Podpis zaufany i podpis kwalifikowany to narzędzia, które umożliwiają załatwienie wielu formalności drogą online, co znacznie przyspiesza procesy biznesowe i administracyjne. W podpisywaniu różnorodnych dokumentów sprawdza się podpis z certyfikatem kwalifikowanym, natomiast Profil Zaufany służy przede wszystkim do kontaktów z urzędami. Z tego artykułu dowiesz się, jakie są najważniejsze różnice między tymi e-podpisami oraz który z nich warto wybrać i dlaczego.
Co to jest podpis zaufany?
Profil Zaufany jest bezpłatnym narzędziem do identyfikacji elektronicznej dla obywateli, którzy korzystają z elektronicznych systemów administracji publicznej. Dzięki Profilowi Zaufanemu możliwe jest składanie podpisu elektronicznego, określanego jako podpis zaufany, który traktowany jest przez polskie urzędy jak podpis własnoręczny.
Profil Zaufany mogą bezpłatnie założyć obywatele polscy, ale także cudzoziemcy, którzy dysponują numerem PESEL. Posiadanie profilu pozwala użytkownikowi nie tylko na uwierzytelnienie się na internetowych platformach danej instytucji publicznej. Może on także wysłać różnego rodzaju pisma do podmiotów publicznych opatrzone podpisem zaufanym, m.in. poprzez serwis Mobywatel.gov.pl, który służy do załatwiania spraw obywatelskich.
Podpis zaufany na dokumentach elektronicznych jest akceptowany przez wiele urzędów i instytucji publicznych, dysponującymi własnymi platformami, z których korzystają przedsiębiorcy. Przykładowo, należą do nich systemy:
- Biznes.gov.pl,
- Podatki.gov.pl,
- Praca.gov.pl,
- e-ZUS,
- e-Budownictwo,
- Platforma usług elektronicznych Urzędu Patentowego RP,
- Baza danych o produktach i opakowaniach oraz gospodarce odpadami (BDO).
Nie każdy dokument elektroniczny, kierowany do urzędu, można podpisać podpisem zaufanym. Tego typu podpisu nie można użyć w przypadku deklaracji i informacji podatkowych. Z jego pomocą nie można także zamknąć spółki z o.o. czy dokonać zmian w KRS, jeśli spółka nie była zarejestrowana online.
Czym jest podpis kwalifikowany?
Podpis kwalifikowany to komercyjne narzędzie, wydawane przez certyfikowanych dostawców usług zaufania, które umożliwia potwierdzenie tożsamości użytkownika w sieci. Za sprawą unijnego rozporządzenia eIDAS oraz ustawy o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej, ten e-podpis ma moc prawną tradycyjnego podpisu własnoręcznego.
Kwalifikowany podpis elektroniczny umożliwia załatwienie wielu formalności, które przeprowadzane są drogą online – nie tylko w kontaktach z urzędami, ale i partnerami biznesowymi. Do przykładowych czynności należą:
- podpisywanie dokumentów elektronicznych każdego typu (np. pism, wniosków, zaświadczeń, faktur, ofert handlowych, itd.),
- podpisywanie umów cywilno-prawnych w formie elektronicznej,
- potwierdzanie tożsamości w systemach e-administracji (np. eZUS, e-KRS i innych),
- uczestnictwo w elektronicznych przetargach i aukcjach,
- podpisywanie umów o pracę.
Podpis kwalifikowany ma znacznie szersze zastosowanie niż podpis zaufany. Uznawany jest nie tylko w Polsce, ale również w transakcjach transgranicznych na terenie całej Unii Europejskiej.
Sprawdź ofertę podpisów kwalifikowanych
Ten artykuły mogą cię zainteresować:
Podpis zaufany a podpis kwalifikowany – różnice
Istnieje szereg różnic pomiędzy podpisem zaufanym a podpis kwalifikowanym, które w wielu przypadka przemawiają na korzyść drugiej usługi zaufania.
Podpis kwalifikowany jest narzędziem najbardziej uniwersalnym. Znajduje zastosowanie w większości czynności prawnych, m.in. w transakcjach biznesowych na terenie całej Unii Europejskiej. Jako jedyny z wszystkich rodzajów podpisów elektronicznych dostępnych na rynku, niesie za sobą takie same skutki prawne jak podpis własnoręczny, złożony na papierowym dokumencie.
Podpis zaufany to z kolei rodzaj zaawansowanego podpisu elektronicznego z certyfikatem niekwalifikowanym. Dzięki niemu użytkownik może potwierdzić swoją tożsamość w kontaktach online z wybranymi instytucjami publicznymi w Polsce. Narzędzie służy do załatwianie spraw administracyjnych, które związane są z działalnością gospodarczą lub kwestiami obywatelskimi. W związku z tym podpis zaufany jest adresowany do określonej grupy użytkowników i nie może być wykorzystywany w kontaktach z podmiotami i urzędami zza granicy.
Oświadczenie woli, złożone za pomocą podpisu kwalifikowanego, jest traktowane jako równorzędne z analogicznym oświadczeniem złożonym za pomocą podpisu własnoręcznego. Podpis zaufany, z kolei, nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym, przez co nie może być stosowany zamiennie z podpisem własnoręcznym w czynnościach o charakterze prawnym.
Ten artykuł może cię zainteresować:
Jak podpisać dokument podpisem zaufanym?
Większość dokumentów elektronicznych, kierowanych do urzędów w Polsce, musi zostać przygotowana na komputerze użytkownika. E-dokument należy zapisać w jednym z wymaganych formatów, np. txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .doc, .xls, .ppt, .docx, .csv, .jpg lub innych. Jeżeli dana osoba dysponuje Profilem Zaufanym, może skorzystać z możliwości podpisania pliku podpisem zaufanym.
Do złożenia podpisu zaufanego służy m.in. specjalna strona w systemie mObywatel, która pozwala na przesłanie odpowiedniego pliku z dysku. Aby podpisać dokument takim sposobem należy:
- wejść na stronę internetową Moj.gov.pl, dedykowaną do podpisywania dokumentów podpisem zaufanym,
- wybrać dokument z dysku komputera i kliknąć “Podpisz”,
- zalogować się do konta w ramach Profilu Zaufanego (za pomocą loginu i hasła lub bankowości elektronicznej),
- kliknąć przycisk “Podpisz podpisem zaufanym”,
- potwierdzić czynność, wpisując kod weryfikacyjny, który zostanie przesłany SMS-em,
- pobrać wygenerowany dokument z podpisem zaufanym na dysk komputera.
Gotowy plik z podpisem zaufanym można można przekazać do odpowiedniego urzędu drogą online. Istnieje także możliwość podpisywania plików bezpośrednio w systemach informatycznych, stworzonych do załatwienia konkretnych spraw, np. na platformie Biznes.gov.pl.
Jak podpisać dokument podpisem kwalifikowanym?
Podpisanie dokumentu elektronicznego podpisem kwalifikowanym wymaga wykupienia takiej usługi u certyfikowanego dostawcy usług zaufania (np. EuroCert). Do złożenia podpisu niezbędna jest aplikacja podpisująca, która może być dostępna w chmurze lub instalowana na dysku komputerowym. W najprostszej wersji do komputera podłącza się czytnik USB z kartą, na której znajduje się certyfikat kwalifikowany.
Aby podpisać plik kwalifikowanym podpisem elektronicznym należy:
- otworzyć aplikację podpisującą od dostawcy usług zaufania,
- dołączyć czytnik USB z kartą, na której znajduje się certyfikat kwalifikowany (UWAGA! W przypadku chmurowego podpisu kwalifikowanego, czytnik zastępowany jest przez aplikację mobilną, instalowaną na smartfonie.),
- wybrać dokument z dysku komputera i ustawić parametry podpisu w zależności od rodzaju pliku (np. PAdES lub XAdES),
- podpisać e-dokument klikając odpowiedni przycisk i potwierdzić czynność ustalonym wcześniej numerem PIN.
Złożenie podpisu kwalifikowanego na dokumencie elektronicznym może być w prosty sposób zweryfikowane za pomocą programu Acrobat Reader.
Ten artykuł może cię zainteresować:
- Podpis kwalifikowany XAdES, PAdES – różnice
- Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny? Krok po kroku
Podpis zaufany a podpis kwalifikowany – podsumowanie
Podpis zaufany to bezpłatne narzędzie dostępne w ramach Profilu Zaufanego, które służy do potwierdzania tożsamości i załatwiania spraw urzędowych online. Umożliwia m.in. podpisywania dokumentów na platformach takich jak Biznes.gov.pl czy Podatki.gov.pl. Chociaż jest powszechnie używany w e-administracji, nie zastępuje podpisu własnoręcznego w procesach biznesowych i czynnościach prawnych. Nie jest również akceptowany poza granicami Polski.
Podpis kwalifikowany to komercyjny narzędzie o mocy prawnej równoważnej podpisowi własnoręcznemu. Dzięki zgodności z unijnym rozporządzeniem eIDAS jest uznawany w całej UE i pozwala m.in. na podpisywanie e-dokumentów różnego typu, umów cywilno-prawnych, faktur czy uczestniczenie w elektronicznych przetargach i aukcjach. Jest bardziej uniwersalny i wszechstronny niż podpis zaufany, ale wymaga wykupienia certyfikatu kwalifikowanego u dostawcy usług zaufania.
