Już od 1 stycznia 2027 roku uczelnie w Polsce obowiązkowo będą wystawiały e-Dyplomy i rejestrowały je w Repozytorium Dyplomów Elektronicznych. To znaczna zmiana w systemie szkolnictwa wyższego, dlatego warto się na nią przygotować. Dowiedz się, czym dokładnie jest RDE, jak wygląda faza przejściowa i od kiedy będzie to podstawowy sposób potwierdzania uzyskanego tytułu lub stopnia naukowego. Jaką rolę w tym procesie odgrywa kwalifikowany podpis elektroniczny?
Czym jest Repozytorium Dyplomów Elektronicznych (RDE)?
Repozytorium Dyplomów Elektronicznych (RDE) to państwowy rejestr publiczny będący częścią zintegrowanego systemu informacji o szkolnictwie wyższym i nauce POL-on. RDE przeznaczone jest do bezpiecznego wydawania, przechowywania, weryfikowania oraz unieważniania e-Dyplomów ukończenia studiów, oraz informacji poświadczających uzyskanie stopnia naukowego. Te cyfrowe dokumenty mają taką samą moc prawną jak dokumenty papierowe.
Podstawowe funkcje Repozytorium Dyplomów Elektronicznych to:
- pobieranie przez absolwentów oryginałów dyplomów, suplementów oraz odpisów w formie cyfrowej (m.in. za pośrednictwem aplikacji mObywatel),
- weryfikacja wiarygodności przedstawionego dyplomu w procesie rekrutacji przez pracodawcę lub inną instytucję i zmniejszenie ryzyka fałszowania posiadanych kwalifikacji,
- zapewnienie jednolitego standardu obsługi dokumentów akademickich dla całego szkolnictwa wyższego w Polsce.
Od kiedy obowiązuje Repozytorium Dyplomów Elektronicznych?
Repozytorium Dyplomów Elektronicznych zostało uruchomione produkcyjnie przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego dokładnie 30 czerwca 2026 roku na podstawie nowelizacji ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz rozporządzeń Ministra Nauki.
Okres przejściowy przeznaczony na wdrożenie systemu oraz naukę jego obsługi to 30 czerwca – 31 grudnia 2026 roku. W tym okresie uczelnie mogą wydawać dyplomy elektroniczne, jednak wciąż obowiązującym standardem jest tradycyjny dokument papierowy opatrzony własnoręcznym podpisem.
Od 1 stycznia 2027 roku obligatoryjne będzie wydawanie e-Dyplomów jako podstawowej formy potwierdzania zdobytego tytułu lub stopnia naukowego. Jednocześnie uczelnie dalej będą mogły dodatkowo wystawiać dyplom w wersji papierowej, jednak tylko na indywidualny wniosek absolwenta.
Repozytorium Dyplomów Elektronicznych (RDE) – kto wystawia i jakie typy dokumentów?
Dostęp do Repozytorium Dyplomów Elektronicznych i wystawiania w nim dokumentów mają wyłącznie uprawnieni do tego pracownicy uczelni i instytucji naukowych i jest to regulowane przez prawo oraz nadzorowane przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Zazwyczaj jest to rektor lub inna osoba formalnie upoważniona przez rektora, np. dziekan lub prorektor, przy czym dane takiej osoby, uprawnienia oraz certyfikat kwalifikowanego podpisu elektronicznego muszą zostać wcześniej zarejestrowane w systemie POL-on.
Osoba składająca podpis na e-Dyplomie w RDE musi mieć przypisane w systemie minimum jedno z poniższych uprawnień:
- INST_RDE_DYPLOM_PODPIS – dla dyplomów ukończenia studiów, suplementów oraz odpisów,
- INST_RDE_DR_PODPIS / FED_RDE_DR_PODPIS – dla dyplomów doktorskich,
- INST_RDE_DRHAB_PODPIS / FED_RDE_DRHAB_PODPIS – dla dyplomów habilitacyjnych.
W Repozytorium Dyplomów Elektronicznych rejestruje się poniższe typy dokumentów:
- dyplomy ukończenia studiów: I stopnia, II stopnia, jednolitych magisterskich,
- dyplomy doktorskie i habilitacyjne,
- suplementy do dyplomów ukończenia studiów,
- odpisy dyplomów w językach obcych.
Rejestracji w Repozytorium Dyplomów Elektronicznych nie podlegają takie dokumenty jak:
- dyplomy wydane wyłącznie w formie papierowej jeszcze przed stworzeniem Repozytorium (przed 30 czerwca 2026),
- dyplomy ukończenia studiów podyplomowych,
- dyplomy zagraniczne,
- dyplomy wydawane żołnierzom przez uczelnie wojskowe,
- niektóre dyplomy uzyskane po ukończeniu studiów wspólnych, co trzeba sprawdzić w uczelni wydającej dokument.
Repozytorium Dyplomów Elektronicznych a podpis kwalifikowany
Kwalifikowany podpis elektroniczny osoby upoważnionej do zatwierdzania e-Dyplomu wykorzystywany jest jeszcze przed jego rejestracją w Repozytorium Dyplomów Elektronicznych.
Zanim e-Dyplom trafi do osób upoważnionych w celu złożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego, przechodzi proces sprawdzania aktualności zawartych w nim danych oraz ich poprawnej struktury. Jeżeli cyfrowy dokument spełnia wszystkie wymagania, otrzymują go osoby upoważnione do podpisu w imieniu uczelni. Następnie każdy podpis sprawdzany jest przez system Repozytorium pod kątem prawidłowych danych oraz ważności zarejestrowanego w systemie certyfikatu kwalifikowanego wydanego przez certyfikowanego dostawcę usług zaufania z listy Narodowego Centrum Certyfikacji.
Kwalifikowany podpis elektroniczny składany na e-Dyplomie jest równoważny i ma taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny, co jest zgodne z unijnym rozporządzeniem eIDAS. Podpis ten zachowuje swoją ważność w całej Unii Europejskiej oraz w wielu innych krajach respektujących te przepisy.
Jeżeli system RDE potwierdzi poprawność złożonych e-podpisów, dodawana jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna Repozytorium Dyplomów Elektronicznych z kwalifikowanym znacznikiem czasu spełniająca międzynarodowe standardy bezpieczeństwa. Potwierdza to, że cyfrowy dokument spełnia wszystkie wymagania prawne, strukturalne i techniczne, a w dniu dodania pieczęci do e-Dyplomu zawarte w nim dane oraz dane z kwalifikowanych podpisów były aktualne.
Ten artykuł może Cię zainteresować:
Jak podpisać i zatwierdzić e-Dyplom w RDE?
Przed przekazaniem dokumentów do Repozytorium Dyplomów Elektronicznych należy upewnić się, że wszystkie osoby wskazane do podpisu złożyły kwalifikowany podpis elektroniczny. Poniżej instrukcja podpisania e-Dyplomu przed jego przekazaniem do RDE.
- Dokument przeznaczony do podpisu musi mieć status „Gotowy do podpisu”.
- Zaloguj się do systemu POL-on 2.0 i przejdź do modułu „Dyplomy elektroniczne”.
- Wybierz kafel akcji „Podpisz dokument”.
- Wskaż pojedynczy dokument lub więcej dokumentów w ramach opcji masowego podpisywania e-Dyplomów.
- Pobierz dokumenty do podpisu i użyj aplikacji Podpis OPI lub zewnętrznego oprogramowania do obsługi kwalifikowanego podpisu elektronicznego dostarczonego przez dostawcę certyfikatu.
- Wgraj podpisane pliki XML do systemu POL-on.
- Po poprawnym zweryfikowaniu podpisów przez system, dokument automatycznie zyskuje status „Gotowy do rejestracji”.
Aby móc przekazać podpisany dokument do rejestracji w RDE, w zależności od rodzaju dokumentu i rodzaju podmiotu wymagana jest jedna z poniższych ról:
- INST_RDE_DYPLOM_EDYTOR,
- INST_RDE_DR_EDYTOR,
- INST_RDE_DRHAB_EDYTOR,
- FED_RDE_DR_EDYTOR,
- FED_RDE_DRHAB_EDYTOR.
Poniżej krótka instrukcja dodania i zatwierdzenia e-Dyplomu w RDE przez osobę posiadającą odpowiednie uprawnienia edytorskie.
- Zaloguj się do modułu „Dyplomy elektroniczne”.
- Zainicjuj proces zatwierdzania z poziomu utworzonej wcześniej teczki lub bezpośrednio z ogólnej listy dokumentów w opcji „Utwórz i zarejestruj dokument”.
- Zaznacz jeden dokument lub grupę dokumentów w teczce i wybierz akcję przekazania/rejestracji w RDE.
- System RDE automatycznie sprawdza spójność danych i poprawność podpisów. Jeśli weryfikacja przebiegnie pomyślnie, system nada dokumentowi własną kwalifikowaną pieczęć elektroniczną oraz znacznik czasu.
- Po prawidłowym zatwierdzeniu dokument otrzymuje status „Zarejestrowany”, a dzień rejestracji uznawany jest za oficjalną datą wydania e-Dyplomu absolwentowi.
Potrzebujesz kwalifikowanego podpisu elektronicznego do Repozytorium Dyplomów Elektronicznych?
Zostaw dane kontaktowe i uzyskaj dedykowaną ofertę EuroCert.
Ten artykuł może Cię zainteresować:
Repozytorium Dyplomów Elektronicznych – co to i od kiedy obowiązuje? – podsumowanie
Repozytorium Dyplomów Elektronicznych to moduł będący częścią systemu POL-on wykorzystywanego przez uczelnie w Polsce. To za jego pośrednictwem rejestruje się e-Dyplomy oraz uzyskuje do nich dostęp, będąc absolwentem lub pracodawcą weryfikującym tytuł kandydata w procesie rekrutacji. Od 1 stycznia 2027 roku obowiązkowe będą elektroniczne dyplomy, a do ich zatwierdzania przez osoby upoważnione będzie wymagany kwalifikowany podpis elektroniczny. Uzyskanie go już teraz i przetestowanie funkcjonalności systemu ułatwi Ci jego obsługę w momencie, gdy papierowe dyplomy oficjalnie zostaną zastąpione przez cyfrowe dokumenty.
