Istnieje szereg sytuacji, kiedy podpis elektroniczny wywołuje taki sam skutek prawny, jak podpis własnoręczny. Co zatem odróżnia podpis elektroniczny od własnoręcznego i który z nich lepiej stosować? Dokumenty mogą być podpisywane w dwojaki sposób – elektronicznie oraz tradycyjnie. Niezależnie od wybranej formy podpis musi mieć cechy pozwalające na obiektywne przypisanie go jednej osobie, co pozwala na jej identyfikację przez osoby niezależne. Podpis elektroniczny to bardzo łatwo dostępna, wygodna i bezpieczna forma. Podpis własnoręczny będzie zawsze skuteczny, ale jego składanie nie zawsze wiąże się z zachowaniem zasad bezpieczeństwa i często wymaga dłuższego czasu, pieniędzy i energii.
Co to jest podpis własnoręczny?
Podpis tradycyjny to własnoręcznie postawiony na dokumencie znak graficzny. Składający może podpisać się imieniem i nazwiskiem, samym nazwiskiem lub ich formą skróconą (parafą), jeśli ta będzie pozwalała na jego identyfikację przy pomocy na przykład karty wzorów podpisów.
Zgodnie z artykułem 78 kodeksu cywilnego podpis tradycyjny powinien być czytelnym, aby w sposób bezsporny umożliwiać zidentyfikowanie osoby go składającej. Prawo nie definiuje jednak, jak konkretnie powinien być zbudowany.
Co do zasady podpis własnoręczny składa się pod tekstem oświadczenia woli. Tekst, który znajdzie się poniżej podpisu, nie będzie objęty oświadczeniem. Jeśli dokument zawiera wiele stron, to wystarczy, że zostanie podpisany na końcu.
Z prawnego punktu widzenia nie ma znaczenia, czy podpis tradycyjny został złożony za pomocą techniki długopisu trzymanego w dłoni, stopie czy ustach. Najistotniejsze jest, aby za jego pomocą możliwe było bezsporne zidentyfikowanie konkretnej osoby. Jeśli dana osoba nie ma możliwości złożenia podpisu, to wystarczy jej tuszowy odcisk palca opatrzony imieniem i nazwiskiem osoby składającej, które może dopisać osoba postronna.
Składanie podpisu własnoręcznego to czynność prawna, która skutkuje pozostawieniem na dokumencie cech biometrycznych właściwych jedynie osobie podpisującej. Są nimi: kształt linii, zestaw znaków tworzących podpis, dynamika kreślenia poszczególnych liter, czy ich charakterystyczne cechy, które utrwalają się latami. Cechy biometryczne są szczególnie istotne z punktu widzenia ewentualnego późniejszego postępowania dowodowego.
Istnieje jeden rodzaj pisma, które musi zostać w całości sporządzone własnoręcznie. Jest nim testament. Prawo wymaga, aby osoba sporządzająca testament napisała go odręcznie, ponieważ po jej śmierci nie może być żadnych wątpliwości co do jego autentyczności, a w całym piśmie znajdzie się wystarczająco dużo próbek materiału porównawczego, aby wykluczyć ewentualne niejasności co do autentyczności pisma.
Czym jest podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny i wszystko, co go dotyczy zostało uregulowane w Rozporządzeniu unijnym eIDAS. Jest to rozporządzenie Unii Europejskiej nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym), którego zapisy zostały zaimplementowane do ustawodawstwa polskiego przy pomocy ustawy z dnia 5 września 2016 roku o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U.2021.1797).
Zgodnie z zapisami powyżej przytoczonych dokumentów, jako podpis elektroniczny określa się dane zapisane w formie elektronicznej. Dane te zostały dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi zapisanymi w postaci elektronicznej. Taki zestaw używany przez konkretną osobę pozwala na jej bezsporną i obiektywną identyfikację, a więc może zostać potraktowany jako podpis.
W obrocie dokumentami elektronicznymi funkcjonują 3 rodzaje podpisów elektronicznych:
- podpis zwykły
- elektroniczny podpis zaawansowany
- elektroniczny podpis kwalifikowany
Najpowszechniejszą i najprostszą formą jest podpis zwykły. Mianem tym określa się wszystkie rodzaje danych umożliwiających ustalenie tożsamości osoby wykorzystującej je jako podpis.
Podpis zaawansowany powinien mieć cechy unikalności i umożliwiać dokonanie obiektywnego i bezbłędnego ustalenia tożsamości osoby go składającej. Podpis zaawansowany powiązany jest z podpisywanymi danymi w sposób, który daje możliwość łatwego rozpoznania wszelkich zmian, jakie zaszły w dokumencie po jego podpisaniu.
Podpis elektroniczny kwalifikowany jest najbardziej zaawansowaną formą podpisu elektronicznego. Składa się go za pośrednictwem urządzenia kwalifikowanego, które działa na podstawie certyfikat kwalifikowany. Kwestie dotyczące takiego urządzenia oraz certyfikatu, jak również sam sposób składania podpisu kwalifikowanego zostały dokładnie uregulowane w unijnym rozporządzeniu eIDAS.
Czy podpis elektroniczny jest równoważny tradycyjnemu?
Zgodnie z artykułem 25. rozporządzenia eIDAS, jedynie złożenie podpisu elektronicznego w formie kwalifikowanej wywołuje identyczny skutek prawny, jak podpis własnoręczny. Można nim podpisać większość umów wymagających formy pisemnej pod rygorem ich nieważności.
Artykuł 78 (1) kodeksu cywilnego wskazuje podpis elektroniczny kwalifikowany jako alternatywę dla podpisu elektronicznego. Zgodnie z jego zapisami, dla zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarczającym będzie złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go podpisem elektronicznym. Ustawodawca mówi, że złożenie oświadczenia woli w formie elektronicznej jest równoznaczne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.
Wśród umów, które są najczęściej podpisywane przy pomocy podpisu kwalifikowanego, znajdują się:
- umowa o współpracy lub o pracę;
- umowa o zakazie konkurencji;
- umowy przenoszące majątkowe prawa autorskie;
- umowy udzielenie licencji;
- umowy leasingowe;
- pełnomocnictwa ogólne;
- umowy pośrednictwa w obrocie nieruchomościami;
- umowy najmu terminowego.
Warto mieć świadomość, że podpis elektroniczny kwalifikowany nie zawsze będzie możliwy do zastosowania.Istnieje szereg sytuacji, w których konieczne jest złożenie podpisu własnoręcznego. Wśród nich znajdują się w szczególności:
- umowy spółek: partnerskich, komandytowych, komandytowo-akcyjnych oraz spółek z ograniczoną odpowiedzialnością;
- umowy przenoszące własność nieruchomości;
- umowy przenoszącej prawo użytkowania wieczystego nieruchomości;
- umowy zbycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu;
- umowy o dział spadku, jeżeli ich treść dotyczy podziału nieruchomości;
- testament (to wyjątkowy dokument, którego cała treść powinna zostać napisana odręcznie przez spadkodawcę).
Te artykuły mogą Cię zainteresować:
Czy można łączyć podpis elektroniczny z własnoręcznym?
Prawo nie wskazuje na żadne przeszkody co do łączenia podpisu elektronicznego z podpisem własnoręcznym w obrębie jednego dokumentu. Oznacza to, że jeśli jedna strona umowy będzie chciała podpisać dokument elektronicznie, a druga odręcznie, to nie będzie ku temu żadnych przeszkód. Dokument podpisany różnymi formami podpisu zachowuje swoją moc prawną.
Czym różni się podpis elektroniczny od podpisu własnoręcznego?
Podstawowa różnica, która dzieli podpis tradycyjny od podpisu elektronicznego to forma. Pierwszy rodzaj podpisu składany jest przy wykorzystaniu tradycyjnych artykułów piśmienniczych i wymaga fizycznej obecności osoby składającej podpis. Drugi składa się zdalnie i elektronicznie. Podpis tradycyjny to dane w postaci graficznej. Podpis elektroniczny to powiązane ze sobą dane zapisane w postaci elektronicznej.
Podpis własnoręczny jest związany nierozerwalnie z dokumentem. Podpis elektroniczny obejmuje cały dokument, a podpis tradycyjny obejmuje wyłącznie część tekstu znajdującego się ponad nim.
W zdecydowanej większości przypadków kwalifikowany podpis elektroniczny wywołuje takie same skutki prawne jak podpis tradycyjny. Natomiast jego złożenie jest prostsze, szybsze i bezpieczniejsze.
Zadaniem podpisu elektronicznego jest umożliwienie obiektywnego, bezspornego i jednoznacznego zidentyfikowania osoby składającej podpis. W przypadku podpisu składanego odręcznie wątpliwości mogą się pojawić. W takim wypadku konieczne jest przeprowadzenie długotrwałej, kosztownej i pracochłonnej procedury grafologicznej służącej potwierdzeniu autentyczności złożonego podpisu.
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest zdecydowanie trudniejszy do podrobienia niż podpis własnoręczny. Dzieje się tak za sprawą wykorzystania połączenia systemu zaawansowanych zabezpieczeń informatycznych i kryptograficznych.
Podsumowując, podpis elektroniczny w przypadku większości rodzajów dokumentów będzie wywierał identyczny skutek prawny, jak podpis własnoręczny. Jego złożenie możliwe jest w sposób elektroniczny i zdalny, nie zajmuje dużo czasu, jest proste, a przede wszystkim wiąże się z dużą oszczędnością czasu i pieniędzy. Dodatkowo należy podkreślić, że podpisy elektroniczne są bardzo bezpieczną formą w kontekście zarówno przekazywania danych, jak i próby ich podrabiania czy kradzieży.
