma też obowiązku przechowywania e-faktur aż do wygaśnięcia zobowiązania podatkowego. Oczywiście z punktu widzenia przedsiębiorstwa, bezpieczniej jest dysponować wersją elektroniczną faktury w przypadku niespodziewanego zniszczenia jej papierowego odpowiednika.
Codzienna praktyka księgowa opiera się o art. 112a ustawy o VAT, który mówi o tym, że faktury elektroniczne powinny być przechowywane według konkretnych okresów rozliczeniowych. Zasada ta ma umożliwić odszukiwanie ich w prosty sposób. Polskie prawo nie zabrania przechowywania e-faktur za granicą, jednak w takiej sytuacji podatnik musi mieć możliwość udostępnienia ich drogą on-line.
Faktura elektroniczna – zasady wystawiania w świetle prawa
W myśl regulacji prawnych, zawartych w ustawie o VAT, podatnik wystawiający fakturę elektroniczną musi jej zapewnić trzy najważniejsze cechy:
- Autentyczność — Kontrahent powinien mieć pewność, że faktura pochodzi od usługodawcy lub dostawcy towarów, którego tożsamość łatwo zweryfikować.
- Integralność — Osoba, dokonująca zakupu towarów lub usług, musi mieć pewność, że w fakturze elektronicznej nie zmieniono danych, które ona zawiera.
- Czytelność — Każda faktura musi być czytelna dla kontrahenta dokonującego zakupu.
Zarówno autentyczność, integralność, jak i czytelność faktur elektronicznych można zapewnić m.in. dzięki kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, która należy do usług zaufania. Istnieje kilka rodzajów pieczęci (dostarczanych przez Eurocert), które mogą posłużyć do tego rodzaju dokumentu. Dzięki pieczęci zdalnej można zapewnić całkowitą automatyzację procesu pieczętowania e-faktur.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – korzyści ze stosowania
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna, inaczej e-pieczęć, to usługa zaufania zgodna z rozporządzeniem eIDAS. Może być ona wydawana dla podmiotów posiadających osobowość prawną, m.in. firm, instytucji publicznych czy organizacji. Pieczęć elektroniczna pozwala w prosty sposób opieczętować m.in. faktury elektroniczne oraz wiele innych dokumentów, które będą zgodne z wymogami autentyczności, integralności i czytelności.
Oto korzyści, jakie daje stosowanie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej w firmie:
- Automatyzacja — Kwalifikowana pieczęć elektroniczna umożliwia zautomatyzowanie procesów m.in. w systemach gromadzenia danych oraz systemach obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie.
- Oszczędność czasu i mniejsze koszty procedowania dokumentów — E-pieczęć umożliwia szybkie opieczętowanie faktury w wersji elektronicznej i wysyłkę jej drogą mailową. W przypadku wystawiania faktur metodą papierową, przedsiębiorca musi zadbać nie tylko o papier, ale i wysyłkę dokumentów do kontrahenta, co jest nie tylko kosztowne, ale także znacznie wydłuża czas obiegu dokumentów.
- Wiarygodność transakcji i potwierdzenie integralności dokumentów — Zastosowanie e-pieczęci sprawia, że opieczętowane w ten sposób dokumenty są autentyczne. Firma nie musi dysponować dodatkowym systemem informatycznym, aby potwierdzić prawdziwość dokumentu, ponieważ jest to od razu widoczne w programie Adobe.
- Najwyższy stopień bezpieczeństwa w komunikacji B2B i B2C — Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to potwierdzenie tożsamości użytkownika na najwyższym poziomie. Skutecznie chroni ona firmy i konsumentów przed manipulacją i fałszerstwem. Pieczęć wydawana jest wyłącznie przez wiarygodnych dostawców usług zaufanych (np. Centrum Certyfikacji Eurocert), którzy podlegają kontroli Narodowego Centrum Certyfikacji.
- Profesjonalny wizerunek firmy korzystającej z innowacyjnych rozwiązań — Pieczęć elektroniczna sprawia, że firma, która z niej korzysta, buduje nowoczesny wizerunek.
- Przyspieszenie procesu i ściągalności należności — Dzięki dostarczaniu faktur w prawidłowej formie elektronicznej, firma wystawiająca dokument jest w stanie szybciej ściągnąć należności od odbiorców. Często można spotkać się z zapisem w umowie „Zapłata z tytułu realizacji przedmiotu Umowy będzie następowała przelewem na rachunek Wykonawcy wskazany na fakturze w terminie do 21 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury.”. W tym wypadku e-fakturze nie można odmówić prawidłowości, gdyż pieczęć zapewnia jej integralność, niepodważalność i jednoznacznie wskazuje wystawcę.
