Cyfryzacja procesów biznesowych w firmach i instytucjach jest coraz bardziej powszechna. Idealnym narzędziem, które umożliwia zawieranie umów oraz załatwienie wielu formalności przez Internet jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Jeśli jeszcze nim nie dysponujesz, sprawdź, jak wygląda procedura uzyskania e-podpisu z certyfikatem kwalifikowanym.

Co można załatwić z podpisem kwalifikowanym?

E-podpis kwalifikowany wspiera szereg czynności biznesowych, które z jego pomocą można wykonywać bez wychodzenia z domu. Użytkownik podpisu może m.in. zawierać umowy cywilno-prawne zdalnie czy przesyłać faktury elektroniczne drogą online. Narzędzie to sprawdza się także w kontaktach z urzędami oraz w komunikacji z jednostkami administracji publicznej. Dzięki podpisowi możesz potwierdzić swoją tożsamość, uwierzytelnić się na platformie PUE ZUS, złożyć deklarację podatkową, podpisać sprawozdanie finansowe czy wziąć udział w aukcji lub przetargu internetowym oraz załatwić wiele innych spraw, które standardowo wymagają osobistej wizyty w urzędzie.

Warto pamiętać, że podpis kwalifikowany został prawnie zrównany z podpisem odręcznym. Właśnie dlatego możliwości jego użycia jest bardzo wiele, w przeciwieństwie to powszechnie stosowanych rozwiązań darmowych, jakimi są podpis osobisty czy Profil Zaufany.

Więcej o właściwościach wszystkich podpisów elektronicznych przeczytasz w naszym artykule „Rodzaje podpisów elektronicznych. Sprawdź najważniejsze różnice”.

Gdzie kupić podpis elektroniczny kwalifikowany?

Podpis można zakupić jedynie u dostawców usług zaufania. Są to firmy, które uzyskały od prezesa Rady Ministrów wpis do rejestru takich dostawców. Do takich przedsiębiorstw należy Centrum Certyfikacji EuroCert, którego wiarygodność potwierdza miejsce na liście Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert) prowadzonego przez Narodowy Bank Polski (NBP).

Bezpośrednio u dostawcy usług zaufanych można kupić podpis kwalifikowany, a także inne usługi zaufanie, tj. pieczęć elektroniczna, znacznik czasu, certyfikaty do PSD2, usługi konserwacji i walidacji podpisu czy usługę doręczenia rejestrowanego. Sam proces zakupu usług u poszczególnych sprzedawców może wyglądać inaczej, jednak zazwyczaj są to podobne procedury.

Jak wyrobić podpis kwalifikowany? – Procedura krok po kroku

W Centrum Certyfikacji EuroCert procedura uzyskania podpisu kwalifikowanego przebiega bardzo prosto. Poniżej przedstawiamy standardowy proces krok po kroku.

Krok 1: Skontaktuj się z dostawcą usług zaufania EuroCert

W pierwszej kolejności należy skontaktować się bezpośrednio z EuroCert. Możesz to zrobić drogą telefoniczną lub poprzez pocztę elektroniczną. Następnie nasz przedstawiciel wskaże ci punkt na specjalnej mapie partnerów, do którego należy zadzwonić w celu zakupienia niezbędnego zestawu startowego. Zestaw, w zależności od wybranej opcji, standardowo zawiera kartę SIM wraz czytnikiem USB lub kartę wielkości karty bankomatowej z czytnikiem dla dużych kart.

E-podpis możesz również zakupić na stronie sklep.eurocert.pl, a następnie umówić na spotkanie z naszym partnerem.

Krok 2: Umów się na potwierdzenie tożsamości

Na potwierdzenie swoich danych możesz się umówić bezpośrednio w centrali EuroCert w Warszawie lub w jednym z punktów partnerskich, które są zlokalizowane na terenie całej Polski. Możesz także poprosić o wizytę mobilnego weryfikatora, który odwiedzi cię w twoim biurze w ustalonym dniu.

Krok 3: Weryfikacja tożsamości  

Kiedy spotkasz się z weryfikatorem, poprosi cię on o przedstawienie dowodu tożsamości – dowodu osobistego, paszportu lub karty stałego pobytu. Sam proces weryfikacji polega m.in. na sprawdzeniu poprawności danych w dokumencie. Następnie przedstawiciel wypełni wniosek elektroniczny o wydanie podpisu i wygeneruje umowę subskrypcji do podpisania przez obie strony. Po dokonaniu tych czynności utworzony zostanie certyfikat kwalifikowany, a ty otrzymasz go na karcie kryptograficznej razem z numerem PIN do usługi.

Sam proces weryfikacji tożsamości trwa około 15 minut.

Podpis kwalifikowany dla osoby zza granicy. Wizyta u notariusza

Może zdarzyć się również tak, że osoba, która chce uzyskać podpis kwalifikowany, przebywa za granicą Polski. Oczywiście, istnieje możliwość przeprowadzenia procedury uzyskania podpisu bez osobistego kontaktu z weryfikatorem Eurocert. Wystarczy, że osoba, która chce zakupić podpis spotka się z notariuszem i uzyska notarialne potwierdzenie złożenia podpisu na umowie subskrypcji. Na tej podstawie firma EuroCert będzie mogła przygotować i wydać odpowiedni certyfikat.

Procedura z udziałem notariusza ma również zastosowanie w przypadku osób, które przebywają na terenie Polski, jednak z różnych przyczyn nie mogą spotkać się bezpośrednio z weryfikatorem w punkcie partnerskim EuroCert.

Jak odnowić elektroniczny podpis kwalifikowany?

Podpis kwalifikowany jest komercyjną usługą zaufania i wydawany jest na konkretny okres czasu, np. na 1 rok, 2 lub 3 lata. Po upływie konkretnego terminu, określonego w umowie z dostawcą usługi, certyfikat wygasa. E-podpis można jednak odnowić poprzez zakup kodu w ramach usługi odnowienia podpisu kwalifikowanego online w sklepie EuroCert.

Można to również zrobić udając się do naszego partnera. Wówczas należy przejść przez identyczną procedurę, jak w przypadku wydawania nowego podpisu. Warunkiem odnowienia jest dysponowanie ważnym certyfikatem kwalifikowanym.