Data publikacji: 26/07/21

E-podpisy stosują powszechnie firmy prywatne i administracja publiczna. Najbardziej uniwersalny jest kwalifikowany podpis elektroniczny, który złożymy w Polsce i poza nią. Co zrobić w przypadku, gdy twoi kontrahenci wolą tradycyjną wersję dokumentów? Podpowiadamy argumenty za cyfryzacją.

Na skróty:

Podpis elektroniczny na dokumencie jest równoważny z podpisem własnoręcznym

Jeśli twój kontrahent nie podpisuje umów cywilno-prawnych podpisem elektronicznym, warto uświadomić mu, że używanie tego narzędzia uregulowane jest przepisami prawa. Według obowiązującego ustawodawstwa, kwalifikowany podpis elektroniczny sprawia, że podpisane dokumenty są równoważne z formą pisemną. Podpis kwalifikowany nie jest graficznym odzwierciedleniem podpisu odręcznego, jednak wywołuje takie same skutki prawne, jak w przypadku podpisu tradycyjnego.

Podpis elektroniczny zapewnia integralność dokumentu

Jedną z podstawowych cech podpisu kwalifikowanego jest jego integralność. To wskazanie, czy dokument elektroniczny został zachowany w niezmienionej formie po jego podpisaniu. W ten sposób odbiorcy dokumentu mają potwierdzenie jego autentyczności i poprawności. W praktyce wygląda to tak, że każda zmiana po złożeniu podpisu elektronicznego będzie widoczna dla stron.

Dzięki podpisom elektronicznym usprawnisz procesy biznesowe

Jedną z najważniejszych zalet podpisów elektronicznych, jest możliwość szybkiego zawierania umów cywilno-prawnych na odległość. E-podpis stanowi bardzo dobre narzędzie, które sprawdza się w przyspieszaniu finalizacji transakcji. Podpis kwalifikowany jest w zasadzie niezbędny w pracy zdalnej, gdzie podpisywanie ważnych dokumentów i kontakt z administracją publiczną jest na porządku dziennym. Dodatkowo usługa umożliwia uczestnictwo w aukcjach i przetargach, które obsługiwane są już wyłącznie elektronicznie.

E-podpisy to oszczędność środków przeznaczanych na druk i wysyłkę dokumentów

Dysponując e-podpisem, firma może zrezygnować z usług kurierskich lub pocztowych. Warto pamiętać, że całkowita jednorazowa opłata za uzyskanie podpisu kwalifikowanego wynosi około kilkaset złotych (w zależności od okresu ważności podpisu). Usługa ta będzie zatem kosztowała przedsiębiorstwo niespełna kilkanaście złotych miesięcznie, co stanowi koszt jednej przesyłki kurierskiej. Dzięki temu firma zaoszczędzi pieniądze i mnóstwo czasu, a także zyska nowoczesny, ekologiczny wizerunek.

Podpis kwalifikowany uznawany jest na terenie całej Unii Europejskiej

Dzięki unijnemu rozporządzeniu eIDAS oraz polskiej Ustawie o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej, podpis kwalifikowany może być używany przez obywateli na całym świecie. Respektowany jest na terenie krajów członkowskich UE lub w państwach trzecich w przypadku podpisania odpowiedniej umowy porozumienia. Jeśli firma obsługuje kontrahentów zza granicy, może prowadzić z nimi skuteczną współpracę transgraniczną. E-podpis kwalifikowany będzie także uznawany przez jednostki administracyjne państw członkowskich.

Dokumenty podpisane podpisem kwalifikowanym akceptowane są przez sądy jako dowód w procesach

W myśl rozporządzenia eIDAS, dokument podpisany podpisem kwalifikowanym ma taką samą moc, jak dokument przygotowany w tradycyjnej formie papierowej. Oznacza to, że forma elektroniczna dokumentu niesie za sobą skutki prawne. Kwalifikowany e-podpis na dokumencie powoduje, że jego treść jest niepodważalna, ponieważ podpis został wydany przez certyfikowanego dostawcę usług zaufania. Sądy nie mogą zatem odmówić przyjęcia dowodów cyfrowych jako dowody w sprawie. Jest to związane właśnie z integralnością danych, którą zapewnia podpisywanie dokumentów elektronicznych podpisem EuroCert.

Sprawdź ofertę podpisów kwalifikowanych