Jak nadawać i zarządzać uprawnieniami w KSeF?

Krajowy System e-Faktur działa w oparciu o proces uwierzytelniania, który umożliwia przeglądanie, wystawianie i odbieranie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. Oprócz samego podatnika, jego konto KSeF mogą obsługiwać także osoby lub firmy uprawnione do takiej czynności. Jak nadawać uprawnienia KSeF? Jak skutecznie zarządzać uprawnieniami, aby obsługa systemu nie powodowała przestojów w pracy, a maksymalnie ją przyspieszała? Sprawdź nasz artykuł.

Czym jest proces nadawania i zarządzania uprawnieniami w KSeF?

Krajowy System e-Faktur wraz z Aplikacją Podatnika to system, w którym podatnicy mogą wystawiać i odbierać elektroniczne faktury ustrukturyzowane. Ponieważ dokumenty te wiążą się nierozerwalnie z przetwarzaniem danych, dostęp do KSeF powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione do jego obsługi. W celu skutecznego zabezpieczenia informacji firmowych, konieczne staje się zatem właściwe zarządzanie uprawnieniami KSeF.

Uprawnienia KSeF dotyczą nadawania, modyfikowania i odwoływania ról operacyjnych, które umożliwiają pracę z systemem. Dzięki temu aplikacja może być obsługiwana nie tylko przez samego przedsiębiorcę, ale także inne osoby, które zostaną oddelegowane do konkretnych, ściśle określonych w systemie działań.

Ponieważ KSeF będzie obowiązkowy dla przedsiębiorców już od 1 lutego 2026 r., warto dokładnie zapoznać się z działaniem aplikacji już teraz.

Rodzaje uprawnień w KSeF

Podczas korzystania z KSeF podatnicy mają do czynienia z dwoma głównymi rodzajami uprawnień, tj:

• uprawnienia pierwotne, nabywane wraz z pierwszym logowaniem,
• uprawnienia dalsze, które nadaje administrator konta w Krajowym Systemie e-Faktur po pierwszym logowaniu.

Uprawnienia pierwotne KSeF

Uprawnienia pierwotne KSeF zostają przypisane do właściciela firmy podczas procesu pierwszego logowania do Aplikacji Podatnika, o którym piszemy w artykule Jak zalogować i uwierzytelnić się w KSeF?.

W przypadku podatników będących osobami fizycznymi (np. jednoosobowa działalność gospodarcza, księgowa, prezes): 

• Uprawnienia pierwotne są przyznawane automatycznie.
• Podatnicy mogą zarządzać uprawnieniami w KSeF bez składania dodatkowych zawiadomień oraz mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane i mieć do nich dostęp.

Wyjątkiem są podatnicy, którzy nie posiadają NIP lub PESEL – w tym przypadku wymagane jest złożenie papierowego zawiadomienia ZAW-FA do urzędu skarbowego.

W przypadku osób prawnych (np. spółek):

• Konieczne jest złożenie zawiadomienia ZAW-FA w tradycyjnej formie, aby przyznać uprawnienia konkretnym osobom. Zasada ta dotyczy tylko pierwszej uprawnionej osoby, która następnie może elektronicznie nadać uprawnienia innym.
• Ważne jest, aby upoważnić kilka osób w organizacji do nadawania uprawnień, aby uniknąć problemów z zarządzaniem rolami w przypadku nieobecności danego pracownika.

Organizacje, które dysponują kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, mogą uniknąć składania papierowego zawiadomienia ZAW-FA i korzystać z pełni automatycznie przyznanych uprawnień pierwotnych.

Uprawnienia dalsze KSeF

Uprawnienia dalsze KSeF to z kolei rodzaj uprawnień, które nadawane są np. przez przedsiębiorcę innym osobom fizycznym lub podmiotom, które będą wykonywały czynności operacyjne w jego imieniu.

Zgodnie z obowiązującym stanem prawnym, podatnik może uprawnić do korzystania z własnego profilu KSeF zarówno osobę fizyczną, jak i podmiot niebędący osobą fizyczną. Analogicznie mogą być to zatem pracownicy przedsiębiorcy czy też współpracujące z nim podmioty, np. biura rachunkowe.

Rodzaje uprawnień, a jakimi można spotkać się podczas obsługi KSeF to: 

• nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z systemu,
• wystawianie lub dostęp do faktur ustrukturyzowanych,
• wystawianie faktur w imieniu sprzedawcy w ramach samofakturowania (jeśli została zawarta wcześniej umowa w tym zakresie).

Jak nadać uprawnienia w KSeF?

Nadawanie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur może być dokonywane:

• w sposób elektroniczny z poziomu Aplikacji Podatnika – z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej lub Profilu Zaufanego,
• w sposób elektroniczny poprzez komercyjny program finansowo-księgowy zintegrowany z KSeF poprzez API – z wykorzystaniem tokenu KSeF,
• w sposób tradycyjny – poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-FA do urzędu skarbowego, w którym zostanie wskazana uprawnioną do korzystania z KSeF.

Zawiadomienie ZAW-FA do nadania uprawnień KSeF będzie niezbędne głównie w przypadku podatników, którzy nie są osobami fizycznymi i nie dysponują elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną, czyli w przypadku spółek.

W sytuacjach wyjątkowych, gdy osoba dysponuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym bez numeru NIP czy PESEL (np. osoba zagraniczna), istnieje opcja zgłoszenia tzw. odcisku palca podpisu. Aby przypisać ten podpis do konkretnego podatnika, konieczne jest złożenie zgłoszenia poprzez formularz ZAW-FA. W przypadku odnowienia podpisu lub zmiany na inny bez numeru NIP czy PESEL, wymagane jest złożenie kolejnego zgłoszenia.

Jak nadawać uprawnienia KSeF z poziomu Aplikacji Podatnika?

Po zalogowaniu do systemu wystarczy przejść do zakładki “Nadaj uprawnienie”, a następnie wybrać odpowiednią opcję. Jeśli chcemy, aby nasze konto obsługiwała osoba fizyczna, wystarczy wpisać jej identyfikator (np. NIP lub PESEL), podać dane personalne, a także wskazać, czy będzie ona mogła samodzielnie przeglądać uprawnienia czy je nadawać.

Krajowy System e-Faktur opiera się na modelu poświadczeń, co oznacza, że do jego obsługi wymagane uwierzytelnienie, czyli potwierdzenie tożsamości użytkownika przy większości operacji wykonywanych w Aplikacji Podatnika np. wysłanie faktury, pobranie faktury. Nadawanie uprawnień będzie zatem możliwe dzięki użyciu jednego z elektronicznych narzędzi.

Metody uwierzytelniania KSeF to: 

• kwalifikowana pieczęć elektroniczna,
• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• Profil Zaufany,
• token, czyli ciąg znaków alfanumerycznych wygenerowany w Krajowym Systemie e-Faktur, którym można posługiwać się we własnych systemach finansowych zintegrowanych z KSeF.

Jak zarządzać uprawnieniami w KSeF?

Aby szybko i sprawnie zarządzać uprawnieniami w Krajowym Systemie e-Faktur, wystarczy przejść do zakładki “Zarządzaj uprawnieniami”. W tym miejscu możemy przejrzeć wszystkie dane identyfikacyjne osób lub podmiotów delegowanych do obsługi systemu.

Oto poszczególne role, jakie można przypisać użytkownikom KSeF:

• Zarządzanie uprawnieniami w KSeF – użytkownik może nadawać, zmieniać i odbierać uprawnienia do z Krajowego Systemu e-Faktur,
• Przeglądanie uprawnień w KSeF – użytkownik może podejrzeć uprawnienia poszczególnych osób lub podmiotów, jednak bez możliwości ich modyfikacji,
• Wystawianie faktur w KSeF – użytkownik może przygotować fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, a także przesyłać ją poprzez komercyjny system do zarządzania do KSeF,
• Dostęp do faktur w KSeF – użytkownik ma dostęp do elektronicznych faktur, które zostały wystawione kontrahentom lub przesłane od nich,
• Monitoring historii sesji – użytkownik może przeglądać historię wysyłek faktur, w celu generowania dokumentów potwierdzających prawidłowy obrót fakturami (UPO).

Jak nadawać i zarządzać uprawnieniami w KSeF – podsumowanie

Krajowy System e-Faktur umożliwia efektywne wystawianie i odbieranie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych w czasie rzeczywistym. Efektywne nadawanie i zarządzanie uprawnieniami KSeF jest kluczowe w kontekście zbliżającego się obowiązku korzystania z systemu, który podatnicy będą musieli spełniać od 1 lutego 2026 roku. Aby maksymalnie usprawnić procesy biznesowe wewnątrz przedsiębiorstwa, warto dysponować kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym, które pozwalają obsługiwać system bez konieczności kontaktu z urzędami w sposób tradycyjny.