Data publikacji: 05/04/24

Cyfryzacja procesów biznesowych w firmach i instytucjach jest coraz bardziej powszechna. Idealnym narzędziem, które umożliwia zawieranie umów oraz załatwienie wielu formalności przez Internet jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Jeśli jeszcze nim nie dysponujesz, sprawdź, jak wygląda procedura uzyskania e-podpisu z certyfikatem kwalifikowanym.

Na skróty:

Jak wyrobić podpis kwalifikowany? – procedura krok po kroku

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest rodzajem podpisu cyfrowego, który ma taką samą moc prawną jak tradycyjny podpis odręczny. W Polsce ten typ usług można uzyskać od kwalifikowanych dostawców usług zaufania, którzy zostali oficjalnie akredytowani przez odpowiednie organy krajowe i  przestrzegają rygorystyczne standardy bezpieczeństwa określone w europejskim rozporządzeniu eIDAS.

Aby uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny, należy przejść przez kilka kroków:

1. Wybór dostawcy usług zaufania – wybierz dostawcę usług zaufania, który jest uprawniony do wydawania kwalifikowanych certyfikatów podpisu elektronicznego np. EuroCert – 1 z 5 kwalifikowanych dostawców w Polsce wydających kwalifikowane usługi zaufania (w tym kwalifikowany podpis elektroniczny).
2. Zakup podpisu  – wybierz kwalifikowany podpis elektroniczny karcie (karta kryptograficzna + czytnik) lub kwalifikowany podpis elektroniczny w chmurze (dostęp przy użyciu Twojego smartfona i aplikacji autoryzującej z jednorazowymi kodami OTP), a następnie opłać zamówienie.

Zamów podpis kwalifikowany

3. Weryfikacja tożsamości – przejdź przez proces weryfikacji tożsamości, który polega m.in. na sprawdzeniu poprawności danych na podstawie Twojego dowodu osobistego, paszportu lub karty stałego pobytu (proces jest niezbędny do otrzymania kwalifikowanego certyfikatu). W zależności od wariantu proces weryfikacji możesz dokonać na podstawie:

  • weryfikacji online (100% zdalnie bez wychodzenia z domu)
  • wizyty w jednym z autoryzowanych punktów sprzedaży
  • wizyty mobilnego weryfikatora, który odwiedzi cię w twoim biurze w ustalonym dniu (usługa VIP)

Sam proces weryfikacji tożsamości trwa około 15 minut.

4. Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego  – po pomyślnej weryfikacji tożsamości dostawca wyda Ci niezbędny certyfikat kwalifikowany ważny na 1 rok, 2 lata lub 3 lata, niezbędne oprogramowanie do obsługi podpisu oraz w przypadku wyboru wariantu na karcie – kartę kryptograficzną z czytnikiem.

5. Instalacja i aktywacja – zainstaluj oprogramowanie zgodnie z instrukcją dostawcy, a następnie rozpocznij korzystanie z elektronicznego podpisywania dokumentów przy użyciu oprogramowania dostawcy lub aplikacji umożliwiających dodanie podpisu kwalifikowanego do dokumentu np. Adobe Reader.

Co można załatwić z podpisem kwalifikowanym?

E-podpis kwalifikowany wspiera szereg czynności biznesowych, które z jego pomocą można wykonywać bez wychodzenia z domu. Użytkownik podpisu może m.in. zawierać umowy cywilno-prawne zdalnie czy przesyłać faktury elektroniczne drogą online. Narzędzie to sprawdza się także w kontaktach z urzędami oraz w komunikacji z jednostkami administracji publicznej. Dzięki podpisowi możesz potwierdzić swoją tożsamość, uwierzytelnić się na platformie PUE ZUS, złożyć deklarację podatkową, podpisać sprawozdanie finansowe czy wziąć udział w aukcji lub przetargu internetowym oraz załatwić wiele innych spraw, które standardowo wymagają osobistej wizyty w urzędzie.

Warto pamiętać, że podpis kwalifikowany został prawnie zrównany z podpisem odręcznym. Właśnie dlatego możliwości jego użycia jest bardzo wiele, w przeciwieństwie to powszechnie stosowanych rozwiązań darmowych, jakimi są podpis osobisty czy Profil Zaufany.

Więcej o właściwościach wszystkich podpisów elektronicznych przeczytasz w naszym artykule Rodzaje podpisów elektronicznych. Sprawdź najważniejsze różnice.

Gdzie kupić podpis elektroniczny kwalifikowany?

Podpis można zakupić jedynie u dostawców usług zaufania. Są to firmy, które uzyskały od prezesa Rady Ministrów wpis do rejestru takich dostawców. Do takich przedsiębiorstw należy Centrum Certyfikacji EuroCert, którego wiarygodność potwierdza miejsce na liście Narodowego Centrum Certyfikacji (NCCert) prowadzonego przez Narodowy Bank Polski (NBP).

Bezpośrednio u dostawcy usług zaufanych można kupić podpis kwalifikowany, a także inne usługi zaufanie, tj. pieczęć elektroniczna, znacznik czasu, certyfikaty do PSD2, usługi konserwacji i walidacji podpisu czy usługę doręczenia rejestrowanego. Sam proces zakupu usług u poszczególnych sprzedawców może wyglądać inaczej, jednak zazwyczaj są to podobne procedury.

Podpis kwalifikowany dla osoby z zagranicy. Wizyta u notariusza

Może zdarzyć się również tak, że osoba, która chce uzyskać podpis kwalifikowany, przebywa za granicą Polski. Oczywiście, istnieje możliwość przeprowadzenia procedury uzyskania podpisu bez osobistego kontaktu z weryfikatorem Eurocert. Wystarczy, że osoba, która chce zakupić podpis spotka się z notariuszem i uzyska notarialne potwierdzenie złożenia podpisu na umowie subskrypcji. Na tej podstawie firma EuroCert będzie mogła przygotować i wydać odpowiedni certyfikat.

Procedura z udziałem notariusza ma również zastosowanie w przypadku osób, które przebywają na terenie Polski, jednak z różnych przyczyn nie mogą spotkać się bezpośrednio z weryfikatorem w punkcie partnerskim EuroCert.

Jak odnowić elektroniczny podpis kwalifikowany?

Podpis kwalifikowany jest komercyjną usługą zaufania i wydawany jest na konkretny okres czasu, np. na 1 rok, 2 lub 3 lata. Po upływie konkretnego terminu, określonego w umowie z dostawcą usługi, certyfikat wygasa. E-podpis można jednak odnowić poprzez zakup kodu w ramach usługi odnowienia podpisu kwalifikowanego online w sklepie EuroCert.

Można to również zrobić udając się do naszego partnera. Wówczas należy przejść przez identyczną procedurę, jak w przypadku wydawania nowego podpisu. Warunkiem odnowienia jest dysponowanie ważnym certyfikatem kwalifikowanym.

Sprawdź nasze podpisy kwalifikowane w sklepie