Kwalifikowany e-podpis dla tłumacza przysięgłego – 10 najczęstszych pytań

Od 2004 roku tłumacze przysięgli mogą poświadczać swoje tłumaczenia za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jest on traktowany tak samo, jak podpis własnoręczny i honorowany na terenie całej Unii Europejskiej. Stosowanie e-podpisu przyspiesza obieg dokumentów oraz komunikację z urzędami oraz instytucjami poza granicami Polski. Odpowiadamy na 10 najczęstszych pytań tłumaczy przysięgłych w zakresie stosowania podpisu kwalifikowanego.

1. Pracuję jako tłumacz przysięgły. Czy mogę wydawać tłumaczenia tylko w formie elektronicznej, bez konieczności podpisywania ich podpisem tradycyjnym?

Tak. Zgodnie z Ustawą z dnia 25 listopada 2004 roku o zawodzie tłumacza przysięgłego, każda osoba, która pracuje w ten sposób, może poświadczać tłumaczenia i odpisy pism za pomocą e-podpisu. Do wykonania tych czynności niezbędny będzie kwalifikowany podpis elektroniczny.

2. Do jakich czynności mogę użyć kwalifikowanego podpisu elektronicznego?

Kwalifikowane podpis elektroniczny ułatwia podpisywanie tłumaczeń przez tłumacza. Umożliwia również sprawny kontakt i przekazywanie dokumentacji do organów administracji publicznej, tj. urzędy skarbowe, ZUS, KRS czy jednostki samorządu terytorialnego. Tłumacze przysięgli mogą podpisać takim e-podpisem elektroniczne umowy cywilno-prawne. Mogą również brać udział w aukcjach czy przetargach internetowych. Podpis kwalifikowany umożliwia także podpisywanie e-faktur oraz jest narzędziem do potwierdzania własnej tożsamości.

3. Jakie korzyści daje mi kwalifikowany podpis elektroniczny?

Podpis kwalifikowany generuje oszczędności czasowe. Tłumacz przysięgły, który korzysta z e-podpisu, nie musi już korzystać z usług kurierskich, które dostarczają przesyłki w 1-2 dni robocze. Dzięki e-podpisowi można szybko zmniejszyć koszty przeznaczane na transport dokumentów, a także zakup papieru do biura tłumaczeń. Tłumacz, który dysponuje podpisem kwalifikowanym, może podpisać dokument elektroniczny w zaledwie kilka sekund.;

Tłumaczenia przygotowane w wersji elektronicznej to praktycznie brak ryzyka ich utraty lub zniszczenia, ponieważ podpisane dokumenty przekazuje się pocztą elektroniczną. Samo stosowanie podpisu kwalifikowanego buduje pozytywny wizerunek firmy odpowiedzialnej ekologicznie, która w codziennej pracy ogranicza zużycie papieru do minimum.

4. W jaki sposób mogę wyrobić podpis kwalifikowany?

Podpisy kwalifikowane wydają certyfikowani dostawcy usług zaufanych. Takim dostawcą jest np. Centrum Certyfikacji Eurocert. Samo wyrobienie podpisu trwa około 15-20 minut. Po tym czasie można już swobodnie z niego korzystać. Do wyrobienia e-podpisu niezbędny jest dowód osobisty, paszport lub karta stałego pobytu. Procedura uzyskania podpisu obejmuje m.in. weryfikację tożsamości osoby, która się o niego ubiega, podpisanie umowy z usługodawcą oraz wygenerowanie certyfikatu kwalifikowanego.

5. Czy inne osoba może używać mojego podpisu kwalifikowanego?

Nie, nie może. Podpisem kwalifikowanym posługuje się jedynie osoba, do której został on przypisany. Kwestię tę reguluje art. 40. 1. Ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej. Osoby, które składają kwalifikowane lub zaawansowane podpisy elektroniczne z wykorzystaniem danych innych osób, podlegają grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 3 lat.

6. Czy każdy urząd lub instytucja przyjmie moje tłumaczenie, przygotowane w formie elektronicznej?

I tak, i nie. Wszystkie instytucje w Polsce mają obowiązek przyjmować dokumenty w formie elektronicznej. W praktyce zdarzają się jednak przypadki, że dany urząd lub sąd odrzuca elektroniczne tłumaczenie z przyczyn technicznych, np. z powodu braku oprogramowania do rejestracji e-dokumentów. Mimo wszystko cały czas polskie instytucje publiczne dostosowują swoje zaplecza do wymogów współczesności. Jeśli tłumacz przysięgły chce wysłać elektroniczny dokument do urzędu lub sądu, powinien wcześniej sprawdzić, czy będzie miał taką możliwość.

7. W jakich krajach mogę prawnie posługiwać się moim podpisem kwalifikowanym?

Kwalifikowany podpis elektroniczny honorowany jest przez wszystkie kraje Unii Europejskiej. Jest to uregulowane w rozporządzeniu eIDAS. Ten unijny standard prawny gwarantuje wspólną politykę krajów w zakresie weryfikacji tożsamości oraz uwierzytelniania e-dokumentów podpisanych podpisem kwalifikowanym.

8. Czy jako tłumacz przysięgły mogę korzystać z innego rodzaju podpisu elektronicznego niż podpis kwalifikowany?

Niestety nie. Stosowanie podpisu elektronicznego innego niż podpis kwalifikowany sprawia, że poświadczone nim tłumaczenia nie mają mocy prawnej. Tylko elektroniczny podpis kwalifikowany może skutecznie zastąpić odręczny podpis tłumacza i jego pieczęć.

9. Czy moje tłumaczenia mogę wydawać zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej, jeśli zajdzie taka potrzeba?

Każdy tłumacz przysięgły musi pamiętać, że wydany przez niego elektroniczny dokument jest ważny tylko w takiej formie. Jeśli powstaje potrzeba wydania dokumentów w tradycyjny sposób, trzeba przygotować jego drugi egzemplarz w formie papierowej.

10. Jakie dane musi zawierać certyfikat podpisu kwalifikowanego dla tłumacza przysięgłego?

Certyfikat podpisu kwalifikowanego wydawany przez EuroCert uwzględnia takie dane, jak imię, nazwisko oraz numer identyfikacyjny tłumacza przysięgłego, a
także informację o języku lub językach, w zakresie których tłumacz posiada stosowne uprawnienia.