Data publikacji: 24/06/24

Cyfryzacja procesów biznesowych w firmach i instytucjach jest coraz bardziej powszechna. Idealnym narzędziem, które umożliwia zawieranie umów oraz załatwienie wielu formalności przez Internet jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Jeśli jeszcze nim nie dysponujesz, sprawdź, jak wygląda procedura uzyskania e-podpisu z certyfikatem kwalifikowanym.

Na skróty:

Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny? – krok po kroku

Kwalifikowany podpis elektroniczny to rodzaj podpisu cyfrowego wydawanego osobie fizycznej, który ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny i wspiera szereg czynności, które z jego pomocą można wykonywać bez wychodzenia z domu. W Polsce ten typ usług można uzyskać od kwalifikowanych dostawców usług zaufania, którzy zostali oficjalnie akredytowani przez odpowiednie organy krajowe i przestrzegają rygorystyczne standardy bezpieczeństwa określone w europejskim Rozporządzeniu eIDAS.

Narzędzie to sprawdza się także w kontaktach z urzędami oraz w komunikacji z jednostkami administracji publicznej. Dzięki podpisowi możesz potwierdzić swoją tożsamość, uwierzytelnić się na platformie państwowych, złożyć deklarację podatkową, podpisać sprawozdanie finansowe czy wziąć udział w aukcji lub przetargu internetowym.

Aby uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny, należy przejść przez kilka kroków:

1. Wybór dostawcy usług zaufania – wybierz kwalifikowanego dostawcę usług zaufania uprawnionego do wydania kwalifikowanych usług zaufania takich jak kwalifikowany podpis elektroniczny zgodnie z wymogami ustawy Ministerstwa Cyfryzacji o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej i Rozporządzenia eIDAS.

2. Wybór podpisu – wybierz kwalifikowany podpis elektroniczny karcie (karta kryptograficzna + czytnik) lub kwalifikowany podpis elektroniczny w chmurze (dostęp przy użyciu Twojego smartfona i aplikacji autoryzującej z jednorazowymi kodami OTP), a następnie opłać zamówienie u wybranego dostawcy.

Sprawdź ofertę podpisów kwalifikowanych

3. Weryfikacja tożsamości i wydanie – przejdź przez proces weryfikacji tożsamości, który polega m.in. na sprawdzeniu poprawności danych na podstawie Twojego dowodu osobistego, paszportu lub karty stałego pobytu (proces jest niezbędny do otrzymania kwalifikowanego certyfikatu u wszystkich dostawców).

W zależności od wariantu proces weryfikacji możesz dokonać na podstawie:

  • weryfikacji online (100% zdalnie bez wychodzenia z domu)
  • stacjonarnej wizyty w jednym z autoryzowanych punktów sprzedaży
  • wizyty mobilnego weryfikatora, który odwiedzi cię w twoim biurze w ustalonym dniu (usługa VIP)

W wybranych przypadkach istnieje możliwość przeprowadzenia weryfikacji bez osobistego kontaktu na podstawie złożenia podpisu na umowie subskrypcji u notariusza np. dla osób przybywających poza granicami kraju.

Po pomyślnej weryfikacji tożsamości dostawca wydaje certyfikat kwalifikowany oraz niezbędne oprogramowanie do obsługi podpisu w wybranym przez siebie wariancie.

4. Instalacja i aktywacja – zainstaluj oprogramowanie zgodnie z instrukcją dostawcy, a następnie rozpocznij korzystanie z elektronicznego podpisywania dokumentów przy użyciu oprogramowania dostawcy lub aplikacji umożliwiających dodanie podpisu kwalifikowanego do dokumentu np. Adobe Reader.

Ten artykuł może Cię zainteresować:

Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny? – wybór dostawcy

Przed finalnym zakupem kwalifikowanego podpisu elektronicznego upewnij się, że dostawca jest uprawniony do wydawania kwalifikowanych certyfikatów przez Ministerstwo Finansów oraz znajduje się na liście dostawców Rozporządzenia eIDAS .

Warto również sprawdzić czy dana firma oferuje pełen zakres usług – szeroki zakres elastycznych rozwiązań na karcie, w chmurze czy możliwości integracji po API będzie świadczyła o jakości wybranych usług.

W przypadku zakupu usług od firm i osób trzecich (np. w punkcie stacjonarnym) należy sprawdzić czy dany punkt znajduje się na autoryzowanej liście firm na stronie dostawcy.

Kolejnym ważnym aspektem jest wsparcie techniczne. Dobre wsparcie obejmuje pomoc w instalacji i konfiguracji podpisu elektronicznego oraz dostępność pomocy technicznej w razie problemów (płatnie lub bezpłatnie w określonym zakresie). Upewnij się, że koszty usług są transparentne i obejmują wszystkie niezbędne komponenty.

Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny? – wybór podpisu

Wybór wariantu kwalifikowanego podpisu elektronicznego w chmurze (inaczej mobilnego) lub na karcie z czytnikiem zależy od kilku kluczowych czynników.

Kwalifikowany podpis elektroniczny na karcie:

  • Wymaga fizycznego dostępu do karty i czytnika, co może być mniej wygodne, ale jest często postrzegane jako bezpieczniejsze,
  • Fizyczne przechowywanie kluczy na karcie może być uważane za bardziej bezpieczne, ponieważ klucze są mniej narażone na ataki internetowe,
  • Może być mniej wygodna ze względu na konieczność posiadania czytnika i karty przy sobie, ale jest prostsza w użyciu dla osób przyzwyczajonych do tradycyjnych metod,
  • Wymaga jednorazowego zakupu karty i czytnika, co może być bardziej opłacalne w dłuższej perspektywie, ale wiąże się z wyższymi kosztami początkowymi.

Kwalifikowany podpis elektroniczny w chmurze:

  • Umożliwia podpisywanie dokumentów z dowolnego miejsca i urządzenia, co jest idealne dla osób często pracujących zdalnie lub podróżujących,
  • Zazwyczaj zabezpieczony jest zaawansowanymi metodami uwierzytelniania, takimi jak dwuskładnikowe uwierzytelnianie (2FA). Ważne jest, aby dostawca zapewniał solidne środki ochrony danych,
  • Jest wygodniejszy w użytkowaniu, ponieważ nie wymaga dodatkowych urządzeń i może być łatwo zintegrowany z różnymi platformami i aplikacjami,
  • Może wiązać się z regularnymi opłatami subskrypcyjnymi, ale nie wymaga zakupu dodatkowego sprzętu.

Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny? – weryfikacja tożsamości

Weryfikacja tożsamości to nic innego jak potwierdzenie autentyczności tożsamości osoby, która ubiega się o uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego np. za pomocą dowodu osobistego lub paszportu. W kontekście uzyskiwania kwalifikowanego podpisu elektronicznego weryfikacja tożsamości jest niezbędna do wydania certyfikatu kwalifikowanego.  Proces ten minimalizuje ryzyko oszustw i nadużyć, zapewniając, że tylko uprawnione osoby mogą korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

W ogólnej klasyfikacji weryfikację tożsamości możemy podzielić na stacjonarną oraz online. Wśród dostępnych opcji wyróżnia się następujące metody:

  • Wideoweryfikacja online – proces całkowicie zdalny, która polega na przesłaniu skanów lub zdjęć dokumentów tożsamości podczas wideoweryfikacji, w której sprawdza się zgodność danych i potwierdza tożsamość osoby w ściśle określonej procedurze,
  • Wizyta w autoryzowanym punkcie lub siedzibie dostawcy – osobiste stawienie się w punkcie stacjonarnym, gdzie pracownik podczas spotkania weryfikuje dokumenty tożsamości i wydaje podpis od ręki na miejscu,
  • Wizyta mobilnego weryfikatora – usługa VIP (u wybranych dostawców) w ramach której weryfikator przyjeżdża do biura lub innego wskazanego miejsca w ustalonym terminie, aby przeprowadzić weryfikację tożsamości na miejscu wraz z wydaniem podpisu,
  • Weryfikacja przez notariusza – osobiste potwierdzenie tożsamości osoby ubiegającej się o podpis u notariusza poprzez podpisanie umowy subskrypcji dostarczenia podpisu oraz przesłanie dokumentów do dostawcy.

Przed wyborem odpowiedniej opcji upewnij się, że będziesz miał możliwość skorzystać w wybranej metody oraz upewnij się, że dostawca jasno przedstawia wszystkie etapy procesu oraz koszty dodatkowej weryfikacja tożsamości.

Po pomyślnej weryfikacji tożsamości dostawca usług zaufania wydaje kwalifikowany certyfikat oraz niezbędne oprogramowanie do obsługi podpisu w wybranym przez siebie wariancie, co umożliwi bezpieczne i zgodne z prawem korzystanie z podpisu elektronicznego.

Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny? – instalacja i aktywacja

Przy instalacji i aktywacji kwalifikowanego podpisu elektronicznego zwróć uwagę przede wszystkim na to czy posiadasz odpowiedni sprzęt, taki jak token USB, karta kryptograficzna czy czytnik kart, oraz że oprogramowanie jest kompatybilne z twoim systemem operacyjnym (Windows, macOS, Linux).

Dokładnie przeczytaj instrukcje instalacji dostarczone przez dostawcę i postępuj zgodnie z nimi. Zainstaluj wszystkie wymagane komponenty, takie jak sterowniki, oprogramowanie do zarządzania certyfikatami i aplikacje do podpisywania dokumentów.

Przygotuj klucze aktywacyjne, PIN-y i kody dostarczone przez dostawcę. Upewnij się, że wprowadzasz te informacje ostrożnie, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi, i przechowuj je w bezpiecznym miejscu.

Po zainstalowaniu i aktywowaniu certyfikatu wykonaj próbny podpis dokumentu, aby upewnić się, że wszystko działa poprawnie. W razie problemów skontaktuj się z wsparciem technicznym dostawcy.

Regularnie sprawdzaj dostępność aktualizacji oprogramowania i upewnij się, że certyfikat jest odnawiany na czas, aby uniknąć przerw w korzystaniu z kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Kup podpis kwalifikowany