Data publikacji: 19/08/21

W pracy adwokata czy radcy prawnego liczy się czas przygotowania odpowiedniej dokumentacji do konkretnych instytucji, np. sądów. W dobie cyfryzacji prawnicy mogą z powodzeniem korzystać z nowoczesnego rozwiązania, jakim jest e-podpis. Jakie korzyści wiążą się z wykorzystywaniem e-dokumentów w kancelarii prawnej i dlaczego podpis kwalifikowany jest niezbędny w codziennej pracy kancelarii.

Na skróty:

Kwalifikowany e-podpis dla adwokata lub radcy prawnego – na co zwrócić uwagę?

Podpis elektroniczny jest świetnym narzędziem w pracy prawnika. Może służyć m.in. do reprezentowania klientów po udzielonym pełnomocnictwu – również tych, którzy przebywają za granicą Polski. Dodatkowo podpis z certyfikatem kwalifikowanym zrzuca z prawników kwestię komunikowania się z administracją publiczną w oparciu o dokumentację papierową. Z jego pomocą można znacząco przyspieszając obieg dokumentów przygotowanych w wersji elektronicznej.

O czym należy pamiętać wyrabiając podpis kwalifikowany dla prawnika? Certyfikat kwalifikowanego podpisu nie różni się w tym przypadku od certyfikatu wydawanego dla przeciętnej osoby. Możemy w nim jednak umieścić dane dodatkowe, które określą pełnioną funkcję (np. dopisek „radca prawny” czy „adwokat”), a nawet nazwę konkretnej kancelarii. Warto jednak pamiętać, że w tym przypadku podpis kwalifikowany będzie służył głównie do celów biznesowych.

Zastosowanie podpisu kwalifikowanego dla prawnika

E-podpis ułatwia pracę prawników poprzez minimalizowanie papierowej dokumentacji, która przygotowywana jest dla klientów. Wiąże się to ze znaczną redukcją kosztów przeznaczanych na zakup papieru oraz na przesyłki kurierskie i pocztowe. Ważne dokumenty przekazywane są wyłącznie drogą elektroniczną.

Przyjrzyjmy się, w jakich obszarach sprawdzi się podpis kwalifikowany dla adwokatów i radców prawnych.

Komunikacja online na terenie UE dzięki podpisowi kwalifikowanemu

Dzięki unijnemu rozporządzeniu eIDAS, dokumenty podpisane podpisem kwalifikowanym są akceptowane w instytucjach administracji publicznej z terenów państw członkowskich UE. W praktyce oznacza to, że prawnik z Polski może bez problemu komunikować się z zagranicznymi sądami i instytucjami rządowymi. Podpis ułatwia także komunikację z klientem, który przebywa za granicami Polski. Dzięki temu narzędziu prawnik może przekazać mu stosowne dokumenty w wersji elektronicznej.

Zakładanie spółek dla klientów

Dzięki e-podpisowi z certyfikatem kwalifikowanym możliwe jest zakładanie spółek w imieniu klientów. Prawnik może podpisać wszelkie dokumenty elektronicznie i skorzystać z systemu S24, który umożliwia rejestrację spółek z o.o., spółek komandytowych czy spółek jawnych drogą online. Jeżeli prawnikowi zostało udzielone pełnomocnictwo, a klient kancelarii przebywa za granicą, nie ma potrzeby, aby przyjeżdżał on w tym celu do Polski.

Podpisywanie umów cywilno-prawnych

Podpis elektroniczny kwalifikowany to wygoda w zawieraniu umów cywilno-prawnych na odległość. Jest on równoważny z podpisem własnoręcznym. Uniemożliwia także manipulację treściami umowy, ponieważ po dokonaniu podpisu, każda zmiana w dokumencie jest widoczna. Aby jeszcze lepiej zabezpieczyć interesy swoje i klienta, prawnik może korzystać dodatkowo z usługi znakowania czasem, o której pisaliśmy w artykule „Co to jest kwalifikowany znacznik czasu?”.

Podpis kwalifikowany w kancelarii prawnej – korzyści

Podpis kwalifikowany EuroCert w kancelarii adwokackiej czy radcowskiej to wygoda użytkowania. Jest niezwykle prosty w obsłudze – aby go użyć wystarczy jedynie dedykowana, niezwykle intuicyjna aplikacja, którą instalujemy na komputerze oraz czytnik z kartą kryptograficzną. E-dokument w wersji PDF może zostać również podpisany z poziomu Adobe Reader.

Kwalifikowany e-podpis umożliwia więc wydawania dokumentów prawnych na życzenie klienta. W przypadku ich wysyłki, wystarczy, że przekażemy cyfrowy plik pocztą elektroniczną, który w szybkim czasie dotrze do odpowiedniego adresata. Podpis kwalifikowany prawnika, zgodnie z przepisami, będzie miał oczywiście pełną moc prawną, tak samo jak podpis własnoręczny.