Elektroniczne usługi zaufania zyskują coraz większą popularność w firmach i instytucjach. Dzięki odpowiednim regulacjom prawnym, przedsiębiorcy w swojej codziennej działalności mogą korzystać z pieczęci elektronicznej i kwalifikowanego podpisu elektronicznego, które zastępują odpowiednio podpis własnoręczny i tradycyjną pieczątkę firmową. Czym różnią się dwa narzędzia i jakie jest ich zastosowanie? Który cyfrowy produkt wybrać biorąc pod uwagę potrzeby danej organizacji? Odpowiedź znajdziesz w tym artykule.
Pieczęć elektroniczna a podpis kwalifikowany – różnice
Wiele osób zadaje sobie pytanie, czy pieczęć elektroniczna to inaczej podpis elektroniczny. Nic bardziej mylnego.
Pomimo podobieństwa w nazewnictwie, pieczęć elektroniczna i podpis kwalifikowany różnią się między sobą istotnie. Podpis z certyfikatem kwalifikowanym umożliwia składanie oświadczenia woli, zarówno w imieniu własnym lub jako reprezentant danego podmiotu (np. spółki). Natomiast stosowanie pieczęci elektronicznej ma na celu zapewnienie autentyczności i integralności dokumentów cyfrowych.
Podstawowa różnica pomiędzy pieczęcią elektroniczną a podpisem kwalifikowanym ma związek z dostępnością dla konkretnej grupy użytkowników. Pieczęć kwalifikowaną mogą stosować wyłącznie osoby prawne, czyli spółki prawa handlowego, instytucje publiczne czy organizacje pozarządowe. Z kolei podpis kwalifikowany powstał z myślą o osobach fizycznych.
Elektroniczny podpis kwalifikowany zawiera dane osobowe i wywołuje identyczny skutek prawny, jak podpis własnoręczny. Pieczęć elektroniczna natomiast zastępuje tradycyjną tuszową pieczątkę firmową i jest wystawiana na dane przedsiębiorstwa.
Sprawdź ofertę pieczęci kwalifikowanych
Pieczęć elektroniczna a podpis kwalifikowany – zastosowanie
Elektroniczny podpis kwalifikowany jest cyfrowym narzędziem, dzięki któremu możemy zidentyfikować tożsamość osoby podpisującej dokument elektroniczny. E-podpis kwalifikowany ma bardzo szerokie zastosowanie nie tylko w procesach biznesowych. Wykorzystywany jest on również w kontaktach z jednostkami administracji publicznej, w których katalog usług stale się poszerza, dzięki wprowadzonym na bieżąco przepisom prawnym. Oznacza to, że posiadając podpis kwalifikowany, można załatwić coraz więcej spraw administracyjnych bez potrzeby przygotowywania tradycyjnych dokumentów papierowych.
Podpis kwalifikowany, wystawiany na osoby fizyczne, stosowany jest do podpisywania m.in. takich dokumentów elektronicznych, jak:
- dowolne dokumenty biznesowe (np. umowy cywilnoprawne, umowy handlowe, umowy leasingowe, aneksy umów i inne),
- faktury elektroniczne,
- pełnomocnictwa,
- wewnętrzne dokumenty kadrowe (w tym akta pracownicze),
- deklaracje podatkowe do urzędów skarbowych,
- sprawozdania finansowe składane do KRS,
- dokumenty do aukcji i przetargów internetowych.
Elektroniczny podpis kwalifikowany skutecznie zastępuje Profil Zaufany. W związku z tym można go stosować w kontaktach z administracją publiczną, w których wymagane jest potwierdzenie tożsamości. Pieczęć elektroniczna, w przeciwieństwie do e-podpisu, jest symbolem wiarygodności firmy (osoby prawnej). Ma zastosowanie wszędzie tam, gdzie potrzebne jest potwierdzenie autentyczności dokumentu elektronicznego i ochrona jego integralności.
Pieczęć elektroniczną z danymi organizacji wykorzystuje się do opieczętowania najróżniejszych dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych, m.in.:
- faktury elektroniczne,
- oferty handlowe,
- dokumenty przetargowe,
- korespondencja elektroniczna,
- wnioski, zaświadczenia, poświadczenia,
- wewnętrzna dokumentacja kadrowa,
- wyciągi bankowe,
- regulaminy,
- sprawozdania i raporty.
Pieczęć elektroniczna bardzo często służy do podpisywania dokumentów elektronicznych w sposób masowy. W związku z tym, narzędzie może być dostępne na różnych nośnikach, np. na karcie kryptograficznej, w chmurze, własnym serwerze czy urządzeniu HSM. Rodzaj nośnika dobierany jest na podstawie wielkości i potrzeb danej firmy lub instytucji.
Ten artykuł może cię zainteresować:
Pieczęć elektroniczna a podpis kwalifikowany – który produkt wybrać?
Wybór pomiędzy pieczęcią elektroniczną a podpisem kwalifikowanym zależy przede wszystkim od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Co do zasady, e-pieczęcią posługują się osoby prawne (np. spółki, organizacje non-profit), natomiast podpisem elektronicznym, właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych czy reprezentanci spółek, którzy są osobami fizycznymi.
W dużych firmach i instytucjach wykorzystuje się z reguły oba rodzaje wymienionych usług zaufania, które służą odmiennym celom. Przykładowo, podpis kwalifikowany stosują pracownicy, który podpisują cyfrowe dokumenty swoimi danymi personalnymi, a pieczęć elektroniczna wspiera masowe pieczętowanie e-faktur czy niezbędnych zaświadczeń.
Firmy działające na rynku bardzo często wykorzystują różnorodne platformy do zarządzania procesami biznesowymi, tj. systemy CRM, ERP czy EZD. W momencie wyboru usług zaufania, warto zatem sprawdzić, czy dostawca umożliwia integrację z systemami poprzez interfejs API, udostępnia stosowną dokumentację i oferuje niezbędne wsparcie techniczne.
Warto również pamiętać, że modele wdrożenia usług zaufania mogą być bardzo zróżnicowane. Dla niektórych przedsiębiorstw korzystny będzie wybór pieczęci elektronicznej czy podpisu elektronicznego w chmurze. Inne firmy mogą preferować rozwiązania, które przechowywane są we własnej infrastrukturze (formuła on-premise), co zapewnia większe bezpieczeństwo i lepszy monitoring przechowywanych danych.
Pieczęć elektroniczna a podpis kwalifikowany – podsumowanie
Elektroniczne usługi zaufania, w tym pieczęć elektroniczna i kwalifikowany podpis elektroniczny, stają się coraz popularniejsze w biznesie, dzięki odpowiednim regulacjom prawnym.
Pomimo podobieństwa w nazewnictwie, pieczęć elektroniczna i podpis kwalifikowany różnią się istotnie. Podpis kwalifikowany umożliwia osobom fizycznym składanie oświadczeń woli, podczas gdy pieczęć elektroniczna zapewnia autentyczność i integralność dokumentów i jest stosowana przez osoby prawne.
Wybór usług zaufania, tj. e-pieczęć i podpis elektroniczny zależy od rodzaju prowadzonej działalności. Należy jednak zaznaczyć, że w dużych przedsiębiorstwach bardzo często wykorzystuje się oba narzędzia. Przy wyborze narzędzi, istotne jest sprawdzenie możliwości integracji z istniejącymi systemami w firmie oraz weryfikacja dostępnych modeli wdrożenia, które obejmują rozwiązania chmurowe czy on-premise.
