Data publikacji: 20/09/21

Pandemia uświadomiła organizacjom konieczność wdrożenia cyfrowych procesów i narzędzi, jak np. kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Gdy praca hybrydowa staje się normą, cyfrowa transformacja jest biznesową koniecznością.

Co piąty zatrudniony Polak, czyli trzy miliony pracowników wykonywało pracę zdalną w szczytowym momencie pandemii. W branży IT pracowało tak nawet 80 proc. osób, w usługach finansowych ponad 60 proc., wynika z danych Konfederacji Lewiatan z września 2021 roku.

Pandemia zmusiła firmy do odnalezienia się w nowej rzeczywistości, przyspieszając lub wymuszając cyfrową transformację i wdrożenie procesów pozostających dotąd często w sferze planów. Skokowo wzrósł popyt na usługi chmurowe, rozwiązania VPN, szybkie przelewy czy płatności kartą.

Fizyczne i długotrwałe ograniczenia w kontaktach między pracownikami wpłynęły bezpośrednio zarówno na obieg dokumentów w organizacji, jak też między firmami. W efekcie znacznie wzrosło zainteresowanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W sytuacji, gdy pracownicy lub managerowie nie mogli osobiście podpisać faktur, umów czy wniosków urlopowych, wdrożenie podpisu elektronicznego było jedynym sposobem skutecznego rozwiązania problemu. W tym wypadku stawką nie było jednak doraźne rozwiązanie problemu, ale podejście systemowe i perspektywiczne. Dlaczego?

Praca hybrydowa jako nowa normalność

Po ponad roku izolacji zdecydowana większość, bo 61 proc. badanych, chciałaby w przyszłości pracować hybrydowo, łącząc pracę zdalną z obecnością w biurze – wynika z raportu Rynek pracy po roku pandemii – w poszukiwaniu równowagi, opracowanego przez firmę Devire.

Co to oznacza dla dotychczasowego modelu pracy z biura? Dla organizacji przejście w tryb pracy hybrydowej to konieczność przyjęcia zwinnych metodyk, efektywnej komunikacji zespołów, a także redefinicji kultury organizacyjnej, której celem jest podejmowanie szybkich decyzji. Oznacza to konieczność korzystania z cyfrowych narzędzi do współpracy i zaakceptowania bardziej zdecentralizowanego podejścia. To także konieczność wyposażenia pracowników w narzędzia, które dają pełną swobodę pracy spoza biura.

Podpis kwalifikowany jest rozwiązaniem odpowiadającym wymaganiom dzisiejszej pracy zdalnej. Dopiero posiadając własny podpis kwalifikowany, pracownik bez przeszkód wykona swoje obowiązki z dowolnego miejsca:

-Zgodnie z unijnym rozporządzeniem eIDAS, kwalifikowany e-podpis ma identyczną moc prawną, co podpis własnoręczny w obrocie elektronicznym dokumentów na terenie całej Unii Europejskiej.
-Kwalifikowany e-podpis umożliwia jednoznaczną identyfikację osoby fizycznej.
-Nadawca i odbiorca mają pewność, że podpisane dokumenty pociągają za sobą skutki prawne.
-Podpis jest wydawany dla osoby fizycznej na bezpiecznym urządzeniu, składającym się z czytnika i karty.
-Powyższe rozwiązanie daje użytkownikowi pełen komfort pracy i niezależność od biura. Podpis może złożyć z każdego miejsca na świecie.

Korzyści z wdrożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego

-przyspiesza obieg dokumentów w firmie
-redukuje zużycie papieru
-oszczędza czas dzięki hurtowemu podpisywaniu dokumentów
-przyczynia się do stworzenia cyfrowego ekosystemu obiegu dokumentów
-ułatwia archiwizację i łatwy dostęp do dokumentów
-umożliwia pracownikom korzystanie z mobilności i pracy zdalnej
-jest jednym z procesów udanej transformacji cyfrowej
-jest wyrazem troski o środowisko

Kwalifikowany podpis elektroniczny w transformacji cyfrowej

Tak jak konferencje wideo stały się częścią nowej hybrydowej rzeczywistości, tak samo korzystanie z kwalifikowanego podpisu staje się jednym z procesów, bez których praca w rozproszonych zespołach jest dziś praktycznie niemożliwa. Cyfrowe archiwum dokumentów i wdrożenie elektronicznych podpisów usprawniają między innymi:
-Wyszukiwanie danych
-Monitoring statusu dokumentów
-Obsługę klientów.

Ważne: Oprócz użycia podpisu elektronicznego w kontaktach z urzędami, podpis kwalifikowany może być wykorzystany do celów komercyjnych, ponieważ skraca czas zawierania umów cywilno-prawnych do kilku minut.

Transformacja cyfrowa jest zmianą sposobu działania organizacji poprzez wykorzystanie technologii cyfrowych oraz danych, a także zmianą mentalności ludzi. Wymaga wprowadzenia zmian w kulturze biznesowej, modelu operacyjnym i oferowanych klientom produktach. Mimo że to ciągły proces, to na każdym jego etapie firmy, które go realizują są lepiej przygotowane do wykorzystania nowych technologii do budowania wartości dla klientów, a w konsekwencji wzrostu przychodów – czytamy w opracowaniu 13 faktów o transformacji cyfrowej opublikowanym przez fundację Digital Poland.

Opisywany proces przyspieszył w czasie pandemii w ponad połowie firm. Nowe okoliczności zmotywowały do działania w tym obszarze 27 proc. przedsiębiorstw. Najbardziej dynamiczną przemianę przechodzą działy księgowości, sprzedaży i obsługi klienta. To obszary charakteryzujące się najniższym poziomem automatyzacji, z drugiej, generującej rozwój biznesu – czytamy w badaniu Transformacja cyfrowa firm 2020 przeprowadzonym przez EY Polska. Wynika z niej, że dla transformacja cyfrowa jest dla biznesu:
– sposobem zwiększenia efektywności (77 proc.),
– pomaga odpowiadać na potrzeby klientów (61 proc.),
– redukuje koszty (60 proc.),
– dla 53 proc. firm oznacza nowe możliwości rozwoju.

Bezpieczeństwo ponad wszystko

W przypadku pracy zdalnej, zwłaszcza wykonywanej z domu, wyzwaniem jest bezpieczne i szyfrowane komunikacja internetowa. W przypadku kwalifikowanego podpisu elektronicznego priorytetem jest również bezpieczeństwo, dlatego podpis wydawany jest na bezpiecznym urządzeniu kryptograficznym, składającym się z czytnika i karty. Usługa zgodna jest z wymogami europejskiego rozporządzenia eIDAS i polskiej Ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest jednym z narzędzi, które mają do wyboru użytkownicy indywidualni, klienci z sektora MŚP czy dużego biznesu, chcący w pełni korzystać z cyfrowego obiegu dokumentów. Dzięki EuroCert można skorzystać również z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej czy znaczników czasu. Każde z rozwiązań jest zgodne z unijnym rozporządzeniem eIDAS. Na przykład, usługa pieczęci elektronicznej gwarantuje bezpieczeństwo, autentyczność i integralność dokumentów cyfrowych w relacjach B2C, B2B i B2G.