Data publikacji: 18/07/22

Nawet do 23 tys. zł rocznie może zaoszczędzić na kosztach biurowych średniej wielkości firma, jeśli wdroży u siebie elektroniczny obieg dokumentów zgodny z trendem paperless – wynika z analizy przeprowadzonej przez naszych ekspertów. 

Założenia kalkulacji

Przyjęto, że jednostkowy koszt przeprocesowania kartki papieru wynosi średnio 2,40 zł. Na tę kwotę składa się koszt archiwizacji i drukarki wraz z tonerem (po 0,20 zł), koszt wydruku i materiałów biurowych (po 0,30 zł), koszty poprawek i ponownych wydruków (0,40 zł), koszt przesyłki dokumentu i koszt personelu (po 0,50 zł).

Jakie wymierne korzyści przynosi wdrożenie podpisu elektronicznego przez średnią firmę przy założeniu, że podpisuje 200 umów miesięcznie? Na podstawie wywiadów przeprowadzonych z różnymi przedsiębiorstwami średniej wielkości założono, iż w skali roku to średnio 2,4 tys. dokumentów,  po ok. 6 jednostronnie zadrukowanych kartek, najczęściej (w przypadku umów) w dwóch egzemplarzach. Każda musi być przetrzymywana w segregatorze przez min. 5 lat. Sumując wydatki na druk, koszulki, segregatory, foliopaki i przesyłki kurierskie, koszt obsługi “papierowego” biura sięga nawet 23 tys. zł rocznie. 

Oszczędności w branży HR

Przeprowadźmy kalkulację dla firmy z branży HR drukującej miesięcznie 100 umów w dwóch egzemplarzach. W wymiarze miesięcznym to ok. 1000 kartek, czyli dwie ryzy papieru po 30 zł każda. Koszt toneru lub atramentu wyniesie 100 zł. Każdy egzemplarz umowy włożony do koszulki, a następnie segregatora trafia na półkę – łączny koszt archiwizacji (powierzchnia, segregatory, koszulki) to nawet 400 zł. Drugi egzemplarz zapakowany w kopertę nadany listem poleconym bądź kurierem dociera do rąk kontrahenta, co kosztuje firmę 1000 zł. Lista wydatków sumuje się do kwoty 1560 zł. W skali roku firma zużywa zatem ok. 12 tys. sztuk kartek papieru, przy dziesiątkach godzin straconych na papierologię i kosztach sięgających łącznie 18 tys. zł rocznie. 

Podpis elektroniczny w firmie technologicznej

Przyjrzyjmy się firmie technologicznej z branży wodociągów, która szukała rozwiązania ułatwiającego prowadzenia działań terenowych dla pracowników mobilnych, przyspieszenia procesu podpisywania dokumentacji wewnętrznej oraz ograniczenia kosztu obsługi zleceń. 

Rozwiązaniem wdrożonym przez EuroCert było wyposażenie pracowników w  110  podpisów kwalifikowanych oraz 110 pakietów znaczników czasu. Implementacja usługi zajęła 12 dni. Jakie korzyści zyskała firma?

Zespół EuroCert znacznie usprawnił pracę, wprowadzając elektroniczne formularze zgłoszeń awarii. Przetwarzana cyfrowo dokumentacja przyspieszyła wewnętrzne procesy, wzrosło również bezpieczeństwo związane z logistyką dokumentów i ich ewentualną utratą. Wcześniej do obsługi jednego zgłoszenia potrzeba było ośmiu kartek papieru. Obecnie – zamiast tego – każde zgłoszenie przechowywane jest w formie bezkosztowego pliku o wadze 2 MB. Elektroniczna dokumentacja została wdrożona dodatkowo w działach HR, zakupów i IT.  Czas potrzebny na obsługę zgłoszenia zredukowano ze 150 do 30 minut. Oszczędności finansowe wyniosły łącznie 70 tys. miesięcznie. 

Aż 2 miliony zł oszczędności dzięki 12 pieczęciom elektronicznym

Instytucja administracji publicznej oczekiwała skrócenia czasu wydawania decyzji administracyjnej. Potrzebowała rozwiązania gwarantującego zdalną, bezpieczną i automatyczną autoryzację dokumentów, a także prawnie wiążącą formę dokumentu elektronicznego, przy redukcjach kosztów obsługi decyzji. Istotne było podwyższenie bezpieczeństwa w kwestii zagwarantowania terminowego obsłużenia decyzji, logistyki dokumentów i ewentualnych pomyłek. Dążono także do 24-godzinnej dostępności usługi. 

Rozwiązaniem był zakup od firmy EuroCert 12 zdalnych pieczęci kwalifikowanych dla 12 oddziałów instytucji, chmurowa kwalifikowana pieczęć elektroniczna  ECQSS do masowego pieczętowania oraz kwalifikowane znaczniki czasu. Pieczęć kwalifikowana jest wydawana podmiotom posiadającym osobowość prawną i umożliwia pieczętowanie dokumentów wyłącznie przy użyciu danych firmowych. Oznacza to, że nie jest przypisana do konkretnej osoby, a do organizacji. 

– Klient podpisywał średnio 250 tys. dokumentów rocznie. Wybierając pieczęć kwalifikowaną, przy takim wolumenie dokumentów, oszczędność wyniosła ok. 1 mln kartek papieru. Dzięki automatycznemu pieczętowaniu decyzji administracyjnych czas wydania każdej  decyzji skrócił się z 5 dni do 10 minut! – mówi Łukasz Konikiewicz, CEO EuroCert. – Redukując czas na obsługę decyzji i koszty procesowania dokumentacji papierowej, Klient zaoszczędził aż 2,3 mln zł rocznie. Wdrożenie tego rozwiązania zajęło 30 dni.

Jeżeli rozważasz zakup naszych usług, zachęcamy Cię do kontaktu z naszym Doradcą:

tel. + 48 22 390 59 95

mail: biuro@eurocert.pl

Może zainteresuje Cię także ten artykuł: Co to jest podejście paperless i dlaczego jest ważne w twojej firmie?