W jakiej formie powinny być wydawane i przetwarzane pełnomocnictwa? Jak to robić prawidłowo zdalnie i elektronicznie?

Wniosek o pełnomocnictwo może zostać złożony osobiście w odpowiednim urzędzie. Można złożyć go też w pełni zdalnie. W takim wypadku wykorzystuje się podpis elektroniczny. Sprawdź, na jakich zasadach są wydawane i przetwarzane pełnomocnictwa oraz jak prawidłowo ustanowić pełnomocnika w sposób zdalny. Prowadzenie działalności gospodarczej, sprawy podatkowe, kwestie dotyczące obrotu i zarządu nieruchomościami i wiele innych działań wymagających podejmowania decyzji prawnych, biznesowych czy administracyjnych można powierzyć pełnomocnikowi. Zaufana osoba w imieniu i na rzecz mocodawcy będzie mogła działać we wskazanym w upoważnieniu zakresie. To korzystne rozwiązanie nie tylko dla właścicieli i zarządców przedsiębiorstw, ale również dla wszystkich osób, którym brakuje czasu, sił lub możliwości na osobiste załatwienie formalności. Warto wiedzieć, że pełnomocnictwo można wydać w pełni zdalnie. Aby o nie wystąpić, wystarczy posiadać podpis elektroniczny.

Pełnomocnictwo – co to jest?

Pełnomocnictwo jest jednostronną czynnością prawną, która umożliwia upoważnienie wskazanej osoby do działania w imieniu mocodawcy. Jednocześnie takie oświadczenie woli nie ogranicza możliwości samodzielnego działania mocodawcy – zarówno pełnomocnik, jak i osoba upoważniająca może dokonywać działań w zakresie spraw lub czynności wskazanych w dokumencie. Trzeba jednak mieć świadomość, że pełnomocnik powinien być osobą zaufaną, ponieważ załatwia formalności w imieniu mocodawcy, a co za tym idzie – to mocodawca ponosi odpowiedzialność za jego działania.

Pełnomocnictwo może przybrać jedną z dwóch form:

• forma pisemna,
• forma oświadczenia złożonego przed sądem (odnotowanego w protokole).

Uwierzytelnieniem upoważnienia pisemnego jest podpis mocodawcy. Jeśli mocodawca zdecyduje się na sporządzenie pełnomocnictwa w formie elektronicznej, dokument powinien zostać przesłany przez elektroniczną skrzynkę podawczą konkretnego organu, którego dotyczy sprawa. Takie pełnomocnictwo uwierzytelnia elektroniczny podpis kwalifikowany lub profil zaufany.

Rodzaje pełnomocnictw

Pełnomocnictwa dzielą się na dwa rodzaje:

• pełnomocnictwo zwykłe,
• prokura.

Pełnomocnictwo zwykłe udzielane jest przez dowolny podmiot – osobę fizyczną, osobę fizyczną prowadzącą działalność wpisaną do CEIDG, osobę prawną (np. spółkę kapitałową wpisaną do KRS) czy osobę nieposiadającą osobowości prawnej (np. spółkę osobową wpisaną do KRS). Z kolei prokura może zostać udzielona przez osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG bądź przez podmioty wpisane do KRS. Zakres uprawnień pełnomocnika zależy od tego, jaki jest zakres czynności, do których ma zostać powołany, czyli jakie pełnomocnictwo zostało udzielone:

• pełnomocnictwo ogólne – dokonywanie czynności zwykłego zarządu,
• pełnomocnictwo rodzajowe – dokonywanie czynności określonego rodzaju,
• pełnomocnictwo szczególne – dokonywanie konkretnych, oznaczonych czynności prawnych, które zostały wskazane w upoważnieniu.

Pełnomocnictwo ogólne pod rygorem nieważności powinno zostać udzielone na piśmie. Takie upoważnienie pozwala dokonywać czynności zwykłego zarządu, czyli bieżące sprawy przed organami administracji. Jeśli czynności pełnomocnika wykraczają poza zwykły zarząd, niezbędne jest pełnomocnictwo rodzajowe. W nim wskazuje się szczegółowy zakresu czynności, jakie może podejmować osoba upoważniona. Gdy działania pełnomocnika dotyczą konkretnej czynności prawnej,przepisy mogą wymagać posiadania pełnomocnictwa szczególnego. Trzeba wówczas złożyć ten właśnie dokument.

Pełnomocnictwo a prokura – na czym polega różnica?

Pełnomocnictwo i prokura to upoważnienia do wykonywania czynności prawnych w imieniu i na rzecz mocodawcy. Różnica między dokumentami polega nie tylko na podmiotach, które mogą ich udzielać, ale także na uprawnieniach pełnomocnika. Prokurent ma szersze uprawnienia niż zwykły pełnomocnik. Uprawnienia prokurenta obejmują wszelkie czynności związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, czyli czynności sądowe i pozasądowe. Co istotne, zakres umocowania prokurenta nie podlega ograniczeniom, a od skutków prawnych wywołanych przez jego czynności nie można się uchylić.

Czynności wyłączone przez Kodeks Cywilny z możliwości działania prokurenta to:

• zbycie przedsiębiorstwa,
• zbycie lub obciążenie nieruchomości,
• oddanie przedsiębiorstwa do tymczasowego korzystania.

Prokura również może zostać złożona elektronicznie. Do uwierzytelnienia niezbędny jest kwalifikowany podpis elektroniczny.

Jak ustanowić pełnomocnika?

Kwestie formy udzielenia pełnomocnictwa reguluje Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (Dz.U.2022.0.1360 t.j.). Zgodnie z art. 99:

• Jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie,
• Pełnomocnictwo ogólne powinno być pod rygorem nieważności udzielone na piśmie.

Kodeks Cywilny jasno wskazuje, że forma pełnomocnictwa zależy od formy, w jakiej przeprowadzana ma być czynność prawna, której dotyczy upoważnienie. Jeśli czynność wymaga formy pisemnej, wystarczające jest pełnomocnictwo pisemne. Jeśli czynności muszą zostać przeprowadzone w formie notarialnej, niezbędne jest pełnomocnictwo notarialne.

Należy też wiedzieć, kto może być pełnomocnikiem. W przypadku spraw administracyjnych może być to osoba prawna lub osoba fizyczna o co najmniej ograniczonej zdolności do czynności prawnych. W praktyce oznacza to, że można upoważnić nawet osobę niepełnoletnią po ukończeniu przez nią 13. roku życia. Pełnomocnik reprezentujący mocodawcę przed sądem w wielu przypadkach powinien być pełnomocnikiem profesjonalnym, czyli radcą prawnym lub adwokatem. Dotyczy to postępowań administracyjnych, karnych i cywilnych.

Pełnomocnictwo nie ma jednego obowiązującego wzoru. Najważniejsze jest to, aby dokument zawierał wszystkie wymagane informacje, czyli:

• dane obu stron,
• zakres uprawnień pełnomocnika,
• określenie miejsca,
• (opcjonalnie) datę sporządzenia,
• podpis mocodawcy (własnoręczny, podpis elektroniczny lub zaufany).

Pełnomocnik w ZUS

Zakład Ubezpieczeń Społecznych umożliwia załatwianie formalności za pośrednictwem pełnomocnika. Osoba upoważniona do działania w imieniu mocodawcy powinna posiadać aktywne konto PUE.

Ustanowienie pełnomocnictwa do kontaktów z ZUS oraz załatwiania spraw dotyczących ubezpieczeń nie podlega opłacie skarbowej.

Aby ustanowić pełnomocnika w ZUS, należy wypełnić formularz ZUS-PEL i wysłać go w formie papierowej bądź elektronicznej (Platforma Usług Elektronicznych – ZUS PUE), a następnie wpisać pełnomocnika do CEIDG. Warto przy tym pamiętać, że pełnomocnictwo wymaga podpisu mocodawcy. Może to być podpis osobisty, podpis złożony przez profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny.

Pełnomocnik w US

Pełnomocnik w sprawach podatkowych to osoba posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych – pełnoletnia i nieubezwłasnowolniona. Może to być podmiot profesjonalny, np. radca prawny, adwokat, doradca podatkowy.

Najszerszy zakres działania w sprawach podatkowych umożliwia pełnomocnictwo ogólne. Dzięki niemu można dokonywać czynności związanych ze sprawami podatkowymi i innymi sprawami będącymi w gestii organów podatkowych i kontroli skarbowej oraz sprawami we wszystkich urzędach skarbowych i przed organami podatkowymi.

Dokument nie upoważnia jednak do podpisywania deklaracji podatkowych, mocodawca musi też osobiście stawić się na przesłuchanie jako świadek lub strona postępowania.

• Pełnomocnictwo ogólne opatrzone podpisem kwalifikowanym zgłasza się elektronicznie do CRPO (Centralny Rejestr Pełnomocnictw Ogólnych),
• Pełnomocnictwo szczegółowe i pełnomocnictwo do doręczeń można zgłosić elektronicznie przez ePUAP (wymagany kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany), ustnie do protokołu lub na piśmie do US,
• Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podatkowych składa się w formie elektronicznej przez ePUAP (profil zaufany, podpis kwalifikowany) lub w formie papierowej.

Ile wynosi opłata skarbowa za pełnomocnictwo?

Działanie przez pełnomocnika wymaga uiszczenia opłaty skarbowej. Opłata skarbowa za pełnomocnictwo nie jest naliczana za jego udzielenie. Jest to koszt, jaki należy ponieść, składając upoważnienie do właściwego organu bądź urzędu w konkretnym postępowaniu. Opłata wpłacana jest na konto urzędu miasta lub gminy, na których terenie znajduje się dany urząd czy instytucja, w której osoba upoważniająca składa wniosek lub pełnomocnictwo.

Opłata za pełnomocnictwo wynosi każdorazowo 17 zł. Oznacza to, że jeśli osoba upoważniająca planuje ustanowić na przykład dwóch pełnomocników, zapłaci 17 zł za każdego z nich.

Co więcej, jedno pełnomocnictwo można złożyć przed różnymi organami lub przed jednym organem w wielu postępowaniach. W takim przypadku opłata pobierana jest niezależnie dla każdego prowadzonego postępowania.

Opłata skarbowa za pełnomocnictwo nie dotyczy sytuacji, w których:

• pełnomocnictwo udzielane jest najbliższym członkom rodziny – małżonek, dziecko, rodzice, dziadkowie, wnuki, rodzeństwo,
• sprawa załatwiana jest przez pełnomocnika wpisanego do CEIDG (pełnomocnictwo widoczne w rejestrach publicznych nie musi być przedkładane w urzędzie razem z wnioskiem),
• sprawa załatwiana jest przez pełnomocnika ustanowionego do kontaktów w ZUS.

Pełnomocnictwo notarialne – koszty

Jeśli dokonanie czynności prawnych wymaga wizyty u notariusza, mocodawcę obowiązuje nie opłata skarbowa, a taksa notarialna za pełnomocnictwo. Jej wysokość reguluje Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej.

Taksa notarialna za pełnomocnictwo do dokonania jednej czynności wynosi 30 zł. Pełnomocnictwo do dokonania więcej niż jednej czynności to koszt 100 zł. Do tych kwot trzeba doliczyć opłaty za wypis i podatek VAT.

Kiedy wygasa pełnomocnictwo?

Pełnomocnictwa udzielane są bezterminowo lub na określony czas, po którego upływie upoważnienie automatycznie wygasa. Jednak pełnomocnictwo można odwołać w dowolnej chwili (art. 101 § 1 KC). Aby to zrobić, wystarczy, że osoba upoważniająca złoży pełnomocnikowi oświadczenie woli w danym zakresie. Zgoda pełnomocnika na odwołanie pełnomocnictwa nie jest konieczna, należy jednak poinformować go, że nie będzie już pełnił swojej funkcji.

Jak odwołać pełnomocnictwo? Można zrobić to w każdej formie bez względu na sposób jego udzielenia (forma pisemna, akt notarialny). Ważne, aby odwołanie było bezpośrednie i zrozumiałe.

Wygaśnięcie pełnomocnictwa ma miejsca nie tylko wtedy, gdy mocodawca odwoła upoważnienie, ale także wtedy, gdy na przykład pełnomocnik zrzecze się umocowania, nastąpi śmierć mocodawcy lub pełnomocnika albo osoba prawna będąca mocodawcą, lub pełnomocnikiem utraci osobowość prawną.

Podsumowując, pełnomocnictwo to dokument, dzięki któremu można upoważnić wybraną osobę do działania w imieniu i na rzecz mocodawcy. Jego forma powinna odpowiadać formie czynności prawnej, do której stosowane jest upoważnienie – może to być forma pisemna, ustna do protokołu lub pełnomocnictwo notarialne. Każde z nich wymaga uwierzytelnienia. W przypadku pisemnego upoważnienia będzie to osobisty podpis mocodawcy bądź kwalifikowany podpis elektroniczny, ewentualnie profil zaufany.