KSeF i co dalej? Aktualny status 2024

Zmiana terminu wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który usprawnia obrót faktur elektronicznych to jedno z ważniejszych zagadnień podatkowych poruszanych w ostatnim czasie. Według informacji podawanych na ostatnich spotkaniach Ministerstwa Finansów ogłoszenie nowego terminu planowanie jest na koniec kwietnia lub na początku maja 2024 r. Jakie zmiany zostaną wprowadzone? Na kiedy zostanie przełożony KSeF? Co zrobić jako przedsiębiorca w tej sytuacji? Na te pytania odpowiedzi znajdziesz w poniższym artykule.

KSeF – aktualny status po zmianach

W dniu 19 stycznia 2024 r. Minister Finansów, Andrzej Domański ogłosił opóźnienie terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF z powodu krytycznych błędów w systemie. Nowy termin wprowadzenia KSeF będzie ustalona i podana po przeprowadzeniu zewnętrznego audytu informatycznego.

Podczas kolejnego spotkania prasowego z dnia 9 luty 2024 r., Ministerstwo Finansów (w składzie Minister Finansów Andrzej Domański, szef Krajowej Administracji Skarbowej Marcin Łoboda, wiceministrowie Zbigniew Sawicki, Jarosław Neneman, dyrektor generalna Marta Niżałowska-Pactwa) wraz z ekspertami organizacji gospodarczych, które dotąd brały udział w konsultacjach w sprawie KSeF, ogłosiło szczegółowy plan konsultacji na temat wdrażania KSeF w Polsce. Celem konferencji było podsumowanie dotychczasowej współpracy oraz przedstawienie zasad i harmonogramu dalszych działań.

Najważniejszą informacją dla podatników jest to, że pomimo błędów groźnych dla przepustowości systemu Ministerstwo Finansów nie zamierza zmieniać parametrów technicznych aplikacji dla podatników, które mogłyby zwiększyć poniesione już koszty na uruchomienie faktur ustrukturyzowanych w przedsiębiorstwach.. 

Te artykuły mogą cię zainteresować:

• Faktura ustrukturyzowana KSeF. Co to jest i od kiedy obowiązuje? 
• Jak zalogować i uwierzytelnić się w KSeF?

KSeF – ważne terminy po zmianach

W informacji prasowej z dnia 2 lutego 2024 r. Ministerstwo Finansów informuje, że ostateczny termin uruchomienia KSeF poznamy pod koniec kwietnia lub na początku maja 2024 r. po przeprowadzeniu analiz i procesów audytowych. Jak zapewnia Ministerstwo Finansów obowiązkowy KSeF na pewno zostanie wdrożony. Wstępne założenia wskazują przełożenie ostatecznej daty na 1 kwietnia lub 1 lipca 2025 r., ale może to być również i 1 stycznia 2025 r.

19 stycznia 2024 r. został ogłoszony przetarg na audyt systemu KSeF, którego wynik zadecyduje o tym kiedy system wejdzie w życie. 

W maju 2024 roku ma też być uruchomiony proces legislacyjny dotyczący przesunięcia terminu wdrożenia obowiązku wystawiania e-Faktur. Przełożenie terminu wdrożenie KSeF wymaga zmiany ustawy o VAT oraz wydania kilku rozporządzeń.

„Na przełomie kwietnia i maja, na podstawie analiz i procesów audytowych, ma być wskazana nowa data obowiązkowego korzystania z KSeF” – wspomina Andrzej Domański, Minister Finansów.

KSeF – Jakie zmiany zostaną wprowadzone?

W ramach spotkań konsultacyjnych KSeF ustalono szereg propozycji dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w ramach którego, ustalono wprowadzenie obowiązkowego KSeF dla wszystkich podatników w jednym terminie, niezależnie od tego, czy są oni czynnymi, czy zwolnionymi z VAT podatnikami.

Proponuje się również odroczenie wprowadzenia niektórych wymagań, takich jak konieczność podawania numeru KSeF przy płatnościach za e-faktury, także w przypadku korzystania z mechanizmu podzielonej płatności, oraz utrzymanie odroczeń dla faktur z kas rejestrujących i kar za nieprzestrzeganie obowiązków KSeF.

Planowane jest wprowadzenie trybu offline dostępnego dla wszystkich podatników oraz uregulowanie wystawiania faktur konsumenckich w KSeF, w tym możliwość samoidentyfikacji nabywcy. Proponowane zmiany mają na celu zrównoważenie obowiązków wystawcy i nabywcy w KSeF, w tym adaptację wymogów dotyczących dowodów poniesienia kosztów. Dodatkowo, wprowadzony zostanie załącznik do e-faktur dla transakcji o rozszerzonym zakresie, a przed obowiązkowym wprowadzeniem e-fakturowania zapewnione zostaną możliwości generowania certyfikatów wystawcy faktur.

Przewidziano również udogodnienia dla podatników „wykluczonych cyfrowo” w postaci możliwości wystawiania faktur w dotychczasowej formie w okresie przejściowym.

Jak zaznacza Ministerstwo Finansów, wiele firm, zwłaszcza tych największych, już poniosło wydatki na wdrożenie KSeF, które opiewają na miliony złotych. Bardzo istotna jest deklaracja resortu, że nie zamierza on zmieniać struktury tego systemu. Minister Finansów dodaje także, że w jego ocenie zaniedbana została komunikacja do małych przedsiębiorców.

Resort podkreśla, że priorytetem jest wprowadzenie systemu KSeF w sposób bezpieczny i efektywny. Wszelkie niedociągnięcia techniczne są rozwiązywane na bieżąco, tak, aby możliwe było zapewnienie  płynnego przejścia na nowy system wszystkim przedsiębiorcom. 

To dobra wiadomość, ponieważ oznacza to, że kiedy KSeF zostanie wdrożony, będzie to solidny i niezawodny system.

„Mamy świadomość, że firmy poniosły już koszty, zrobimy wszystko, aby one nie wzrastały”. – powiedział Andrzej Domański, Minister Finansów.

KSeF – co to oznacza dla Twojej firmy?

Resort nie wskazał jeszcze jednoznacznie, co w tej sytuacji mają zrobić przedsiębiorcy. Duże firmy są już niemal gotowe na wdrożenie obligatoryjnego KSeF, ponieważ przygotowywały się do tego od miesięcy. Jednak według oceny rządu wiele małych podmiotów nawet nie rozpoczęło przygotowań.

Obecnie KSeF jest systemem dobrowolnym, co oznacza, że firmy mogą zacząć korzystać z niego już teraz, aby przygotować się do nadchodzących zmian. Chociaż obowiązkowe wdrożenie KSeF zostało opóźnione, warto rozpocząć proces uruchamiania KSeF dużo wcześniej. 

Według Janiny Fornalik, doradcy podatkowego i partnera MDDP, przedsiębiorcy nie powinni odkładać ani przerywać prac nad wdrożeniem KSeF. Choć opieramy się na niekompletnych założeniach, warto działać. Dodatkowe miesiące można wykorzystać na usprawnienia, takie jak przesyłanie załączników czy automatyczne księgowanie faktur.

Według prof. Stanisław Hońko, prezesa Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, wprowadzenie KSeF jest bliższe niż dalsze. Narzędzie to przyniesie ogromne możliwości kontroli podatników i uszczelniania systemu podatkowego. Przedsiębiorcy, którzy już wdrożyli KSeF, mają czas na przetestowanie i optymalizację rozwiązań. Natomiast wszyscy przedsiębiorcy, którzy nie przystąpili do pracy, powinni to zrobić jak najszybciej. Założenie i działanie systemu do obsługi e-Faktur nie zmieni się, a opóźnienie nie powinno przeszkodzić w wdrożeniu – zaznacza prezes SKwP.

Wydatki na wdrożenie KSeF stanowią olbrzymią inwestycję i generują wysokie koszty. Dobra wiadomość jest taka, że firmy, które poniosły lub poniosą wydatki związane z wdrożeniem nowych funkcjonalności systemu, będą traktowały te koszty jako koszty uzyskania przychodu. Informacja ta została potwierdzona w interpretacji (0111-KDIB2-1.4010.227. 2022.1.MKU) z 8 czerwca 2022 r. przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, że wszelkie inwestycje związane z KSeF stanowią dla przedsiębiorców koszty pośrednie.

KSeF – akcje, szkolenia i infolinia informacyjna

Przedstawiciele Ministerstwa Finansów zapowiedzieli szeroką akcję szkoleniową, która będzie wspierana akcją informacyjną na przełomie kwietnia i maja 2024 r. W ponad 400 urzędach skarbowych w Polsce przedsiębiorcy będą mogli wziąć udział w praktycznych szkoleniach z korzystania z darmowego oprogramowania KSeF. Dodatkowo, jeśli przedsiębiorca napotka jakiś problem, będzie mógł zadzwonić na specjalną infolinię i uzyskać odpowiednie wsparcie.

Ministerstwo Finansów zamierza także konsultować KSeF z zainteresowanymi środowiskami, tj. firmy różnej wielkości, księgowi, firmy informatyczne i samorządy. 

KSeF i co dalej – podsumowanie

Szczegółowe informacje związane z wdrożeniem obowiązkowego KSeF zostaną ogłoszone pod koniec kwietnia lub na początku maja 2024 r. Przedsiębiorcy powinni kontynuować prace nad wdrożeniem wykorzystując czas na usprawnienia, testowanie i optymalizację rozwiązań. Obecnie KSeF pozostaje dobrowolny, a zmiany w KSeF mają usprawnić tylko system. Koszty uruchomienia systemu poniesione przez przedsiębiorców do tej pory i w przyszłości w dalszym ciągu mogą być traktowane jako koszty uzyskania przychodu.