Jednym z ważnych narzędzi w pracy każdego biura rachunkowego jest podpis kwalifikowany. Księgowanie bazuje wówczas na dokumentacji elektronicznej, co generuje ogromne oszczędności czasowe i finansowe. Jesteś księgowym lub księgową? Już teraz dowiedz się, dlaczego podpis kwalifikowany to nieodłączny element codziennej pracy i jakie korzyści daje jego stosowanie.
Postępująca cyfryzacja procesów biznesowych sprawia, że coraz więcej czynności i transakcji dokonywanych jest drogą elektroniczną. Księgowi w zasadzie są już zobligowani do tego, aby prowadząc obsługę spółek i działalności gospodarczych, posługiwać się podpisem elektronicznym kwalifikowanym. Wynika to z faktu, że wielu spraw nie da się załatwić z użyciem jedynie Profilu Zaufanego, który – choć jest rozwiązaniem bezpłatnym – służy do kontaktów z administracją publiczną w bardzo ograniczonym zakresie.
Dlaczego kwalifikowany podpis elektroniczny w biurze rachunkowym jest niezbędny?
Osoby, które prowadzą biuro rachunkowe, mają możliwość podpisywania deklaracji podatkowych swoich klientów oraz składania ich drogą elektroniczną przez Internet. Według obowiązujących przepisów, podatnik ma prawo do udzielenia swojemu księgowemu lub księgowej pełnomocnictwa w tym zakresie oraz złożenia oświadczenia o dodatkowym reprezentancie. W tej sytuacji biuro rachunkowe może już swobodnie składać e-deklaracje podatkowe w imieniu klienta, pod warunkiem, że zostaną one podpisane podpisem kwalifikowanym księgowego.
Operacja ta nie jest możliwa do przeprowadzenia z zastosowaniem Profilu Zaufanego. Zdarza się jednak, że klienci, którzy dysponują Profilem Zaufanym, udostępniają swoim księgowym dane do logowania do profilu właśnie w celu złożenia deklaracji, co oczywiście jest nielegalne w świetle prawa. Za posługiwanie się danymi osób trzecich grozi kara do 3 lat pozbawienia wolności. Ta samo może zostać ukarany właściciel podpisu, który umożliwia korzystanie z niego innym osobom.
Kwalifikowany e-podpis dla biura rachunkowego – jak wyrobić?
Wyrabiając kwalifikowany podpis elektroniczny można przyporządkować do niego jeden z kilku identyfikatorów. Może to być numer dowodu osobistego, numer paszportu, PESEL lub NIP. W przypadku osoby, która zajmuje się księgowaniem, e-podpis z certyfikatem kwalifikowanym należy wystawić na numer PESEL bez dołączenia danych dodatkowych, tj. nazwa biura rachunkowego czy nazwa stanowiska. Wówczas złożenie deklaracji podatkowej w imieniu klienta będzie łatwe i przebiegnie bez komplikacji.
Kwalifikowany podpis w księgowości – korzyści dla biznesu
Z dysponowaniem podpisem kwalifikowanym w biurze rachunkowym wiąże się szereg dodatkowych korzyści. Oto najważniejsze z nich:
1/ Łatwy dostęp do aplikacji Płatnik ZUS i eDeklaracje
Podpis kwalifikowany umożliwia swobodne korzystanie z Programu Płatnik, za pomocą którego można komunikować się z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Biuro rachunkowe wysyła w ten sposób wszelkie dokumenty zgłoszeniowe oraz dokumenty rozliczeniowe.
Wykorzystując certyfikat podpisu kwalifikowanego, księgowy może korzystać także z systemu e-Deklaracje z Portalu Podatkowego. Jeśli właściciel firmy zleca usługi księgowe na zewnętrz, księgowy będzie musiał złożyć elektroniczną deklarację podatkową właśnie z pomocą tego systemu (bez względu na to, ile osób pracuje w jego firmie). W przypadku aplikacji e-Deklaracje, gdzie składa się też jednolite pliki kontrolne, niezwykle ważne jest, aby podpis kwalifikowany księgowego zawierał w certyfikacie numer PESEL, o czym wspominaliśmy powyżej. W innym razie ta operacja nie powiedzie się.
2/ Możliwość wykorzystania podpisu w systemach ERP
E-podpis kwalifikowany można wykorzystywać w zintegrowanych systemach ERP, które wspomagają zarządzanie przedsiębiorstwem. W systemach tych istnieje możliwość szybkiego podpisywania formalnych dokumentów biznesowych, tj. kontrakty, umowy czy zamówienia. Użycie e-podpisu zapewnia pełne bezpieczeństwo oraz jego równoważność z podpisem własnoręcznym.
3/ Mniej błędów w dokumentach
Korzystanie z e-dokumentacji w biurze księgowym pozwala uniknąć błędów przy zarządzaniu danymi. Z elektronicznego dokumentu można w łatwy sposób przekopiować, np. dane personalne czy numery rachunków bankowych, co ograniczy ryzyko przelania środków finansowych na nieodpowiednie konto.
4/ Oszczędność czasu, miejsca i pieniędzy
Posługiwanie się podpisem kwalifikowanym w księgowości to przede wszystkim oszczędność miejsca. Nie potrzebujemy już wielu metrów kwadratowych do przechowywania dokumentacji w tradycyjnej, papierowej formie. Dodatkowo podpisane dokumenty można przesłać szybko za pomocą poczty elektronicznej. Dysponowanie e-podpisem pozwala zatem całkowicie zrezygnować z usług kurierskich i pocztowych, a także znacznie ograniczyć zużycie papieru w biurze, co tworzy wizerunek nowoczesnego biura, otwartego na nowe trendy technologiczne.
