Obowiązkowa elektronizacja zamówień publicznych sprawiła, że podpis elektroniczny do przetargów jest wymagany. Z jakimi problemami w zakresie stosowania usług zaufania mogą się mierzyć przedsiębiorcy startujący w przetargach?
Początek 2021 roku przyniósł znaczne zmiany w prawie zamówień publicznych. Wiązały się one głównie z wprowadzeniem w pełni elektronicznego obiegu dokumentacji przetargowej. Konsekwencją było pojawienie się obowiązku, zgodnie z którym trzeba posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny do przetargów. Nowe uregulowania prawne wiązały się z powstaniem szeregu wątpliwości i wystąpienia błędów formalnych w dokumentacji, które w dużej mierze uniemożliwiły wystąpienie podmiotu w przetargu.
Obowiązkowy podpis elektroniczny do przetargów
Na początku 2021 roku weszły w życie przepisy ustawy z dnia 11 września 2019 roku – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2019 poz. 2019). Zastąpiła ona uchyloną już ustawę z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2004 nr 19 poz. 177), której zapisy w wielu miejscach były niespójne i nie sprawdzały się we współczesnych realiach.
Znowelizowana ustawa wprowadziła szereg znaczących zmian, które miały za zadanie poprawić konkurencyjność na rynku zamówień publicznych, zwiększyć transparentność zawieranych transakcji oraz jawność danych. Dodatkowym celem było wyrównanie pozycji stron umowy o zamówienia publiczne. Zmiany były tak obszerne, że ustawodawca postanowił dać instytucjom, urzędom, zakładom oraz całej sferze publicznej aż 15 miesięcy na ich wprowadzenie.
Obowiązkowa elektronizacja wszystkich zamówień z sektora publicznego
Podstawową zmianą ustawową jest obowiązkowa elektronizacja w komunikacji stron wszystkich zamówień publicznych. Mowa tutaj nie tylko o zamówieniach, których wartość przekracza 30 tysięcy euro, a więc zgodnie z prawem unijnym tak zwanych zamówieniach bagatelnych, ale również o zamówieniach o wartości niższej. Ustawa wprowadziła również obowiązkowy podpis elektroniczny do przetargów.
Niezachowanie formy elektronicznej przy: komunikacji, wymianie informacji, przekazywaniu dokumentów oraz świadczeń pomiędzy zamawiającym a wykonawcą, skutkuje możliwością uznaniem ich za nieważne.
Kwalifikowany podpis elektroniczny do przetargów obowiązkowy
Elektroniczna korespondencja pomiędzy stronami przetargu, w której znajdują się wnioski, oferty czy prace konkursowe, powinna cechować się zachowaniem najwyższego poziomu bezpieczeństwa, a więc:
- poufnością wymiany i przechowywania danych;
- nienaruszalnością wymienianych i przechowywanych danych;
- zachowaniem autentyczności tych danych;
- integralnością danych.
Wymogi te znajdują się w artykule 68. ustawy z dnia 11 września 2019 roku.
Najbezpieczniejszym i najczęściej stosowanym sposobem uwiarygodniania danych jest kwalifikowany podpis elektroniczny do przetargów, wyposażony w aktualny certyfikat.
Najczęstsze błędy przy podpisywaniu dokumentacji przetargowej oraz sposoby na ich uniknięcie
Obowiązkowa elektronizacja wszystkich zamówień z sektora publicznego nałożyła na strony uczestniczące w postępowaniach przetargowych obowiązek dysponowania kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Stosując podpis elektroniczny do przetargów do podpisywania dokumentacji, potencjalni wykonawcy popełniają szereg błędów. Te dyskwalifikują ich ze wzięcia udziału w przetargu. Jakie to są błędy i w jaki sposób można ich uniknąć?
Sygnowanie dokumentu podpisem osób uprawnionych
Dokumenty przetargowe powinny być podpisywane wyłącznie przez osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu instytucji występującej w przetargu lub pełnomocników tych osób. Powinien być to podpis elektroniczny kwalifikowany. Zdarza się jednak, że na dokumentach znajdują się podpisy osób nieuprawnionych do reprezentacji lub ilość wymaganych podpisów nie jest kompletna.
Nieodpowiedni format dokumentów
Podmioty startujące w przetargach często stosują nieodpowiedni format dokumentów, które wysyłają do zamawiających. Prawidłowo dokumentacja powinna zostać zapisana i przesłana w formacie XML. Dodatkowo powinien jej towarzyszyć plik kwalifikowanego podpisu elektronicznego do przetargów. Tymczasem potencjalni wykonawcy przesyłają samą wizualizację zaświadczenia w postaci PDF. Ta generowana jest razem z wymienionymi wyżej dokumentami w paczce plików w formacie ZIP.
Dopuszcza się jednokrotne popełnienie błędu w kwestii dostarczenia dokumentów w złym formacie. Wówczas organizator przetargu wysyła prośbę o poprawienie błędu. Kiedy jednak wykonawca popełni błąd po raz drugi, zostanie usunięty z listy kandydatów do udzielenia zamówienia.
Poprawki naniesione do pliku po jego podpisaniu
Składając podpis elektroniczny do przetargów na dokumencie, sprawiamy, że każda późniejsza zmiana, będzie od razu widoczna w postaci braku integralności pliku. Tymczasem wykonawcom często zdarza się dopisywać kropki, poprawiać błędy stylistyczne czy ortograficzne w podpisanych już plikach. Z perspektywy zamawiającego konieczne będzie odrzucenie wszystkich ofert zawierających błędy dotyczące integralności przy weryfikacji podpisów.
Nieważność certyfikatów kwalifikowanych
Kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego powinien być ważny i wystawiony przez upoważnionego dostawcę usług zaufania. Lista dostawców kwalifikowanych znajduje się na przykład w Przeglądarce zaufanych list UE/EOGopublikowanej na oficjalnej stronie UE.
Brak kompletu podpisów
Dokumenty składane przez wykonawców powinny zostać podpisane przez wszystkie osoby reprezentujące firmę, które zostały wymienione w KRS. Zamawiający ma obowiązek sprawdzić zgodność podpisów na każdej ofercie z KRS. Jeśli jakiegoś podpisu będzie brakować, oferta będzie musiała zostać odrzucona. Jeśli wykonawca chciałby uniknąć konieczności podpisywania dokumentów przez wiele osób, może wystąpić o odpowiednie pełnomocnictwa.
Zmiana metadanych
Niektóre organizacje stosują oprogramowanie usuwające metadane z plików, które są wysyłane drogą elektroniczną na zewnętrzne adresy mailowe. Zmiana metadanych sprawia, że zmodyfikowany zostaje również podpis elektroniczny do przetargów, co uniemożliwi jego poprawne zweryfikowanie. Aby tego uniknąć, należy wyłączyć stosowane oprogramowanie przed wysyłką oferty przetargowej. Jeśli funkcji nie sposób wyłączyć, zaleca się, aby wysłać podpisane dokumenty w skompresowanym pliku .zip.
Brak walidacji
Zaleca się, aby przeprowadzić weryfikację dokumentów pod kątem prawidłowego podpisania podpisami elektronicznymi. Można to zrobić przy pomocy programu do obsługi plików pdf, na przykład: Adobe Reader. Poleca się jednak, aby korzystać z usługi zaufania walidacji kwalifikowanej.
Kwalifikowana walidacja daje możliwość otrzymania jednoznacznego potwierdzenia, że zastosowane na dokumencie elektroniczne podpisy kwalifikowane będą mogły służyć jako dowód w ewentualnym postępowaniu sądowym.
Znacznik czasu
Usługę zaufaną znacznika czasu ujmujemy na końcu zestawienia, ponieważ stanowi ona opcję dodatkową, która ma za zadanie dostarczyć wiarygodną i dokładną informację na temat czasu złożenia podpisu elektronicznego. Takie znakowanie posiada walor prawny daty pewnej i znacznie ułatwia przyszłą weryfikację podpisów elektronicznych. Znacznik czasu pozwala udowodnić, że podpis kwalifikowany został złożony w okresie ważności certyfikatu kwalifikowanego.
Podsumowując, wszystkie zamówienia publiczne podlegają obowiązkowej elektronizacji. Oznacza to, że wykonawcy startujący muszą posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny do przetargów i nimi podpisywać oferty oraz całą dokumentację wymienioną z zamawiającym. Chociaż technologie stosowane przy kwalifikowanych usługach zaufania są stale doskonalone, to cały czas zdarzają się błędy w dokumentacji. Mogą one skutkować niedopuszczeniem do przetargu, dlatego warto dokładnie sprawdzać poprawność przesyłanych dokumentów.
