Jak uzyskać dostęp do KSeF? Krok po kroku

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to elektroniczna platforma służąca do wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych, którą polskie firmy muszą wdrożyć obligatoryjnie od 1 lutego 2026 r. Przedsiębiorcy mają zatem niewiele czasu na dokonanie zmian organizacyjnych, co oznacza, że ci, którzy jeszcze nie zainteresowali się tematem, powinni jak najszybciej rozpocząć przygotowania do KSeF. Jak uzyskać dostęp do KSeF krok po kroku? Jak korzystać z nowej platformy? Odpowiedź znajdziesz w tym artykule. 

Jak przygotować się do KSeF?

KSeF to ogólnokrajowy system informatyczny, wprowadzony przez Ministerstwo Finansów, który służy do wystawiania, przechowywania, odbioru i przesyłania faktur ustrukturyzowanych. W skrócie – jest to centralna ewidencja e-faktur, dzięki której przedsiębiorcy zyskują stały dostęp do dokumentów wystawionych w wersji cyfrowej.

W ramach Krajowego Systemu e-Faktur można tworzyć faktury ustrukturyzowane zgodne z przepisami prawa, którym zostaje nadany systemowy numer identyfikacyjny. Wraz z tym rozwiązaniem już od 1 lutego 2026 roku polscy przedsiębiorcy są zobligowani do rozliczania e-faktur B2B za pośrednictwem Aplikacji Podatnika KSeF. Taki wymóg jest konsekwencją wprowadzenia przez rząd europejskich norm dokumentowania transakcji handlowych.

Przygotowania do KSeF warto rozpocząć od poznania cyfrowych narzędzi, które znacząco ułatwiają pracę z platformą, czyli uzyskanie dostępu do KSeF, uwierzytelnianie czy nadawanie uprawnień. Należą do nich kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowana pieczęć elektroniczna, Profil Zaufany oraz token KSeF.

Jak uzyskać dostęp do KSeF? Instrukcja krok po kroku

Krok 1. Sprawdź, jakie terminy wprowadzenia KSeF obowiązują twoją firmę

Od 1 stycznia 2022 r. firmy mogą korzystać z KSeF dobrowolnie. Sytuacja dla polskich przedsiębiorców zmienia się jednak 2026 roku, kiedy to wystawianie e-faktur ustrukturyzowanych staje się obowiązkowe. Terminy wprowadzenia KSeF przedstawiają się następująco:

• od 1 lutego 2026 r. – duże podmioty (którzy w poprzednim roku przekroczyli 200 mln złotych obrotów)
• od 1 kwietnia 2026 roku – wszystkie podmioty

Krok 2. Sprawdź, jakie faktury muszą być wystawiane w KSeF

E-Fakturowanie KSeF dotyczy wystawiania faktur B2B (business to business), które dokumentują transakcje zawierane między firmami. Oznacza to, że w system nie obejmuje  faktur konsumenckich (B2C).

Zgodnie z aktualnym stanem prawnym, istnieją jeszcze inne rodzaje dokumentów, które nie muszą być rejestrowane w KSeF i mogą być wystawione w dowolnej formie. Należą do nich:

• faktury wystawiane przez firmy zagraniczne, które nie posiadają stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
• faktury wystawiane w europejskich procedurach OSS (One Stop Shop) i VAT IOSS (Import One Stop Shop),
• faktury uproszczone, które będą obowiązywać tylko do końca 2024 r.

Krok 3. Zadecyduj o sposobie korzystania z KSeF

W zależności od specyfiki i wielkości firmy, podatnicy mogą zadecydować, w jaki sposób będą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Faktury ustrukturyzowane można wystawiać za pomocą:

• bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF, udostępnionej przez Ministerstwo Finansów,
• bezpłatnej aplikacji e-mikrofirma w e-Urzędzie Skarbowym dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność, którą można powiązać z istniejącym już kontem KSeF,
• komercyjnego programu finansowo-księgowego, zintegrowanego z KSeF za pomocą API.

Decyzja w zakresie dostępu do KSeF zależy od tego, ile faktur wystawia firma oraz czy dysponuje programem FK lub planuje jego zakup w najbliższym czasie. Podatnicy, którzy korzystają z komercyjnego rozwiązania powinni zadbać o jego aktualizację u dostawcy oprogramowania. Integracja z KSeF umożliwia eksport i import danych w wewnętrznym systemie ERP, co automatyzuje i przyspiesza procesy biznesowe.

Krok 4. Uwierzytelnij się w Krajowym Systemie e-Faktur

Aby uzyskać dostęp do KSeF, należy uwierzytelnić się w Aplikacji Podatnika, czyli zalogować do systemu. W zależności od rodzaju działalności podatnicy mogą przejść przez proces logowania z zastosowaniem następujących narzędzi cyfrowych:

• kwalifikowany podpis elektroniczny (dla osób fizycznych),
• kwalifikowana pieczęć elektroniczna (dla osób prawnych, np. spółek),
• Profil Zaufany (dla osób fizycznych).

Jeśli spółka nie dysponuje pieczęcią elektroniczną, musi złożyć zawiadomienie ZAW-FA do urzędu skarbowego, w którym zostanie wskazana osoba do obsług KSeF. Obecnie wypełniony formularz ZAW-FA składa się wyłącznie w formie papierowej.

Krok 5. Nadaj uprawnienia do obsługi KSeF

Przeglądaniem, wystawianiem i odbieraniem faktur ustrukturyzowanych może zajmować się nie tylko podatnik, ale wszelkie osoby i podmioty uprawnione do tych czynności. Następnym krokiem po uwierzytelnieniu się w KSeF jest zatem nadanie uprawnień do systemu odpowiednim osobom lub podmiotom.

Rodzaje ról jakie można nadać w KSeF to uprawnienia do:

• nadawania, zmiany i odbierania dalszych uprawnień,
• wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
• przeglądania e-faktur,
• samofakturowania, czyli wystawiania faktur przez nabywcę w imieniu sprzedawcy (po wcześniejszym zawarciu umowy w tym zakresie).

Nadawanie i odbieranie uprawnień musi być procesem przemyślanym. Warto pamiętać, że nie wszyscy pracownicy w firmie muszą dysponować tymi samymi uprawnieniami. Dostęp do KSeF ze ściśle określonymi uprawnieniami mogą otrzymać konkretne zespoły pracowników, jak i również partnerzy biznesowi przedsiębiorstwa, np. biura rachunkowe i ich pracownicy.

Krok 6. Wykorzystaj token KSeF

Po zalogowaniu do Krajowego Systemu e-Faktur i nadaniu uprawnień, podatnik może wykorzystywać token KseF, czyli 40-cyfrowy ciąg znaków, który umożliwia dostęp do systemu. Token ten przydatny jest w sytuacjach tj.:

• autoryzacja dostępu do KseF,
• uwierzytelnienie użytkowników,
• wystawiania i/lub przeglądanie faktur ustrukturyzowanych.

W celu uzyskania tokena w Krajowym Systemie e-Faktur, właściciel firmy musi wygenerować go w Aplikacji Podatnika. Jednorazowy kod może zostać zintegrowany np. z systemami ERP lub oprogramowaniem automatyzującym firmową księgowość. Taki zabieg umożliwia automatyczne rozpoczynanie sesji w systemie KSeF bez konieczności zaangażowania użytkownika, który wygenerował token.

Dostęp do KSeF – korzyści dla podatników

Korzystanie z aplikacji do obrotu fakturami ustrukturyzowanymi niesie za sobą szereg korzyści biznesowych. Należą do nich:

• Brak obowiązku archiwizowania faktur papierowych – podatnicy nie muszą korzystać z tradycyjnego archiwum do przechowywania dokumentów papierowych.
• Bezpieczne i szybkie e-fakturowanie – przedsiębiorstwa mają możliwość przejścia na sprawny system obiegu faktur w wersji elektronicznej, który minimalizuje ryzyko zgubienia dokumentów.
• Przyspieszony zwrot podatku VAT – korzystając z KSeF, podatnicy mogą ubiegać się o szybszy zwrot VAT w ciągu 40, a nie 60 dni.
• Stały dostęp do faktur przychodzących i wychodzących – system umożliwia pełną kontrolę e-dokumentów w czasie rzeczywistym – 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.
• Ustrukturyzowany format faktur – wprowadzenie jednolitych standardów minimalizuje błędy w odczycie i przyspiesza rejestrację danych w systemach ERP.

Jak uzyskać dostęp do KSeF? – podsumowanie

Uzyskanie dostępu do KSeF wymaga wiedzy w zakresie specyfiki działania całego systemu. Już na etapie rozpoczynania pracy z aplikacją niezwykłym ułatwieniem okazują się

certyfikowane usługi zaufania, tj. kwalifikowany podpis elektroniczny i pieczęć elektroniczna, które pozwalają na uwierzytelnienie użytkowników, tj. osoby fizyczne czy prawne. Wspomagają także procesy nadawania uprawnień do korzystania z KSeF, co jest niezbędne w codziennej pracy z Aplikacją Podatnika. Warto pamiętać, że kwalifikowana e-pieczęć usprawnia przede wszystkim działanie spółek, które nie muszą składać zawiadomienia ZAW-FA w celu uzyskania dostępu do KSeF.