Data publikacji: 31/10/22

Branża logistyczna i transportowa zmienia się z dnia na dzień wraz z rozwojem usług cyfrowych. Procesy logistyczne opierają się dziś w dużej mierze na pracy zdalnej oraz obrocie różnymi dokumentami w formie elektronicznej, które wymagają zastosowania podpisu kwalifikowanego. Do czego służy kwalifikowany podpis elektroniczny w logistyce i transporcie? Jakie korzyści niesie za sobą jego stosownie?

Na skróty:

Jaki zastosowanie ma podpis elektroniczny w firmie transportowej lub logistycznej?

Obecnie wiele przedsiębiorstw, które zajmują się planowaniem łańcucha dostaw, wykorzystuje elektroniczny przepływ dokumentów. Przygotowywana dokumentacja logistyczna, w zależności od rodzaju, wymaga w części przypadków pisemnej formy. Forma pisemna dokumentu, jak sama nazwa wskazuje, obliguje z kolei do złożenia na nim własnoręcznego podpisu. Aktualne przepisy prawa dają jednak możliwość dochowania formy pisemnej dokumentu wraz z podpisaniem go podpisem kwalifikowanym, który ma taką samą moc prawną, jak podpis tradycyjny.

Mówi o tym Art. 5 ust. 2 ustawy o podpisie elektronicznym, w którym czytamy, że:

„Dane w postaci elektronicznej opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu są równoważne pod względem skutków prawnych dokumentom opatrzonym podpisami własnoręcznymi, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.”

Zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego w logistyce lub transporcie umożliwia zatem dotrzymanie właściwej formy dokonywania czynności prawnych. Ma to szczególne znaczenie dla bezpieczeństwa całego biznesu w przypadku tworzenia dokumentacji elektronicznej.

Jakie dokumenty stosowane w branży można podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym?

Podpis kwalifikowany to doskonałe narzędzie, które umożliwia firmom logistycznym i transportowym podpisywanie dokumentów na odległość. Sprzyja on wprowadzaniu polityki #paperless, która wiąże się z redukcją dokumentacji drukowanej na rzecz cyfryzacji procesów biznesowych, które dodatkowo można przeprowadzić znacznie szybciej.

W logistyce czy transporcie kwalifikowanym podpisem elektronicznym można podpisać szereg dokumentów wniosków lub pism. Należą do nich m.in.:

  • umowy i dokumenty w obrocie handlowym i cywilnoprawnym
  • umowy o zachowaniu poufności
  • faktury i rachunki elektroniczne
  • korekty faktur elektronicznych
  • noty korygujące
  • umowy leasingowe
  • umowy faktoringowe
  • potwierdzenia zamówień
  • umowy dostawy towaru
  • umowy składu, przechowania czy spedycji
  • umowy przewozu osób i rzeczy
  • przyjęcia i odwołania ofert
  • poręczenia
  • pełnomocnictwa
  • umowy użyczenia
  • umowy o powierzenie mienia pracownikowi
  • zgłoszenia wypadku w pracy
  • instrukcje BHP
  • ugody

Dodatkowo w kontaktach B2B oraz kontaktach z administracją publiczną podpis kwalifikowany będzie niezwykle pomocny do podpisywania takich dokumentów, jak:

  • dokumenty prawne
  • dokumenty przetargowe
  • dokumenty przeznaczone do archiwizacji
  • ważne sprawozdania i raporty firmowe
  • dokumentacja medyczna
  • dokumentacja działów HR (E-kadry)
  • sprawozdania finansowe – Czytaj więcej
  • deklaracje VAT, CIT, JPK
  • pozwy sądowe
  • inne pisma kierowane do organów administracji publicznej

 Zalety stosowania podpisu kwalifikowanego w branży TSL (transport, spedycja, logistyka)

 Stosowanie dokumentacji papierowej może sprawdzać się początkowo w bardzo małych firmach o nieskomplikowanej strukturze. Wraz z ich rozwojem łatwo jednak zauważyć jak wiele czasu pochłania administrowanie dokumentami w tradycyjnej formie. Firmy z sektora TSL najczęściej mierzą się a takimi problemami jak:

  • potrzeba drukowania wszystkich dokumentów w ramach obsługi danego zlecenia
  • liczne pomyłki w dokumentacji papierowej
  • nadmierne marnowanie papieru
  • nadmiernie wydłużony przepływ informacji
  • brak możliwości zachowania wysokich standardów bezpieczeństwa danych – dokument papierowy nie jest zabezpieczony i może łatwo trafić w niepowołane ręce
  • wysokie koszty tradycyjnego obiegu dokumentów

Dokumenty podpisywane podpisem elektronicznym to w branży TSL przede wszystkim:

  • usprawnienie procesów logistycznych związanych z obsługą dostaw
  • oszczędność czasu w zakresie przygotowania, dystrybuowania i archiwizowania dokumentacji elektronicznej
  • pewność, że pliki elektroniczne zostały podpisane przez osobę, której tożsamość została zweryfikowana
  • zdecydowanie niższe koszty przygotowania i dystrybucji dokumentacji elektronicznej

Jednak to nie wszystko. Kolejną kwestią są reklamacje np. w międzynarodowym przewozie drogowym towarów na terenie Unii Europejskiej, które reguluje Konwencja CMR. Tutaj wymagana jest forma pisemna dokumentu, co nie oznacza zastosowanie wyłącznie formy papierowej. Reklamację można złożyć choćby poprzez pocztę elektroniczną. Konieczne będzie tu jednak użycie bezpiecznego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Standardowy e-mail bez e-podpisu będzie tutaj nieskuteczny prawnie, a reklamacja zostanie potraktowana tak, jakby nigdy nie została złożona. Nie będziemy mieć także do czynienia z zawieszeniem przedawnienia w tym zakresie.

Bezpieczny podpis kwalifikowany w firmie logistycznej warto również wykorzystać do określenia sądu właściwego do rozstrzygania potencjalnych sporów między przedsiębiorstwem a zleceniodawcą, których miejsca prowadzenia działalności są często oddalone od siebie o wiele kilometrów. W przypadku, gdy firma logistyczna będzie chciała pozwać swojego kontrahenta (np. z powodu niedotrzymania warunków umowy), automatycznie sądem właściwym miejscowo stanie sąd najbliższy pozwanemu. Art. 46 par.1 kodeksu postępowania cywilnego mówi jednak o tym, że odrębne ustalenia w tym zakresie można spisać na piśmie. Odwołując się do ustawy o podpisie elektronicznym, podpis kwalifikowany umożliwia podpisanie dokumentu cyfrowego, w którym strony ustalają, że wszystkie spory rozstrzygnie sąd właściwy firmie logistycznej.

Podobnie dzieje się z opóźnieniami w dostawach. Konwencja CMR mówi jasno, że „opóźnienie dostawy może stanowić podstawę do odszkodowania tylko wówczas, gdy zastrzeżenie zostało skierowane na piśmie w terminie 21 dni od dnia postawienia towaru do dyspozycji odbiorcy”. Tu również należy pamiętać, że proces zawarcia pisemnej formy dokumentu może przebiegać w sposób cyfrowy. Właśnie z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Podsumowanie  

Największą zaletą podpisu kwalifikowanego w logistyce i transporcie jest możliwość stosowania go w wielu sytuacjach, które wymagają złożenia podpisu własnoręcznego. E-podpis z certyfikatem kwalifikowanym znacząco usprawnia kontaktowanie się firm na odległość, szczególnie jeśli w grę wchodzi transport międzynarodowy.

Aby utrzymać swoją konkurencyjność, właściciele przedsiębiorstw z sektora TSL muszą szybko i sprawnie dostosowywać się do zmian technologicznych, za którymi nie zawsze nadążają przepisy prawa. W celu uchronienia się przed nieprzyjemnymi konsekwencjami na pewno warto przyjrzeć się dokładnie procesom biznesowym zachodzącym w firmie, a przede wszystkim bezpieczeństwu dokumentacji przesyłanej drogą elektroniczną. Stosowanie nowoczesnego narzędzia biznesowego, jakim jest podpis kwalifikowany od EuroCert, pozwala spełniać wymogi formy elektronicznej dokumentu zgodnie z aktualnymi regulacjami prawnymi.