Uprawnienia KSeF dla biura rachunkowego

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur obliguje polskich przedsiębiorców do reorganizacji procesów wewnętrznych związanych z wystawieniem i odbieraniem faktur elektronicznych. Firmy, które korzystają z usług zewnętrznych biur rachunkowych, muszą zatem ustalić nowe zasady pracy z tymi podmiotami w zakresie obsługi KSeF. W jaki sposób zewnętrzny księgowy może zarządzać e-fakturami w imieniu właściciela firmy? Jak nadać uprawnienia KSeF dla biura rachunkowego? W jaki sposób zarządzać dostępem do Krajowego Systemu e-Faktur, aby współpraca z zewnętrznym kontrahentem była efektywna? Pełne informacje znajdziesz w tym artykule. 

Uprawnienia do korzystania z KSeF dla biura rachunkowego

Wielu właścicieli firm decyduje się na outsourcing obsługi księgowej, świadczonej przez wyspecjalizowane firmy zewnętrzne. Taka decyzja umożliwia im skoncentrowanie się na kluczowej działalności przedsiębiorstwa, bez marnowania czasu na mozolną i niekiedy uciążliwą rachunkowość. W świetle zmieniających się przepisów związanych z Krajowym Systemem e-Faktur, który stanie się obowiązkowy dla transakcji B2B, ważne jest, aby przekazać zewnętrznym partnerom biznesowym dostęp do platformy. 

Uprawnienia KSeF dla biura rachunkowego dotyczą konkretnych ról operacyjnych, które można nadać wybranej osobie, np. szefowi tego biura lub innemu, zatrudnionemu w nim pracownikowi. Przedsiębiorca, który zleca księgowość, może przekazać podmiotom lub osobom fizycznym uprawnienia do: 

• wystawiania i odbierania e-faktur w KSeF, 
• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do pracy z KSeF.

Dostęp do KSeF dla biura rachunkowego upraszcza obieg dokumentów pomiędzy właścicielem firmy a biurem. Dzięki platformie przedsiębiorca nie musi dostarczać papierowych faktur do biura lub przesyłać ich za pomocą poczty e-mail. Uprawnienia KSeF dla zewnętrznego księgowego umożliwiają dostęp do wszystkich dokumentów, które zostaną zarejestrowane w przez przedsiębiorcę w Aplikacji Podatnika KSeF.  

Te artykuły mogą cię zainteresować: 

Jak nadawać i zarządzać uprawnieniami w KSeF?

Jak uwierzytelnić osobę fizyczną lub spółkę w KSeF?

Jak przekazać uprawnienia dla biura rachunkowego w KSeF? 

Aby przedsiębiorca mógł nadać uprawnienia KSeF osobom trzecim lub podmiotom, niezbędne będzie uwierzytelnienie się w Aplikacji Podatnika KSeF. Można to zrobić wykorzystując jedno z poniższych narzędzi: 

• kwalifikowany podpis elektroniczny – rozwiązanie komercyjne dla osób fizycznych,
• kwalifikowana pieczęć elektroniczna z NIP – rozwiązanie komercyjne dla osób prawnych, np. spółek,  
• Profil Zaufany – bezpłatne narzędzie dla osób fizycznych,   
• zawiadomienie ZAW-FA – tradycyjny formularz, który wypełniają osoby prawne niedysdysponujące kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Na druku, kierowanym do urzędu skarbowego, należy wskazać dane konkretnej osoby, która ma być uprawniona do korzystania z KSeF, tj. jej imię i nazwisko, rodzaj identyfikatora podatkowego, dane adresowe oraz adres e-mail, na który zostanie wysłana informacja o nadaniu uprawnień.  

Nadając dostęp do KSeF zewnętrznej firmie księgowej należy precyzyjnie określić metody pracy oraz dowiedzieć się, jakimi cyfrowymi narzędziami posługuje się biuro. Warto zadbać, aby sprawy związane z dostępem do KSeF zostały zawarte w umowie o świadczenie usług księgowo-podatkowych. 

Uprawnienia KSeF dla biura rachunkowego jako osoby fizycznej  

Jednym ze sposobów współpracy z biurem rachunkowym w zakresie KSeF, jest nadanie uprawnień KSeF szefowi biura, czyli osobie fizycznej, na podstawie jego numeru PESEL. Osoba ta może uzyskać możliwość nadawania dalszych uprawnień i przekazać je pracownikom swojej firmy, tj. specjalistom ds. księgowości, którzy będą zajmować się sprawami klienta. W tym przypadku za zarządzanie dostępem do pobierania faktur przez osoby trzecie odpowiada właściciel biura. 

Współpraca w takim modelu przebiega w relatywnie prosty sposób. Wystarczy, że przedsiębiorca jednokrotnie nada odpowiednie uprawnienia KSeF dla biura rachunkowego. Cała dalsza organizacja pracy leży już po stronie szefa biura, który loguje się do systemu podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym. Dużym ułatwieniem w takiej sytuacji jest stała możliwość podglądu przez przedsiębiorcę, jakie uprawnienia dalsze nadał właściciel biura.   

Plusy nadawania uprawnień KSeF osobie fizycznej: 

• oszczędność czasu – możliwość nadania szefowi biura uprawnień do zarządzania uprawnieniami dalszymi (Klient biura nie musi tego robić samodzielnie),  
• stały monitoring – możliwość podglądu działań każdego pracownika biura, który został “przypięty” do systemu KSeF klienta.  

Minusy nadawania uprawnień KSeF osobie fizycznej: 

• niepełny dostęp do KSeF ze strony biura rachunkowego w sytuacji, gdy klient nie nadaje właścicielowi biura uprawnień do zarządzania uprawnieniami KSeF.

Przedsiębiorca w praktyce może nadać uprawnienia KSeF bezpośrednio pracownikom biura rachunkowego, z pominięciem jego właściciela. Z jednej strony szef biura nie będzie miał wówczas kontroli nad procesami biznesowymi w KSeF swojego klienta. Z drugiej jednak właściciel biura może sprawnie delegować konkretnych pracowników do obsługi danego klienta. Zasadność korzystania z takiego modelu współpracy warto więc rozważyć indywidualnie.  

Uprawnienia KSeF dla biura rachunkowego jako podmiotu 

Przedsiębiorca może także przekazać uprawnienia do KSeF biuru rachunkowemu, wskazując w Krajowym Systemie e-Faktur jedynie nazwę i NIP podmiotu. W tej sytuacji klient biura może nadać uprawnienia jedynie do wystawiania i podglądu ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. Oznacza to, że szef biura rachunkowego, reprezentujący spółkę, nie może przypisywać dalszych uprawnień poszczególnym pracownikom swojej firmy. 

Aby biuro rachunkowe, działające jako spółka, mogło bez przeszkód zarządzać kontem KSeF klienta, musi posiadać kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Warto jednak pamiętać, że zewnętrzna firma księgowa może również działać jako jednoosobowa działalność gospodarcza. W przypadku JDG, nadanie uprawnień KSeF dla biura rachunkowego odbywa się tak, jak dla osoby fizycznej. 

Plusy nadawania uprawnień KSeF spółce: 

• szybkie nadanie dostępu KSeF dla biura rachunkowego na podstawie nazwy i numeru NIP spółki, 
• możliwość fizycznego posługiwania się pieczęcią kwalifikowaną przez kilku pracowników biura rachunkowego (Przedsiębiorca nie musi nadawać dostępu do KSeF kilku osobom.), 
• łatwiejsza integracja KSeF w komercyjnych programach finansowo-księgowych.

Minusy nadawania uprawnień KSeF spółce: 

• konieczność posiadania pieczęci kwalifikowanej z NIP przez biuro rachunkowe, która będzie służyła do uwierzytelniania w KSeF. 
• brak możliwości zarządzania uprawnieniami KSeF przez biuro rachunkowe. 

Instrukcja nadania dostępu do KSeF przez klienta dla biura rachunkowego

Każdy przedsiębiorca może samodzielnie nadać uprawnienia KSeF dla biura rachunkowego, które jest spółką lub jest reprezentowane przez osobę fizyczną (JDG). Poniżej przedstawiamy instrukcję nadania dostępu przez klienta dla biura w obu opcjach. 

Instrukcja nadania uprawnień KSeF dla biura rachunkowego jako osoby fizycznej:

1. Wejdź na stronę Aplikacji Podatnika KSeF (ksef.mf.gov.pl/web/login). 
2. Uzupełnij NIP swojej firmy i kliknij “Uwierzytelnij”. 
3. Wybierz sposób logowania do aplikacji Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 
4. Po zalogowaniu do KSeF, wybierz kolejno zakładkę “Uprawnienia” i “Nadaj uprawnienia”, a następnie kliknij “Dalej”. 
5. W sekcji “Nadaj uprawnienia” zaznacz opcję dla osoby fizycznej do pracy w ramach KSeF. 
6. Wprowadź PESEL osoby fizycznej oraz jej imię i nazwisko. 
7. Wskaż odpowiedni zakres uprawnień,  po czym kliknij “Nadaj uprawnienia”. 
8. Po dokonaniu powyższych kroków powinna pojawić się informacja o pomyślnym zakończeniu procedury. 

Instrukcja nadania uprawnień KSeF dla biura rachunkowego jako osoby prawnej (spółki):

1. Wejdź na stronę Aplikacji Podatnika KSeF (ksef.mf.gov.pl/web/login). 
2. Uzupełnij NIP swojej firmy i kliknij “Uwierzytelnij”. 
3. Wybierz sposób logowania do aplikacji Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 
4. Po zalogowaniu do KSeF, wybierz kolejno zakładkę “Uprawnienia” i “Nadaj uprawnienia”, a następnie kliknij “Dalej”. 
5. W sekcji “Nadaj uprawnienia” zaznacz opcję dla podmiotu do wystawienia i dostępu do faktur w ramach KSeF. 
6. Wprowadź NIP współpracującego biura rachunkowego oraz jego pełną nazwę. 
7. Wskaż odpowiednie uprawnienia do wystawiania i dostępu do e-faktur, po czym kliknij “Nadaj uprawnienia”. 
8. Po dokonaniu powyższych kroków powinna pojawić się informacja o pomyślnym zakończeniu procedury. 

Obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF

Wejście w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur sprawia, że zewnętrzne firmy księgowe muszą dostosować swoją codzienną pracę z klientami do zmieniających się realiów. Wśród obowiązków biur rachunkowych w zakresie KSeF wymienia się kilka istotnych kwestii, które przedstawiają się następująco. 

• Biegłe poruszanie się w przepisach dotyczących KSeF – Ponieważ przepisy KSeF są cały czas aktualizowane, biuro rachunkowe jest jednym z pierwszych podmiotów, do których klienci zwracają się o pomoc w wyjaśnieniu najnowszych regulacji. Klient biura rachunkowego ma zatem prawo wymagać od swojego partnera biznesowego, aby był on na bieżąco z obecnym stanem prawnymi i cały czas monitorował wszelkie zmiany. 
• Dbanie o przestrzeganie procedur KSeF – Biura rachunkowe są zobligowane do zapewnienia zgodności ze wszystkimi procedurami KSeF, które mają miejsce w ich działalności. Chodzi m.in. o generowanie e-faktur w prawidłowym formacie i korzystanie z właściwych aplikacji do obiegu tych elektronicznych dokumentów. 
• Zarządzanie ustrukturyzowanymi fakturami elektronicznymi – Firmy księgowe, podejmując współpracę z klientem, dbają o procesy dotyczące cyfrowych dokumentów. Zarządzanie dokumentacją obejmuje precyzyjne wystawianie, pobieranie, przechowywanie i pobieranie e-faktur zgodnie z wytycznymi KSeF i wymogami prawnymi. Oznacza to, że zewnętrzny księgowy występuje często w roli podatnika.
  
• Dbanie o poprawność integracji z KSeF – Biura rachunkowe korzystają najczęściej z komercyjnych programów finansowo-księgowych. W kontekście Krajowego Systemu e-Faktur powinny monitorować, czy dostawca oprogramowania dokonał poprawnej integracji z KSeF i czy działa ono bez zarzutów. 
• Doradztwo i szkolenia – Zewnętrzni księgowi to osoby, których obowiązkiem jest doradzanie klientom w zakresie prawidłowej obsługi KSeF. Niekiedy mogą oferować także dodatkowe szkolenia. Warto jednak mieć na uwadze, że wdrożenie KSeF przez Ministerstwo Finansów może też spowodować wzrost cen usług księgowych.  

Jak wygląda pobieranie faktur klientów przez biuro rachunkowe w KSeF? 

Wdrożenie KSeF wymaga zmiany sposobu przekazywania dokumentów dotyczących sprzedaży i kosztów do biura rachunkowego. Zgodnie z przepisami, wszystkie wystawione oraz otrzymane przez klienta faktury B2B są przechowywane w KSeF. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi już przygotowywać miesięcznych zestawień faktur dla księgowego ani pamiętać o terminowym dostarczaniu ich do biura rachunkowego.

Przekazanie e-faktur przez biuro rachunkowe możliwe jest poprzez: 

• pobranie dokumentów z systemu KSeF przez firmę księgową lub jej pracownika, którym klient nadał uprawnienia KSeF do dostępu do faktur, 
• pobieranie e-faktur z KSeF przez klienta i przesyłanie ich do biura w formie elektronicznej, co wymaga większego zaangażowania ze strony przedsiębiorcy. 

Planując sposób współpracy z biurem rachunkowym, warto mieć na uwadze, że niektóre typy faktur elektronicznych nie muszą być rejestrowane w KSeF. Należą do nich, m.in.: 

• katury konsumenckie (B2C),
• faktury od zagranicznych kontrahentów, 
• bilety, które są uznawane za faktury. 

Oznacza to, że partnerzy biznesowi muszą ustalić między sobą sposób przekazywania tych faktur, np. w formie skanu lub jak dotychczas – tradycyjnej formie papierowej. 

Uprawnienia do korzystania z KSeF dla biura rachunkowego – podsumowanie

Krajowy System e-Faktur (KSeF) nakłada na polskich przedsiębiorców obowiązek reorganizacji procesów wewnętrznych i dostosowania współpracy z zewnętrznymi firmami księgowymi. Dotyczy to m.in. nadawania uprawnień KSeF dla biur rachunkowych, które umożliwiają zarządzanie e-fakturami w imieniu podatnika. Właściciel firmy ma możliwość wyboru kilku metod nadawania uprawnień dla zewnętrznego księgowego, w tym dla osoby fizycznej, jak i spółki.  

Biura rachunkowe mają obowiązek biegłego poruszania się w przepisach KSeF, dbania o zgodność procedur, zarządzania fakturami elektronicznymi oraz oferowanie rzetelnego doradztwa swoim klientom. Przedsiębiorcy mogą już dobrowolnie działać w systemie, aby jeszcze lepiej przygotować swoją firmę do momentu, kiedy KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników.